PEC e REM: differenze, vantaggi e passaggio obbligatorio

Il passaggio dalla PEC alla REM segna un cambiamento importante nella comunicazione digitale certificata. Con l’entrata in vigore del regolamento eIDAS 2.0, la tradizionale Posta Elettronica Certificata italiana viene aggiornata agli standard europei, dando vita alla Registered Electronic Mail (REM). Questo nuovo sistema assicura che i messaggi certificati abbiano valore legale in tutti i Paesi dell’UE, superando i limiti nazionali della PEC. Per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni, il passaggio è quindi essenziale per continuare a inviare e ricevere comunicazioni digitali ufficiali valide in ambito europeo.

Che cos’è la REM

La REM (Registered Electronic Mail) è l’evoluzione della PEC (Posta Elettronica Certificata) e rappresenta il nuovo standard europeo per la posta elettronica certificata. Nasce per adeguare i servizi di comunicazione elettronica alle norme eIDAS 2.0, garantendo l’interoperabilità tra i sistemi di posta certificata di tutti i Paesi dell’Unione Europea.

In pratica, la REM consente di inviare e-mail con valore legale non solo in Italia, ma in tutta l’UE, assicurando autenticazione, integrità e consegna tracciabile dei messaggi. Ciò significa che un messaggio inviato da un utente italiano potrà essere ricevuto e riconosciuto legalmente anche da un destinatario con un indirizzo certificato europeo. Questo avvicina i sistemi digitali nazionali e favorisce la creazione di un mercato unico digitale basato sulla fiducia e sulla sicurezza delle comunicazioni.

Dal punto di vista tecnico e normativo, la REM introduce requisiti di sicurezza e autenticazione più rigorosi. Ogni utente deve essere identificato in modo certo tramite strumenti come SPID, CIE o firma digitale, e i gestori del servizio devono essere qualificati secondo gli standard europei.

Perché e quando passare dalla PEC alla REM

Il passaggio dalla PEC alla REM rappresenta un’evoluzione necessaria per uniformare i sistemi di comunicazione certificata in tutta l’Unione Europea. La PEC, introdotta in Italia nel 2005, ha semplificato notevolmente la gestione dei rapporti tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni, garantendo un valore legale ai messaggi elettronici. Tuttavia, il suo utilizzo e la sua validità giuridica restano limitati al territorio nazionale. Con l’entrata in vigore del regolamento eIDAS 2.0, l’Europa ha introdotto la REM (Registered Electronic Mail) come standard comune, permettendo a tutti i cittadini e alle imprese europee di utilizzare un sistema riconosciuto in modo uniforme, sicuro e interoperabile in ogni Stato membro.

Passare dalla PEC alla REM significa, dunque, ottenere una validità giuridica europea per le proprie comunicazioni digitali. Questo è particolarmente importante per le aziende che operano anche all’estero o intrattengono rapporti con partner e clienti in altri Paesi dell’UE. Oltre alla validità transfrontaliera, la REM garantisce livelli di sicurezza più elevati, grazie alla verifica dell’identità del mittente e alla certificazione del gestore secondo standard europei. Inoltre, la tracciabilità e la conservazione delle prove di invio e ricezione sono gestite in modo armonizzato, eliminando le differenze tra i vari sistemi nazionali.

Dal punto di vista temporale, il passaggio alla REM non è immediato, ma avviene progressivamente. Ogni gestore PEC accreditato presso l’AgID è tenuto ad adeguare i propri servizi entro le scadenze previste dal piano di attuazione eIDAS 2.0. Durante questo periodo di transizione, la PEC continuerà a funzionare, ma non garantirà più la piena conformità europea. È quindi consigliabile verificare con il proprio provider PEC le tempistiche di aggiornamento e i requisiti richiesti per l’attivazione della REM. In molti casi, il processo avverrà in modo automatico, previa conferma dell’identità dell’utente tramite SPID, CIE o firma digitale.

Infine, il passaggio alla REM offre anche vantaggi strategici a lungo termine: le aziende e i professionisti che adottano tempestivamente il nuovo sistema potranno beneficiare di una maggiore credibilità digitale e di strumenti di comunicazione compatibili con le normative future dell’Unione Europea. La REM non è solo un’evoluzione tecnica, ma un passo verso un’Europa digitale integrata, in cui la sicurezza, la trasparenza e l’interoperabilità diventano elementi centrali di ogni scambio elettronico ufficiale.

Quando scadrà la PEC?

La scadenza della PEC in relazione al passaggio alla REM non coincide con la disattivazione immediata dei servizi di posta certificata, ma con la perdita progressiva di validità legale a livello europeo. In altre parole, la PEC continuerà a funzionare come strumento di comunicazione certificata nazionale, ma non sarà più riconosciuta come servizio conforme agli standard eIDAS 2.0. Per mantenere la piena validità giuridica anche nell’ambito dell’Unione Europea, sarà quindi necessario convertire la propria PEC in REM entro le scadenze fissate dai gestori accreditati.

Le tempistiche ufficiali dipendono dal piano di attuazione del regolamento eIDAS 2.0 e dalle direttive dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che coordina la transizione in Italia. La fase di adeguamento è già iniziata e prevede che tutti i gestori PEC conformino i loro servizi ai nuovi requisiti tecnici e di sicurezza entro la fine del periodo transitorio stabilito dall’Unione Europea. Anche se non esiste ancora una data unica e definitiva valida per tutti, si prevede che la completa migrazione alla REM dovrà essere completata entro il 2025, quando le specifiche eIDAS 2.0 entreranno pienamente in vigore.

Nel concreto, ciò significa che non sarà necessario cambiare indirizzo PEC, ma solo aggiornare il servizio secondo le istruzioni del proprio provider. I gestori PEC accreditati dall’AgID, come IONOS, Aruba, Legalmail, ecc., informeranno i titolari delle caselle sulle modalità e sui tempi di conversione. In molti casi, l’adeguamento potrà avvenire automaticamente, previa verifica dell’identità tramite SPID, CIE o firma digitale, che diventeranno obbligatorie per la validazione del nuovo standard REM.

È consigliabile non attendere l’ultimo momento: chi non effettuerà l’adeguamento rischia di utilizzare una casella che non sarà più riconosciuta a livello europeo, con conseguenze soprattutto per le imprese e i professionisti che operano in più Paesi UE. Le aziende iscritte al Registro delle Imprese e i soggetti obbligati per legge alla PEC dovranno assicurarsi di rispettare le scadenze previste per evitare disservizi o sanzioni amministrative.

Come passare dalla PEC alla REM

Il passaggio dalla PEC alla REM è gestito dai provider accreditati dall’AgID e prevede la verifica dell’identità del titolare della casella, elemento essenziale per rispettare le nuove regole europee.

In generale, la procedura comprende:

1. Verifica dell’identità tramite SPID, CIE o firma digitale.
2. Aggiornamento del servizio PEC alle specifiche REM.
3. Notifica di avvenuta conversione da parte del gestore.

Molti gestori permettono di effettuare l’adeguamento online in pochi minuti, mantenendo lo stesso indirizzo PEC.

1. Verifica dell’identità tramite SPID, CIE o firma digitale

Il primo passo per passare dalla PEC alla REM è la verifica dell’identità del titolare della casella. A differenza della PEC tradizionale, che poteva essere attivata anche con un riconoscimento più semplice, la REM richiede un’identificazione forte e certa, come previsto dal regolamento europeo eIDAS 2.0.

Questa verifica può essere effettuata tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta d’Identità Elettronica) o firma digitale qualificata. In alternativa, i provider possono offrire un riconoscimento diretto in presenza o tramite video-identificazione certificata. Questo passaggio è essenziale per garantire che solo soggetti identificati in modo sicuro possano inviare comunicazioni elettroniche con valore legale europeo.

2. Aggiornamento del servizio PEC alle specifiche REM

Dopo la verifica dell’identità, il gestore procede all’aggiornamento del servizio PEC secondo le specifiche tecniche della REM. Questo passaggio comporta l’adeguamento dei protocolli di sicurezza, dei sistemi di autenticazione e delle modalità di conservazione delle ricevute di consegna.

L’obiettivo è rendere il servizio conforme agli standard europei stabiliti da ETSI (European Telecommunications Standards Institute), che garantiscono interoperabilità, tracciabilità e sicurezza dei messaggi certificati in tutta l’UE. In pratica, la casella PEC dell’utente viene aggiornata automaticamente, senza bisogno di modificare l’indirizzo e-mail esistente. Alcuni provider potrebbero introdurre nuove condizioni contrattuali o piani di servizio, in linea con le funzionalità e i requisiti della REM.

3. Notifica di avvenuta conversione da parte del gestore

Una volta completato l’adeguamento, il provider invia una notifica ufficiale di avvenuta conversione. Questo messaggio certifica che la casella PEC è ora conforme agli standard REM e può essere utilizzata per inviare comunicazioni con valore legale in tutta l’Unione Europea.

La notifica contiene generalmente un riepilogo dell’operazione, le informazioni sul nuovo stato del servizio e i riferimenti normativi applicabili. Alcuni gestori forniscono anche un certificato digitale di conformità o un documento attestante la conversione, utile ai fini legali e amministrativi. Da quel momento, l’utente potrà utilizzare la propria casella con tutte le garanzie di sicurezza, autenticazione e interoperabilità previste dal sistema REM.

Differenza tra PEC e REM

La principale differenza tra PEC e REM è quindi l’ambito di validità legale: la REM estende i diritti e le tutele della PEC a livello europeo, migliorando sicurezza e interoperabilità.

Vantaggi e svantaggi della REM

Come ogni innovazione tecnologica, anche la REM presenta una serie di vantaggi e svantaggi da considerare prima del passaggio definitivo. Pur rappresentando un’evoluzione importante rispetto alla PEC in termini di sicurezza, interoperabilità e valore legale europeo, la REM introduce anche nuovi obblighi per gli utenti e le aziende. Analizziamo nel dettaglio i principali punti di forza e le possibili criticità del nuovo sistema di posta elettronica certificata europea.

Vantaggi della REM

• ✔ Valore legale europeo riconosciuto in tutti gli Stati membri dell’UE.
• ✔ Maggiore sicurezza grazie all’identificazione forte del mittente.
• ✔ Tracciabilità e prova di consegna conformi agli standard europei.
• ✔ Interoperabilità tra diversi provider europei.
• ✔ Continuità con la PEC italiana: il passaggio è gestito dai provider.

Svantaggi della REM

• ✘ Adeguamento obbligatorio: la PEC non avrà più validità in ambito europeo.
• ✘ Procedura di verifica dell’identità obbligatoria per tutti gli utenti.
• ✘ Costi potenzialmente superiori per la gestione dei nuovi certificati e livelli di sicurezza.

REM: obbligo per aziende e professionisti

Per aziende e professionisti, il passaggio dalla PEC alla REM non è solo consigliato, ma rappresenta un obbligo normativo imposto dall’adeguamento al regolamento europeo eIDAS 2.0. Tutti i soggetti che oggi utilizzano una casella PEC per comunicazioni ufficiali, come imprese, studi professionali, enti e pubbliche amministrazioni, dovranno aggiornare il proprio servizio affinché sia riconosciuto come Registered Electronic Mail (REM).

Senza questo adeguamento, le comunicazioni inviate tramite PEC continueranno ad avere valore legale in Italia, ma non saranno più valide a livello europeo, perdendo così efficacia in contesti transfrontalieri, come appalti, contratti o notifiche con soggetti di altri Paesi UE.

L’obbligo di adeguamento riguarda in particolare le imprese iscritte al Registro delle Imprese, i professionisti con partita IVA e gli ordini professionali, che utilizzano la PEC per scopi legali e amministrativi. Ogni gestore accreditato dall’AgID dovrà comunicare ai propri clienti le modalità e le tempistiche di conversione, che richiederanno la verifica dell’identità digitale del titolare. Le aziende che non si adegueranno entro le scadenze rischiano di non poter più utilizzare la posta certificata per inviare comunicazioni con valore legale riconosciuto nell’UE, oltre a possibili sanzioni o segnalazioni di non conformità.

Passare tempestivamente alla REM, invece, consente di garantire la piena continuità operativa e conformità normativa, rafforzando la sicurezza e la validità delle comunicazioni digitali aziendali.

Passaggio dalla PEC alla REM: un Europa più digitale

Il passaggio dalla PEC alla REM non è soltanto un aggiornamento tecnico, ma un vero e proprio salto di qualità nella comunicazione digitale europea. Con la REM, l’Italia si allinea agli standard del regolamento eIDAS 2.0, ponendosi all’avanguardia in materia di sicurezza, interoperabilità e tutela dei dati.

Questo cambiamento apre la strada a un mercato unico digitale più efficiente e affidabile, in cui cittadini, aziende e pubbliche amministrazioni possono scambiarsi informazioni ufficiali con piena validità giuridica, indipendentemente dal Paese di provenienza o destinazione.

Innegabili i vantaggi per le aziende: adottare tempestivamente la REM significa dimostrare attenzione alla conformità normativa, alla sicurezza informatica e all’innovazione tecnologica. I professionisti potranno beneficiare di una gestione più sicura delle comunicazioni legali e di un riconoscimento automatico in tutta l’UE, semplificando rapporti transfrontalieri e processi amministrativi.

Sebbene la transizione richieda alcuni passaggi burocratici, i benefici a lungo termine superano di gran lunga gli sforzi iniziali. La REM garantisce un livello di protezione più elevato, riduce i rischi di frode e migliora la tracciabilità dei messaggi certificati. Adeguarsi per tempo significa quindi non solo rispettare un obbligo di legge, ma anche prepararsi al futuro della comunicazione digitale europea, basata su fiducia, trasparenza e interoperabilità.