Ri­le­va­zio­ne dell’orario di lavoro con Excel: come creare un time tracking per la mi­su­ra­zio­ne del tempo la­vo­ra­ti­vo

Sempre più aziende stanno in­tro­du­cen­do orari di lavoro fles­si­bi­li, che portano con sé un evidente vantaggio sia per la pro­dut­ti­vi­tà che per la sod­di­sfa­zio­ne dei di­pen­den­ti. Tuttavia, deve esserci una base di fiducia perché questo sistema possa fun­zio­na­re. A tal fine, si dovrebbe fare af­fi­da­men­to su un sistema di re­gi­stra­zio­ne delle ore di lavoro. Ciò serve al di­pen­den­te come prova di lavoro per il capo, che a propria volta lo utilizza per il controllo qualità e per la con­ta­bi­li­tà set­ti­ma­na­le o mensile. Compilare un timesheet su Excel è davvero semplice: ecco la nostra guida passo per passo.

Cosa rende pro­fes­sio­na­le una re­gi­stra­zio­ne del tempo la­vo­ra­ti­vo su Excel? Di­pen­den­ti e datori di lavoro hanno esigenze molto diverse.

Dal punto di vista del di­pen­den­te, un sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo la­vo­ra­ti­vo deve prima di tutto essere facile da gestire. L’in­se­ri­men­to regolare dei tempi di lavoro e dei tempi di pausa comporta, dopotutto, uno sforzo ag­giun­ti­vo e, allo stesso tempo, un’in­ter­ru­zio­ne del flusso di lavoro. Anche la struttura e la pro­get­ta­zio­ne di un foglio di calcolo Excel devono quindi rendere im­me­dia­ta­men­te chiaro quali siano le in­for­ma­zio­ni rilevanti e dove e come debbano essere inseriti i dati cor­ri­spon­den­ti. Una struttura chiara, una co­lo­ra­zio­ne che funga da supporto e una tendenza a limitarsi all’es­sen­zia­le sono molto utili allo scopo: fon­da­men­tal­men­te, più la re­gi­stra­zio­ne dei tempi di lavoro risulta semplice per i vostri di­pen­den­ti, più è probabile che essa venga eseguita in modo regolare, puntuale e corretto.

Poiché il time tracking dei la­vo­ra­to­ri è im­por­tan­te sia per il controllo delle pre­sta­zio­ni dei di­pen­den­ti che per la con­ta­bi­li­tà salariale, essa è ac­com­pa­gna­ta da calcoli complessi. Ideal­men­te, dovrebbe eseguire un foglio di calcolo Excel in­tel­li­gen­te per ri­spar­mia­re tempo e fatica a di­pen­den­ti e datori di lavoro. Le funzioni cor­ri­spon­den­ti possono essere integrate il più possibile in modo in­vi­si­bi­le, riducendo in futuro il tasso di errore nella re­gi­stra­zio­ne dei tempi.

Potete scaricare e im­me­dia­ta­men­te uti­liz­za­re gra­tui­ta­men­te il modello di timesheet Excel di IONOS presso il seguente link:

Nelle seguenti istru­zio­ni passo dopo passo spie­ghia­mo i singoli passaggi con cui è stato creato il modello di foglio di presenza su Excel.

Ecco come dotare l’in­te­sta­zio­ne del foglio di calcolo Excel di tutte le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie, impostare le colonne e for­mat­ta­re il foglio di lavoro in modo chiaro:

1. Nella cella A1 inserite il nome del relativo di­pen­den­te.
    
2. Nella cella D1 inserite il tempo che ogni giorno il di­pen­den­te dovrebbe lavorare nel formato hh:mm (h = ore, m = minuti), ad esempio 08:00. Questo valore serve come ri­fe­ri­men­to per le formule di calcolo che in­clu­de­re­mo nella tabella seguente.
    
3. L’in­di­ca­zio­ne della data corrente aiuta i vostri di­pen­den­ti a trovare più fa­cil­men­te la riga corretta nel time tracking. Per fare ciò, inserite nella cella H1 la formula =OGGI() con­fer­man­do con invio.
    
4. Un ulteriore aiuto si fornisce nella riga 2 dove si può spiegare a quale indirizzo e-mail (ad esempio alle risorse umane) debba essere inviato il time tracking e quale oggetto debba contenere l’e-mail.
    
5. Nella riga 3 inserite nelle colonne la de­scri­zio­ne delle ri­spet­ti­ve categorie, una dopo l’altra: “Data”, “Inizio dell’orario di lavoro”, “Inizio della pausa”, “Fine della pausa”, “Fine del lavoro”, “Assenza”, “Numero ore effettive”, “Ore in più/in meno”.
    
6. For­mat­ta­te ora la tabella come de­si­de­ra­te. Uti­liz­za­te grassetto e font, di­men­sio­ni e colori diversi a seconda dei casi. Le larghezze uniformi delle colonne for­ni­sco­no una visione d’insieme e sono vi­si­va­men­te più ac­cat­ti­van­ti. Le celle collegate e i diversi colori di riem­pi­men­to possono aiutare a separare le singole aree di in­se­ri­men­to. Il pulsante “Copia formato” nell’angolo superiore sinistro della barra dei menu aiuta ad ac­ce­le­ra­re il processo di pro­get­ta­zio­ne.
    
7. Infine, fissate le tre righe superiori della tabella in modo che rimangano visibili al di­pen­den­te anche quando si scorre verso il basso. Per fare ciò, se­le­zio­na­te la cella A4 e cliccate sul pulsante “Blocca riga superiore” alla voce “Finestra” del menu “Vi­sua­liz­za”. Ora tutte le righe che stanno al di sopra della cella A4 ri­mar­ran­no fissate in alto.

Ecco come ag­giun­ge­re date pro­gres­si­ve al time tracking su Excel ed evi­den­zia­re a colori i fine settimana:

1. Nella cella A4 inserite la prima data per la quale deve essere re­gi­stra­to l’orario di lavoro.
    
2. Cliccate sulla piccola freccia accanto a “Data” nella scheda “Numeri” della tab “Home” e se­le­zio­na­te “Data estesa”. Ora la data viene vi­sua­liz­za­ta in forma lunga insieme al giorno della settimana.
    
3. Ora cliccate sul qua­dra­ti­no nell’angolo in basso a destra del riquadro della cella A4 e tenete premuto il pulsante sinistro del mouse. Tra­sci­na­te ora verso il basso fino a coprire l’area di sette giorni e quindi di una settimana.
    
4. Se­le­zio­na­te ora tutte le colonne. Fate clic sulla colonna A, tenete premuto il pulsante del mouse e tra­sci­na­te un’area nella colonna H, così l’area verrà vi­sua­liz­za­ta nello stesso modo.
    
5. Ora cliccate nella casella “Stili” della tab Home la voce “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”.
    
6. Nel menu che appare cliccando sul pulsante, se­le­zio­na­te “Nuova regola”. Si aprirà così una finestra separata.
    
7. All’interno della lista “Se­le­zio­na­re un tipo di regola”, scegliete “Utilizza una formula per de­ter­mi­na­re le celle da for­mat­ta­re”.
    
8. Copiate sotto “Formatta i valori per cui questa formula re­sti­tui­sce Vero” la seguente formula: =GIORNO.SETTIMANA($A1;2)>=6 (in pratica questa formula significa: “Quanto segue vale per tutti i sabati e le domeniche nella colonna A”).
    
9. Cliccate sul pulsante “Formato” e si aprirà un’altra finestra.
    
10. Nella scheda “Riem­pi­men­to” se­le­zio­na­te un colore a piacere per demarcare i fine settimana, poi cliccate su “OK”. Con­fer­ma­te nuo­va­men­te il comando con “OK”. Ora tutti i sabati e le domeniche saranno evi­den­zia­ti con il colore scelto.

Ma non pre­oc­cu­pa­te­vi, for­mat­ta­zio­ne, regole e formule vanno impostate soltanto una volta: per applicare le stesse proprietà ad altre celle, basta cliccare sul qua­dra­ti­no nell’angolo in basso a destra della cella e tra­sci­nar­lo verso il basso.

Ecco come ag­giun­ge­re un menu a discesa alla colonna “Assenze” nel foglio orario su Excel:

1. Nella colonna F (“Assenza”) se­le­zio­na­te la prima cella che ap­par­tie­ne a un giorno della settimana. Nel nostro caso si tratta di F5.
    
2. Nella barra del menu se­le­zio­na­te “Dati”.
    
3. Poi all’interno della scheda “Strumenti dati” nella tab “Dati”, se­le­zio­na­te “Convalida dati”. Si aprirà una nuova finestra.
    
4. Nella tab “Im­po­sta­zio­ni” sotto “Criteri di convalida” > “Consenti:” scegliete la voce “Elenco”.
    
5. Rimuovete il segno di spunta su “Ignora celle vuote”.
    
6. Nella finestra di dialogo “Origine” digitate ora le opzioni che devono comparire nel menu a discesa. Ri­cor­da­te­vi di separare le opzioni uti­liz­zan­do i punti e virgola. Nel nostro esempio, le opzioni sono: ferie;malattia;mobile office.
    
7. Con­fer­ma­te l’im­mis­sio­ne con “OK”.
    
8. Ora alla cella nella colonna F viene aggiunto un menu a tendina. Per ag­giun­ger­lo anche agli altri giorni della settimana, basta copiarlo con [Ctrl] + [C] / [Ctrl] + [V]. In al­ter­na­ti­va, è possibile farlo – e più ve­lo­ce­men­te – uti­liz­zan­do il qua­dra­ti­no nell’angolo in basso a destra della cella.

In questo modo è possibile per Excel calcolare l’effettivo orario di lavoro del di­pen­den­te in modo com­ple­ta­men­te au­to­ma­ti­co:

1. Se­le­zio­na­te la colonna G (“Orario di lavoro effettivo”).
    
2. Sotto “Home” > “Numeri” cliccate sulla piccola freccia accanto a Generale e se­le­zio­na­te l’opzione “Altri formati numeri”. Si apre così una nuova finestra.
    
3. Sotto “Categoria” se­le­zio­na­te “Per­so­na­liz­za­to” e inserite la seguente for­mat­ta­zio­ne nella finestra di dialogo: “hh:mm”. Questo comando Excel include il numero assoluto di ore nel totale invece di partire da zero dopo le 12:00.
    
4. Con­fer­ma­te l’im­mis­sio­ne con “OK”.
    
5. Copiate ora la seguente formula nella prima cella della colonna G che ap­par­tie­ne ad un giorno della settimana (nel nostro caso G5): =SE(O(F5="Ferie";F5="Malattia");$D$1;E5-(D5-C5)-B5).

Questa formula se-allora dice ad Excel in poche parole: se per una data nella colonna F (Assenza) viene inserito “Ferie” o “Malattia”, le 8 ore gior­na­lie­re target della cella D1 devono essere re­gi­stra­te come ore di lavoro effettive (per la voce “Mobile Office” non dovrebbe invece accadere nulla). Se invece la colonna F rimane vuota, le ore di lavoro devono essere calcolate re­go­lar­men­te secondo la formula: E5 (fine del lavoro) – (D5 (fine della pausa) – C5 (inizio pausa)) – B5 (inizio del lavoro). Come al solito, è possibile tra­sfe­ri­re questa formula in tutti gli altri giorni della settimana uti­liz­zan­do il qua­dra­ti­no. La formula $D$1 assicura che siano uti­liz­za­te come ri­fe­ri­men­to le stesse ore gior­na­lie­re target.

Ora le ore di lavoro effettivo devono essere sommate alle altre per formare il numero di ore set­ti­ma­na­li:

1. Nella colonna G, nella prima cella che si riferisce a un sabato (nel nostro caso la G10), inserite la seguente formula: =SOMMA(G5:G9).
    
2. In al­ter­na­ti­va, è possibile fare clic sul pulsante “Somma au­to­ma­ti­ca” nella scheda “Formule” e se­le­zio­na­re l’opzione “Somma”. Excel calcolerà au­to­ma­ti­ca­men­te la formula corretta.

Excel usa un trucco per calcolare le ore lavorate in più o in meno di un di­pen­den­te:

1. For­mat­ta­te la colonna H (ore in più o in meno) come [hh]:mm – uti­liz­za­te la stessa procedura nella colonna G (ore di lavoro effettivo).
    
2. Poiché Excel non può vi­sua­liz­za­re tempi negativi per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta, è ora ne­ces­sa­rio fare una piccola de­via­zio­ne nelle “Opzioni”. Cliccate su “Im­po­sta­zio­ni avanzate” e cercate l’area “Durante il calcolo della cartella di lavoro”. Lì ci dovrebbe essere l’opzione “Usa sistema data 1904”, a cui dovete mettere la spunta. A questo punto con­fer­ma­te con “OK”.
    
3. Nel nostro caso inseriamo ora la seguente formula nella cella H5: =G5-$D$1 (essa chiede a Excel di calcolare le ore di lavoro effettivo insieme alle ore di lavoro target).
    
4. Tra­sci­na­te la formula su tutti gli altri giorni set­ti­ma­na­li.
    
5. Per la somma delle ore in più o in meno potete uti­liz­za­re di nuovo la funzione “Somma au­to­ma­ti­ca” oppure inserire ma­nual­men­te la formula =SUMME(H5:H9).

Di seguito abbiamo riassunto nuo­va­men­te tutte le formule pratiche di cui potete aver bisogno per la re­gi­stra­zio­ne del tempo di lavoro su Excel. Se si imita di­ret­ta­men­te il nostro esempio, è possibile adottare queste formule senza alcuna modifica. Se d’altra parte, si desidera costruire il proprio design per il time time tracking, dovete adattare le spe­ci­fi­che della cella di con­se­guen­za. Potete uti­liz­za­re il nostro modello per orien­tar­vi.

Ora vi spie­ghia­mo come riu­ti­liz­za­re il vostro modello finito di time tracking su Excel, fornirgli una pro­te­zio­ne parziale per la scrittura e inviarlo ai vostri di­pen­den­ti.

Il risultato del vostro lavoro è un modello pro­fes­sio­na­le di time tracking su Excel che at­tual­men­te copre una sola settimana. Per esten­der­lo a qualsiasi periodo di tempo, usate di nuovo il nostro solito trucco: se­le­zio­na­te con il mouse l’intera settimana incluse tutte le colonne, cliccate e tenete premuto il qua­dra­ti­no nell’angolo in basso a destra dell’area se­le­zio­na­ta e tra­sci­na­te­lo verso il basso. Come potete vedere, Excel rileva au­to­ma­ti­ca­men­te un modello ri­cor­ren­te e replica tutte le for­mat­ta­zio­ni, i menu a discesa, le formule e le regole per tutti i dati. Questo permette di riu­ti­liz­za­re il modello per periodi di tempo più lunghi.

I vostri di­pen­den­ti in­se­ri­sco­no gli orari di inizio e fine lavoro e di pausa, nonché la fine del lavoro nelle colonne pre­di­spo­ste B, C, D, E nel formato hh:mm (ad esempio: 08:30) o dichiara i giorni di ferie e di malattia nella colonna F. A parte questo, non dovrebbe essere in grado di apportare altre modifiche al contenuto e alla struttura del foglio di lavoro, né in­vo­lon­ta­ria­men­te né in­ten­zio­nal­men­te. A tale scopo, dotate il vostro foglio di calcolo Excel di una pro­te­zio­ne parziale da scrittura.

Ecco come fare:

1. Se il foglio di lavoro attivo di Excel è protetto, tutte le celle hanno di default lo stato “Bloccato”. Per im­ple­men­ta­re una pro­te­zio­ne da scrittura solo parziale, è ne­ces­sa­rio in­nan­zi­tut­to mo­di­fi­ca­re questa im­po­sta­zio­ne.
    
2. Per farlo, se­le­zio­na­te l’intera tabella cliccando sull’in­ter­se­zio­ne tra le colonne e le righe (in alto a sinistra).
    
3. Ora cliccate sulla piccola freccia nell’angolo in basso a destra della scheda “Al­li­nea­men­to” all’interno della tab “Home” per aprire la finestra di dialogo “Formato celle”. È al­tri­men­ti possibile usare la com­bi­na­zio­ne di tasti [Ctrl] + [1].
    
4. Se­le­zio­na­te la scheda “Pro­te­zio­ne” e de­se­le­zio­na­te la casella di controllo “Bloccata”.
    
5. Con­fer­ma­te con OK.
    
6. Tenete premuto il tasto [Ctrl] e usate il mouse per se­le­zio­na­re tutte le celle che volete pro­teg­ge­re. Si con­si­glia­no le righe 1, 2 e 3 e la colonna A.
    
7. Tornate alla finestra con l’opzione “Bloccata” e ag­giun­ge­te il segno di spunta.

Purtroppo, questo metodo non include le formule nelle colonne G e H. A tal fine, procedete come segue:

1. Premete la com­bi­na­zio­ne di tasti [Ctrl] + [D], per ri­chia­ma­re la finestra di dialogo “Vai a”.
    
2. Cliccate sul bottone “Speciale”.
    
3. Marcate il punto “Formule” e con­fer­ma­te con “OK”. Excel ora marca tutte le celle che con­ten­go­no formule.
    
4. Ora procedete come spiegato pre­ce­den­te­men­te per assegnare lo stato di “Bloccato” a tutte le formule.

Prima di inviare il timesheet Excel ai propri di­pen­den­ti, è ne­ces­sa­rio attivare la pro­te­zio­ne dalla scrittura:

1. Nella tab “Revisioni” cliccate sul bottone “Proteggi foglio”.
    
2. Alla voce “Ope­ra­zio­ni con­sen­ti­te a tutti gli utenti del foglio di lavoro”, togliere la spunta a “Seleziona celle bloccate.“.
    
3. È possibile impostare una password per pro­teg­ge­re il foglio di lavoro.
    
4. Cliccate su “OK” (se avete inserito una password, è ne­ces­sa­rio con­fer­mar­la nuo­va­men­te).

Salvate il vostro foglio ore nel solito formato Excel e mandatelo per e-mail ai vostri di­pen­den­ti. Sarebbe opportuno ac­com­pa­gnar­lo a una guida, che spieghi in modo chiaro la procedura della re­gi­stra­zio­ne delle ore la­vo­ra­ti­ve. Spiegate anche a quale indirizzo e-mail e in quale lasso di tempo debba essere spedito il foglio compilato. Spe­ci­fi­can­do un formato fisso per la de­no­mi­na­zio­ne dei file Excel (ad es. nome, cognome, settimana di ca­len­da­rio), è possibile assegnare suc­ces­si­va­men­te i fogli di presenza ai di­pen­den­ti in­te­res­sa­ti.