Come annullare le e-mail di Outlook

Un clic accidentale e l’e-mail è già inviata ai colleghi incompleta o senza allegato. Una situazione fastidiosa ma non irrimediabile per gli utenti di Microsoft Outlook. Infatti il client di posta elettronica offre una funzione di richiamo per i messaggi. Di seguito vi sveliamo come funziona e quali requisiti devono essere soddisfatti per annullare correttamente un’e-mail.

Prerequisiti per utilizzare la funzione di richiamo

Le e-mail che vengono inviate con Microsoft Outlook si possono eliminare dalla casella del destinatario o sostituire con una nuova e-mail a condizione che:

  1. Il client di posta elettronica del mittente e del destinatario siano connessi con un server Microsoft Exchange.
  2. Il messaggio sia stato inviato con l’app Outlook Desktop o Office 365 all’interno della stessa organizzazione.
  3. Il destinatario non abbia ancora aperto l’e-mail.

Se tutte e tre le condizioni sono soddisfatte, il messaggio si può annullare.

Annullare un’e-mail con Outlook 2016, 2013 e 2010

Per richiamare un’e-mail appena inviata con Outlook 2016, 2013 o 2010, quindi per annullarla, procedete come spiegato di seguito.

Primo passaggio: cliccate sulla cartella “Posta inviata” che trovate sul lato sinistro della finestra di Outlook.

Secondo passaggio: selezionate l’e-mail che volete richiamare da Outlook e apritela in una nuova finestra con un doppio clic.

Terzo passaggio: cliccate sull’interfaccia “Azioni” e selezionate l’opzione “Richiama il messaggio…” dal menu a tendina.

N.B.

Se l’opzione “Richiama il messaggio…” non viene visualizzata, è dovuto probabilmente al fatto che non utilizzate un account Exchange o che la funzione di richiamo è stata disattivata dall’amministratore del server Exchange.

Quarto passaggio: scegliete una tra le due opzioni disponibili:

  • Eliminare le copie non lette del messaggio.
  • Eliminare le copie non lette e sostituirle con un nuovo messaggio.

Poi decidete se volete informare il destinatario del messaggio sull’esito del richiamo.

Confermate la scelta con un clic su “OK”.

Quinto passaggio: assicuratevi che il richiamo sia andato a buon fine.

Outlook vi informa in ogni caso per e-mail sull’esito dell’operazione. Se avete attivato la funzione corrispondente, anche il destinatario del messaggio viene informato del richiamo.

Richiamo non andato a buon fine

Richiamo andato a buon fine

Assicurarsi del successo del richiamo

La possibilità di sostituire un’e-mail già inviata con un nuovo messaggio dipende dalle impostazioni di Outlook del destinatario.

Microsoft prevede i seguenti scenari.

Scenario 1: la funzione “Modifica della modalità di elaborazione di convocazioni di riunioni, risposte a sondaggi e conferme di lettura o recapito” è attivata (impostazione standard).

Se il destinatario ha attivato la funzione “Modifica della modalità di elaborazione di convocazioni di riunioni, risposte a sondaggi e conferme di lettura o recapito” viene salvato sia il messaggio originario che quello di richiamo dell’e-mail nella posta in arrivo del destinatario. L’esito positivo del richiamo dipende dall’eventuale lettura dell’e-mail.

  • Se il destinatario non ha letto il messaggio originario, verrà sostituito dal messaggio di richiamo. Così il destinatario viene informato del fatto che avete annullato il messaggio originario.
  • Se al momento di scegliere il messaggio di richiamo l’e-mail è stata segnata come letta, il richiamo fallisce e il messaggio originario rimane nella casella di posta del destinatario, che verrà però informato dell’impostazione del richiamo da parte vostra.

Scenario 2: la funzione “Modifica della modalità di elaborazione di convocazioni di riunioni, risposte a sondaggi e conferme di lettura o recapito” non è attivata.

Se il destinatario non ha attivato la funzione “Modifica della modalità di elaborazione di convocazioni di riunioni, risposte a sondaggi e conferme di lettura o recapito” viene salvato sia il messaggio originario che quello di richiamo dell’e-mail nella posta in arrivo del destinatario. L’esito positivo del richiamo dipende da quale e-mail viene aperta per prima:

  • Se il destinatario apre per primo il messaggio di richiamo, il messaggio originario viene eliminato. Il richiamo è andato a buon fine.
  • Se, invece, il destinatario apre prima l’e-mail originaria, il richiamo fallisce.

Scenario 3: una regola della posta in arrivo sposta l’e-mail originaria in un’altra cartella.

Se il destinatario ha definito una regola per la quale il messaggio originario e l’e-mail di richiamo vengono situate in diverse cartelle, il richiamo fallisce.

Scenario 4: una regola della posta in arrivo sposta l’e-mail originaria e quella di richiamo in un’altra cartella.

Se il destinatario ha definito una regola che prevede che il messaggio originario e l’e-mail di richiamo vengano situate nella stessa cartella, l’esito del richiamo dipende da quale e-mail viene aperta per prima.

  • Se il destinatario apre per primo il messaggio di richiamo, il messaggio originario viene eliminato. Il richiamo è andato a buon fine.
  • Se, invece, il destinatario apre prima l’e-mail originaria, il richiamo fallisce.
Consiglio

Se il richiamo di un messaggio erroneo o incompleto non è più possibile, ad esempio perché non è soddisfatta una delle condizioni illustrate sopra, il contrattempo si può risolvere inviando un’e-mail subito dopo. Scusatevi e inviate i contenuti mancanti. Trovate altri consigli per una comunicazione Internet professionale nel nostro “galateo delle e-mail”.