Come scrivere una lettera com­mer­cia­le pro­fes­sio­na­le

No­no­stan­te la crescente di­gi­ta­liz­za­zio­ne, le imprese curano le proprie relazioni anche tramite la cor­ri­spon­den­za com­mer­cia­le, nella quale rientrano tutte quelle co­mu­ni­ca­zio­ni scritte in uscita di cui ogni azienda si serve con l’obiettivo di avviare, in­cre­men­ta­re o con­clu­de­re affari. Come sono definite dalla le­gi­sla­zio­ne le linee guida per la stesura di lettere com­mer­cia­li? Te lo spie­ghia­mo in questo articolo.

Cos’è una lettera com­mer­cia­le?

Le lettere com­mer­cia­li sono co­mu­ni­ca­zio­ni scritte in­di­riz­za­te a una persona specifica o a un gruppo specifico di de­sti­na­ta­ri con un intento com­mer­cia­le.

In Italia la cor­ri­spon­den­za com­mer­cia­le sottostà alle norme contenute negli articoli 2214 e 2220 del Codice civile. Ogni messaggio scritto (come fax, te­le­gram­mi, e-mail) in questo contesto ha valore legale e giu­di­zia­le e può essere impugnato in caso di con­tro­ver­sia.

A seconda del tipo di azienda, le lettere com­mer­cia­li sono soggette a de­ter­mi­na­ti requisiti legali, devono quindi contenere de­ter­mi­na­te in­for­ma­zio­ni ob­bli­ga­to­rie. In questo modo con­sen­to­no ai partner com­mer­cia­li di conoscere le coor­di­na­te es­sen­zia­li del mittente, so­prat­tut­to al momento del primo contatto. Ne sono un esempio il numero di iscri­zio­ne al registro delle imprese o la forma so­cie­ta­ria.

A cosa servono le lettere com­mer­cia­li?

Le lettere com­mer­cia­li sono uti­liz­za­te per la co­mu­ni­ca­zio­ne scritta tra due partner com­mer­cia­li e ri­guar­da­no questioni com­mer­cia­li. Vengono uti­liz­za­te in:

• Offerte
• Conferme di ordini e richieste
• Fatture e ricevute
• Listini prezzi, moduli d’ordine e conferme di ricezione
• Lettere pub­bli­ci­ta­rie a de­sti­na­ta­ri indicati nel campo dell’indirizzo

Cosa non è da con­si­de­rar­si una lettera com­mer­cia­le?

Sono escluse dai requisiti legali per le lettere com­mer­cia­li le co­mu­ni­ca­zio­ni scritte nel contesto aziendale as­se­gna­bi­li a una delle seguenti categorie:

• Cor­ri­spon­den­za interna tra uffici, di­par­ti­men­ti, suc­cur­sa­li o filiali della stessa azienda
• Co­mu­ni­ca­zio­ni scritte a un gruppo in­de­ter­mi­na­to di de­sti­na­ta­ri, come nel caso di pub­bli­ci­tà diretta per cor­ri­spon­den­za o materiale pub­bli­ci­ta­rio
• Co­mu­ni­ca­zio­ni scritte create uti­liz­zan­do moduli come parte di un rapporto com­mer­cia­le esistente come bolle di consegna, avvisi di spe­di­zio­ne o notifiche di ritiro

Le lettere com­mer­cia­li sono uti­liz­za­te per la co­mu­ni­ca­zio­ne scritta tra due partner com­mer­cia­li e di solito con­ten­go­no una tran­sa­zio­ne com­mer­cia­le. Può trattarsi di tran­sa­zio­ni tra imprese (Business to Business, in breve B2B) o tra impresa e privati (Business to Consumer, in breve B2C). Le lettere com­mer­cia­li devono essere chia­ra­men­te distinte dalle lettere private, destinate allo scambio di in­for­ma­zio­ni personali tra privati.

Modelli di lettere com­mer­cia­li

Le lettere com­mer­cia­li non sono tutte uguali, bensì ne esistono di diversi modelli a seconda dello scopo.

• Blocco americana: tutti gli elementi sono allineati al margine sinistro.
• Blocco: segue il modello Blocco americana, eccezion fatta per data e firma che si allineano al margine destro.
• Se­mi­bloc­co: come Blocco eccetto per il corpo della lettera in cui i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm.
• Classica: come Se­mi­bloc­co ma l’indirizzo è po­si­zio­na­to a destra sotto l’iniziale della città nella data.
• Personale: si tratta di contenuti privati, la struttura prevede un vocativo seguito dal corpo della lettera, dalla firma e infine dall’indirizzo in calce.
• Breve: questo formato è l’ideale per co­mu­ni­ca­zio­ni molto sin­te­ti­che e ha margini laterali più ampi e un’in­ter­li­nea più ampia.
• Me­mo­ran­dum o lettera di intenti: anche in questo caso il testo è molto breve ed è po­si­zio­na­to su mezzo foglio, con spazi ridotti fra i vari elementi; la base è co­sti­tui­ta dal lato più largo.
• Quartina: come nella lettera di intenti, ma la base è il lato più stretto.
• Per buste a finestra: qui l’indirizzo è po­si­zio­na­to in uno spazio pre­de­fi­ni­to; può esserci la dicitura “All’at­ten­zio­ne”.
• Circolare: il de­sti­na­ta­rio, indicato sulla busta, su un’etichetta o su un campo variabile, è so­sti­tui­to da un vocativo seguito da virgola o da un indirizzo generico; al posto della data si usa la dicitura “Data del timbro postale”; ten­den­zial­men­te si uti­liz­za­no le etichette.

Le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie da inserire nelle lettere com­mer­cia­li

Le lettere com­mer­cia­li sono uti­liz­za­te per stabilire un contatto e do­vreb­be­ro quindi contenere tutte le in­for­ma­zio­ni standard che si sono di­mo­stra­te valide nel contesto della co­mu­ni­ca­zio­ne com­mer­cia­le. In una lettera com­mer­cia­le non possono mai mancare i seguenti elementi:

• In­te­sta­zio­ne
• Data e luogo
• Indirizzo del de­sti­na­ta­rio
• Corpo del testo
• Chiusura e firma

Di seguito ap­pro­fon­dia­mo nel dettaglio tutti gli elementi che com­pon­go­no una lettera com­mer­cia­le.

Layout e struttura delle lettere com­mer­cia­li

Per as­si­cu­rar­si che la co­mu­ni­ca­zio­ne con i partner com­mer­cia­li avvenga nel miglior modo possibile, è con­si­glia­bi­le scrivere le lettere com­mer­cia­li che si inviano per posta o in formato PDF come lettere standard, basandosi su requisiti specifici.

Margini

Le lettere com­mer­cia­li sono ge­ne­ral­men­te scritte in formato A4 con orien­ta­men­to verticale. Si rac­co­man­da­no i seguenti margini di pagina per documenti di questo tipo:

• Margine superiore: 45 mm
• Margine inferiore: almeno 25 mm
• Margine sinistro: 25 mm
• Margine destro: 20 mm

Di seguito trovi un esempio di come appare una lettera com­mer­cia­le for­mat­ta­ta secondo i margini indicati:

Font

Non esiste un carattere specifico per le lettere com­mer­cia­li, le aziende possono scegliere li­be­ra­men­te. Tuttavia, considera che la scelta del font ha un impatto si­gni­fi­ca­ti­vo sul carattere ti­po­gra­fi­co, in parte a causa delle dif­fe­ren­ze di di­men­sio­ne dei diversi font. Pertanto, si consiglia di orien­tar­si su font standard come Times New Roman, Arial o Helvetica. In linea di principio, tutti i font di facile lettura con pro­por­zio­ni equi­li­bra­te sono adatti per le lettere com­mer­cia­li.

Di­men­sio­ne del carattere

Scrivi le tue lettere com­mer­cia­li con una di­men­sio­ne del carattere a 12 punti. Per i documenti con il corpo del testo di grandi di­men­sio­ni la di­men­sio­ne del carattere può essere ridotta a 11 punti. Il valore guida si basa sul pre­sup­po­sto che si sta uti­liz­zan­do uno dei caratteri standard. Se la tua azienda utilizza un font esotico come parte del suo corporate design, è con­si­glia­bi­le regolare la di­men­sio­ne del font di con­se­guen­za.

Logo e slogan

La parte superiore della lettera cor­ri­spon­de al margine superiore del documento. A partire dal margine del documento c’è uno spazio libero (nel nostro esempio di 4,5 cm). In genere, l’azienda sfrutta questo spazio per col­lo­car­vi elementi grafici come il logo aziendale o lo slogan.

Alla parte superiore del margine seguono lo spazio per l’in­te­sta­zio­ne, la data e l’indirizzo del de­sti­na­ta­rio.

In­te­sta­zio­ne

In genere l’in­te­sta­zio­ne della lettera com­mer­cia­le è pre­stam­pa­ta e deve contenere tutte le in­for­ma­zio­ni relative al mittente. Si tratta quindi di:

• Ragione sociale/nome e cognome
• Indirizzo (via, numero civico, CAP, città)
• Numero di telefono e fax, c/c postale
• Numero di codice fiscale e/o partita IVA
• Numero di re­gi­stra­zio­ne presso Registro delle Imprese
• Numero di re­gi­stra­zio­ne presso la Camera di Commercio, Industria, Ar­ti­gia­na­to e Agri­col­tu­ra (C.C.I.A.A.)
• Capitale sociale (solo per le società di capitali)

Data e luogo

La data e il luogo vanno posti, in genere, prima del de­sti­na­ta­rio, a destra. Scrivila quindi in­clu­den­do la località di partenza della lettera, il giorno con il numero cardinale, il mese scritto in lettere per esteso con iniziale minuscola e l’anno. Dividi la località dalla data con una virgola, ad esempio: “Bologna, 25 aprile 2019”. Separa questo elemento dall’in­te­sta­zio­ne con 3-4 in­ter­li­nee. Per quanto riguarda le circolari si so­sti­tui­sce la data con la dicitura “data del timbro postale”.

Indirizzo del de­sti­na­ta­rio

Introduci l’indirizzo ri­vol­gen­do­ti al tuo de­sti­na­ta­rio uti­liz­zan­do un vocativo quale “Egregia/o”, “Gentile”, “Spet­ta­bi­le”, volendo anche ab­bre­via­to in “Egr.”, “Sig.”, “Spett.”, ecc. Anche l’indirizzo va di­stan­zia­to di 3-4 in­ter­li­nee dalla data e deve includere:

• Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale
• Indirizzo (via e numero civico separati da una virgola)
• CAP, città del de­sti­na­ta­rio e targa au­to­mo­bi­li­sti­ca della provincia (tutto in maiuscolo, senza sot­to­li­nea­tu­re né parentesi)

Oggetto della co­mu­ni­ca­zio­ne

Con­tra­ria­men­te a ciò che si potrebbe pensare, perché siamo abituati a vederlo in quasi tutte le co­mu­ni­ca­zio­ni, l’oggetto è un elemento fa­col­ta­ti­vo nelle lettere com­mer­cia­li. Rap­pre­sen­ta una sintesi del contenuto della lettera e può essere molto utile se si ribadisce un concetto diverse volte nel corso del testo. Se decidi di inserirlo, allinealo senza rien­tran­za al margine di sinistra a 2-3 in­ter­li­nee di distanza rispetto all’indirizzo del de­sti­na­ta­rio.

Corpo della lettera

Si tratta del fulcro della lettera com­mer­cia­le, da po­si­zio­na­re a 3 in­ter­li­nee dal de­sti­na­ta­rio uti­liz­zan­do l’in­ter­li­nea 1. Lascia la doppia in­ter­li­nea tra i capoversi.

Puoi in­tro­dur­re il contenuto della lettera com­mer­cia­le ser­ven­do­ti di una formula di apertura o di un vocativo, scritto per esteso. Aggettivi, pronomi e par­ti­cel­le pro­no­mi­na­li relative al de­sti­na­ta­rio si en­fa­tiz­za­no scri­ven­do­le con l’iniziale maiuscola.

Chiusura e firma

Infine, si conclude la lettera con una formula di saluti, da di­stan­zia­re con una doppia in­ter­li­nea dal capoverso pre­ce­den­te.

La firma si pone a 3 in­ter­li­nee dai saluti, la fine del corpo della lettera com­mer­cia­le. Va allineata alla data, au­to­gra­fa­ta a mano e a macchina. Di norma va posta a destra e si usa comporla con il nome dell’azienda con sotto la qualifica di chi firma e ancora più sotto, tra parentesi, nome e cognome.

Ri­fe­ri­men­ti

I ri­fe­ri­men­ti fanno parte degli elementi fa­col­ta­ti­vi di una lettera com­mer­cia­le e collegano la co­mu­ni­ca­zio­ne ad altre pre­ce­den­ti. In questo modo si rende più facile la ricerca. Se non è previsto uno spazio pre­de­fi­ni­to per la loro col­lo­ca­zio­ne, sono da situare in alto a sinistra prima o dopo la data e sotto l’in­te­sta­zio­ne. In al­ter­na­ti­va, nel caso di sigle del mittente, possono essere inseriti dopo la firma. Tra i ri­fe­ri­men­ti sono inclusi:

• Numero di pro­to­col­lo a partire dal registro sul quale le aziende riportano tutti i no­mi­na­ti­vi dei de­sti­na­ta­ri e delle missive in uscita.
• Sigle relative sia al de­sti­na­ta­rio sia al mittente, ad esempio “Vs. rif. 1/2/…/FC/ab” o “ns. rif. 7/12/…/LM/ar”.

Vocativo

Come accennato prima, per riferirti al tuo de­sti­na­ta­rio puoi usare un vocativo. Se decidi di farlo, fallo seguire da una virgola e scrivilo per esteso.

Di seguito alcuni esempi di diciture:

• “Rac­co­man­da­ta”, “Espresso”, “Personale”, “Riservata”: in alto a sinistra e sulla busta.
• Allegati: da collocare a fine pagina con la dicitura in calce “All.” allineato al margine sinistro a 2,5 righe vuote dalla firma.
• Postscrip­tum (“P.S.”) e nota bene (“N.B.”): si in­con­tra­no raramente nella cor­ri­spon­den­za com­mer­cia­le, even­tual­men­te negli allegati.

La busta da uti­liz­za­re

Nell’inviare una co­mu­ni­ca­zio­ne di stampo com­mer­cia­le anche l’occhio vuole la sua parte: l’involucro, ossia la busta, è almeno tanto im­por­tan­te quanto il contenuto stesso della lettera. È fon­da­men­ta­le conoscere il formato ammesso dalle Poste, il formato UNI, 11,4 x 11 x 23 cm. Per quanto riguarda le buste con finestra tra­spa­ren­te at­tra­ver­so la quale si vede di­ret­ta­men­te l’indirizzo stampato sulla lettera, le misure sono quelle delle buste americane, ovvero 11 x 22 cm.

Se si divide la busta in quattro parti, ognuna di esse ha una precisa funzione. Il riquadro superiore sinistro è destinato alla ragione sociale dell’azienda. Al di sotto vanno le diciture varie quali “as­si­cu­ra­ta, espresso, rac­co­man­da­ta, ecc.”. Nel riquadro superiore destro si incollano i fran­co­bol­li (o nel caso delle co­mu­ni­ca­zio­ni scritte da parte degli Enti pubblici a privati si stampa la dicitura “Tassa a carico del de­sti­na­ta­rio”). Il riquadro più im­por­tan­te è quello inferiore destro, lo spazio dedicato all’indirizzo del de­sti­na­ta­rio, nello stesso formato indicato nella lettera. L’unica parte che deve rimanere bianca è quella in basso a destra.

Fac-simile di lettera com­mer­cia­le da scaricare

Di seguito ti forniamo un possibile esempio di modello di lettera com­mer­cia­le da scaricare come file Word, così da poterlo adattare fa­cil­men­te alle tue esigenze.

Come scrivere una lettera com­mer­cia­le: cose da fare e da evitare

Cose da fare

• Brevità e con­ci­sio­ne: non tirarla per le lunghe! Nella cor­ri­spon­den­za com­mer­cia­le (sia per posta sia per e-mail) è bene andare subito dritti al punto. Salvo eccezioni, di norma il de­sti­na­ta­rio sarà abituato a ricevere co­mu­ni­ca­zio­ni scritte per motivi di lavoro. Con questa premessa usa quindi formule brevi e concise con un oggetto si­gni­fi­ca­ti­vo. Solo in casi ec­ce­zio­na­li le lettere com­mer­cia­li superano la lunghezza di una pagina in formato A4. Pos­si­bil­men­te includi le in­for­ma­zio­ni più in­gom­bran­ti quali tabelle, cifre e ulteriori dettagli negli allegati.
• Saluto per­so­na­liz­za­to: se possibile rivolgiti per­so­nal­men­te al de­sti­na­ta­rio (o ai de­sti­na­ta­ri) della lettera com­mer­cia­le. Even­tual­men­te puoi fare una ricerca per in­di­vi­dua­re il nome di battesimo della persona di contatto e as­si­cu­rar­ti di scrivere il tutto cor­ret­ta­men­te. Se non è possibile iden­ti­fi­ca­re un de­sti­na­ta­rio concreto, serviti di un vocativo neutrale quale “Gentili Signore e Signori”.
• Postscrip­tum: il postscrip­tum, ab­bre­via­to in “P.S.”, in origine serviva come sup­ple­men­to in lettere scritte a mano, ma ha acquisito una nuova funzione nell’era della pro­du­zio­ne di testi scritti a macchina. Tale elemento può essere uti­liz­za­to come sup­ple­men­to alla lettera com­mer­cia­le vera e propria o per evi­den­zia­re in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti.

Cose da evitare

• Frasi retoriche ed espres­sio­ni antiquate: formula le tue lettere com­mer­cia­li con uno stile con­tem­po­ra­neo e orientato al de­sti­na­ta­rio. Evita blocchi di testo ste­reo­ti­pa­ti, frasi e linguaggi obsoleti. Usa un lin­guag­gio chiaro senza inutili ab­bel­li­men­ti. Ricorda: le lettere com­mer­cia­li tra­smet­to­no la tua immagine aziendale. Se annoi i clienti e i partner com­mer­cia­li con banalità o un registro ec­ces­si­va­men­te bu­ro­cra­ti­co c’è il rischio che stai sprecando un’op­por­tu­ni­tà. Le lettere com­mer­cia­li moderne, invece, sono per­so­na­liz­za­te in base al de­sti­na­ta­rio e segnalano un interesse che non passerà inos­ser­va­to.
• Errori or­to­gra­fi­ci: una lettera com­mer­cia­le con­te­nen­te errori non viene presa sul serio. Ciò vale non solo per struttura e layout, ma anche per or­to­gra­fia e in­ter­pun­zio­ne. Pertanto, rileggi at­ten­ta­men­te ogni co­mu­ni­ca­zio­ne scritta prima di inviarla oppure rivolgiti a un pro­fes­sio­ni­sta che lo faccia per te.
• Espres­sio­ni negative: evita di usare negazioni e scegli parole con accezioni positive. Persino le cattive notizie possono essere tra­ve­sti­te con espres­sio­ni positive.
• Offri op­por­tu­ni­tà e pos­si­bi­li­tà invece di costruire barriere lin­gui­sti­che: metti a confronto “Purtroppo non posso ri­spon­de­re.” con “Mi informerò im­me­dia­ta­men­te e Le ri­spon­de­rò quanto prima.” Quale frase pre­fe­ri­re­sti sentire? So­sti­tui­sci dunque le frasi che sembrano peg­gio­ra­ti­ve o ostili o che puntano all’ete­ro­no­mia e all’orien­ta­men­to al problema con un’al­ter­na­ti­va ami­che­vo­le e orientata alla soluzione, senza ricorrere ad artifici.
• Co­stru­zio­ni passive: mentre frasi passive eliminano ogni mo­ti­va­zio­ne na­scon­den­do il soggetto che agisce, le espres­sio­ni nella forma attiva sot­to­li­nea­no l’azione e appaiono quindi potenti e dinamiche. Metti a confronto: “La Sua richiesta sarà elaborata il più presto possibile” con “Il mio collega Rossi elaborerà la Sua richiesta il prima possibile”. La prima frase non rende noto chi tratterà la richiesta. La seconda, invece, trasmette una sen­sa­zio­ne migliore al de­sti­na­ta­rio, perché sa che può contare sul signor Rossi.
• Periodi involuti: una struttura contorta della frase complica la com­pren­sio­ne e impedisce la co­mu­ni­ca­zio­ne. So­sti­tui­sci le espres­sio­ni intricate con diverse frasi prin­ci­pa­li semplici e chiare.

Ti preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.