Al­ter­na­ti­ve a OneNote: agende digitali a confronto

Outline è a pagamento, com’era lecito aspet­tar­si vista l’ampia gamma di funzioni di­spo­ni­bi­li. Data l’at­trat­ti­va derivante dalla sua com­pa­ti­bi­li­tà con OneNote, molti utenti decidono di ac­qui­star­lo comunque. Sebbene sia un’app di elevata af­fi­da­bi­li­tà, ogni tanto si rilevano errori di sin­cro­niz­za­zio­ne. In modo par­ti­co­la­re il tra­sfe­ri­men­to di appunti scritti a mano causa a volte dei problemi. Anche se Outline risulta molto con­vin­cen­te sotto svariati aspetti, rimane in­te­res­san­te esclu­si­va­men­te per gli utenti Apple.

Evernote offre numerose in­te­res­san­ti funzioni, come l’utilizzo offline o la funzione di ricerca all’interno dei file PDF. Tuttavia la maggior parte delle funzioni ag­giun­ti­ve sono di­spo­ni­bi­li solo nelle versioni a pagamento “Evernote Premium” e “Evernote Business”. La tariffa base, gratuita, è invece for­te­men­te limitata. In essa sono integrate solamente la funzione di ricerca, la pro­te­zio­ne dei documenti tramite password, così come la con­di­vi­sio­ne degli appunti con co­no­scen­ti e amici (accesso e funzione di commento). Tra l’altro avete a di­spo­si­zio­ne 60 MB al mese per il ca­ri­ca­men­to di file e possono essere sin­cro­niz­za­ti solo due di­spo­si­ti­vi. Nelle versioni a pagamento, otterrete invece 10 o 20 GB al mese, con la pos­si­bi­li­tà di sin­cro­niz­za­re i vostri appunti su tutti i di­spo­si­ti­vi che de­si­de­ra­te.

Una carenza ulteriore è la facilità d’uso. Dato che il software è col­le­ga­bi­le a in­nu­me­re­vo­li app e ap­pli­ca­zio­ni web, come ap­pli­ca­zio­ni per le pre­vi­sio­ni gior­na­lie­re del tempo, l’agenda digitale può fa­cil­men­te finire con il so­vrac­ca­ri­car­si. Tuttavia ado­pe­ran­do Evernote re­go­lar­men­te, ci si abituerà al suo fun­zio­na­men­to.

Anche se Notion si rivolge prin­ci­pal­men­te alle aziende e ai team più grandi, l’al­ter­na­ti­va a OneNote è in­te­res­san­te anche per i privati, so­prat­tut­to perché l’edizione di base è com­ple­ta­men­te gratuita e permette un numero il­li­mi­ta­to di pagine e note. Inoltre, la sin­cro­niz­za­zio­ne dei dati su tutti i di­spo­si­ti­vi uti­liz­za­ti (macOS, Windows, iOS e Android) è di­spo­ni­bi­le per tutti i tipi di utenti e non solo per quelli che pagano.

È con­si­glia­to optare per un ab­bo­na­men­to a pagamento di Notion se avete bisogno di funzioni per la col­la­bo­ra­zio­ne, come uno spazio di lavoro condiviso, un sistema di permessi o strumenti di am­mi­ni­stra­zio­ne. Inoltre, la gestione delle versioni, i mec­ca­ni­smi di sicurezza come SSO SAML o la pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re un numero il­li­mi­ta­to di membri del team e ospiti sono di­spo­ni­bi­li solo per i clienti che hanno ac­qui­sta­to un ab­bo­na­men­to a pagamento di Notion.

Per la creazione dell’ambiente di lavoro, l’al­ter­na­ti­va a OneNote fornisce oltre 40 blocchi di contenuto e più di 50 modelli per iniziare. Siete voi a decidere se volete accedere ai vostri appunti e alla pia­ni­fi­ca­zio­ne tramite ap­pli­ca­zio­ne desktop, app o con l’ap­pli­ca­zio­ne web di Notion. In­di­pen­den­te­men­te dall’opzione scelta, dovrete però ac­con­ten­tar­vi di un’in­ter­fac­cia utente in lingua inglese. Un’altra carenza è la li­mi­ta­zio­ne della di­men­sio­ne possibile dei file da caricare: gli utenti dell’edizione Personal devono farsi bastare un massimo di cinque megabyte.

Per ciò che riguarda la gamma di funzioni, Sim­ple­no­te ne offre in pro­por­zio­ne di meno rispetto alla con­cor­ren­za, aspetto ap­prez­za­to so­prat­tut­to da coloro i quali pre­fe­ri­sco­no un’agenda semplice. In par­ti­co­la­re va con­si­de­ra­to anche che il programma supporta il popolare lin­guag­gio di markup Markdown e offre così facili opzioni di con­fi­gu­ra­zio­ne. Tuttavia le funzioni mul­ti­me­dia­li, l’in­te­gra­zio­ne e l’ela­bo­ra­zio­ne di documenti non sono di­spo­ni­bi­li. Un ulteriore punto a suo sfavore è che il programma esiste esclu­si­va­men­te in lingua inglese.

Con Google Keep non sarete solo in grado di creare note o liste delle cose da fare, ma anche di ar­chi­via­re immagini e documenti, i quali saranno poi con­di­vi­si­bi­li con altri utenti. Uti­liz­zan­do poi la barra di ricerca integrata potete ritrovare tutti i vostri contenuti e appunti. Un ulteriore punto a suo favore è la funzione di pro­me­mo­ria con la quale non perderete più alcun ap­pun­ta­men­to.

Sebbene Google Keep risulti veloce e user-friendly, alla lunga le sue funzioni non risultano equi­pa­ra­bi­li a quelle offerte da Outline o Evernote.

Anche Memonic è una soluzione molto popolare come agenda digitale. Il programma è di­spo­ni­bi­le sia in versione gratuita che a pagamento. Nella versione gratuita potete creare fino a 100 note e 3 progetti di gruppo al mese, con una di­men­sio­ne massima di 2 MB per i file allegati. Con la versione Premium tutte le funzioni sono il­li­mi­ta­te. La di­men­sio­ne dei file allegati viene aumentata a 20 MB. In più agli utenti Premium viene offerta la co­sid­det­ta modalità di col­le­zio­ne che vi può risultare utile per le lunghe sessioni di ricerca.

La pe­cu­lia­ri­tà di Memonic è che, come in alcuni social network, potete impostare i vostri appunti come privati e vi­sua­liz­za­bi­li solo da voi (rosso) e/o dai vostri amici (arancione) o pubblici, vi­sua­liz­za­bi­li da tutti gli utenti (verde). Potete com­men­ta­re i vostri progetti con gli altri at­tra­ver­so la funzione e-mail integrata o con­di­vi­der­li tramite i social network come Facebook o Twitter. Con il tool ag­giun­ti­vo Web Clipper potete ar­chi­via­re i contenuti web di­ret­ta­men­te su Memonic.

Memonic segna punti anche in merito alla mul­ti­me­dia­li­tà: non disponete solamente di uno strumento testuale versatile, bensì potete anche im­por­tar­ci documenti, grafici, video e così via. I tag vi aiutano a dare priorità alle vostre note e a ri­tro­var­le ve­lo­ce­men­te tramite la barra di ricerca. Non vanno inoltre di­men­ti­ca­te le numerose scelte di temi per lo sfondo.

Memonic può si­cu­ra­men­te brillare come al­ter­na­ti­va a OneNote, tuttavia l’utilizzo il­li­mi­ta­to di strumenti e funzioni è possibile solo nella versione a pagamento. Fun­zio­nan­do Memonic come una rete social, dovreste sempre fare at­ten­zio­ne a quali note con­di­vi­de­te pub­bli­ca­men­te. Tenete sempre sotto controllo le im­po­sta­zio­ni. Per motivi di sicurezza è buona prassi quella di impostare tutte le vostre note come private e conferire ma­nual­men­te l’accesso pubblico solo a de­ter­mi­na­te note singole.