Google Workspace per un workflow migliore e una col­la­bo­ra­zio­ne in team in­di­pen­den­te dalla posizione

Google Workspace raggruppa un'ampia gamma di ap­pli­ca­zio­ni che possono essere uti­liz­za­te tramite una piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne basata su cloud e che creano un ambiente di lavoro virtuale. La suite di Google è un software col­la­bo­ra­ti­vo mul­ti­fun­zio­na­le che viene fornito tramite un cloud.

Il cloud di Google consente ai team di accedere a dati, calendari digitali degli ap­pun­ta­men­ti e piani di progetto nonché di coor­di­na­re le attività a distanza uti­liz­zan­do una con­nes­sio­ne Internet e un browser. Le funzioni di con­di­vi­sio­ne e la sin­cro­niz­za­zio­ne in tempo reale con­sen­to­no di mo­di­fi­ca­re un documento insieme ad altre persone. Abbiamo esaminato at­ten­ta­men­te la piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne a pagamento con­fron­tan­do i vantaggi e gli svantaggi.

Fino al 2016, quando ha avuto luogo il re­bran­ding, il pacchetto completo che include l'ar­chi­via­zio­ne di file, un programma per l’ela­bo­ra­zio­ne di testi e strumenti di co­mu­ni­ca­zio­ne, era noto come Google Apps for Business: Google ha poi deciso di unire diverse ap­pli­ca­zio­ni con il nuovo nome Google Workspace ag­giun­gen­do nuove fun­zio­na­li­tà alla serie.

Con questa misura l’azienda di Mountain View ha lanciato una sfida alla con­cor­ren­te Microsoft. Molti com­po­nen­ti della serie di app, infatti, sono simili alle ap­pli­ca­zio­ni Office e alla soluzione basata su cloud Microsoft 365 di Microsoft. Da allora Google offre i suoi strumenti combinati in un ab­bo­na­men­to. Nella suite a pagamento Google Workspace sono inclusi i seguenti servizi:

• Gmail (programma di posta elet­tro­ni­ca)
• Google Drive (archivio cloud)
• Google Calendar (ca­len­da­rio online)
• Google Hangouts (servizio di vi­deo­chia­ma­te e mes­sag­gi­sti­ca)
• Tool per l’ela­bo­ra­zio­ne e la pre­sen­ta­zio­ne di testi e la creazione di moduli e tabelle
• Google Keep (appunti digitali)
• Google Vault e Admin (funzioni di ar­chi­via­zio­ne e gestione)
• Google Sites (ap­pli­ca­zio­ne web per la creazione di siti web pubblici e interni)
• App Maker (piat­ta­for­ma di sviluppo)

Sebbene molti servizi in­di­vi­dua­li come il programma di posta elet­tro­ni­ca Gmail o Google Calendar siano di­spo­ni­bi­li come versioni gratuite anche per gli utenti privati, in quel caso le fun­zio­na­li­tà sono limitate. Inoltre la G Suite si dif­fe­ren­zia da un account Google privato anche per altri aspetti. Per esempio è possibile creare un account aziendale Gmail e uti­liz­za­re un indirizzo e-mail aziendale solo tramite un account Google Workspace.

La versione con ab­bo­na­men­to si rivolge a piccole e medie imprese, ma anche a grandi aziende e a la­vo­ra­to­ri autonomi. In linea di principio pagando un canone mensile o annuale si ottiene un pacchetto completo con app per tutte le evenienze. È possibile uti­liz­za­re l'intera gamma senza re­stri­zio­ni e be­ne­fi­cia­re di ulteriori strumenti di gestione. Questi ultimi con­sen­to­no a re­spon­sa­bi­li di progetto, am­mi­ni­stra­to­ri e su­per­vi­so­ri di definire le opzioni di con­di­vi­sio­ne di file specifici tramite una dashboard centrale e di collegare meglio tra loro le diverse ap­pli­ca­zio­ni. Inoltre l'as­si­sten­za te­le­fo­ni­ca è rag­giun­gi­bi­le a ogni orario.

Le versioni business e premium offrono alle aziende uno spazio di ar­chi­via­zio­ne quasi il­li­mi­ta­to. È stata mi­glio­ra­ta anche la com­pa­ti­bi­li­tà con soluzioni software di altri fornitori in modo da poter integrare, ad esempio, funzioni di ar­chi­via­zio­ne esterne. Se la vostra priorità è la sicurezza dei dati, potete impostare opzioni di sicurezza ulteriori per esempio tramite una procedura di au­ten­ti­ca­zio­ne a più livelli, la quale rende più difficile l'accesso da parte di persone non au­to­riz­za­te.

Con la soluzione cloud, Google Workspace si è dedicata a svi­lup­pa­re l'idea dei groupware o software col­la­bo­ra­ti­vi. Sia in ufficio sia in viaggio d'affari tutti i di­pen­den­ti lavorano nello spazio di lavoro digitale in­di­pen­den­te­men­te dall’orario e dal luogo in cui si trovano. Le ap­pli­ca­zio­ni sono inoltre ot­ti­miz­za­te anche per i di­spo­si­ti­vi mobili. Il cloud computing consente alle aziende di ester­na­liz­za­re la propria in­fra­strut­tu­ra IT al cloud virtuale, at­tin­gen­do allo stesso tempo a una capacità di ar­chi­via­zio­ne ine­sau­ri­bi­le.

L'unico requisito è una con­nes­sio­ne Internet veloce, perché l'intera gamma di servizi può essere uti­liz­za­ta solo online. In al­ter­na­ti­va è possibile me­mo­riz­za­re i dati sul PC o nel proprio centro di calcolo e mo­di­fi­car­li offline.

Vale la pena dare un'oc­chia­ta più da vicino ai singoli strumenti della Google Workspace. Questo vi per­met­te­rà di valutare meglio se il pacchetto software a pagamento renderà il vostro lavoro quo­ti­dia­no più facile e come le singole ap­pli­ca­zio­ni si dif­fe­ren­zia­no dai popolari strumenti di Microsoft Office e da altre ap­pli­ca­zio­ni.

Il noto programma di posta elet­tro­ni­ca è di­spo­ni­bi­le anche come versione per aziende e fa parte della Google Workspace. Dopo aver ef­fet­tua­to il login i di­pen­den­ti accedono alle e-mail e vedono l'ultimo stato della loro cor­ri­spon­den­za, in­di­pen­den­te­men­te dal di­spo­si­ti­vo o dal luogo in cui accedono. Gli am­mi­ni­stra­to­ri possono anche gestire gli account in un unico luogo. A dif­fe­ren­za di un account privato è possibile uti­liz­za­re indirizzi per­so­na­liz­za­ti e inserire il nome del­l'a­zien­da nel dominio. In più la versione a pagamento è com­ple­ta­men­te priva di pub­bli­ci­tà.

La casella di posta offre altre ca­rat­te­ri­sti­che che si rivelano al­tret­tan­to pratiche, come la funzione di chat. Siccome Gmail è collegato a Hangouts al­l'in­ter­no della Google Workspace, è anche possibile ef­fet­tua­re vi­deo­chia­ma­te, ad esempio per scrivere im­por­tan­ti e-mail aziendali insieme ai colleghi.

Tramite il ca­len­da­rio digitale i singoli di­pen­den­ti tengono traccia dei prossimi incontri con i clienti e delle scadenze che, se lo de­si­de­ra­no, vengono ricordate in tempo utile. Allo stesso modo team interi hanno la pos­si­bi­li­tà di uti­liz­za­re un ca­len­da­rio condiviso per annotare le consuete riunioni di gruppo o per tenere traccia di vacanze e altre assenze. Invece di dover prendere ap­pun­ta­men­ti con ogni singolo individuo, lo strumento verifica au­to­ma­ti­ca­men­te se un collega è di­spo­ni­bi­le per una chiamata in un de­ter­mi­na­to momento. Per di più Google Calendar è com­pa­ti­bi­le con altri pia­ni­fi­ca­to­ri online, il che consente di evitare in­se­ri­men­ti doppi.

Se volete tenere informato l'intero reparto o le aziende partner su eventi im­por­tan­ti e flussi di lavoro dei progetti, integrate il ca­len­da­rio in una pagina intranet creata su Google Sites. I re­spon­sa­bi­li possono stabilire in qualsiasi momento chi ha accesso al ca­len­da­rio e quali dati possono essere vi­sua­liz­za­ti. Anche la funzione di pia­ni­fi­ca­zio­ne degli ambienti è utile, poiché consente di integrare un piano di sale riunioni gratuito o cercare lo strumento per le sale riunioni di­spo­ni­bi­li ester­na­men­te e pre­no­tar­le tramite Google Workspace.

Google Drive è il cuore della Google Workspace. Questo sistema cloud offre una posizione centrale dove ar­chi­via­re tutti i dati necessari per lavorarci insieme in team e accedervi da qualsiasi luogo voi o i vostri colleghi andiate. Tale funzione è fon­da­men­ta­le per con­di­vi­de­re e lavorare insieme a dati ag­gior­na­ti in tempo reale.

Se non volete costruire un centro dati aziendale, di base potete spostare tutto nel cloud. Lo spazio di ar­chi­via­zio­ne è quasi il­li­mi­ta­to con 1 TB per utente. Solo l'ab­bo­na­men­to Basic limita la capacità a 30 GB. È im­por­tan­te sapere che i dati di tutti gli strumenti sono me­mo­riz­za­ti su Google Drive. Ciò significa che tutte le e-mail gestite tramite Gmail vengono me­mo­riz­za­te e detratte dalla quota di ar­chi­via­zio­ne. Se volete fare a meno di un'in­fra­strut­tu­ra IT, pro­ba­bil­men­te la versione base ridotta vi starà stretta.

Volete me­mo­riz­za­re dati im­por­tan­ti a livello locale e renderli di­spo­ni­bi­li offline sui computer desktop? Anche tale funzione è possibile: i dati verranno poi sin­cro­niz­za­ti au­to­ma­ti­ca­men­te con il cloud. Diversi strumenti di controllo con­sen­to­no inoltre di impostare opzioni di con­di­vi­sio­ne e di mo­ni­to­ra­re l'accesso per singoli di­pen­den­ti e reparti. Inoltre è integrata una funzione basata sul machine learning, che valuta au­to­no­ma­men­te quali dati sono at­tual­men­te rilevanti e li rende visibili per un accesso rapido. Lo spazio di ar­chi­via­zio­ne può anche essere suddiviso per una migliore visione d'insieme. Se avete già uti­liz­za­to Microsoft Office in pre­ce­den­za, potete importare i documenti tramite un plug-in in Google Drive ri­spar­mian­do il lungo processo di data entry.

Con queste ap­pli­ca­zio­ni Google Workspace fornisce una suite completa per l'ufficio che consente di creare documenti di testo, avviare sondaggi, fogli di calcolo separati e creare dia­po­si­ti­ve per una riunione con i clienti. Anche in questo caso è possibile godere dei vantaggi di una soluzione basata su cloud. Tutti i di­pen­den­ti a cui è stato dato l’accesso possono lavorare su un documento allo stesso tempo. Le modifiche sono im­me­dia­ta­men­te visibili a tutti e possono anche essere annullate. Le funzioni di chat con­sen­to­no di evitare il fa­sti­dio­so invio di pacchetti di dati più grandi avanti e indietro e di co­mu­ni­ca­re le richieste di modifica tramite le funzioni di commento. Tutti gli strumenti possono essere uti­liz­za­ti anche in modalità offline, ma solo tramite il browser Chrome.

Il layout, le funzioni e l'in­ter­fac­cia utente sono molto simili alle ap­pli­ca­zio­ni Microsoft. Quindi, se siete abituati a Microsoft Word, voi e il vostro staff non avrete problemi a fare il passaggio. Tuttavia è ne­ces­sa­rio ridurre le esigenze, poiché la gamma di servizi offerti da Google Docs è più ristretta. Se nel vostro settore uti­liz­za­te pre­sen­ta­zio­ni gra­fi­ca­men­te so­fi­sti­ca­te e un’ampia varietà di opzioni di for­mat­ta­zio­ne, la Google Workspace non può si­cu­ra­men­te tenere il passo con il prodotto con­cor­ren­te Microsoft 365. Con­si­de­ra­te quindi se potete farne a meno e se gli altri strumenti della Google Workspace sono in grado di com­pen­sa­re questa lacuna. Dato che la gamma Google è com­pa­ti­bi­le con le ap­pli­ca­zio­ni Office, è possibile uti­liz­zar­le anche in aggiunta.

• Documenti: questo programma per l’ela­bo­ra­zio­ne di testi è molto simile a Microsoft Word. Ha tutti gli strumenti di base per la for­mat­ta­zio­ne del testo e l'im­pa­gi­na­zio­ne. Tuttavia le opzioni di pro­get­ta­zio­ne sono molto più limitate. Grazie a com­po­nen­ti ag­giun­ti­vi potete inserire alcuni font e altri elementi. Infine è possibile importare fa­cil­men­te molti formati Microsoft e Adobe di terze parti in cui salvare i documenti.
• Fogli: questa app della Google Workspace consente di ef­fet­tua­re calcoli, valutare dati e vi­sua­liz­zar­li come diagramma. Le tabelle Excel possono essere importate senza problemi. Solo i comandi per inserire le formule in parte dif­fe­ri­sco­no. La copia di Google di Excel contiene tutte le formule comuni per le celle. Tuttavia Excel rimane la punta di diamante per la pro­get­ta­zio­ne di tabelle più com­pli­ca­te.
• Moduli: grazie a questo strumento siete in grado di rea­liz­za­re ve­lo­ce­men­te un sondaggio o un que­stio­na­rio. Sono di­spo­ni­bi­li numerosi elementi pre­de­fi­ni­ti per diverse forme di domanda. È inoltre possibile ag­giun­ge­re immagini e inserire il logo aziendale per creare un aspetto vi­si­va­men­te ac­cat­ti­van­te. Anche in questo caso i vantaggi di un pacchetto software sono evidenti: lo strumento tabellare valuta le risposte in tempo reale e vi­sua­liz­za gra­fi­ca­men­te i risultati.
• Pre­sen­ta­zio­ni: con questa funzione ogni di­pen­den­te presenta i risultati del suo progetto in un diagramma o illustra le sue idee con disegni, video e ani­ma­zio­ni. Con l’aiuto di vari modelli pronti anche i di­pen­den­ti con meno espe­rien­za grafica possono rag­giun­ge­re questo obiettivo. Per quanto riguarda la varietà di modelli e le funzioni di pro­get­ta­zio­ne, tuttavia, questa ap­pli­ca­zio­ne non regge il confronto con Po­wer­Point.
• Keep: Google Keep vi permette di annotare un’idea im­prov­vi­sa e con­di­vi­de­re una mappa con­cet­tua­le per l'inizio del progetto, senza correre il rischio di riporre l’appunto chissà dove o persino di smarrirlo. L'ap­pli­ca­zio­ne è di aiuto anche per gli aspetti or­ga­niz­za­ti­vi: per esempio è possibile creare liste di impegni e impostare funzioni di pro­me­mo­ria per compiti e ap­pun­ta­men­ti. Si possono evi­den­zia­re le note a colori e ag­giun­ge­re foto, disegni e file audio. Anche la funzione di ricerca, la quale consente di filtrare le an­no­ta­zio­ni per colore, etichetta e altre categorie, si rivela pratica.

Questa sala con­fe­ren­ze virtuale consente di ri­spar­mia­re spese di viaggio e tempo prezioso. Se il team è dislocato in luoghi diversi o se alcuni colleghi lavorano da casa, è comunque possibile tenere riunioni o con­ver­sa­zio­ni personali. Tra i servizi offerti sono inclusi vi­deo­con­fe­ren­za, messaggi vocali e chat. Quando si integrano altri strumenti di Google Workspace, il Google Calendar ricorda i prossimi incontri o invia gli inviti via Gmail. I colleghi senza Internet possono unirsi al servizio uti­liz­zan­do un numero in­di­vi­dua­le di chiamata in entrata. I col­le­ga­men­ti sono facili da con­fi­gu­ra­re.

Hangouts offre più funzioni rispetto al servizio di Microsoft analogo, Skype. Tuttavia gli utenti devono fare i conti con una qualità video peggiore.

Grazie all’aiuto dei numerosi strumenti offerti è possibile creare un sito web in un batter d’occhio con Google Workspace anche senza co­no­scen­ze in­for­ma­ti­che. Ciò avviene nel­l'am­bi­to di una diversa piat­ta­for­ma di rete e, se ne­ces­sa­rio, in­te­gran­do i dati più ra­pi­da­men­te. Le pagine intranet sono con­ce­pi­bi­li sia per una cerchia di utenti chia­ra­men­te definita, sia per i siti web ac­ces­si­bi­li al pubblico. I modelli per il layout e le in­ter­fac­ce utente ne fa­ci­li­ta­no la creazione. In questo modo è più facile creare una bacheca e un’in­ter­fac­cia utente per singoli progetti, un cliente o un evento.

Questa app serve come strumento di am­mi­ni­stra­zio­ne e facilita l'ar­chi­via­zio­ne di file, e-mail e altri contenuti e la loro con­ser­va­zio­ne in modo giu­ri­di­ca­men­te sicuro. Per fare questo si possono dividere i dati generati dalla Google Workspace in diversi pacchetti, disporli in modo chiaro ed espor­tar­li. È inoltre possibile vi­sua­liz­za­re i registri storici e rac­co­glie­re dati specifici per gli audit. Inoltre Google Vault viene uti­liz­za­to per gestire gli account utente. È possibile definire periodi di con­ser­va­zio­ne per con­for­mar­si alle politiche di pro­te­zio­ne dei dati.

App Maker consente di creare ap­pli­ca­zio­ni in base alle proprie idee per avere a portata di mano un'ap­pli­ca­zio­ne utile che, ad esempio, facilita la di­stri­bu­zio­ne specifica dei compiti al­l'in­ter­no dei reparti e di altri processi di lavoro. Lo strumento è stato pro­get­ta­to come una piat­ta­for­ma di sviluppo low code, ciò significa che consente di svi­lup­pa­re un'ap­pli­ca­zio­ne uti­liz­zan­do diversi modelli già pronti senza dover scrivere il codice, azione che ri­chie­de­reb­be invece molto tempo. L'ap­pli­ca­zio­ne finita è poi col­le­ga­bi­le con altre ap­pli­ca­zio­ni all’interno della Google Workspace.

La piat­ta­for­ma basata su cloud Google Workspace ha molti vantaggi, ma ha anche diversi limiti. La gravità degli svantaggi dipende dalla ri­spet­ti­va azienda. Ogni azienda ha bisogno di soluzioni software diverse a seconda dell'area di business in cui opera, della struttura dei di­pen­den­ti e della cultura aziendale. È quindi im­por­tan­te con­si­de­ra­re se la Google Workspace (ex Google Apps for Business) sia red­di­ti­zia e se ef­fet­ti­va­men­te sem­pli­fi­chi o meno i processi di lavoro. Come aiuto de­ci­sio­na­le mettiamo a confronto vantaggi e svantaggi.

La ca­rat­te­ri­sti­ca prin­ci­pa­le della suite dell’azienda ca­li­for­nia­na è il tra­sfe­ri­men­to completo del­l'ar­chi­via­zio­ne e del­l'e­la­bo­ra­zio­ne dei dati su un cloud. Questa pe­cu­lia­ri­tà la distingue in parte da Microsoft 365, ren­den­do­la una piat­ta­for­ma ideale per il lavoro di squadra in­di­pen­den­te dal luogo di lavoro e un utile strumento di col­la­bo­ra­zio­ne. Le aziende i cui di­pen­den­ti sono spesso lontani da casa per riunioni con i clienti, con­fe­ren­ze o attività di vendita sono in grado di tenersi ag­gior­na­ti, accedere a tutti i dati e par­te­ci­pa­re a riunioni im­por­tan­ti no­no­stan­te l’assenza fisica dal luogo di lavoro.

Chi permette ai propri di­pen­den­ti di lavorare in home o mobile office deve pa­ral­le­la­men­te garantire anche che siano sempre ag­gior­na­ti. Lo stesso vale per le aziende che sono dislocate in sedi diverse o che hanno bisogno di con­sul­ta­re re­go­lar­men­te partner esterni, fornitori di servizi e clienti. La piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne con lo spazio di ar­chi­via­zio­ne su cloud assicura che qualsiasi utente au­to­riz­za­to, ovunque si trovi, abbia accesso in tempo reale, in­di­pen­den­te­men­te dal fatto che utilizzi un computer portatile, un tablet o uno smart­pho­ne.

In par­ti­co­la­re le start-up e le piccole imprese ri­spar­mia­no risorse se non devono in­stal­la­re un hardware e un software propri e se l'ar­chi­via­zio­ne dei dati e i processi in­for­ma­ti­ci vengono eseguiti ester­na­men­te. Con questa opzione si elimina la necessità di un centro dati pro­prie­ta­rio e della sua ma­nu­ten­zio­ne. Proprio per questo motivo Google Workspace può essere in­te­res­san­te anche per i freelance che spesso co­mu­ni­ca­no di­ret­ta­men­te con i clienti e col­la­bo­ra­no a progetti esterni. In termini di col­la­bo­ra­zio­ne basata su cloud la Google Workspace è quindi un passo avanti.

Rispetto a Google Workspace, Microsoft 365 ha una soluzione cloud ru­di­men­ta­le. Mentre Google Workspace sin­cro­niz­za tutti i processi di editing in tempo reale, la con­tro­par­te Microsoft di solito lo fa solo in una fase in­ter­me­dia, e in ogni caso non au­to­ma­ti­ca­men­te. Fon­da­men­tal­men­te Office salva prima lo­cal­men­te. Solo se si pubblica il documento sull’archivio cloud OneDrive o sul Content Ma­na­ge­ment System Share­Point o, ancora, si attivano le funzioni cloud, è possibile per gli altri utenti vi­sua­liz­za­re e mo­di­fi­ca­re il documento. Microsoft 365 offre quindi anche un'in­ter­fac­cia per il cloud e dispone di funzioni groupware, ma il net­wor­king non è com­ple­ta­men­te au­to­ma­ti­co.

Chi però opta per una soluzione ibrida e desidera la me­mo­riz­za­zio­ne su disco rigido e nel data center non deve temere svantaggi rispetto a Office. Sem­pli­ce­men­te deve essere con­sa­pe­vo­le che la com­po­nen­te di col­la­bo­ra­zio­ne è più pro­nun­cia­ta nella Google Workspace.

Google Workspace pre­sup­po­ne l’accesso a una con­nes­sio­ne Internet veloce. La piat­ta­for­ma manifesta i propri limiti so­prat­tut­to quando si tratta dell'uso di di­spo­si­ti­vi mobili. Tuttavia, se la con­nes­sio­ne viene in­ter­rot­ta, molte funzioni con­sen­to­no di passare alla modalità offline e sin­cro­niz­za­re i file in seguito.

Se non fate copie locali, esse saranno me­mo­riz­za­te solo su un provider esterno, in questo caso i server di Google. Google impiega esperti di sicurezza ed essendo una grande azienda, dispone di una so­fi­sti­ca­ta in­fra­strut­tu­ra per prevenire la perdita di dati. Tuttavia nemmeno il sistema migliore è com­ple­ta­men­te immune da guasti tecnici, in­ter­ru­zio­ni tem­po­ra­nee del server, furto di dati e attacchi di hacker. Google si riserva inoltre il diritto di bloccare l'account per de­ter­mi­na­te ragioni, il che rap­pre­sen­ta però un’ipotesi estrema.

In qualità di utente di Google Workspace, state mettendo i vostri dati sensibili nelle mani di Google e vi dovete con­vin­ce­re che siano protetti a dovere contro qualsiasi accesso non au­to­riz­za­to. Anche perché dif­fi­cil­men­te sareste in grado di eser­ci­ta­re il vostro diritto di controllo.

D’altra parte è bene essere con­sa­pe­vo­li del fatto che i vostri dati finiranno su server po­ten­zial­men­te insicuri di un paese terzo in cui ge­ne­ral­men­te si applicano norme diverse in materia di pro­te­zio­ne dei dati. Le cer­ti­fi­ca­zio­ni di sicurezza come la ISO 27001, che certifica che Google è conforme agli standard in­ter­na­zio­na­li per la sicurezza in­for­ma­ti­ca, do­vreb­be­ro dissipare le pre­oc­cu­pa­zio­ni. Tuttavia, il caso NSA in par­ti­co­la­re ha di­mo­stra­to che i servizi segreti possono avere accesso ai dati che si trovano sul server.

Inoltre l'in­for­ma­ti­va sulla privacy di Google non è del tutto tra­spa­ren­te. Ciò sug­ge­ri­sce che l’azienda sta­tu­ni­ten­se vorrebbe mantenere alcune libertà: dopo tutto, il trat­ta­men­to dei dati degli utenti è il più grande pilastro com­mer­cia­le di Google, fatto che provoca re­go­lar­men­te le reazioni di chi si batte per la pro­te­zio­ne degli stessi.

Inoltre è im­por­tan­te che la vostra azienda sia la prima a prestare at­ten­zio­ne alla sicurezza dei dati. Il login una tantum è con­ve­nien­te, ma non co­sti­tui­sce un grosso ostacolo per gli hacker. Se la password è stata violata o cade ac­ci­den­tal­men­te nelle mani sbagliate, molti dati possono essere vi­sua­liz­za­ti perché sono rag­grup­pa­ti su Google Workspace. Per aumentare la sicurezza, Google offre in al­ter­na­ti­va il processo di au­ten­ti­ca­zio­ne a più livelli assieme ad altre funzioni di sicurezza.

Per di più è possibile mo­di­fi­ca­re i dati di accesso in qualsiasi momento tramite l'account di am­mi­ni­stra­to­re. La gestione dei di­spo­si­ti­vi mobili consente di eseguire il backup dei dati da di­spo­si­ti­vi mobili in caso di smar­ri­men­to. In alcuni casi Google Workspace consente anche l'in­clu­sio­ne di strumenti di sicurezza esterna. Questo vale, ad esempio, per Gmail, dove è anche possibile uti­liz­za­re i propri cer­ti­fi­ca­ti per la crit­to­gra­fia S/MIME della cor­ri­spon­den­za e-mail.

Al­l'in­ter­no è inoltre ne­ces­sa­rio mantenere segreti i progetti tra i diversi reparti e livelli e pro­teg­ge­re ul­te­rior­men­te i dati par­ti­co­lar­men­te riservati, so­prat­tut­to i dati personali dei clienti e dei di­pen­den­ti. A tal fine, ad esempio, è possibile definire diritti di accesso in­di­vi­dua­li per ogni utente in modo che non tutti possano vi­sua­liz­za­re, mo­di­fi­ca­re e scaricare tutti i documenti.

La Google Workspace offre agli am­mi­ni­stra­to­ri molte opzioni che possono me­mo­riz­za­re i log delle chat dei di­pen­den­ti e gestire gli account utente e i dati personali. Google Workspace dichiara di sod­di­sfa­re i requisiti UE in materia di pro­te­zio­ne dei dati. Tuttavia è con­si­glia­bi­le ricorrere a un esperto legale che verifichi se il vostro uso della piat­ta­for­ma cor­ri­spon­da ef­fet­ti­va­men­te al GDPR. È utile sapere che vi sono aziende che hanno con­cor­da­to con Google le proprie clausole con­trat­tua­li relative al trat­ta­men­to dei dati.

Una piat­ta­for­ma di lavoro basata su cloud che unisce diverse ap­pli­ca­zio­ni assicura un flusso di lavoro migliore.

• Migliore chiarezza: Google Workspace consente di coor­di­na­re fa­cil­men­te tutti i processi di lavoro e tenere d’occhio riunioni, scadenze e avan­za­men­to dei lavori. In questo modo si risparmia molto tempo, so­prat­tut­to nei team più grandi e quando sono coinvolte parti esterne. Una piat­ta­for­ma che unisce diverse ap­pli­ca­zio­ni coor­di­na­te assicura l'ag­gior­na­men­to di tutti i di­pen­den­ti. Le funzioni di ricerca con­sen­to­no di filtrare ra­pi­da­men­te le in­for­ma­zio­ni rilevanti da una varietà di dati me­mo­riz­za­ti sul cloud.
• Gestione semplice: gli am­mi­ni­stra­to­ri hanno una posizione centrale che non richiede file di con­fi­gu­ra­zio­ne ag­giun­ti­vi. Dato che tutto funziona su cloud, gli am­mi­ni­stra­to­ri non devono gestire account e licenze per più ap­pli­ca­zio­ni di­stri­bui­te su più server. Esistono inoltre diverse opzioni per la va­lu­ta­zio­ne, il controllo e la gestione dei diritti di accesso.
• Facile da usare: basta un solo login per accedere a tutti gli strumenti e documenti di Google Workspace. Gli ag­gior­na­men­ti in tempo reale eliminano la necessità di ag­gior­na­re più file e con­di­vi­der­li con i colleghi. Dal momento che la maggior parte delle ap­pli­ca­zio­ni, come la chat e le funzioni di ela­bo­ra­zio­ne testi, è simile alle note ap­pli­ca­zio­ni Microsoft e l'account Gmail è molto diffuso, è possibile di­stri­bui­re fa­cil­men­te Google Workspace nella propria azienda. Nella maggior parte dei casi non dovrebbe essere ne­ces­sa­rio formare i di­pen­den­ti su come uti­liz­za­re la Google Workspace. Ci sono anche numerose opzioni per il tra­sfe­ri­men­to dei dati generati da altri servizi alla piat­ta­for­ma Google.
• Pos­si­bi­li­tà di integrare tool esterni: sia che si tratti di mi­gra­zio­ne dei dati o del mi­glio­ra­men­to delle fun­zio­na­li­tà, Google Workspace è com­pa­ti­bi­le con un'ampia gamma di servizi esterni. Essi includono sistemi di relazione con i clienti e programmi di con­ta­bi­li­tà. Per un elenco dei programmi integrati, visitate Google Workspace Mar­ket­pla­ce. Inoltre Google Workspace è com­pa­ti­bi­le con tutte le ap­pli­ca­zio­ni Office: per esempio un testo creato con Google Docs può essere fa­cil­men­te salvato come documento Word, che potrebbe com­pen­sa­re uno o due svantaggi. Chi sente la mancanza della fun­zio­na­li­tà delle ap­pli­ca­zio­ni Office non deve ri­nun­ciar­vi, ma dovrebbe con­si­de­ra­re se Microsoft 365 da solo valga più di una soluzione integrata nella Google Workspace. In più è possibile integrare gli sviluppi interni al­l'a­zien­da tramite un'in­ter­fac­cia.

Gli abbonati possono scegliere tra tre modelli che dif­fe­ri­sco­no tra loro per quanto riguarda la portata dei servizi. A maggiori funzioni cor­ri­spon­de un prezzo più elevato. A volte, tuttavia, anche la versione di base è in grado di sod­di­sfa­re i requisiti. In ogni caso vale la pena con­fron­ta­re le versioni tra loro.

• Google Workspace Basic: la versione base costa at­tual­men­te circa 4 euro (da luglio 2018) al mese per utente. Comprende tutte le ap­pli­ca­zio­ni im­por­tan­ti, come la vi­deo­con­fe­ren­za e i programmi di vi­deo­scrit­tu­ra. Le funzioni sono limitate solo per quanto riguarda l’ambito am­mi­ni­stra­ti­vo. Inoltre lo spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud è limitato a 30 GB.
• Google Workspace Business: costa attorno agli 8 euro al mese. Il vantaggio è lo spazio di ar­chi­via­zio­ne quasi il­li­mi­ta­to. Fino a cinque utenti possono uti­liz­za­re al massimo 1 TB ciascuno. Ulteriori ca­rat­te­ri­sti­che includono strumenti per l'ar­chi­via­zio­ne e il mo­ni­to­rag­gio delle attività, così come una piat­ta­for­ma low code per svi­lup­pa­re le proprie ap­pli­ca­zio­ni.
• Google Workspace En­ter­pri­se: la versione premium costa sui 23 euro al mese. È l’ideale per aziende che ri­chie­do­no funzioni speciali per la sicurezza dei dati e l'am­mi­ni­stra­zio­ne. In questo settore ha molte più opzioni rispetto alla versione com­mer­cia­le.

Sce­glien­do la tariffa annuale i costi della piat­ta­for­ma di­mi­nui­sco­no leg­ger­men­te. Ciò comporta, tuttavia, l’essere vincolati per un anno alla Google Workspace. L'importo annuale si paga sotto forma di rata mensile. Se il team è di di­men­sio­ni ridotte, è possibile ridurre il numero di utenti solo dopo la scadenza del­l'ab­bo­na­men­to annuale. Pertanto questo modello ta­rif­fa­rio è più adatto alle aziende con un numero costante di di­pen­den­ti.

La tariffa fles­si­bi­le offre più margine di manovra: essa consente infatti di ag­giun­ge­re o rimuovere gli utenti come si desidera e applica solo le tariffe per il numero attuale di utenti. Questo modello si rivela la scelta migliore so­prat­tut­to per le aziende con un maggiore ricambio del personale. Inoltre è possibile disdire in qualsiasi momento.

Infine le or­ga­niz­za­zio­ni non profit possono ottenere l'accesso gratuito alla piat­ta­for­ma. Per gli istituti di istru­zio­ne i costi sono no­te­vol­men­te ridotti. Infatti Google Workspace per il non profit e Google Workspace for Education sono soggette a diverse con­di­zio­ni.

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