Pia­ni­fi­ca­zio­ne turni di lavoro con Excel - download gratuito

Nelle aziende con lavoro a turni il piano dei turni è uno strumento im­por­tan­te per una pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale ef­fi­cien­te. Il vantaggio è doppio: fornire ai di­pen­den­ti una pa­no­ra­mi­ca dei loro orari di lavoro e assistere il datore di lavoro nello svol­gi­men­to di doveri quali la do­cu­men­ta­zio­ne delle ore set­ti­ma­na­li e il calcolo degli stipendi.

Ma se l’acquisto di un software pro­fes­sio­na­le per la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni è una spesa per voi eccessiva e la creazione di un piano set­ti­ma­na­le o mensile in Excel vi richiede molto tempo e fatica, la soluzione che potrebbe fare al caso vostro è un modello Excel pronto all’uso. In questa pagina potete scaricare gra­tui­ta­men­te il nostro modello Excel per la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni, adat­ta­bi­le alle vostre esigenze in pochi e semplici passi.

I piani turni devono sod­di­sfa­re de­ter­mi­na­ti criteri per quanto riguarda contenuti, design e requisiti legali al fine di garantire che ogni di­pen­den­te sia nel posto giusto al momento giusto:

In primo luogo, il vostro piano di turni deve contenere le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti per i vostri di­pen­den­ti. Questo significa che deve essere chiaro a colpo d'occhio per quale settimana di ca­len­da­rio si applica il piano e quali orari cor­ri­spon­do­no ai turni nei quali i la­vo­ra­to­ri sono suddivisi. Ha quindi senso con­cen­trar­si solo sul­l'es­sen­zia­le. In questo modo si riduce il rischio che il piano di turni causi in­com­pren­sio­ni e che di con­se­guen­za si verifichi una carenza di personale.

Per voi, in quanto datore di lavoro o persona re­spon­sa­bi­le della pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni di lavoro, è anche pratico poter vedere di­ret­ta­men­te dal piano dei turni quante volte i di­pen­den­ti sono già stati assegnati e qual è la si­tua­zio­ne del conteggio ore, anche ai fini del calcolo degli stipendi. I piani di turni Excel sono par­ti­co­lar­men­te adatti a questo scopo, in quanto offrono la pos­si­bi­li­tà di calcolare au­to­ma­ti­ca­men­te dati quan­ti­ta­ti­vi come le ore set­ti­ma­na­li e gli stipendi.

Meno in­for­ma­zio­ni di solito significa più visione d'insieme. Ma anche l’utilizzo di linee, colonne, font e colori diversi possono servire a una strut­tu­ra­zio­ne chiara e com­pren­si­bi­le. Ideal­men­te, con l'aiuto di questi e altri strumenti, l'elenco dovrebbe essere con­sul­ta­bi­le au­to­no­ma­men­te dal la­vo­ra­to­re, senza bisogno di ri­chie­de­re ulteriori spie­ga­zio­ni. È possibile ag­giun­ge­re una legenda che chiarisca il si­gni­fi­ca­to dei marcatori di colore, ad esempio.

Per quanto riguarda la con­for­mi­tà giuridica, la legge italiana non fornisce in­di­ca­zio­ni riguardo alla stesura del piano dei turni. Cio­no­no­stan­te, si tratta di un documento con valore legale, essendo uti­liz­za­to anche a scopo di do­cu­men­ta­zio­ne e per la com­pi­la­zio­ne del libro paga. Si tratta perciò di un documento vin­co­lan­te una volta pub­bli­ca­to, al quale i la­vo­ra­to­ri sono tenuti ad attenersi.

Le in­for­ma­zio­ni in esso contenute devono sempre ri­spet­ta­re le li­mi­ta­zio­ni legali generiche, quali il numero di ore di lavoro con­sen­ti­te, le pause, turni diurni e notturni, categorie protette, e dif­fe­ren­ze tra part-time e full-time.

Di seguito spie­ghia­mo come adattare e uti­liz­za­re il modello alle proprie esigenze.

Il modello Excel sca­ri­ca­bi­le soddisfa già tutti i requisiti di un piano di turni pro­fes­sio­na­le: seppur limitato al­l'es­sen­zia­le, contiene tutte le in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti, e inoltre, è strut­tu­ra­to in modo chiaro e vanta un design ac­cat­ti­van­te.

Tuttavia, se il design non è di vostro gra­di­men­to, potete fa­cil­men­te mo­di­fi­car­lo, ad esempio cambiando la larghezza della colonna. Uti­liz­za­te il pulsante “Riempi colori” nella scheda “Home” per di­stin­gue­re chia­ra­men­te i turni e le varie aree della tabella gli uni dagli altri. Anche va­ria­zio­ni di font e della grandezza del carattere, così come l’utilizzo del grassetto, possono servire a rendere il piano di turni im­me­dia­ta­men­te com­pren­si­bi­le. Il lato destro del modello vi offre inoltre ab­bon­dan­te spazio sia per commenti ag­giun­ti­vi che per rendere l'elenco vi­si­va­men­te meno con­den­sa­to, magari grazie all’in­se­ri­men­to di colonne vuote.

Ov­via­men­te siete anche liberi di cambiare la struttura del piano di turni Excel, così come l’abbiamo impostata noi. Tuttavia, per poter sfruttare il modulo di calcolo integrato, è ne­ces­sa­rio mantenere la di­stri­bu­zio­ne delle celle così com'è. Se doveste decidere di apportare comunque delle modifiche che lo vadano a com­pro­met­te­re, allora è ne­ces­sa­rio saper uti­liz­za­re la formula „=CONTA.SE” o la funzione SE-allora di Excel.

Per un’ela­bo­ra­zio­ne della tabella senza stra­vol­gi­men­ti potete seguire i passaggi qui in seguito descritti.

Come potete vedere, alcuni nomi di esempio sono già stati inseriti nel modello Excel del piano di turni. Cliccando su uno dei nomi del piano set­ti­ma­na­le, si noterà la comparsa di una piccola freccia accanto alla ri­spet­ti­va cella. Clic­ca­te­la per far si che si apra un menu a discesa dal quale è possibile se­le­zio­na­re i diversi di­pen­den­ti e as­se­gnar­li così a un turno. In questo modo è suf­fi­cien­te inserire il nome dei di­pen­den­ti una sola volta per poterli poi ritrovare nel menu senza essere costretti a riempire ma­nual­men­te ogni singola cella.

Il menu a discesa è collegato all'elenco dei di­pen­den­ti che trovate in fondo al modello. Mo­di­fi­can­do i nomi nel­l'e­len­co cam­bie­ran­no anche quelli vi­sua­liz­za­ti nel menu a discesa. Non dovete fare altro che so­sti­tui­re i nomi di esempio con quelli dei vostri di­pen­den­ti. Se si impiega più del numero di di­pen­den­ti spe­ci­fi­ca­to nel modello (7), è ne­ces­sa­rio ampliare la lista. Per farlo, procedete come segue:

1. Scrivete tutti i nomi dei di­pen­den­ti nella colonna “elenco dei di­pen­den­ti”, tenendo presente che l'ordine con dei nomi inseriti sarà lo stesso del menu a discesa.
2. Ora cliccate su una cella libera qualsiasi del piano di turni.
3. Fare clic su “Convalida dati” nella scheda “Dati” della barra di menu. Si apre un menu con­te­stua­le.
4. Nella scheda “Im­po­sta­zio­ni”, se­le­zio­na­re l'opzione “Elenco” sotto “Consenti”.
5. Rimuovere il segno di spunta per “Ignora celle vuote”, ma lasciando la spunta su “Elenco nella cella”.
6. Fare clic sul pulsante accanto alla finestra di dialogo Origine.
7. Se­le­zio­na­re l'elenco dei di­pen­den­ti con il mouse. Questa è ora definita come la sorgente per i menu a discesa e vi­sua­liz­za­ta nella finestra di dialogo cor­ri­spon­den­te con una formula strut­tu­ra­ta come la seguente: =$C$35:$C$42. In al­ter­na­ti­va, è possibile inserire ma­nual­men­te l'in­ter­val­lo di sorgenti.
8. Nella scheda “Messaggio di input”, de­se­le­zio­na­re la casella “Mostra messaggio di input quando viene se­le­zio­na­ta la cella”. Fate poi lo stesso con il segno di spunta di “Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi” nella scheda “Messaggio di errore”.
9. Cliccate su “OK” per con­fer­ma­re.

Avete creato un nuovo menu a discesa che è collegato alla vostra lista dei di­pen­den­ti e sem­pli­fi­che­rà no­te­vol­men­te l'as­se­gna­zio­ne dei turni. Ora è ne­ces­sa­rio regolare il modulo di calcolo in fondo al modello Excel. Come, ve lo spie­ghia­mo nel capitolo suc­ces­si­vo.

Il modulo di calcolo evi­den­zia­to in fondo al modello Excel sem­pli­fi­ca la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni cal­co­lan­do au­to­ma­ti­ca­men­te il numero dei turni, le ore set­ti­ma­na­li e lo stipendio lordo da cor­ri­spon­de­re ai vostri di­pen­den­ti. Se, ad esempio, assegnate dei turni ad Anne-Marie, tale as­se­gna­zio­ne viene au­to­ma­ti­ca­men­te contata e le vengono cor­ri­spo­ste le cor­ri­spet­ti­ve ore set­ti­ma­na­li (nel­l'e­sem­pio, 4 as­se­gna­zio­ni, ciascuna di 8 ore, cor­ri­spon­do­no a un valore totale di 32 ore set­ti­ma­na­li). A seconda del salario orario lordo da voi assegnato (e inserito nella colonna seguente) ad Anne-Marie, Excel calcola il salario lordo che le dovrete cor­ri­spon­de­re nel­l'ul­ti­ma colonna.

Se hai aggiunto altri nomi alla tua lista dei di­pen­den­ti nel passaggio pre­ce­den­te, devi ag­giun­ge­re le cor­ri­spon­den­ti formule di calcolo dei costi. Questi esempi possono servirvi da guida:

• Il numero delle “As­se­gna­zio­ni” viene calcolato da Excel uti­liz­zan­do la formula =CONTA-SE. La formula per Anne-Marie è: =CONTA-SE(C7:I30;C35). Cosa significa questo codice per il programma di calcolo della tabella: “Se nelle celle da C7 a I30 compare il valore presente in C35 (Anne-Marie), allora deve essere contato”. Se avete inserito un ulteriore di­pen­den­te dopo Peter nella riga 42, allora la formula di cui avete bisogno è =CONTA-SE(C7:I30;C42) e così via.
• Nel piano dei turni d’esempio i turni sono di otto ore. Per calcolare il numero di ore set­ti­ma­na­li di Anne-Marie è suf­fi­cien­te mol­ti­pli­ca­re il numero delle sud­di­vi­sio­ni con il valore 8. La formula cor­ri­spon­den­te è: =D35*8. Quella per un di­pen­den­te ag­giun­ti­vo sarebbe invece =D42*8.
• Lo stipendio lordo viene calcolato da Excel allo stesso modo. Sempre nel caso in cui abbiate aggiunto un nuovo di­pen­den­te, uti­liz­za­te la formula =E42*F42.

A questo punto il vostro modello di piano di turni è pronto e può essere uti­liz­za­to tutte le volte che volete per la pia­ni­fi­ca­zio­ne del­l'im­pie­go del personale.

La ca­rat­te­ri­sti­ca migliore del modello Excel per la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni è che è riu­ti­liz­za­bi­le all’infinito, ri­spar­mian­do­vi così di dover creare una nuova tabella ogni volta. Per esempio potete sem­pli­ce­men­te salvare un nuovo file .xlsx per ogni settimana la­vo­ra­ti­va. Tuttavia, è più pratico creare nuovi fogli di lavoro al­l'in­ter­no dello stesso documento Excel e copiare il modello del piano di turni in ciascuno di essi. In questo modo è possibile tenere traccia di più programmi set­ti­ma­na­li in un unico programma mensile.

Copiare il modello in un nuovo foglio di lavoro è facile, ma sor­pren­den­te­men­te non funziona con la soluzione con­si­glia­ta da Microsoft. Il problema è che, sebbene il contenuto e la for­mat­ta­zio­ne del modello vengano copiati a uno a uno nel nuovo foglio di lavoro, questo non avviene per la larghezza delle colonne. Ne consegue un risultato distorto, in quanto Excel applica i valori pre­de­fi­ni­ti alla copia.

La soluzione che vi pro­po­nia­mo e che funziona per davvero è la seguente:

1. Cliccate nell’angolo in basso a sinistra della finestra Excel sul pulsante “+” al fine di creare un nuovo foglio di lavoro.
2. Cliccate con il tasto destro del mouse sul nuovo foglio di lavoro (proprio accanto al pulsante “+”) e se­le­zio­na­te “Rinomina” così da dargli il nome della settimana di ca­len­da­rio cor­ri­spon­den­te.
3. Potete anche mo­di­fi­ca­re il “registro di colore” dei vostri fogli di lavoro, così da dif­fe­ren­ziar­li in maniera ancora più decisa tra di loro.
4. Cliccate sul foglio di lavoro con­te­nen­te il modello del piano turni e se­le­zio­na­te a mano le celle rilevanti. Cliccate e tra­sci­na­te il cursore del mouse così da com­pren­de­re la celle da A1 fino a I41 (o oltre) comprese. At­ten­zio­ne: se­le­zio­nan­do l’intero foglio di lavoro con la com­bi­na­zio­ne da tastiera [CTRL] + [A] o evi­den­zian­do i punti d’in­ter­se­zio­ne tra la dicitura delle colonne e delle righe, clic­can­do­ci, non porta ai risultati de­si­de­ra­ti.
5. Uti­liz­za­te la scor­cia­to­ia da tastiera [CTRL] + [C] per copiare le celle se­le­zio­na­te nella memoria tem­po­ra­nea.
6. Passate al nuovo foglio di lavoro, cliccate sulla cella A1 e premete la com­bi­na­zio­ne di tasti [CTRL] + [V] per incollare il modello del piano dei turni di lavoro. Dunque, verrà copiato il contenuto della tabella con i ri­spet­ti­vi colori, divisori e for­mat­ta­zio­ni testuali, ma non la larghezza delle colonne, che man­ter­ran­no la loro larghezza di default.
7. Per ovviare a questo problema, fin quando le celle appena copiate sono ancora se­le­zio­na­te, cliccate sul pulsante smart tag nell’angolo in basso a destra della selezione.
8. Nel menu con­te­stua­le che si aprirà cliccate su “Mantieni larghezza colonna originale”. La for­mat­ta­zio­ne originale del modello di partenza viene così ri­pro­dot­ta.
9. In al­ter­na­ti­va, è anche possibile se­le­zio­na­re la cella A1 del nuovo foglio di lavoro e fare clic sulla piccola freccia affianco al pulsante “Incolla” nel­l'an­go­lo superiore sinistro della banda di menu sotto la scheda “Home”. Se­le­zio­na­re l’opzione “Incolla”. Una volta che i valori saranno stati riportati, ripetere il pro­ce­di­men­to se­le­zio­nan­do questa volta l’opzione “Mantieni larghezza colonna originale”.

Inserire nella cella C3 la settimana di ca­len­da­rio corrente e i dati di ri­fe­ri­men­to cor­ri­spon­den­ti, in modo che voi e i vostri di­pen­den­ti possiate com­pren­de­re im­me­dia­ta­men­te a quale periodo il piano dei turni fa ri­fe­ri­men­to.

La gestione del modello di Excel gratuito per la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni di lavoro è molto semplice: con­tras­se­gna­te i turni del mattino, di metà giornata, di sera, e di notte come blocchi diversi uti­liz­zan­do lo strumento “Colore riem­pi­men­to” e inserite il nome del di­pen­den­te in servizio una sola volta (!) per turno. A calcolare le as­se­gna­zio­ni, ossia i turni, e le ore set­ti­ma­na­li e lo stipendio lordo cor­ri­spet­ti­vi ci pensa il modello di calcolo.

Se avete creato un menu a cascata (vedi sopra), potete fa­cil­men­te inserirlo nei punti corretti del piano dei turni usando il copia e incolla e se­le­zio­na­re il di­pen­den­te de­si­de­ra­to con un clic del mouse.

Una volta che siete sod­di­sfat­ti della pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni per questa settimana, potete:

• Stamparlo in formato cartaceo e ap­pen­der­lo in un luogo dove possa essere con­sul­ta­to da tutti, come ad esempio la sala relax
• Salvarlo in formato PDF e inviarlo per e-mail a tutti i colleghi in­te­res­sa­ti.