Microsoft Office 2019 vs 2021: che differenza c’è?

Le maggiori differenze tra Office 2019 e 2021 riguardano soprattutto il lavoro collaborativo e la sincronizzazione. Ad esempio, per quanto riguarda il lavoro di gruppo, Office 2021 offre novità per la sincronizzazione in tempo reale con OneDrive e SharePoint, la creazione condivisa di documenti e funzionalità di commento chiare e facili da usare. Il nostro confronto spiega se l’attenzione verso il lavoro collaborativo sia sufficiente a giustificare il passaggio da Office 2019 a 2021.

Office 2021 e Office 2019: un confronto

Office 2019 o 2021: differenze e somiglianze

Entrambe le versioni hanno il grande vantaggio di utilizzare licenze uniche senza l’obbligo di abbonamento. Acquistando una suite di Office con un pagamento una tantum, ottenete un software Office completo da utilizzare senza limiti di tempo. Per abilitare l’utilizzo del software dovete acquistare una licenza unica per Office 2019 o 2021 e attivarla online da un account Microsoft gratuito.

Rispetto all’abbonamento Microsoft 365 basato sul cloud, lo svantaggio della licenza unica è che offre solo il supporto commerciale per un periodo di cinque anni e il supporto esteso per ulteriori due anni. Include gli aggiornamenti di sicurezza, ma nessuna nuova funzionalità in termini di contenuti. Se si desidera effettuare un upgrade, si è costretti ad acquistare una nuova licenza. Anche Microsoft 365 non prevede scadenze, ma garantisce il supporto e gli aggiornamenti sia di sicurezza sia delle funzionalità fin tanto che l’abbonamento sarà attivo.

La principale differenza: fine del supporto per Office 2019

La più grande e importante differenza tra Office 2019 e 2021: più vecchia è la suite Office, più è probabile che il supporto di Microsoft venga interrotto completamente. Per Office 2019, ad esempio, Microsoft ha annunciato ufficialmente l’interruzione del supporto mainstream per ottobre 2023. Considerando il supporto esteso di due anni, il supporto ufficiale terminerà quindi nell’ottobre 2025, proprio come accadrà per Office 2016 e Windows 10.

Questo rappresenta certamente un buon motivo per chi attualmente dispone di una licenza unica per prendere in considerazione il passaggio a Office 2021 o a Microsoft 365. Secondo quanto comunicato da Microsoft, il supporto per Office 2021 durerà fino al 2026. Se avete in programma un uso commerciale a lungo termine di Office, il passaggio a Microsoft 365 offre di solito i maggiori vantaggi.

Le novità di Office 2021

Confrontando le licenze salta subito all’occhio il linguaggio di design fresco e moderno di Office 2021. L’aspetto è stato adeguato a Windows 11, rilasciato nello stesso periodo, e offre angoli delle finestre più morbidi, una tavolozza dei colori neutri e icone stilizzate nel menu contestuale, così come previsto nel Fluent Design. Office 2021 appare quindi più morbido ed elegante rispetto alla versione precedente Office 2019.

Più attenzione alla collaborazione

Indipendentemente dalla data di rilascio e dall’interruzione del supporto, per quanto riguarda le funzionalità di entrambe le licenze Office si può affermare che Office 2019 e 2021 offrono tutte le principali applicazioni Office di Microsoft. Tra queste vi sono:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• SharePoint
• Exchange

A differenza di Office 2019, tuttavia, Office 2021 sposta l’attenzione sul lavoro di gruppo e sulla collaborazione, come dimostrato dalla nuova app Teams, assente in Office 2019. Grazie a questa app, la suite di Office supporta un lavoro e una comunicazione più flessibili, senza vincoli di dispositivo e di luogo, particolarmente importante quando si lavoro da remoto e in smart working. Tuttavia, è necessario che i partner con cui dovete comunicare utilizzino a loro volta Office 2021 o Microsoft 365. Office 2019 e le licenze precedenti supportano le funzionalità votate alla collaborazione soltanto in misura ridotta.

Un’ulteriore dimostrazione della maggiore collaborazione in Office 2021 è che il lavoro condiviso sui documenti Word, Excel o PowerPoint risulta molto più semplice. I documenti archiviati in OneDrive possono essere condivisi con persone selezionate dall’utente e le modifiche vengono sincronizzate in tempo reale. Sebbene OneDrive non sia un’applicazione integrata di Office 2021, l’archiviazione cloud di OneDrive è automaticamente inclusa nell’account gratuito Microsoft. Questo consente a Office 2021 di supportare OneDrive.

Nuove funzionalità per le applicazioni di Office

Sebbene il fulcro delle applicazioni Microsoft sia identico per entrambe le licenze, un’analisi più approfondita rivela molte nuove funzionalità nelle applicazioni di Office 2021. Vi presentiamo le più importanti suddivise per app:

Excel:

• Nuova funzione XLOOKUP/CERCA.X: ricerca mirata per più variabili e parole chiave o per una disposizione di elementi selezionati nelle tabelle di Excel.
• Nuova funzione XMATCH/CONFRONTA.X: ricerca mirata della posizione di parole chiave e variabili in un intervallo di righe predefinito.
• Nuova funzione LET: assegna nomi a specifici risultati di un calcolo.
• Nuove funzioni con supporto per gli array dinamici.
• Supporto di OpenDocument 1.3.

Word:

• Supporto di OpenDocument 1.3.

PowerPoint:

• Registrazioni di video parlati, di puntatori laser e di una sezione dello schermo definita dall’utente.
• Ottimizzazione delle presentazioni per screen reader.
• Funzionalità di disegno “stile schizzo” per disegni a mano libera nelle presentazioni, per illustrare qualcosa o per consentire un’interazione più rilassata.
• Registrazione e riproduzione di illustrazioni realizzate in PowerPoint.
• Esportazione delle presentazioni in formato video per il riutilizzo o per renderle accessibili online.

Outlook:

• Ricerca istantanea con opzioni di filtro migliorate.
• Funzione di traduzione (per oltre 70 lingue).
• Disegno a mano libera tramite la funzione Input penna.

Office 2021 in modalità oscura

Grazie a una modalità oscura ottimizzata e completa, Office 2021 non offre solo una barra degli strumenti scura rudimentale. Per rendere la modalità oscura piacevole viene utilizzato uno sfondo scuro con caratteri chiari. La licenza 2021 di Office segue quindi la tendenza della dark mode, diffusa ormai per molti programmi. La modalità notturna non affatica la vista e risulta particolarmente conveniente per gli occhi in stanze buie, in viaggio o quando si passano molte ore davanti a uno schermo.

Licenza unica Office o abbonamento: vantaggi e svantaggi

Prima ancora di decidere tra le diverse licenze di Office, è necessario chiedersi: preferite acquistare una licenza permanente una volta sola o utilizzare sempre la versione corrente di Office con l’ultimissima gamma di funzioni? I vantaggi di una licenza unica sono la spesa chiara e l’indipendenza. Acquistate il software Office una volta sola e lo utilizzate fino a quando volete voi, sapendo però che a un certo punto il supporto sarà interrotto. Potrete comunque continuare a utilizzare il software, ma senza più ricevere gli aggiornamenti importanti per garantire sicurezza e prestazioni ottimali.

Con l’abbonamento a Microsoft 365 potete sempre contare sulla versione più recente di ogni applicazione Microsoft, comprese le ultime funzionalità di sicurezza. In questo caso però dipendente dal rinnovo e dal pagamento regolare del piano di abbonamento, così come dal cloud Microsoft.

Se non siete sicuri di quale sia la vostra versione di Office, potete scoprirlo con facilità in “File”, “Account” e “Informazioni”.

In conclusione: Office 2019, Office 2021 o meglio Microsoft 365?

Da un confronto diretto, risulta chiaro come Office 2021 offra funzionalità migliori rispetto a Office 2019, soprattutto per le aziende e per chi ne fa un uso commerciale. Tra queste: l’integrazione di Microsoft Teams, la sincronizzazione in tempo reale dei documenti, le funzionalità di commento ottimizzate e l’integrazione di OneDrive.

Per quanto riguarda le più importanti app di Office, come Word, Excel e PowerPoint, entrambe le licenze risultano adatte all’uso privato. Tuttavia, dovete tenere presente che Office 2019 non riceverà più il supporto ufficiale a partire da ottobre 2025, mentre Office 2021 offre supporto fino a ottobre 2026.

Le aziende che hanno bisogno di Office per molto tempo e hanno la necessità che sia utilizzabile contemporaneamente su molti dispositivi e da molti utenti, dovrebbero optare direttamente per uno dei modelli di abbonamento di Microsoft 365, basati sul principio SaaS. Microsoft 365 offre le migliori funzionalità di lavoro in team, la possibilità di lavorare direttamente nel cloud grazie alla sincronizzazione automatica e mette a disposizione sempre le ultime versioni e funzionalità di sicurezza delle applicazioni Microsoft.