Una stampa unione è un messaggio che viene inviato a molti destinatari diversi. In una stampa unione, il corpo centrale del messaggio è identico per tutte le copie. Poiché, tuttavia, i destinatari sono diversi, sono presenti determinati campi che devono essere di volta in volta adattati. Si tratta in primo luogo del campo dell’indirizzo e, eventualmente, dell’appellativo. Ma anche il codice cliente o altre informazioni personalizzate possono essere inserite automaticamente nel testo.
La maggior parte dei programmi di elaborazione testi, come ad esempio Word, offrono delle funzioni automatiche adibite proprio a questo scopo. Affinché possiate avvalervi di questo aiuto, i programmi devono poter accedere a una banca dati gestita dall’utente: qui, i software possono trovare i nomi e gli indirizzi dei destinatari e inserirli nella posizione corretta all’interno del documento.
Le possibilità di utilizzo delle stampe unione sono molteplici. In ambito professionale, le aziende utilizzano le stampe unione ad esempio per l’invio di materiale informativo, fatture o offerte. Gli utenti privati utilizzano le stampe unione soprattutto per creare inviti in caso di feste con numerosi invitati.