Lavoro in team: il lavoro di gruppo che porta al successo

Quando persone con diverse abilità e personalità lavorano insieme a un progetto, condividono i compiti e si assumono la responsabilità del quadro generale, si dice spesso che stanno lavorando bene in squadra. Cosa caratterizza esattamente il “lavoro di squadra” e quali fattori ne determinano il successo o il fallimento?

Tradizionalmente, il lavoro in team si riferisce al processo di più persone che lavorano insieme su un singolo progetto o verso un obiettivo comune. In questo scenario, ognuno si occupa dei propri compiti individuali e scambia regolarmente informazioni con i propri colleghi per tenersi aggiornato su stato e progressi. Tuttavia, vi è molto di più in un buon lavoro di squadra, perché nel migliore dei casi il team condivide la responsabilità del successo di un progetto o di una società, lavora in un clima di fiducia reciproca e si diverte a lavorare insieme.

Prima di esaminare i prerequisiti e le caratteristiche che costituiscono un buon lavoro in team, esaminiamone i vantaggi (per aziende e dipendenti). L’enfasi qui è sul “buon” lavoro in team poiché un lavoro di squadra non riuscito può portare numerosi svantaggi.

Un buon lavoro in team presenta i seguenti vantaggi:

• Scambio di conoscenze e potere di innovazione: una volta che i compiti sono stati assegnati ai membri del team in base alle loro competenze, gli altri membri possono beneficiare dello scambio di conoscenze. Gli scambi regolari favoriscono anche nuove visioni e modi di trovare soluzioni. Come risultato, possono essere risolte delle sfide che un singolo dipendente potrebbe non essere stato in grado di gestire da solo.
• Maggiore produttività: i problemi vengono risolti più rapidamente e ognuno può concentrarsi su ciò che sa fare meglio.
• Maggiore motivazione: da un lato, la competizione “amichevole” sprona i dipendenti a dare il massimo o a migliorare le proprie prestazioni. Dall’altro, il lavoro in team può favorire un senso di comunità.
• Maggiore responsabilità personale: se la comunicazione tra gruppi funziona bene, i singoli dipendenti tendono a lavorare in modo più indipendente.
• Gioia e benessere: lavorare in un buon team è più divertente che lottare ognuno per sé stesso. Questo porta anche a un maggiore impegno dei dipendenti e a una diminuzione del ricambio e della fluttuazione del personale.

Oltre alla Piramide di Lencioni, vi sono altri studi e osservazioni che discutono le condizioni per lavorare con successo in un team. Le più importanti sono riportate nei paragrafi seguenti.

Delle riunioni regolari per discutere del lavoro in corso sono indispensabili. Sostanzialmente, ogni membro della squadra dovrebbe essere consapevole di ciò che l’altro sta facendo in ogni momento. Quando si tratta di comunicazione sul lavoro o di comunicazione all’interno di un gruppo, è importante che ogni voce sia parimenti ascoltata e che anche gli argomenti sgradevoli possano essere affrontati apertamente, che si tratti di problemi incontrati nella risoluzione di compiti o di problemi tra i membri del team.

Da un lato, è essenziale accordarsi su cosa esattamente dovrebbe essere raggiunto ed entro quando, dall’altro è importante decidere come raggiungere l’obiettivo. Come vogliono collaborare i singoli membri del team? Quanto spesso vogliono scambiarsi le idee? Come affronteranno i problemi? Per poter rispondere a queste domande, è importante elaborare valori e norme comuni su come discutere, confrontarsi e comunicare con gli altri.

Gli individui tendono a lavorare in maniera più produttiva quando fanno ciò che gli piace e in cui riescono meglio. È proprio per questo motivo che i compiti dovrebbero essere distribuiti in modo tale da combinare incarico e funzionalità. Dovrebbe essere reso possibile ai membri del team essere promossi a dei nuovi incarichi, se è ciò che desiderano. Inoltre, a mano a mano che emergono delle nuove responsabilità nel team, tutti i dipendenti devono essere coinvolti e ascoltati al momento di distribuirle.

Anche se un team è impegnato a risolvere un compito specifico, è essenziale che membri con le stesse esperienze e conoscenze non lavorino esclusivamente tra loro. Più si riesce ad ampliare le capacità di un team, meglio è. Ciò non è da intendersi esclusivamente per quanto riguarda le abilità tecniche, diverse personalità e modi di pensare comportano più diversità e inclusione, le quali costituiscono delle buone basi per il lavoro in team.

Un buon lavoro in team funziona solo se nessuno dei membri si pone in primo piano. Lo spirito di squadra può essere rapidamente pregiudicato se un individuo nel gruppo inizia ad agire come leader. Il progresso deve essere celebrato come un successo comune.

Se il lavoro in team non dovesse funzionare, potrebbe non essere colpa dei membri. A volte, l’ambiente lavorativo non agisce in loro favore. Questo potrebbe essere dovuto a uno stile di leadership controproducente da parte della direzione o a una società che mina la collaborazione di successo attraverso dei modelli di lavoro obsoleti o alla indisponibilità di sale riunioni e strumenti sufficienti.

Oltre all’uso del software adeguato, è importante pensare al modo giusto di lavorare: la metodologia agile, ad esempio, è un metodo che si basa su un ambiente di lavoro dinamico per i team, autonomo, collaborativo e che fa un uso ottimale delle possibilità tecniche di ciascuno.

Le soluzioni cloud, come Microsoft 365 o Google Workspace, supportano la collaborazione digitale. Le offerte basate sul cloud che includono la funzione di backup sono anche raccomandate per archiviare e modificare i file in modo collaborativo. Per la comunicazione in team, Slack, Zoom e altre alternative sono diventate molto utili in campo lavorativo, mentre per organizzare compiti e progetti, vi sono soluzioni estremamente valide, come Jira, o offerte gratuite come Asana o Trello.

Tutte queste idee sugli strumenti più utili sono facili da implementare e aiutano i team a lavorare insieme in maniera proficua.

Anche se i vantaggi provenienti dal lavorare in gruppo generalmente superano di gran lunga gli svantaggi, vi sono alcuni potenziali ostacoli che i manager dovrebbero conoscere e cercare di contrastare in tempo. Questi includono:

• Maggiore sforzo per coordinare i progetti e comunicare con gli altri.
• Il successo dei singoli membri del team dipende dal lavoro, dalla motivazione e dagli standard di qualità altrui.
• L’antipatia tra due o più membri inibisce il lavoro in team.
• I dipendenti possono nascondere le loro vere opinioni per evitare di essere penalizzati (pensiero di gruppo).
• I singoli impiegati dipendono dall’ambizione e dal successo degli altri (pigrizia sociale).

I team leader e i supervisori possono prevenire molti di questi rischi attraverso un dialogo regolare con i singoli membri del team. Una buona fiducia e una cultura aperta nel team sono fondamentali.