Tutte le importanti funzioni di videoconferenza sono disponibili con questa alternativa a Zoom, come la condivisione del desktop, la messaggistica istantanea e il trasferimento di file durante le videoconferenze. Come per Zoom, durante una riunione è possibile regolare gli sfondi, ad esempio utilizzando una sfocatura o altri effetti, così come collegarsi telefonicamente. Tuttavia, attualmente Microsoft Teams è tecnicamente in grado di visualizzare contemporaneamente solo quattro video su uno schermo. Nella versione a pagamento di questa alternativa a Zoom, si possono utilizzare le lavagne (whiteboards) per la collaborazione interattiva e registrare videochat e conferenze.
Sono disponibili fino a dieci gigabyte di spazio di archiviazione cloud per ogni account per lo scambio di file allegati. Attualmente è possibile organizzare videoconferenze fino a 250 persone anche nella versione gratuita. Per un utilizzo a lungo termine dell’offerta, si consiglia un account Microsoft basato su cloud per i team fissi, ma anche per gli ospiti. Nel caso di questi ultimi, se sprovvisti di un account Microsoft, devono registrarsi la prima volta. Gli ospiti possono anche partecipare a chat di gruppo o individuali senza un account su Teams tramite il link di invito.
Una delle particolarità di questa alternativa a Zoom è la completa integrazione nel cloud Microsoft 365. I processi di lavoro beneficiano di questa integrazione e la produttività aumenta così notevolmente. I file possono essere sincronizzati e modificati insieme nel cloud, un’interfaccia per lo strumento online SharePoint semplifica l’archiviazione, la condivisione e la gestione delle informazioni digitali in azienda. Una più ampia amministrazione degli utenti con ruoli diversi completa la gamma dei servizi.
Molti utenti comunicano però che se la loro connessione a Internet è scarsa, la partecipazione a una videochat viene interrotta bruscamente. A causa dell’emergenza Covid-19 anche questa alternativa a Zoom si è imbattuta in problemi e ha subito perdite in termini di prestazioni, che hanno portato a una qualità dell’immagine e del suono limitata. Microsoft sta definendo le priorità e soprattutto garantendo il mantenimento dei servizi online e cloud nell’ambiente Microsoft 365. Eventuali sovraccarichi possono quindi ripercuotersi sugli utenti della versione gratuita, in particolare sulle funzioni di videoconferenza.
Un’altra lacuna: anche i team Microsoft sono criticati per la protezione dei dati. Nonostante l’accordo del Privacy Shield e un chiaro impegno a favore di elevati standard di protezione dei dati, l’azienda statunitense deve rispettare le disposizioni del Cloud Act.