Nextcloud Flow: come funziona l’app per il flusso di lavoro

Nextcloud Flow è un’app per i flussi di lavoro che consente di ot­ti­miz­za­re i processi nel tuo ambiente cloud au­to­ma­tiz­zan­do­li. L’app comprende varie funzioni per ri­spar­mia­re tempo e mi­glio­ra­re la col­la­bo­ra­zio­ne nel team. Può essere integrata fa­cil­men­te in Nextcloud e adattata alle esigenze spe­ci­fi­che.

Cos’è Nextcloud Flow?

Nextcloud Flow è una potente app per l’au­to­ma­tiz­za­zio­ne e i flussi di lavoro, che si presenta sotto forma di un ambiente di lavoro integrato con un’in­ter­fac­cia utente snella e funzioni in­no­va­ti­ve. L’app consente di strut­tu­ra­re ed eseguire azioni e ope­ra­zio­ni mediante regole pre­de­fi­ni­te. Nell’ambito di Nextcloud, Flow è il com­po­nen­te centrale che serve per collegare eventi specifici nel cloud alle reazioni de­si­de­ra­te.

Flow è integrato nell’eco­si­ste­ma di Nextcloud e si integra per­fet­ta­men­te nella sua ar­chi­tet­tu­ra esistente. Non soltanto aiuta gli utenti a ra­zio­na­liz­za­re le attività e ad au­to­ma­tiz­za­re i processi ripetuti, ma con­tri­bui­sce anche a mi­glio­ra­re la co­mu­ni­ca­zio­ne nei team.

In aggiunta, Nextcloud con Flow rap­pre­sen­ta una delle prime piat­ta­for­me open source in grado di sup­por­ta­re la di­gi­ta­liz­za­zio­ne dei servizi pubblici secondo i principi di in­te­ro­pe­ra­bi­li­tà, tra­spa­ren­za e controllo dei dati, in linea con quanto richiesto alle am­mi­ni­stra­zio­ni per offrire servizi ac­ces­si­bi­li anche online. Infatti, in Italia il processo di di­gi­ta­liz­za­zio­ne della Pubblica Am­mi­ni­stra­zio­ne è guidato dal Piano Triennale per l’In­for­ma­ti­ca nella PA, promosso da AgID e dal Di­par­ti­men­to per la tra­sfor­ma­zio­ne digitale.

La soluzione fles­si­bi­le consente alle am­mi­ni­stra­zio­ni di di­gi­ta­liz­za­re e au­to­ma­tiz­za­re i servizi forniti dalle autorità, offrendo ai cittadini e alle cittadine un migliore accesso ai servizi pubblici.

Quali funzioni offre Nextcloud Flow?

Nextcloud Flow comprende tante funzioni pratiche per ot­ti­miz­za­re processi di lavoro semplici o complessi. Tra le funzioni più im­por­tan­ti troviamo:

• Creazione di flussi di lavoro con drag and drop: grazie all’intuitiva in­ter­fac­cia drag and drop di Flow, è facile creare o mo­di­fi­ca­re i processi di lavoro. Gestione dei documenti, notifiche al team o processi per­so­na­liz­za­ti: il Workflow Builder assicura un’im­ple­men­ta­zio­ne semplice.
• Au­to­ma­tiz­za­zio­ne delle attività ri­pe­ti­ti­ve: Nextcloud Flow consente l’au­to­ma­tiz­za­zio­ne delle attività ri­cor­ren­ti con regole definite e l’adat­ta­men­to ai requisiti di volta in volta presenti, riducendo gli in­ter­ven­ti manuali.
• Trigger fles­si­bi­li: gli utenti hanno la pos­si­bi­li­tà di collegare de­ter­mi­na­ti eventi (i co­sid­det­ti ‘trigger’), ad esempio il ca­ri­ca­men­to di un file ad azioni spe­ci­fi­che come una notifica. A seconda delle esigenze, è possibile eseguire le relative funzioni di pia­ni­fi­ca­zio­ne anche in modo tem­po­riz­za­to o a in­ter­val­li regolari.
• In­te­gra­zio­ne con altre ap­pli­ca­zio­ni di Nextcloud: Flow collabora flui­da­men­te con altre app di Nextcloud come Files, Deck o Talk. Ad esempio, è possibile or­ga­niz­za­re au­to­ma­ti­ca­men­te i file in Files, ag­gior­na­re le schede in Deck o inviare messaggi in Talk.
• Mo­ni­to­rag­gio in tempo reale dei flussi di lavoro: grazie alle dashboard e alle analisi det­ta­glia­te puoi mo­ni­to­ra­re in tempo reale l’avan­za­men­to dei tuoi flussi di lavoro. Puoi inoltre creare notifiche per­so­na­liz­za­te per informare gli utenti degli eventi dei loro flussi di lavoro in tempo reale.

Quali vantaggi offre Flow?

Au­to­ma­tiz­za­re i processi di lavoro con Nextcloud Flow è utile per diversi aspetti. Tra i vantaggi più im­por­tan­ti dell’app troviamo:

• Ot­ti­miz­za­zio­ne del flusso di lavoro: au­to­ma­tiz­za­re le attività ri­cor­ren­ti con regole per­so­na­liz­za­bi­li non soltanto fa ri­spar­mia­re tempo, ma assicura anche che i processi siano eseguiti in modo coerente e senza errori. Ne consegue che i team possono con­cen­trar­si meglio sulle attività stra­te­gi­che, generando un aumento della pro­dut­ti­vi­tà com­ples­si­va.
• Lavoro in team mi­glio­ra­to: grazie al col­le­ga­men­to con altre app di Nextcloud, Flow favorisce la co­mu­ni­ca­zio­ne e la col­la­bo­ra­zio­ne all’interno dei team. Tutte le persone au­to­riz­za­te restano co­stan­te­men­te informate sui progressi e sui cam­bia­men­ti: così la tra­spa­ren­za aumenta e i malintesi si riducono.
• Livello di sicurezza elevato: come parte dell’eco­si­ste­ma Nextcloud, Flow si basa su una forte ar­chi­tet­tu­ra di pro­te­zio­ne dei dati. I dati vengono trasmessi con crit­to­gra­fia end-to-end e tutti gli accessi possono essere gestiti con au­to­riz­za­zio­ni spe­ci­fi­che.

Come si installa Nextcloud Flow?

Dalla versione 18, Nextcloud Flow fa parte dell’in­stal­la­zio­ne standard. Nelle edizioni pre­ce­den­ti occorre ag­giun­ge­re l’app dall’App Store integrato di Nexcloud e attivarla. Segui questi passaggi per riuscirci:

1. Accedere: esegui l’accesso a Nextcloud come am­mi­ni­stra­to­re o am­mi­ni­stra­tri­ce.
2. Aprire l’App Store di Nextcloud: apri la sezione di menu “Apps” per accedere all’App Store di Nextcloud. Inserisci “Flow” nel campo di ricerca per trovare l’ap­pli­ca­zio­ne.
3. In­stal­la­re Nextcloud Flow: a questo punto per in­stal­la­re l’app bisogna fare clic su “Activate” (Attiva). Dopodiché è possibile usare Flow dall’in­ter­fac­cia utente di Nextcloud.

Tutorial per iniziare a lavorare con Flow

Con l’app Flow, Nextcloud mette a tua di­spo­si­zio­ne una piat­ta­for­ma fles­si­bi­le e facile da usare per creare processi di lavoro ve­lo­ce­men­te. Il tutorial che segue indica i passaggi di base per usare l’app:

1. Aprire l’app Flow: accedi alla tua istanza Nextcloud, apri le im­po­sta­zio­ni di am­mi­ni­stra­zio­ne e seleziona l’opzione “Flow” (Flusso) nel menu a sinistra.

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2. Creare un nuovo flusso di lavoro: nella scheda “Flow” (Flusso) sono ora vi­sua­liz­za­ti i processi di lavoro di­spo­ni­bi­li. Se non hai ancora con­fi­gu­ra­to nessun flusso di lavoro, vedi solo il pulsante “More flows” (Altri flussi). Facendo clic su questo pulsante, Nextcloud ti porta au­to­ma­ti­ca­men­te allo Store, dove puoi scaricare e in­stal­la­re i flussi di­spo­ni­bi­li, ad esempio “Automated PDF con­ver­sion” (Con­ver­sio­ne PDF au­to­ma­tiz­za­ta) per con­ver­ti­re au­to­ma­ti­ca­men­te i documenti in formato PDF.

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3. Ag­giun­ge­re un trigger: ritorna al menu di Nextcloud Flow e fai clic su “Add flow” (Aggiungi flusso). Sotto “Select a trigger” (Seleziona trigger) sono vi­sua­liz­za­ti i vari trigger, come “File created” (File creato) o “File updated” (File ag­gior­na­to). È possibile ag­giun­ge­re con­di­zio­ni ag­giun­ti­ve con “Select a filter” (Seleziona filtro).

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4. Definire l’azione: il prossimo passaggio è se­le­zio­na­re l’azione che sarà eseguita quando le con­di­zio­ni del trigger sono sod­di­sfat­te. Ad esempio, per la con­ver­sio­ne in PDF è di­spo­ni­bi­le l’opzione di con­ser­va­re l’originale del documento caricato e con­ver­ti­re in PDF il file salvato in Nextcloud. A questo punto fai clic su “Save” (Salva).

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