Zoom fatigue: evitare l’af­fa­ti­ca­men­to da vi­deo­con­fe­ren­za

8 milioni e 359 mila: il numero dei la­vo­ra­to­ri di­pen­den­ti italiani po­ten­zial­men­te oc­cu­pa­bi­li con lo smart working. Questo è il dato riportato nello studio della fon­da­zio­ne Con­su­len­ti del Lavoro, pub­bli­ca­to in data 26 febbraio 2020, prima che la pandemia da Covid-19 colpisse uf­fi­cial­men­te l’Italia. Da allora il numero delle vi­deo­con­fe­ren­ze è schizzato alle stelle, passando da poco più di 25.000 utenti gior­na­lie­ri di febbraio agli oltre 176.000 utenti di marzo, mese d’inizio del lockdown (fonte: statista.com).

Ma se da un lato le riunioni virtuali hanno messo al riparo molte imprese italiane da danni economici ancora più ingenti. Dall’altro rap­pre­sen­ta­no uno stress ag­giun­ti­vo per i di­pen­den­ti. Da qui la nascita del nuovo termine “Zoom fatigue”. In questo articolo vi spie­ghia­mo il nuovo fenomeno della Zoom fatigue, da cosa nasce l’af­fa­ti­ca­men­to da vi­deo­con­fe­ren­za e quali soluzioni ha a di­spo­si­zio­ne l’utente per pre­ve­nir­lo.

Che passare ore e ore in riunione sia stancante non è una novità. Ma con il lockdown a causa del Covid-19 molti dei la­vo­ra­to­ri che hanno potuto lavorare da casa erano certi che le riunioni sarebbero state meno stres­san­ti, che il loro numero sarebbe diminuito, e che avrebbero potuto lavorare in ab­bi­glia­men­to casalingo in totale comfort. Così non è stato. Il numero di vi­deo­con­fe­ren­ze è aumentato in bre­vis­si­mo tempo e sin da subito è divenuto chiaro come queste possano ad­di­rit­tu­ra causare un tipo di stress nuovo, par­ti­co­lar­men­te este­nuan­te. A forza di di­bat­ter­ne, a questo nuovo fenomeno è stato at­tri­bui­to pure un nome: Zoom fatigue.

Zoom è uno degli strumenti per vi­deo­con­fe­ren­za mag­gior­men­te diffusi, motivo per il quale ha dato il nome al nuovo fenomeno. Tuttavia, la Zoom fatigue non si limita esclu­si­va­men­te alle vi­deo­chia­ma­te fatte con questo programma, ma si estende a tutti i software di questo genere. Anche uti­liz­zan­do programmi al­ter­na­ti­vi a Zoom si possono rilevare gli stessi identici sintomi. Per quanto riguarda la “Fatigue” invece, la parola deriva dal francese fatigue, che significa “stan­chez­za”. La tra­du­zio­ne di Zoom fatigue cor­ri­spon­de quindi ad “af­fa­ti­ca­men­to da vi­deo­con­fe­ren­za”.

Ad oggi sono ancora pochi gli studi che mostrano gli effetti sia fisici che psi­co­lo­gi­ci di un elevato numero di ore passate a fare vi­deo­con­fe­ren­ze. Molte analisi si sono finora basate su singoli rapporti alquanto parziali. Risulta invece piuttosto com­pli­ca­to trovare studi che com­pren­da­no il parere e le per­ce­zio­ni dei diretti in­te­res­sa­ti.

Uno studio dell’uni­ver­si­tà di Lud­wig­sha­fen, in Germania, ha prodotto i primi risultati in questo senso. I ri­cer­ca­to­ri hanno infatti studiato come la stan­chez­za da Zoom sia già nota tra i tedeschi: il 60 % degli in­ter­vi­sta­ti ha infatti di­chia­ra­to di conoscere il fenomeno in prima persona, ben il 15 % ne soffre già da tempo.

Questo studio fornisce anche chia­ri­men­ti in merito ai sintomi di questa patologia, tanto che la Zoom fatigue sem­bre­reb­be essere più di un semplice esau­ri­men­to. I par­te­ci­pan­ti allo studio hanno infatti men­zio­na­to i seguenti sintomi:

• Dif­fi­col­tà di con­cen­tra­zio­ne
• Aumento di im­pa­zien­za e ir­ri­ta­zio­ne
• Mal di testa e mal di schiena
• Dolori ar­ti­co­la­ri e di stomaco

Con la stan­chez­za si registra un con­se­guen­te calo della pro­dut­ti­vi­tà in smart working, così come anche della qualità del lavoro, mentre aumenta la pro­ba­bi­li­tà che si ve­ri­fi­chi­no errori durante lo svol­gi­men­to delle proprie mansioni.

Sebbene lo studio in oggetto presenti risultati parziali degli effetti dell’abuso di vi­deo­con­fe­ren­ze – dato il numero ridotto di par­te­ci­pan­ti (422) – i risultati da un punto di vista psi­co­lo­gi­co sono però molto chiari: le vi­deo­con­fe­ren­ze causano stress.

I meeting tenuti uti­liz­zan­do strumenti di vi­deo­con­fe­ren­za sono pratici e facili da or­ga­niz­za­re. Tuttavia, rispetto alle riunioni fatte di persona, i par­te­ci­pan­ti devono con­fron­tar­si con nuove sfide psi­co­lo­gi­che, il cui su­pe­ra­men­to richiede un grande sforzo al cervello umano, sot­traen­do energia fino a portare il la­vo­ra­to­re a soffrire della già più volte men­zio­na­ta Zoom fatigue.

Le vi­deo­con­fe­ren­ze hanno il vantaggio di mostrare la mimica e la ge­stua­li­tà di chi si ha vir­tual­men­te di fronte, tuttavia il campo visivo è limitato. In base alla con­fi­gu­ra­zio­ne della vi­deo­ca­me­ra, alla de­fi­ni­zio­ne delle sue riprese e alla qualità della con­nes­sio­ne, risulta più o meno difficile in­ter­pre­ta­re lo sguardo dell’in­ter­lo­cu­to­re. Nelle riunioni con numerosi par­te­ci­pan­ti è pressoché im­pos­si­bi­le percepire le reazioni di tutti in merito a un’af­fer­ma­zio­ne, rispetto a quanto non accada in una sala con­fe­ren­ze, dove si può sfruttare la vista pe­ri­fe­ri­ca.

Il lin­guag­gio del corpo, il contatto visivo e la posizione di chi parla sono tutti segnali non verbali che aiutano a capire e valutare quanto viene detto. Nei meeting online, invece, il cervello è impegnato co­stan­te­men­te a com­pen­sa­re le in­for­ma­zio­ni mancanti. Che questo sforzo affatichi e stanchi lo si era già scoperto nel 2008 grazie a uno studio sta­tu­ni­ten­se.

Nelle sale con­fe­ren­za è difficile trovare specchi appesi alle pareti, in quanto molte persone hanno un difficile rapporto con la propria immagine riflessa allo specchio. Al contrario, nelle riunioni virtuali la propria immagine è sempre in mostra in una piccola finestra. Questo porta a prestare molta at­ten­zio­ne a sé stessi, cosa che spesso ha un effetto negativo.

I par­te­ci­pan­ti infatti possono sentirsi insicuri, dubitare dell’ade­gua­tez­za dell’outfit scelto e se appaiono pro­fes­sio­na­li agli occhi altrui. Questo mettersi co­stan­te­men­te in dubbio non solo favorisce l’in­sor­gen­za della Zoom fatigue, ma finisce con ca­ta­liz­za­re tutta l’at­ten­zio­ne su di sé, invece che con­vo­gliar­la sui contenuti oggetto della riunione.

No­no­stan­te la con­nes­sio­ne a banda larga e la fibra ottica, in sede di vi­deo­con­fe­ren­ze si ri­scon­tra­no spesso, per non dire sempre, dei problemi di tra­smis­sio­ne. Uno studio ha ri­scon­tra­to che già un secondo di ritardo significa un maggior sforzo per il cervello umano. Inoltre, una risposta data con leggero ritardo rende l’in­ter­lo­cu­to­re meno attento, co­scien­zio­so ed estro­ver­so ai nostri occhi, in­fluen­zan­do ne­ga­ti­va­men­te il pro­se­gui­men­to della riunione virtuale.

Tra­la­scian­do le dif­fi­col­tà tecniche, la co­mu­ni­ca­zio­ne per mezzo di strumenti e piat­ta­for­me digitali, come avviene per le vi­deo­con­fe­ren­ze, fa sì che le persone abbiano meno fiducia nell’altro, riducendo anche il grado di com­pren­sio­ne reciproca, così come di­mo­stra­to da uno studio sulla gestione dei ri­chie­den­ti asilo presso l’autorità canadese per l’im­mi­gra­zio­ne.

Un fattore decisivo in questo senso è l’im­pos­si­bi­li­tà di stabilire un contatto visivo diretto con l’in­ter­lo­cu­to­re, in quanto per farlo bi­so­gne­reb­be guardare nella webcam rendendo però im­pos­si­bi­le vedere l’altro con­tem­po­ra­nea­men­te sul proprio schermo. In­cro­cia­re lo sguardo è im­por­tan­te per segnalare at­ten­zio­ne a chi sta parlando e costruire così fiducia reciproca.

I par­te­ci­pan­ti a una vi­deo­con­fe­ren­za tentano, più o meno con­sa­pe­vol­men­te, di com­pen­sa­re gli im­pe­di­men­ti sul piano non verbale, cercando così di stabilire una buona con­nes­sio­ne con l’altro. Un lavoro mentale faticoso, che porta alla Zoom fatigue.

Durante un meeting di persona risulta quasi im­pos­si­bi­le leggere le e-mail in entrata, con­trol­la­re i propri ap­pun­ta­men­ti o ri­spon­de­re a un messaggio mentre un collega sta pre­sen­tan­do il prossimo punto in agenda. O quan­to­me­no farlo senza essere scoperti. Quando invece si partecipa a una vi­deo­con­fe­ren­za, seduti davanti al proprio computer senza nessuno attorno, è difficile che venga notato che lo sguardo di un par­te­ci­pan­te inizi a vagare un po’ mentre passa a un altro programma. So­prat­tut­to quando le riunioni virtuali vanno per le lunghe, i par­te­ci­pan­ti tendono a svolgere altri compiti nel mentre. Se così facendo da un lato si aumenta la propria pro­dut­ti­vi­tà, dall’altro questo mul­ti­ta­sking stanca e inficia la qualità del lavoro svolto.

Per con­tra­sta­re ef­fi­ca­ce­men­te la Zoom fatigue la prima cosa da stabilire è quali e quante sono le vi­deo­con­fe­ren­ze stret­ta­men­te ne­ces­sa­rie. Tutti i membri di un team di lavoro devono per forza par­te­ci­pa­re a ogni singolo meeting? E con quale frequenza è ne­ces­sa­rio con­fron­tar­si sugli argomenti e sul lavoro svolto?

Che si di­mi­nui­sca o meno il numero delle vi­deo­chia­ma­te, andrebbe in ogni caso cercato di ridurne la durata. Gli esperti con­si­glia­no di non superare i 45 minuti e di lasciare sempre almeno 15 minuti di pausa ai la­vo­ra­to­ri tra un ap­pun­ta­men­to e l’altro. In questo modo il cervello ha modo di ri­pren­der­si dallo sforzo.

La ten­ta­zio­ne di ricorrere alle vi­deo­con­fe­ren­ze ogni­qual­vol­ta non è possibile in­con­trar­si di persona è forte. Tuttavia, la vi­deo­con­fe­ren­za non è sempre la soluzione migliore.

Se, ad esempio, si deve solamente tra­smet­te­re o con­fron­tar­si su delle in­for­ma­zio­ni e gli in­te­res­sa­ti si conoscono già da tempo, allora una chiamata te­le­fo­ni­ca o comunque senza attivare il video è probabile che porti a risultati migliori. Questo permette infatti ai par­te­ci­pan­ti di con­cen­trar­si sui risultati, evitando di perdersi nell’auto os­ser­va­zio­ne e di af­fa­ti­ca­re inu­til­men­te il cervello cercando di ana­liz­za­re le reazioni degli in­ter­lo­cu­to­ri.

Una vi­deo­con­fe­ren­za è invece più adatta quando si tratta di conoscere una persona per la prima volta, ossia quando il piano personale gioca un ruolo im­por­tan­te. No­no­stan­te i punti deboli, l’incontro per video rap­pre­sen­ta infatti l’al­ter­na­ti­va più prossima a un incontro di persona. Adottando alcuni ac­cor­gi­men­ti potete condurre le riunioni online con successo.

Il lavoro agile, da casa o altrove, rimarrà anche dopo la pandemia una costante, almeno più di quanto non lo fosse prima. Questo rende la Zoom fatigue una sfida duratura che le aziende dovranno af­fron­ta­re se vogliono che i loro team di lavoro rag­giun­ga­no i risultati nella maniera più ef­fi­cien­te possibile.

Le aziende non do­vreb­be­ro lasciare i propri la­vo­ra­to­ri pre­oc­cu­par­si sin­go­lar­men­te di stabilire un rapporto salutare con le vi­deo­con­fe­ren­ze, bensì in­tro­dur­re standard per una gestione or­ga­niz­za­ta dei team di lavoro. Questo ha inoltre l’effetto di far apparire il datore di lavoro come più in­te­res­sa­to al benessere dei di­pen­den­ti, raf­for­zan­do la pro­dut­ti­vi­tà dell’azienda e tutelando la salute fisica e mentale dei la­vo­ra­to­ri. Una si­tua­zio­ne che porta dei vantaggi a entrambe le parti.