Creare un modulo PDF compilabile con Acrobat e soluzioni freeware

Il PDF (abbreviazione di Portable Document Format) è probabilmente uno dei formati di file più popolari utilizzati nel mondo del lavoro grazie ai suoi evidenti vantaggi: può contenere pagine di testo e decine di immagini, mantenendo una dimensione relativamente piccola e consentendo un rapido e semplice invio tramite e-mail o caricamento nel cloud. Inoltre, i PDF garantiscono una riproduzione fedele del documento su qualsiasi dispositivo, senza comprometterne né la presentazione, né la formattazione.

Anche i moduli sono parte integrante della vita lavorativa quotidiana: che si tratti di semplici elenchi di partecipanti di conferenze, di moduli d’iscrizione e registrazione o di fatture e prospetti finanziari complessi, i moduliregolano i processi, registrano le informazioni e forniscono una visione d’insieme.

I moduli PDF compilabili direttamente sul PC possono ridurre in modo significativo le pratiche burocratiche aziendali, rendendo il processo più veloce e meno soggetto a errori rispetto all’inserimento manuale delle informazioni. Inoltre è più facile condividere, analizzare e archiviare documenti digitali con clienti o colleghi.

Vi spieghiamo come potete creare questi moduli PDF interattivi.

Il motivo per cui Word non può essere utilizzato per creare moduli PDF compilabili è semplicemente perché i formati di file di Microsoft e Adobe non sono pienamente compatibili, aspetto che le due aziende presumibilmente non risolveranno. Pertanto, i moduli di domanda e i sondaggi progettati con l’applicazione Microsoft e salvati in formato PDF si possono unicamente stampare su carta e compilare a mano, facendo a meno delle caselle di testo interattive e creando piuttosto una tabella con celle vuote. Per le liste di presenza semplici ciò può essere sufficiente, mentre per i progetti più complessi questa soluzione lascia molto a desiderare.

Anche se è possibile creare un PDF compilabile in modo completamente gratuito, alcuni utenti continuano ad affidarsi alla soluzione standard professionale, seppur costosa: Adobe Acrobat.

Ciò può essere dovuto al fatto che forse non tutti i clienti o colleghi hanno una licenza MS Office o vogliono usare OpenOffice o LibreOffice. Inoltre, con il suo programma interno, Adobe offre alcune caratteristiche speciali che lo rendono competitivo rispetto alla concorrenza. La caratteristica più importante è il riconoscimento automatico e sorprendentemente affidabile dei campi dei moduli nei file digitali e persino in documenti cartacei scannerizzati. Il software di Adobe consente inoltre di convertire il modulo MS Word in un PDF compilabile.

Procedete nel modo seguente:

1. Nella barra degli strumenti cliccate su “Strumenti”→ “Prepara modulo” (i nomi delle procedure e dei menu possono variare notevolmente da una versione all’altra; qui ci riferiamo alla versione Adobe Acrobat 9).
2. Nella finestra di dialogo, selezionate il file d’origine del vostro modulo. Acrobat può aprire i moduli già esistenti (file PDF, Word, Excel e molti altri formati) o convertire i documenti cartacei scannerizzati in un modulo (in alternativa, è possibile creare un modulo ex novo utilizzando i modelli).
3. Durante la preparazione del modulo vengono riconosciuti automaticamente tutti i campi statici del modulo e nominati in base al testo circostante. Questo processo avviene in un istante e solitamente ha esito positivo. Tuttavia, può anche accadere che Acrobat dimentichi un campo o interpreti erroneamente una linea di demarcazione ad esempio come riquadro per la firma. In questo caso, è possibile correggere rapidamente l’errore inserendo, spostando o cancellando gli elementi del modulo.

A parte questo pratico strumento, la selezione e le funzionalità degli strumenti in Adobe Acrobat sono molto simili a quelle di MS Word, OpenOffice e LibreOffice: campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di scelta, caselle di riepilogo, casellecombinate e pulsanti possono essere ridotti a icona e configurati facendo doppio clic.

Inoltre, il programma offre interessanti funzioni aggiuntive, tra cui:

• Compilare moduli interattivi più velocemente, passando da una casella di testo all’altra, invece di cliccare singolarmente ogni elemento con il mouse. In Adobe Acrobat, è possibile impostare l’ordine delle schede per rendere questo processo il più efficiente possibile.
• In combinazione con Adobe Sign, è possibile inserire nei moduli un campo per la firma digitale.
• Un altro strumento aggiuntivo in Acrobat è il campo codice a barre. Questo converte automaticamente tutte le voci del modulo in un codice a barre univoco che può essere letto e interpretato con l’hardware appropriato. Ciò facilita la valutazione e l’archiviazione dei moduli che vi vengono restituiti in forma cartacea per posta o via fax.
• I moduli PDF possono anche essere condivisicon i vostri clienti e colleghi via e-mail o tramite un server interno utilizzando Adobe Acrobat. Il programma consente inoltre di monitorare lo stato dei feedback e di inviare automaticamente dei promemoria in caso di un appuntamento dimenticato.

Sul sito web di Adobe ci sono tutorial completi su tutte le funzioni aggiuntive. C’è anche una versione di prova gratuita di Adobe Acrobat, che è valida per14 giorni e consente di creare e modificare i PDF e anche di ridimensionare i documenti di questo tipo.

Ad ogni modo esistono numerose alternative ad Adobe Acrobat con funzionalità simili, dove però la creazione di moduli PDF compilabili è possibile unicamente nelle versioni professionali di questi programmi (Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) o versioni trial a pagamento (Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).

I moduli PDF interattivi riducono il caos cartaceo e sono facili e veloci da creare. Con Microsoft Office, tuttavia, è possibile eseguire solo il lavoro di progettazione preliminare. Per rendere un PDF concretamente compilabile, è necessario utilizzare Adobe Acrobat o un programma alternativo. Se preferite, anziché la costosa soluzione di Adobe, potete usare la suite gratuita di OpenOffice. Le soluzioni freeware offrono risultati soddisfacenti che possono essere letti e compilati con quasi tutti i lettori di PDF.