Al­ter­na­ti­ve a Evernote: taccuini digitali a confronto

Sono in molti ad annotare una to-do list, che sia su un pezzo di carta, un post-it colorato o fogli di carta, per non di­men­ti­ca­re ap­pun­ta­men­ti o in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti, anche se spesso questi appunti vengono persi pochi minuti dopo.

Per evitare una si­tua­zio­ne simile è utile perciò ricorrere ad un taccuino digitale con cui, oltre ad evitare sprechi di carta, si possono rag­grup­pa­re tutti gli appunti che diventano di­spo­ni­bi­li in qualsiasi momento tramite tablet o smart­pho­ne.

Chi si informa un po’ sul tema degli appunti digitali noterà presto che Evernote è tra i più popolari ed uti­liz­za­ti al mondo. Lo svan­tag­gio è che il software offre molti tool e feature in­te­res­san­ti soltanto nel pacchetto a pagamento. Se la versione gratuita non si rivela suf­fi­cien­te per le vostre esigenze, potete optare per altre valide al­ter­na­ti­ve, che ora vi mostriamo.

OneNote è tra i taccuini digitali più uti­liz­za­ti al mondo per meeting, a scuola o anche nella quo­ti­dia­ni­tà. Il grande vantaggio è che questo software è offerto da Microsoft non più soltanto nel pacchetto a pagamento Microsoft 365, ma anche con un download gratuito. Mentre con Evernote lo spettro completo di funzioni è usu­frui­bi­le soltanto nel pacchetto a pagamento, il freeware di Microsoft dispone della stessa gamma di strumenti e funzioni della versione Office a pagamento. Perciò Microsoft OneNote è un’al­ter­na­ti­va ricca di funzioni ed economica a Evernote.

OneNote si avvicina molto a Evernote per quanto riguarda la for­mat­ta­zio­ne del testo e le funzioni grafiche e mul­ti­me­dia­li. Per la for­mat­ta­zio­ne del testo avete a di­spo­si­zio­ne tutte le opzioni (di­men­sio­ni carattere, tipo di carattere, scelta colori, ecc.) di qualsiasi programma di ela­bo­ra­zio­ne di testi quale ad esempio Word. Per le grafiche, oltre a forme pre­de­fi­ni­te come cerchi, ret­tan­go­li o frecce, potete anche disegnare voi stessi. Tuttavia il programma rimane limitato agli strumenti di base es­sen­zia­li.

Nell’ambito della mul­ti­me­dia­li­tà, OneNote ha una marcia in più: non soltanto è possibile inserire con un semplice clic immagini, grafiche e screen­shot negli appunti, ma anche messaggi vocali o video re­gi­stra­ti da voi; inoltre si possono stampare di­ret­ta­men­te gli appunti o salvarli in formato Word o PDF. Anche il fatto di poter collocare gli appunti ovunque si voglia è una grande comodità. Molto utili anche il controllo or­to­gra­fi­co e la funzione integrata di ricerca.

Inoltre si possono con­di­vi­de­re gli appunti con i colleghi o gli amici per e-mail e invitarli a con­tri­bui­re ad un archivio comune di appunti grazie all’account gratuito su cloud, nel quale vengono salvati gli appunti. Microsoft mette a di­spo­si­zio­ne allo scopo 5 GB di memoria gra­tui­ta­men­te, che sale fino a 1TB per gli abbonati di Microsoft 365.

Svantaggi: OneNote è davvero un tuttofare, ma prin­ci­pal­men­te per gli utenti Windows. Per piat­ta­for­me come Linux, macOS, Android e iOS l’app di OneNote è sì di­spo­ni­bi­le, ma talvolta con funzioni limitate. Gli utenti Mac per esempio non possono uti­liz­za­re la funzione di re­gi­stra­zio­ne diretta di file audio o video. Inoltre, molti utenti segnalano oc­ca­sio­na­li errori di sin­cro­niz­za­zio­ne.

Un ulteriore punto a sfavore riguarda la con­di­vi­sio­ne, strut­tu­ra­ta in modo tale per cui con amici e colleghi non si possono con­di­vi­de­re i singoli appunti, ma soltanto interi quaderni di appunti. I documenti PDF non si possono né mo­di­fi­ca­re né com­men­ta­re. Anche la funzione di ricerca funziona molto meglio su Evernote grazie agli hashtag.

Il programma di appunti digitali NixNote (pre­ce­den­te­men­te anche noto come NeverNote), è stato svi­lup­pa­to ap­po­si­ta­men­te per Linux. Poiché Evernote non supporta questo sistema operativo, NixNote è l’al­ter­na­ti­va perfetta per gli utenti di Linux. Il software è inoltre gratuito e com­ple­ta­men­te sin­cro­niz­za­bi­le con Evernote.

Svantaggi: per quanto NixNote assomigli molto ad Evernote, ci sono anche delle dif­fe­ren­ze che emergono so­prat­tut­to nella minore fun­zio­na­li­tà. Mentre con Evernote potete ad esempio con­di­vi­de­re e discutere gli appunti at­tra­ver­so i social media, inserire una password per l’app o cercare le immagini inserite at­tra­ver­so elementi di testo, con NixNote tutto questo non è possibile. Anche il disegno a mano libera è possibile soltanto con l’originale e anche se il client Evernote in generale è af­fi­da­bi­le, capitano di tanto in tanto errori di sin­cro­niz­za­zio­ne. Inoltre NixNote è di­spo­ni­bi­le soltanto in inglese.

Quello che salta subito all’occhio è che Google Docs si con­trad­di­stin­gue per la ricchezza dei tool di ela­bo­ra­zio­ne dei testi; ci sono diversi strumenti a di­spo­si­zio­ne che sono noti da Word: dall’enorme scelta in termini di di­men­sio­ne e tipologia dei caratteri alle opzioni di layout fino ad una vasta gamma di colori. Potete poi scaricare il documento in formato Word, Ope­nOf­fi­ce, RTF, PDF, HTML o ZIP. Anche per quanto riguarda la mul­ti­me­dia­li­tà Google Docs si dimostra versatile: accanto ai documenti di testo si possono inserire tabelle, immagini, disegni e file audio e video. Tutti i cam­bia­men­ti vengono salvati au­to­ma­ti­ca­men­te e sono sempre visibili nella cro­no­lo­gia (ordinata per data).

Ma non è tutto. Google Docs offre un’infinità di tool e feature in­te­res­san­ti che superano di gran lunga gli altri appunti digitali. Par­ti­co­lar­men­te utile è la funzione di dettatura (voice typing), con la quale potete creare e mo­di­fi­ca­re il vostro testo tramite messaggi vocali. Per fare ciò dovete sem­pli­ce­men­te pro­nun­cia­re il testo de­si­de­ra­to al microfono del vostro computer. Il testo apparirà in pochi secondi sullo schermo. Questa feature funziona pra­ti­ca­men­te in tutte le lingue e vi risparmia un sacco di tempo. I comandi vocali, come ad esempio “select paragraph” o “go to the end of the line”, fun­zio­na­no però soltanto in inglese.

Un ulteriore tool di grande utilità è la ricerca web integrata. Cliccate sul tool “esplora” e iniziate la vostra ricerca sul web. Le in­for­ma­zio­ni de­si­de­ra­te verranno già filtrate e saranno pre­sen­ta­te con una breve de­scri­zio­ne e un’in­di­ca­zio­ne delle fonti nella colonna destra del documento. Per ulteriori in­for­ma­zio­ni basta un solo clic per essere rein­di­riz­za­ti al sito web cor­ri­spon­den­te. Inoltre si possono cercare di­ret­ta­men­te bi­blio­gra­fie, immagini o citazioni.

In questo video si può vedere come funziona esat­ta­men­te Google Docs:

Svantaggi: Google Docs, come altre ap­pli­ca­zio­ni online di Office, ha il grande svan­tag­gio di fun­zio­na­re soltanto se connessi a Internet. La funzione di re­gi­stra­zio­ne vocale è possibile soltanto nel browser Chrome. Inoltre la re­gi­stra­zio­ne non è sempre scevra da errori e talvolta necessita quindi di più tentativi. Nell’insieme Google Docs sembra più idoneo per rea­liz­za­re grandi progetti che per brevi e veloci appunti.

Tuttavia Stickies offre molto di più di un classico post-it. La funzione pro­me­mo­ria attiva un segnale acustico per ri­cor­dar­vi gli ap­pun­ta­men­ti im­por­tan­ti. Inoltre il software offre la pos­si­bi­li­tà di mettere gli appunti in standby ren­den­do­li in­vi­si­bi­li. Se avete bisogno di questi appunti soltanto per delle par­ti­co­la­ri ap­pli­ca­zio­ni (per esempio per la posta elet­tro­ni­ca), potete con­net­te­re le ap­pli­ca­zio­ni in questione con gli appunti, che così com­pa­ri­ran­no soltanto quando avviate il programma cor­ri­spon­den­te.

Tuttavia il fun­zio­na­men­to appare un po’ ostico. Per ogni nuovo appunto bisogna ri­chia­ma­re il menu con­te­stua­le, che si apre con un clic sul tasto destro del mouse. Lì si possono ag­giun­ge­re nuovi appunti, scegliere colori, caratteri e di­men­sio­ni e impostare la funzione pro­me­mo­ria o standby. Ogni im­po­sta­zio­ne deve però essere ef­fet­tua­ta sin­go­lar­men­te at­tra­ver­so il menu. Non c’è una barra degli strumenti come negli altri quaderni digitali o come in Word.

Per quanto riguarda l’aspetto mul­ti­me­dia­le le pos­si­bi­li­tà sono limitate. Stickies è prin­ci­pal­men­te concepito per appunti veloci in formato di testo, da poter can­cel­la­re ve­lo­ce­men­te. Pertanto, gli allegati pesanti sono piuttosto fuori luogo. Potete in­cor­po­ra­re nelle note immagini, video o re­gi­stra­zio­ni audio, a spese però della memoria del PC. Gli appunti si possono anche inviare per e-mail.

Svantaggi: anche se la semplice struttura dei post-it digitali è un in­ne­ga­bi­le vantaggio, tuttavia le funzioni sono di gran lunga inferiori rispetto a quelle di Evernote o di OneNote. Anche il fun­zio­na­men­to risulta, come già accennato, un po’ com­pli­ca­to. Inoltre non si possono creare cartelle per­so­na­liz­za­te: Stickies crea soltanto singoli post-it virtuali che sono pensati più che altro come veloci pro­me­mo­ria di breve durata. Un ulteriore svan­tag­gio è che la versione Stickies di Zhorn Software è com­pa­ti­bi­le soltanto con Windows XP, Vista, Windows 7 e Windows 8.

Proud è un planner con il quale potete or­ga­niz­za­re le vostre giornate. L’app coordina tutte le mansioni da svolgere durante la giornata, la settimana e anche per tutto l’anno, in modo che abbiate sempre sott’occhio tutti gli ap­pun­ta­men­ti im­por­tan­ti. Inoltre l’app può offrire molto di più rispetto alle semplici to-do list: con Proud potete stabilire i vostri obiettivi personali e con­trol­la­re la vostra pro­dut­ti­vi­tà o il vostro time ma­na­ge­ment. È dunque un’in­te­res­san­te al­ter­na­ti­va a Evernote per chi ama dare sempre il massimo in termini di pro­dut­ti­vi­tà.

A prima vista Proud può sembrare un normale task manager. Le attività che vi siete prefissi vengono riunite in to-do list che si possono creare e gestire senza limiti di quantità. Funziona in modo molto semplice ed è suddiviso in tre grandi categorie: lista delle attività, timer e task compiuti. Tutti e tre gli ambiti sono divisi da diversi colori e hanno diverse funzioni.

Ini­zial­men­te inserite i vostri compiti o appunti nelle liste che potete rag­grup­pa­re te­ma­ti­ca­men­te. Il passo suc­ces­si­vo è quello di impostare un lasso temporale per i task, nel quale de­si­de­ra­te portare a termine quel dato compito. Quindi inserite la data e l’ora precisa (o anche un periodo generico, come “in giornata”, “domani” o “prima o poi”) e anche un tempo per le pause. Il timer vi ricorderà quindi quando i vostri compiti devono essere finiti e quando è l’ora di una pausa. Se avete bisogno di più tempo per uno dei compiti potete allungare il periodo di tempo scelto a piacere (funzione “super power”).

Potete trovare ulteriori in­for­ma­zio­ni su Proud in questo video espli­ca­ti­vo:

Svantaggi: Proud è un vero talento or­ga­niz­za­ti­vo, ma ha il suo prezzo: per ogni di­spo­si­ti­vo Apple occorre comprare l’app se­pa­ra­ta­men­te sia per iPhone che per iPad e per gli utenti Mac costa ad­di­rit­tu­ra il doppio rispetto al prezzo per l’iPhone o l’iPad. Inoltre Proud dispone di minori funzioni mul­ti­me­dia­li rispetto a Evernote o a OneNote. In generale l’app è più utile come organizer e meno come un generale quaderno di appunti.

Notebook vi offre ciò che manca a Proud: potete scrivere o disegnare i vostri appunti, creare le checklist, integrare il vostro quaderno di appunti con immagini nonché re­gi­stra­zio­ni audio o video. Con il Notebook di Zoho potete fissare le vostre idee e i vostri appunti in modi diversi. Inoltre l’app è in­te­ra­men­te gratuita e priva di pub­bli­ci­tà! Per questo molti utenti la scelgono come al­ter­na­ti­va a Evernote.

In questo video potete trovare consigli e trucchi su Notebook:

Svantaggi: no­no­stan­te la maggior parte degli utenti di Notebook sia en­tu­sia­sta, l’app ha anche i suoi punti deboli, tra cui si possono men­zio­na­re la mancanza della funzione pro­me­mo­ria e di un’ap­pli­ca­zio­ne web, oc­ca­sio­na­li errori di sin­cro­niz­za­zio­ne, così come il fatto che i documenti PDF non si possono né mo­di­fi­ca­re né com­men­ta­re.