Come scrivere una lettera commerciale professionale

Nonostante la crescente digitalizzazione, le imprese curano le proprie relazioni anche tramite la corrispondenza commerciale, nella quale rientrano tutte quelle comunicazioni scritte in uscita di cui ogni azienda si serve con l’obiettivo di avviare, incrementare o concludere affari. Come sono definite dalla legislazione le linee guida per la stesura di lettere commerciali? Te lo spieghiamo in questo articolo.

Cos’è una lettera commerciale?

Le lettere commerciali sono comunicazioni scritte indirizzate a una persona specifica o a un gruppo specifico di destinatari con un intento commerciale.

In Italia la corrispondenza commerciale sottostà alle norme contenute negli articoli 2214 e 2220 del Codice civile. Ogni messaggio scritto (come fax, telegrammi, e-mail) in questo contesto ha valore legale e giudiziale e può essere impugnato in caso di controversia.

A seconda del tipo di azienda, le lettere commerciali sono soggette a determinati requisiti legali, devono quindi contenere determinate informazioni obbligatorie. In questo modo consentono ai partner commerciali di conoscere le coordinate essenziali del mittente, soprattutto al momento del primo contatto. Ne sono un esempio il numero di iscrizione al registro delle imprese o la forma societaria.

A cosa servono le lettere commerciali?

Le lettere commerciali sono utilizzate per la comunicazione scritta tra due partner commerciali e riguardano questioni commerciali. Vengono utilizzate in:

• Offerte
• Conferme di ordini e richieste
• Fatture e ricevute
• Listini prezzi, moduli d’ordine e conferme di ricezione
• Lettere pubblicitarie a destinatari indicati nel campo dell’indirizzo

Cosa non è da considerarsi una lettera commerciale?

Sono escluse dai requisiti legali per le lettere commerciali le comunicazioni scritte nel contesto aziendale assegnabili a una delle seguenti categorie:

• Corrispondenza interna tra uffici, dipartimenti, succursali o filiali della stessa azienda
• Comunicazioni scritte a un gruppo indeterminato di destinatari, come nel caso di pubblicità diretta per corrispondenza o materiale pubblicitario
• Comunicazioni scritte create utilizzando moduli come parte di un rapporto commerciale esistente come bolle di consegna, avvisi di spedizione o notifiche di ritiro

Le lettere commerciali sono utilizzate per la comunicazione scritta tra due partner commerciali e di solito contengono una transazione commerciale. Può trattarsi di transazioni tra imprese (Business to Business, in breve B2B) o tra impresa e privati (Business to Consumer, in breve B2C). Le lettere commerciali devono essere chiaramente distinte dalle lettere private, destinate allo scambio di informazioni personali tra privati.

Modelli di lettere commerciali

Le lettere commerciali non sono tutte uguali, bensì ne esistono di diversi modelli a seconda dello scopo.

• Blocco americana: tutti gli elementi sono allineati al margine sinistro.
• Blocco: segue il modello Blocco americana, eccezion fatta per data e firma che si allineano al margine destro.
• Semiblocco: come Blocco eccetto per il corpo della lettera in cui i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm.
• Classica: come Semiblocco ma l’indirizzo è posizionato a destra sotto l’iniziale della città nella data.
• Personale: si tratta di contenuti privati, la struttura prevede un vocativo seguito dal corpo della lettera, dalla firma e infine dall’indirizzo in calce.
• Breve: questo formato è l’ideale per comunicazioni molto sintetiche e ha margini laterali più ampi e un’interlinea più ampia.
• Memorandum o lettera di intenti: anche in questo caso il testo è molto breve ed è posizionato su mezzo foglio, con spazi ridotti fra i vari elementi; la base è costituita dal lato più largo.
• Quartina: come nella lettera di intenti, ma la base è il lato più stretto.
• Per buste a finestra: qui l’indirizzo è posizionato in uno spazio predefinito; può esserci la dicitura “All’attenzione”.
• Circolare: il destinatario, indicato sulla busta, su un’etichetta o su un campo variabile, è sostituito da un vocativo seguito da virgola o da un indirizzo generico; al posto della data si usa la dicitura “Data del timbro postale”; tendenzialmente si utilizzano le etichette.

Le informazioni necessarie da inserire nelle lettere commerciali

Le lettere commerciali sono utilizzate per stabilire un contatto e dovrebbero quindi contenere tutte le informazioni standard che si sono dimostrate valide nel contesto della comunicazione commerciale. In una lettera commerciale non possono mai mancare i seguenti elementi:

• Intestazione
• Data e luogo
• Indirizzo del destinatario
• Corpo del testo
• Chiusura e firma

Di seguito approfondiamo nel dettaglio tutti gli elementi che compongono una lettera commerciale.

Layout e struttura delle lettere commerciali

Per assicurarsi che la comunicazione con i partner commerciali avvenga nel miglior modo possibile, è consigliabile scrivere le lettere commerciali che si inviano per posta o in formato PDF come lettere standard, basandosi su requisiti specifici.

Margini

Le lettere commerciali sono generalmente scritte in formato A4 con orientamento verticale. Si raccomandano i seguenti margini di pagina per documenti di questo tipo:

• Margine superiore: 45 mm
• Margine inferiore: almeno 25 mm
• Margine sinistro: 25 mm
• Margine destro: 20 mm

Di seguito trovi un esempio di come appare una lettera commerciale formattata secondo i margini indicati:

Font

Non esiste un carattere specifico per le lettere commerciali, le aziende possono scegliere liberamente. Tuttavia, considera che la scelta del font ha un impatto significativo sul carattere tipografico, in parte a causa delle differenze di dimensione dei diversi font. Pertanto, si consiglia di orientarsi su font standard come Times New Roman, Arial o Helvetica. In linea di principio, tutti i font di facile lettura con proporzioni equilibrate sono adatti per le lettere commerciali.

Dimensione del carattere

Scrivi le tue lettere commerciali con una dimensione del carattere a 12 punti. Per i documenti con il corpo del testo di grandi dimensioni la dimensione del carattere può essere ridotta a 11 punti. Il valore guida si basa sul presupposto che si sta utilizzando uno dei caratteri standard. Se la tua azienda utilizza un font esotico come parte del suo corporate design, è consigliabile regolare la dimensione del font di conseguenza.

Logo e slogan

La parte superiore della lettera corrisponde al margine superiore del documento. A partire dal margine del documento c’è uno spazio libero (nel nostro esempio di 4,5 cm). In genere, l’azienda sfrutta questo spazio per collocarvi elementi grafici come il logo aziendale o lo slogan.

Alla parte superiore del margine seguono lo spazio per l’intestazione, la data e l’indirizzo del destinatario.

Intestazione

In genere l’intestazione della lettera commerciale è prestampata e deve contenere tutte le informazioni relative al mittente. Si tratta quindi di:

• Ragione sociale/nome e cognome
• Indirizzo (via, numero civico, CAP, città)
• Numero di telefono e fax, c/c postale
• Numero di codice fiscale e/o partita IVA
• Numero di registrazione presso Registro delle Imprese
• Numero di registrazione presso la Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura (C.C.I.A.A.)
• Capitale sociale (solo per le società di capitali)

Data e luogo

La data e il luogo vanno posti, in genere, prima del destinatario, a destra. Scrivila quindi includendo la località di partenza della lettera, il giorno con il numero cardinale, il mese scritto in lettere per esteso con iniziale minuscola e l’anno. Dividi la località dalla data con una virgola, ad esempio: “Bologna, 25 aprile 2019”. Separa questo elemento dall’intestazione con 3-4 interlinee. Per quanto riguarda le circolari si sostituisce la data con la dicitura “data del timbro postale”.

Indirizzo del destinatario

Introduci l’indirizzo rivolgendoti al tuo destinatario utilizzando un vocativo quale “Egregia/o”, “Gentile”, “Spettabile”, volendo anche abbreviato in “Egr.”, “Sig.”, “Spett.”, ecc. Anche l’indirizzo va distanziato di 3-4 interlinee dalla data e deve includere:

• Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale
• Indirizzo (via e numero civico separati da una virgola)
• CAP, città del destinatario e targa automobilistica della provincia (tutto in maiuscolo, senza sottolineature né parentesi)

Oggetto della comunicazione

Contrariamente a ciò che si potrebbe pensare, perché siamo abituati a vederlo in quasi tutte le comunicazioni, l’oggetto è un elemento facoltativo nelle lettere commerciali. Rappresenta una sintesi del contenuto della lettera e può essere molto utile se si ribadisce un concetto diverse volte nel corso del testo. Se decidi di inserirlo, allinealo senza rientranza al margine di sinistra a 2-3 interlinee di distanza rispetto all’indirizzo del destinatario.

Corpo della lettera

Si tratta del fulcro della lettera commerciale, da posizionare a 3 interlinee dal destinatario utilizzando l’interlinea 1. Lascia la doppia interlinea tra i capoversi.

Puoi introdurre il contenuto della lettera commerciale servendoti di una formula di apertura o di un vocativo, scritto per esteso. Aggettivi, pronomi e particelle pronominali relative al destinatario si enfatizzano scrivendole con l’iniziale maiuscola.

Chiusura e firma

Infine, si conclude la lettera con una formula di saluti, da distanziare con una doppia interlinea dal capoverso precedente.

La firma si pone a 3 interlinee dai saluti, la fine del corpo della lettera commerciale. Va allineata alla data, autografata a mano e a macchina. Di norma va posta a destra e si usa comporla con il nome dell’azienda con sotto la qualifica di chi firma e ancora più sotto, tra parentesi, nome e cognome.

Riferimenti

I riferimenti fanno parte degli elementi facoltativi di una lettera commerciale e collegano la comunicazione ad altre precedenti. In questo modo si rende più facile la ricerca. Se non è previsto uno spazio predefinito per la loro collocazione, sono da situare in alto a sinistra prima o dopo la data e sotto l’intestazione. In alternativa, nel caso di sigle del mittente, possono essere inseriti dopo la firma. Tra i riferimenti sono inclusi:

• Numero di protocollo a partire dal registro sul quale le aziende riportano tutti i nominativi dei destinatari e delle missive in uscita.
• Sigle relative sia al destinatario sia al mittente, ad esempio “Vs. rif. 1/2/…/FC/ab” o “ns. rif. 7/12/…/LM/ar”.

Vocativo

Come accennato prima, per riferirti al tuo destinatario puoi usare un vocativo. Se decidi di farlo, fallo seguire da una virgola e scrivilo per esteso.

Di seguito alcuni esempi di diciture:

• “Raccomandata”, “Espresso”, “Personale”, “Riservata”: in alto a sinistra e sulla busta.
• Allegati: da collocare a fine pagina con la dicitura in calce “All.” allineato al margine sinistro a 2,5 righe vuote dalla firma.
• Postscriptum (“P.S.”) e nota bene (“N.B.”): si incontrano raramente nella corrispondenza commerciale, eventualmente negli allegati.

La busta da utilizzare

Nell’inviare una comunicazione di stampo commerciale anche l’occhio vuole la sua parte: l’involucro, ossia la busta, è almeno tanto importante quanto il contenuto stesso della lettera. È fondamentale conoscere il formato ammesso dalle Poste, il formato UNI, 11,4 x 11 x 23 cm. Per quanto riguarda le buste con finestra trasparente attraverso la quale si vede direttamente l’indirizzo stampato sulla lettera, le misure sono quelle delle buste americane, ovvero 11 x 22 cm.

Se si divide la busta in quattro parti, ognuna di esse ha una precisa funzione. Il riquadro superiore sinistro è destinato alla ragione sociale dell’azienda. Al di sotto vanno le diciture varie quali “assicurata, espresso, raccomandata, ecc.”. Nel riquadro superiore destro si incollano i francobolli (o nel caso delle comunicazioni scritte da parte degli Enti pubblici a privati si stampa la dicitura “Tassa a carico del destinatario”). Il riquadro più importante è quello inferiore destro, lo spazio dedicato all’indirizzo del destinatario, nello stesso formato indicato nella lettera. L’unica parte che deve rimanere bianca è quella in basso a destra.

Fac-simile di lettera commerciale da scaricare

Di seguito ti forniamo un possibile esempio di modello di lettera commerciale da scaricare come file Word, così da poterlo adattare facilmente alle tue esigenze.

Come scrivere una lettera commerciale: cose da fare e da evitare

Cose da fare

• Brevità e concisione: non tirarla per le lunghe! Nella corrispondenza commerciale (sia per posta sia per e-mail) è bene andare subito dritti al punto. Salvo eccezioni, di norma il destinatario sarà abituato a ricevere comunicazioni scritte per motivi di lavoro. Con questa premessa usa quindi formule brevi e concise con un oggetto significativo. Solo in casi eccezionali le lettere commerciali superano la lunghezza di una pagina in formato A4. Possibilmente includi le informazioni più ingombranti quali tabelle, cifre e ulteriori dettagli negli allegati.
• Saluto personalizzato: se possibile rivolgiti personalmente al destinatario (o ai destinatari) della lettera commerciale. Eventualmente puoi fare una ricerca per individuare il nome di battesimo della persona di contatto e assicurarti di scrivere il tutto correttamente. Se non è possibile identificare un destinatario concreto, serviti di un vocativo neutrale quale “Gentili Signore e Signori”.
• Postscriptum: il postscriptum, abbreviato in “P.S.”, in origine serviva come supplemento in lettere scritte a mano, ma ha acquisito una nuova funzione nell’era della produzione di testi scritti a macchina. Tale elemento può essere utilizzato come supplemento alla lettera commerciale vera e propria o per evidenziare informazioni importanti.

Cose da evitare

• Frasi retoriche ed espressioni antiquate: formula le tue lettere commerciali con uno stile contemporaneo e orientato al destinatario. Evita blocchi di testo stereotipati, frasi e linguaggi obsoleti. Usa un linguaggio chiaro senza inutili abbellimenti. Ricorda: le lettere commerciali trasmettono la tua immagine aziendale. Se annoi i clienti e i partner commerciali con banalità o un registro eccessivamente burocratico c’è il rischio che stai sprecando un’opportunità. Le lettere commerciali moderne, invece, sono personalizzate in base al destinatario e segnalano un interesse che non passerà inosservato.
• Errori ortografici: una lettera commerciale contenente errori non viene presa sul serio. Ciò vale non solo per struttura e layout, ma anche per ortografia e interpunzione. Pertanto, rileggi attentamente ogni comunicazione scritta prima di inviarla oppure rivolgiti a un professionista che lo faccia per te.
• Espressioni negative: evita di usare negazioni e scegli parole con accezioni positive. Persino le cattive notizie possono essere travestite con espressioni positive.
• Offri opportunità e possibilità invece di costruire barriere linguistiche: metti a confronto “Purtroppo non posso rispondere.” con “Mi informerò immediatamente e Le risponderò quanto prima.” Quale frase preferiresti sentire? Sostituisci dunque le frasi che sembrano peggiorative o ostili o che puntano all’eteronomia e all’orientamento al problema con un’alternativa amichevole e orientata alla soluzione, senza ricorrere ad artifici.
• Costruzioni passive: mentre frasi passive eliminano ogni motivazione nascondendo il soggetto che agisce, le espressioni nella forma attiva sottolineano l’azione e appaiono quindi potenti e dinamiche. Metti a confronto: “La Sua richiesta sarà elaborata il più presto possibile” con “Il mio collega Rossi elaborerà la Sua richiesta il prima possibile”. La prima frase non rende noto chi tratterà la richiesta. La seconda, invece, trasmette una sensazione migliore al destinatario, perché sa che può contare sul signor Rossi.
• Periodi involuti: una struttura contorta della frase complica la comprensione e impedisce la comunicazione. Sostituisci le espressioni intricate con diverse frasi principali semplici e chiare.

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