Anche se è possibile creare un PDF compilabile in modo completamente gratuito, alcuni utenti continuano ad affidarsi alla soluzione standard professionale, seppur costosa: Adobe Acrobat.
Ciò può essere dovuto al fatto che forse non tutti i clienti o colleghi hanno una licenza MS Office o vogliono usare OpenOffice o LibreOffice. Inoltre, con il suo programma interno, Adobe offre alcune caratteristiche speciali che lo rendono competitivo rispetto alla concorrenza. La caratteristica più importante è il riconoscimento automatico e sorprendentemente affidabile dei campi dei moduli nei file digitali e persino in documenti cartacei scannerizzati. Il software di Adobe consente inoltre di convertire il modulo MS Word in un PDF compilabile.
Procedete nel modo seguente:
- Nella barra degli strumenti cliccate su “Strumenti”→ “Prepara modulo” (i nomi delle procedure e dei menu possono variare notevolmente da una versione all’altra; qui ci riferiamo alla versione Adobe Acrobat 9).
- Nella finestra di dialogo, selezionate il file d’origine del vostro modulo. Acrobat può aprire i moduli già esistenti (file PDF, Word, Excel e molti altri formati) o convertire i documenti cartacei scannerizzati in un modulo (in alternativa, è possibile creare un modulo ex novo utilizzando i modelli).
- Durante la preparazione del modulo vengono riconosciuti automaticamente tutti i campi statici del modulo e nominati in base al testo circostante. Questo processo avviene in un istante e solitamente ha esito positivo. Tuttavia, può anche accadere che Acrobat dimentichi un campo o interpreti erroneamente una linea di demarcazione ad esempio come riquadro per la firma. In questo caso, è possibile correggere rapidamente l’errore inserendo, spostando o cancellando gli elementi del modulo.
A parte questo pratico strumento, la selezione e le funzionalità degli strumenti in Adobe Acrobat sono molto simili a quelle di MS Word, OpenOffice e LibreOffice: campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di scelta, caselle di riepilogo, casellecombinate e pulsanti possono essere ridotti a icona e configurati facendo doppio clic.
Inoltre, il programma offre interessanti funzioni aggiuntive, tra cui:
- Compilare moduli interattivi più velocemente, passando da una casella di testo all’altra, invece di cliccare singolarmente ogni elemento con il mouse. In Adobe Acrobat, è possibile impostare l’ordine delle schede per rendere questo processo il più efficiente possibile.
- In combinazione con Adobe Sign, è possibile inserire nei moduli un campo per la firma digitale.
- Un altro strumento aggiuntivo in Acrobat è il campo codice a barre. Questo converte automaticamente tutte le voci del modulo in un codice a barre univoco che può essere letto e interpretato con l’hardware appropriato. Ciò facilita la valutazione e l’archiviazione dei moduli che vi vengono restituiti in forma cartacea per posta o via fax.
- I moduli PDF possono anche essere condivisicon i vostri clienti e colleghi via e-mail o tramite un server interno utilizzando Adobe Acrobat. Il programma consente inoltre di monitorare lo stato dei feedback e di inviare automaticamente dei promemoria in caso di un appuntamento dimenticato.
Sul sito web di Adobe ci sono tutorial completi su tutte le funzioni aggiuntive. C’è anche una versione di prova gratuita di Adobe Acrobat, che è valida per14 giorni e consente di creare e modificare i PDF e anche di ridimensionare i documenti di questo tipo.
Ad ogni modo esistono numerose alternative ad Adobe Acrobat con funzionalità simili, dove però la creazione di moduli PDF compilabili è possibile unicamente nelle versioni professionali di questi programmi (Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) o versioni trial a pagamento (Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).