Cos’è la PEC? Significato, obblighi e vantaggi

La Posta Elettronica Certificata, conosciuta come PEC, è ormai uno strumento imprescindibile per aziende, professionisti e cittadini che desiderano comunicare in modo ufficiale e sicuro. Ma qual è il vero significato della PEC e quali obblighi comporta? Qui analizziamo cos’è la PEC, come funziona dal punto di vista legale e tecnico, e quali vantaggi offre rispetto ai metodi di comunicazione tradizionali.

Che cos’è la PEC: significato e definizione

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di comunicazione digitale che garantisce la stessa validità legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. In pratica, consente di inviare messaggi PEC con la certezza che il destinatario o la destinataria li riceverà e che l’invio sarà tracciabile e opponibile in caso di controversia.

Il significato della PEC risiede proprio nella parola “certificata”: i messaggi inviati tramite questo canale vengono firmati digitalmente e registrati dai gestori autorizzati, che fungono da intermediari terzi di fiducia.

Come funziona la PEC

Capire come funziona la PEC è fondamentale per utilizzarla in modo corretto. La Posta Elettronica Certificata opera attraverso un sistema di server gestiti da provider accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Quando invii un messaggio PEC, questo non viaggia direttamente al destinatario o alla destinataria come accade con una normale e-mail, ma passa attraverso una serie di controlli e certificazioni.

Fasi del funzionamento della PEC

1. Invio del messaggio: l’utente scrive e invia un’e-mail tramite il proprio indirizzo PEC.
2. Ricevuta di accettazione: il gestore PEC del mittente controlla il messaggio e genera una ricevuta di accettazione che certifica l’orario, l’indirizzo del mittente e l’avvenuta presa in carico del messaggio.
3. Creazione della busta di trasporto: nel momento in cui il messaggio viene accettato, il gestore PEC del mittente lo racchiude insieme agli eventuali allegati in una busta di trasporto, un file firmato digitalmente che contiene tutte le informazioni necessarie a garantirne l’integrità e la tracciabilità (mittente, destinatario, data e ora di invio, oggetto, hash dei contenuti, ecc.). Questa busta funge da contenitore certificato che accompagna il messaggio durante l’intero percorso.
4. Consegna al destinatario o alla destinataria: la busta di trasporto viene trasmessa al gestore PEC del destinatario o della destinataria, che effettua ulteriori controlli di sicurezza, ne verifica la firma e consegna l’e-mail all’interno della casella PEC di destinazione.
5. Ricevuta di avvenuta consegna: una seconda ricevuta viene inviata al mittente per confermare che il messaggio è stato consegnato con successo. Tale ricevuta contiene gli estremi tecnici della busta di trasporto e rappresenta la prova che la comunicazione è arrivata intatta al destinatario.

Queste due ricevute di accettazione e di consegna, insieme alla busta di trasporto, costituiscono la prova legale completa dell’invio, rendendo i messaggi PEC opponibili in giudizio come una raccomandata con ricevuta di ritorno. Da notare che, per avere valore legale, entrambi i messaggi devono essere inviati e ricevuti tramite PEC.

Sicurezza e conservazione

Ogni messaggio PEC viene firmato digitalmente dal gestore del mittente tramite la busta di trasporto, garantendo l’integrità e l’autenticità del contenuto. La trasmissione tra i server PEC avviene attraverso connessioni cifrate con protocollo TLS (Transport Layer Security), che impediscono intercettazioni e accessi non autorizzati durante il trasferimento dei dati.

I gestori PEC sono obbligati a conservare i log delle operazioni per almeno 30 mesi, così da poter ricostruire in qualsiasi momento il percorso e lo stato della trasmissione. Le ricevute PEC possono invece essere conservate per un periodo più lungo, fino a dieci anni, se l’utente o il provider adotta un sistema di conservazione digitale conforme alle regole tecniche AgID.

L’utente può accedere alla propria casella PEC tramite un normale client di posta elettronica (come Outlook, Thunderbird o Apple Mail) o attraverso un’interfaccia web fornita dal provider. In entrambi i casi, l’esperienza d’uso è simile a quella di una comune e-mail, ma con un livello di sicurezza e certificazione nettamente superiore.

Chi è obbligato a usare la PEC

In Italia, vige l’obbligo della PEC per diverse categorie:

• Imprese individuali e società, che devono indicare l’indirizzo PEC nel Registro delle Imprese, gestito dalle Camere di Commercio. L’indirizzo deve essere sempre attivo e aggiornato, poiché costituisce il punto di contatto ufficiale per notifiche, comunicazioni legali e atti amministrativi.
• Liberi professionisti iscritti a ordini o albi professionali (avvocati, medici, ingegneri, commercialisti, ecc.). L’indirizzo PEC deve essere registrato nel registro INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata). Questo archivio pubblico, accessibile a chiunque, consente di verificare e contattare professionisti e imprese tramite canali certificati e riconosciuti legalmente.
• Pubbliche amministrazioni, che devono utilizzarla per le comunicazioni ufficiali.

Per i privati cittadini, invece, la PEC non è obbligatoria, ma può essere utile per comunicare con enti pubblici, banche, assicurazioni o fornitori di servizi in modo rapido e tracciabile. Facoltativamente possono scegliere di iscriversi all’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali), gestito da AgID, che raccoglie gli indirizzi digitali dei cittadini, dei professionisti e delle imprese. In questo modo è possibile ricevere comunicazioni ufficiali direttamente nella propria casella PEC, con pieno valore legale.

Obblighi legali della PEC

L’uso della PEC comporta alcuni obblighi specifici. Gli indirizzi PEC delle aziende e dei professionisti vengono pubblicati in registri pubblici (come l’INI-PEC), accessibili a chiunque. Questo garantisce trasparenza e facilita le comunicazioni ufficiali, ma comporta anche la responsabilità di mantenere attivo e funzionante il proprio indirizzo PEC.

Dal punto di vista normativo, la Posta Elettronica Certificata è disciplinata dal D.P.R. n. 68/2005 e successivamente integrata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Queste norme stabiliscono che la PEC è lo strumento ufficiale per le comunicazioni aventi valore legale tra cittadini, aziende e pubbliche amministrazioni.

La mancata attivazione o comunicazione della PEC al Registro delle Imprese o all’ordine professionale può comportare sanzioni amministrative, oltre a difficoltà operative nel ricevere documenti ufficiali, bandi o comunicazioni giudiziarie.

Per questo motivo, è fondamentale assicurarsi che l’indirizzo sia correttamente configurato e che la casella disponga di spazio sufficiente per ricevere nuovi messaggi.

Un altro obbligo riguarda la conservazione delle ricevute PEC. I provider sono tenuti a conservarle per un periodo di dieci anni, ma è buona pratica che anche l’utente effettui una copia di backup delle proprie comunicazioni, soprattutto se contenenti documenti rilevanti. Queste ricevute, infatti, rappresentano una prova legale opponibile in giudizio, attestando con precisione data, ora, mittente e destinatario del messaggio.

Differenze tra PEC ed e-mail tradizionale

Anche se può sembrare simile a una normale e-mail, la PEC si distingue per tre caratteristiche principali:

1. Valore legale: un messaggio inviato tra due indirizzi PEC validi ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, poiché la trasmissione, l’invio e la consegna sono certificati dai gestori PEC. Una normale e-mail, invece, non fornisce alcuna garanzia legale di invio o ricezione.
2. Sicurezza: la PEC cifra i messaggi e li firma digitalmente, proteggendoli da modifiche o intercettazioni.
3. Tracciabilità: ogni invio e consegna è certificato dai gestori PEC con ricevute ufficiali.

Al contrario, una normale e-mail non fornisce alcuna prova di invio o consegna, né garanzie sull’identità del mittente.

I vantaggi della PEC

L’utilizzo della PEC offre numerosi benefici sia per le aziende che per i privati:

• Validità legale delle comunicazioni e delle notifiche.
• Risparmio di tempo e costi, eliminando raccomandate cartacee e spostamenti.
• Semplicità d’uso, poiché può essere gestita come una normale casella e-mail.
• Tracciabilità completa e archiviazione automatica dei messaggi PEC.
• Sostenibilità, grazie alla riduzione dell’uso di carta e trasporti.

A seconda delle esigenze puoi poi scegliere la PEC migliore in base a specifici criteri di valutazione. Se sei un privato e vorresti prima provare il servizio, puoi affidarti alla PEC gratuita o optare inizialmente per una PEC più economica.

I limiti e gli svantaggi della PEC

Nonostante i numerosi vantaggi, la PEC presenta anche alcune limitazioni:

• Può essere utilizzata solo tra indirizzi PEC.
• Non è adatta a comunicazioni informali o di marketing.
• Richiede un canone annuale, anche se spesso modesto.
• La capacità della casella può essere limitata, con costi aggiuntivi per l’ampliamento dello spazio.

L’evoluzione della PEC: la REM europea

La PEC sta attraversando una fase di evoluzione per allinearsi agli standard europei di comunicazione digitale sicura. Con l’entrata in vigore del Regolamento (UE) n. 910/2014 eIDAS e la successiva revisione (eIDAS 2), è stato introdotto il concetto di REM (Registered Electronic Mail), ovvero la posta elettronica certificata riconosciuta a livello europeo.

La REM rappresenta l’evoluzione naturale della PEC italiana: mantiene le stesse caratteristiche di sicurezza, tracciabilità e valore legale, ma le estende a tutti i paesi membri dell’Unione Europea. In pratica, una REM permetterà di inviare messaggi certificati transfrontalieri, validi e opponibili in tutti gli Stati UE, superando i limiti territoriali della PEC attuale.

I gestori italiani di PEC stanno progressivamente adeguando i propri sistemi ai nuovi requisiti tecnici eIDAS, così che le caselle PEC potranno essere riconosciute come REM. Questo passaggio segna un passo decisivo verso un’unica infrastruttura europea di identità e comunicazione digitale sicura, favorendo l’interoperabilità tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni dell’UE.