Programmi per ufficio: una pa­no­ra­mi­ca sui migliori software per il lavoro

Anche quando si è ormai trovata una propria routine, ogni giornata di lavoro può rap­pre­sen­ta­re una sfida. Non fa dif­fe­ren­za che la vostra mansione riguardi l’or­ga­niz­za­zio­ne e la corretta gestione di tutte le pratiche aperte, la pia­ni­fi­ca­zio­ne e il rispetto di ap­pun­ta­men­ti e scadenze, o l’am­mi­ni­stra­zio­ne della co­mu­ni­ca­zio­ne interna ed esterna. Senza gli strumenti adeguati, come i programmi per ufficio, non avete speranza, poiché i software di lavoro per computer, smart­pho­ne e quant’altro non possono essere scissi dalla vita la­vo­ra­ti­va moderna.

L’offerta relativa è così variegata og­gi­gior­no che a volte risulta difficile trovare i programmi da ufficio che cor­ri­spon­do­no alle proprie esigenze. In questo articolo vi il­lu­stria­mo le più im­por­tan­ti categorie dei software per ufficio di­spo­ni­bi­li sul mercato e vi pre­sen­tia­mo bre­ve­men­te alcune delle soluzioni più affermate.

Spesso alla scelta dei software da lavoro non viene dato il giusto peso in ambito aziendale, so­prat­tut­to agli inizi. Non ci si rende conto di quali programmi per ufficio ga­ran­ti­sca­no un flusso di lavoro il più regolare possibile. Per questo motivo si opta spesso per le co­sid­det­te office suite (o pacchetti Office) che for­ni­sco­no una col­le­zio­ne di ap­pli­ca­zio­ni ele­men­ta­ri che sem­pli­fi­ca­no il lavoro di tutti i giorni e che sono adatte a qualsiasi settore pro­fes­sio­na­le.

È prassi che le suite ap­par­te­nen­ti a questa categoria con­ten­ga­no un programma di ela­bo­ra­zio­ne testuale, uno di tabelle di calcolo, uno strumento per la creazione di pre­sen­ta­zio­ni, dei sistemi per la gestione di database e degli strumenti di co­mu­ni­ca­zio­ne. Il classico per ec­cel­len­za, nonché leader in­di­scus­so del mercato, è la suite di Microsoft Office, lanciata da Microsoft nel 1989. Ma con gli anni sono aumentate anche le al­ter­na­ti­ve gratuite e a pagamento di qualità.

Che una co­sid­det­ta office suite non debba per forza essere a pagamento lo dimostra il pacchetto open source Li­breOf­fi­ce. Derivato dalla più co­no­sciu­ta suite con licenza gratuita Ope­nOf­fi­ce, viene con­ti­nua­men­te svi­lup­pa­to dal 2010 in maniera in­di­pen­den­te, con il team di lavoro che ad­di­rit­tu­ra mette a di­spo­si­zio­ne varie versioni per Windows, macOS e Linux. Sebbene i software per l’ufficio contenuti in Li­breOf­fi­ce siano gratuiti, questi non hanno nulla da invidiare alla soluzione offerta da Microsoft.

I programmi da ufficio quali l’editore testuale Writer o il programma di disegno Draw ricordano i loro equi­va­len­ti delle soluzioni pro­prie­ta­rie non solo per quanto riguarda l’utilizzo ma anche per la loro fun­zio­na­li­tà. Poiché i programmi di Li­breOf­fi­ce sup­por­ta­no formati Microsoft come .docx o .xlsx, è possibile con­di­vi­de­re file anche con gli utenti che uti­liz­za­no la suite di Microsoft.

Dal 2016, anche il motore di ricerca Google offre un pacchetto per l’ufficio: la co­sid­det­ta Google Workspace che si dif­fe­ren­zia dalle due soluzioni pre­ce­den­te­men­te il­lu­stra­te per il suo essere basata esclu­si­va­men­te su cloud. I vari strumenti per l’ela­bo­ra­zio­ne condivisa di documenti e piani per attività e ap­pun­ta­men­ti non vengono in­stal­la­ti sui PC o sui di­spo­si­ti­vi mobili, bensì possono essere avviati e uti­liz­za­ti senza in­stal­la­zio­ne, di­ret­ta­men­te dal browser. In­di­spen­sa­bi­le è però una con­nes­sio­ne Internet fun­zio­nan­te se volete poter sin­cro­niz­za­re i dati all’ultima modifica ef­fet­tua­ta. Al­tri­men­ti, la maggior parte dei programmi da ufficio contenuti all’interno di Google Workspace sono di­spo­ni­bi­li anche in modalità offline. Come per Microsoft Office, l’utilizzo è sot­to­po­sto alla sot­to­scri­zio­ne di un ab­bo­na­men­to mensile (dal costo minimo di 5,20€ per utente).

Quasi mezzo secolo dopo l’in­ven­zio­ne delle e-mail, non se ne può fare a meno come forma di co­mu­ni­ca­zio­ne in ufficio, così come non si può fare a meno dei programmi e-mail. Si stima che siano ben 196 miliardi i messaggi di posta elet­tro­ni­ca inviati glo­bal­men­te ogni giorno, di cui circa la metà per motivi di lavoro. Un programma di posta elet­tro­ni­ca con il quale ricevere, inviare e ar­chi­via­re le e-mail non può as­so­lu­ta­men­te mancare nel vostro di­spo­si­ti­vo di lavoro.

Spe­cial­men­te, con­si­de­ran­do che questi programmi per ufficio fungono anche da Personal In­for­ma­tion Manager (PIM), il che significa che vi per­met­to­no di gestire ap­pun­ta­men­ti, contatti e task di lavoro.

Se siete alla ricerca di programmi per l’ufficio gratuiti, anche nel campo dei client di posta elet­tro­ni­ca trovetere soluzioni adatte a voi: il programma open source Thun­der­bird, svi­lup­pa­to dalla Mozilla Foun­da­tion, oltre a essere gratuito è anche una delle migliori al­ter­na­ti­ve a Outlook in cir­co­la­zio­ne.

Di default il client è limitato alla sola posta elet­tro­ni­ca, ma, grazie a l’in­stal­la­zio­ne di com­po­nen­ti ag­giun­ti­vi, può essere ampliato di diverse funzioni. Ad esempio, l’add-on Lightning vi permette di ag­giun­ge­re un ca­len­da­rio, così da poter gestire tutti i lavori e gli ap­pun­taen­ti di­ret­ta­men­te tramite Thun­der­bird. Ugual­men­te co­no­sciu­ta e molto utile è l’esten­sio­ne Re­min­der­Fox, con la quale poter creare e gestire liste di appunti e mansioni.

Un altro programma da ufficio per la gestione delle e-mail è quello in dotazione al sistema operativo Windows. L’ap­pli­ca­zio­ne dal nome mi­ni­ma­li­sta “Mail” è stata in­tro­dot­ta con l’edizione Windows Vista ed è di­spo­ni­bi­le anche in Windows 10. Il tool è fornito di default della ricezione della posta in entrata, di un ca­len­da­rio e della gestione dei contatti. Inoltre potete ampliare il client nel Microsft Store con il programma di pia­ni­fi­ca­zio­ne di lavoro “Microsoft To Do". Collegate l’indirizzo e-mail con un account Microsoft Exchange e otterrete accesso a funzioni di sicurezza quali la pos­si­bi­li­tà di criptare i vostri messaggi di posta elet­tro­ni­ca.

Ri­spet­ta­re ap­pun­ta­men­ti e scadenze è forse la virtù migliore che si possa avere in ambito pro­fes­sio­na­le. Le relazioni con i partner di lavoro si rovinano alla svelta se non si dà costante prova della pro­fes­sio­na­li­tà ne­ces­sa­ria. Ma anche all’interno della propria azienda, l’os­ser­van­za delle direttive temporali gioca un ruolo fon­da­men­ta­le per poter rag­giun­ge­re gli obiettivi pre­fis­sa­ti. Non fate dunque a meno dei software di ca­len­da­rio e dei programmi con funzione di agenda per un’ottimale gestione delle vostre giornate la­vo­ra­ti­ve. As­si­cu­ra­te­vi di non di­men­ti­car­vi alcun ap­pun­ta­men­to. I programmi per ufficio di questo genere offrono infatti una gamma di funzioni chia­ra­men­te maggiore delle soluzioni integrate dei client di posta elet­tro­ni­ca.

Con l’ap­pli­ca­zio­ne ca­len­da­rio Rain­len­dar tenete sempre tutti i vostri compiti ed eventi sot­toc­chio. A questo scopo, il tool vi mostra le liste rilevanti di­ret­ta­men­te sul vostro desktop, così da averle sempre sotto controllo. Lo stile grafico di queste liste può essere per­so­na­liz­za­to grazie a numerose skin (modelli pre­im­po­sta­ti). Il numero di liste che è possibile creare è il­li­mi­ta­to. Rain­len­dar è di­spo­ni­bi­le per Windows, macOS e Linux e salva tutti i dati nel formato stan­dar­diz­za­to iCalendar (RFC 2445), rendendo possibile l’espor­ta­zio­ne in un altro programma.

Il programma per ufficio per la pia­ni­fi­ca­zio­ne degli ap­pun­ta­men­ti è di­spo­ni­bi­le sia gra­tui­ta­men­te in versione Lite sia a pagamento nella versione Pro (a 9,95€). Quest’ultima vi dà la pos­si­bi­li­tà di integrare altri calendari al suo interno, come ad esempio il ca­len­da­rio di Google.

Non di rado bisogna disporre di più strumenti per la gestione del proprio ca­len­da­rio, il che non aiuta chi vuole avere chiarezza a colpo d’occhio. La semplice e pratica soluzione per questo problema ve la fornisce il software per l’ufficio svi­lup­pa­to da Code Spark: One­Ca­len­dar. L’app, di­spo­ni­bi­le per Windows, Android e iOS, permette di importare calendari da altri programmi. Tra i vari, quelli di:

• Outlook
• Google Calendar
• Exchange
• Facebook
• iCloud
• WebCal
• CalDAV

One­Ca­len­dar è gratuito. Ma per 5 euro potete passare alla versione Premium e sbloccare così ulteriori funzioni, come la sin­cro­niz­za­zio­ne immediata e la per­so­na­liz­za­zio­ne.

Molto più di un semplice ca­len­da­rio è il programma da ufficio Es­sen­tial­PIM, svi­lup­pa­to da Astonsoft Ltd. Il software per Windows, iOS e Android brilla grazie a diverse funzioni per l’or­ga­niz­za­zio­ne della giornata la­vo­ra­ti­va, tanto che può anche essere clas­si­fi­ca­to come Personal In­for­ma­tion Manager (PIM), come lascia intendere il nome. Tra le varie funzioni, vi permette di elencare le vostre attività, scrivere degli appunti, gestire i contatti e collegare ad­di­rit­tu­ra uno o più account di posta elet­tro­ni­ca. Inoltre, integrato nel software c’è anche un password manager.

Gratuito nella sua versione base, si può ef­fet­tua­re l’upgrade in ogni momento alla versione pro­fes­sio­na­le a pagamento (36 euro). Questa ga­ran­ti­sce accesso a un gi­gan­te­sco pacchetto di sin­cro­niz­za­zio­ni (tra gli altri: Google, iCloud, Outlook, CalDAV, e CardDAV), metodi di cifratura con­so­li­da­ti o una funzione di post-it per il desktop.

Un’ulteriore tipologia di strumenti per la routine la­vo­ra­ti­va, così come anche per la gestione della propria vita privata, sono gli elenchi delle cose da fare (“to do list” in inglese). Stilare delle liste delle cose da fare sem­pli­fi­ca l’or­ga­niz­za­zio­ne personale e il lavoro in team oltre a co­sti­tui­re la base di partenza per una corretta gestione del tempo. Le singole voci delle liste possono essere mi­ra­ta­men­te assegnate a de­ter­mi­na­te persone e depennate non appena portate a termine. Se poi sal­tas­se­ro fuori dei compiti dell’ultimo momento, basta ag­giun­ger­li. Invece di stilare le vostre liste su di un foglio di carta o un block notes, potete farlo uti­liz­zan­do i vostri di­spo­si­ti­vi elet­tro­ni­ci.

Il programma per l’ufficio Microsoft To Do è stato svi­lup­pa­to partendo da quello che era Wun­der­li­st, uno dei migliori software da lavoro in cir­co­la­zio­ne per l’or­ga­niz­za­zio­ne del proprio tempo, a cui è stata staccata la spina dallo stesso gigante del tech lo scorso dicembre 2019. No­no­stan­te molti dei vecchi utenti si siano sentiti traditi da Microsoft per aver stravolto com­ple­ta­men­te l’app che erano soliti uti­liz­za­re, Microsoft To Do offre numerose funzioni in­te­res­san­ti.

Microsoft To Do si presenta con un’in­ter­fac­cia chiara dal design moderno e gradevole. Il maggior punto di forza di questo software per l’ufficio (ma anche per il tempo libero) è la profonda in­te­gra­zio­ne con i servizi Microsoft, come Outlook, Cortana, Planner e Microsoft Launcher. L’app è di­spo­ni­bi­le gra­tui­ta­men­te e si sin­cro­niz­za con Windows 10, Android e iOS. Microsoft To Do vanta alcune novità come la funzione La mia giornata, con sug­ge­ri­men­ti per una migliore pro­gram­ma­zio­ne e la pos­si­bi­li­tà di per­so­na­liz­za­re lo sfondo.

Una pietra miliare fra gli strumenti delle liste delle cose da fare è il programma ToDoList. Il software gratuito per Windows non richiede alcuna in­stal­la­zio­ne. È suf­fi­cien­te scaricare il file di ese­cu­zio­ne e avviare il programma con doppio clic del mouse. ToDoList vi mostra le attività che vi attendono tramite una struttura ad albero chiara, of­fren­do­vi la pos­si­bi­li­tà di creare o na­scon­de­re un numero il­li­mi­ta­to di di­ra­ma­zio­ni (sotto-attività) e commenti, per una migliore chiarezza. In aggiunta potete uti­liz­za­re le seguenti im­po­sta­zio­ni per meglio definire le singole cose da fare:

• Priorità
• Tempo ne­ces­sa­rio
• Scadenza
• Stato attuale
• Persona di ri­fe­ri­men­to
• Categoria

ToDoList vi offre anche la pos­si­bi­li­tà di inserire i link a strumenti e risorse utili per lo svol­gi­men­to di un’attività o sotto-attività che sia. Tutto quello che vi serve è l’indirizzo Internet o di rete.

Da non con­fon­de­re con ToDoList è il quasi omonimo Todoist, che con la sua fun­zio­na­li­tà Preferiti vi permette di avere sempre le giuste priorità nel mirino e di creare tutte le sotto-attività che de­si­de­ra­te. L’ap­pli­ca­zio­ne può essere uti­liz­za­ta anche per gestire il da farsi all’interno del vostro gruppo di lavoro, as­se­gnan­do singole attività ai vostri col­la­bo­ra­to­ri e, sta­bi­len­do obiettivi gior­na­lie­ri e set­ti­ma­na­li, mantenere sotto controllo i progressi delle varie attività.

Todoist si rivolge anche agli ex utenti di Wun­der­li­st, i quali possono importare i propri dati con facilità. L’ap­pli­ca­zio­ne può essere uti­liz­za­ta su tutti i vostri di­spo­si­ti­vi (macOS, Windows, Linux, Android, iOS, Apple Watch, ecc.) e browser (Chrome, Safari, Firefox) e ga­ran­ti­sce l’in­te­gra­zio­ne con un elevato numero di ap­pli­ca­zio­ni, il cui elenco è di­spo­ni­bi­le sul sito del programma.