La comunicazione digitale è diventata ormai parte integrante della nostra quotidianità: sia nella vita privata, dove sono in molti a utilizzare Facebook e WhatsApp per inviare rapidamente messaggi ai loro amici, che nelle comunicazioni di lavoro, che sempre più spesso avvengono via e-mail, mezzo tra l’altro utilizzato anche nella vita privata. I messaggi elettronici, solitamente inviati e ricevuti grazie a client come Outlook, sono però tutt’altro che perfetti: poiché le e-mail trasmettono informazioni solo in forma scritta, c’è il rischio che ad esempio il destinatario fraintenda il tono e il contesto. Questo vale particolarmente per le e-mail che trattano questioni emotive: dopo tutto, a volte è difficile esprimere i sentimenti a parole. Il fatto che i sentimenti o l’ironia non possano essere chiariti attraverso espressioni gestuali e facciali rende tutto ancora più complicato.
La soluzione per questo problema, semplice e pratica, è l’utilizzo di smiley. Questi caratteri o pittogrammi, che rappresentano diverse espressioni facciali, offrono la possibilità perfetta di mostrare le emozioni anche in un testo scritto. In questo articolo chiariamo quali sono i diversi modi per utilizzare gli smiley in Outlook.
In origine, gli smiley elettronici erano rappresentati semplicemente da caratteri ASCII, che possono essere utilizzati in tutti i formati di messaggio, e quindi ovviamente anche nelle e-mail. La caratteristica di questo tipo originale di smiley è che viene creato semplicemente con la punteggiatura: ecco la combinazione per un sorriso :-), mentre un’espressione triste è rappresentata dalla combinazione :-(. Outlook sostituisce automaticamente durante la stesura dell’e-mail alcuni di questi smiley fatti di punteggiatura, chiamati emoticon, con pittogrammi (rappresentazioni grafiche) corrispondenti. In generale, la maggior parte delle persone conosce questo tipo di smiley come emoji.
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Naturalmente in Outlook è possibile utilizzare anche altri smiley, diversi dai due menzionati. Per farlo è sufficiente inserire nel messaggio le appropriate stringhe di caratteri. In alternativa, è possibile aggiungere le emoticon desiderate alle vostre e-mail utilizzando combinazioni di caratteri definiti individualmente (lettere, numeri, caratteri speciali).
Inoltre, Outlook consente di inserire varie emoji tramite la funzione “simboli”, tra cui numerosi smiley molto specifici. Gli utenti che utilizzano Outlook 2016 e Windows 8.1 o versioni più recenti possono anche scegliere tra le colorate versioni emoji che conoscono dai vari social media. Su Outlook avete anche la possibilità di aggiungere smiley trovati tramite la ricerca immagini di Bing ed implementati tramite la funzione corrispondente.
La visualizzazione di emoji vettoriali e colorate è possibile solo con i sistemi operativi a partire da Windows 8.1 (solo parzialmente supportati) e da Microsoft Outlook 2016, poiché il necessario font Segoe UI Emoji è implementato solo a partire da queste versioni. La nuova generazione di emoji è pienamente supportata da Windows 10 attraverso il supporto di Unicode 9.0. Se il destinatario non soddisfa i requisiti di cui sopra, vengono visualizzate solo le semplici controparti in bianco e nero anziché le più elaborate emoji.
Come mostrato nella sezione precedente, ci sono diversi modi per utilizzare gli smiley di Outlook. L’esatto funzionamento delle opzioni dipende dalla versione del client di posta elettronica utilizzato, in particolare giocano un ruolo decisivo i font rielaborati e i modelli di emoji. Questo tutorial spiega come utilizzare gli smiley in Outlook 2016 e Outlook 2013 e nell’applicazione web Outlook sul web (precedentemente OWA). In questo contesto, vi spiegheremo anche le differenze tra di essi.
Microsoft Outlook 2016, grazie al già menzionato supporto Unicode 9.0, offre una gamma estremamente ampia di emoji, che raggiunge circa 60 differenti smiley. Ci sono tre modi per integrarli nella vostra e-mail:
Opzione 1: digitare i comuni smiley
Se avete un po’ di familiarità con le emoticon, potete semplicemente digitare una delle tante combinazioni di caratteri conosciute e Outlook la sostituirà automaticamente con uno smiley moderno e colorato. Il software di Microsoft utilizza semplicemente la funzione di correzione automatica, in cui vengono definiti adeguati meccanismi di sostituzione. Se inserite la stringa di caratteri :) in qualsiasi punto del messaggio, appariranno automaticamente in Outlook le emoji sorridenti:
Anche se non c’è equivalente per un’emoticon nella correzione automatica di Outlook, è comunque possibile utilizzarla senza problemi. In questo caso, tuttavia, bisogna essere consapevoli del fatto che il destinatario vede soltanto la classica stringa di caratteri.
Opzione 2: inserire gli smiley utilizzando la funzione “Simboli”
Se avete poca dimestichezza con le emoticon e non conoscete le solite combinazioni di caratteri, potete in alternativa includere nelle vostre e-mail gli smiley disponibili in Outlook 2016: dalla scheda “Inserisci” cercate il pulsante “Simboli”, poi cliccate e selezionate “Altri simboli”:
Ora selezionate “Segoe UI Emoji” come font desiderato e passate al sottoinsieme “Caratteri estesi – Piano 1” per passare direttamente ai numerosi simboli emoji del font. Se si scorre verso il basso, si trova un elenco degli smiley disponibili, che sono ancora visualizzati in bianco e nero. Non appena si aggiunge uno di questi smiley di Outlook al messaggio, viene visualizzata la versione a colori. Per fare questo, selezionate l’emoji desiderata e premete su “Inserisci”.
Opzione 3: inserire gli smiley tramite una scorciatoia da tastiera personalizzata
Potete anche combinare le possibilità della funzione di correzione automatica di cui al punto 1 e il metodo dei simboli introdotto nell’opzione 2 per includere gli smiley nelle vostre mail di Outlook utilizzando una scorciatoia. È possibile sostituire quelli predefiniti con proprie scorciatoie o crearne di completamente nuove.
Per prima cosa, aprite il menu “Simboli” (“Inserisci” “Simboli” “Altri simboli”) come descritto nelle istruzioni precedenti e selezionate lo smiley di Outlook per il quale si desidera creare una scorciatoia da tastiera. Quindi fate clic sul pulsante “Correzione automatica” e inserite l’abbreviazione desiderata nel campo “Sostituisci” (in questo esempio “1234”, ma si possono inserire anche lettere o caratteri speciali). Salvate l’abbreviazione desiderata cliccando su “Sostituisci” e poi su “OK”.
Ora se in qualsiasi e-mail utilizzate la scorciatoia da tastiera salvata, apparirà immediatamente il corrispondente smiley.
Se non siete soddisfatti della selezione o dell’aspetto degli smiley disponibili su Outlook, potete anche importare glismiley pubblicati da altri utenti o creati da voi stessi e utilizzarli nelle vostre e-mail.
Outlook 2016 offre un’interfaccia a Bing che permette di cercare qualsiasi immagine online indicizzata dal motore di ricerca. Per utilizzare la ricerca Bing implementata, andate innanzitutto alla scheda “Inserisci” e cliccate su “Immagini online”. Infine inserite “Smiley” nella barra di ricerca e iniziate la ricerca con l’icona della lente d’ingrandimento. Selezionate l’immagine desiderata facendo clic con il tasto sinistro del mouse e importatela nel messaggio tramite “Inserisci”.
Per importare smiley personalizzati in Outlook, selezionate l’opzione “Immagini” nella scheda “Inserisci”. Nel menu che si apre, inserite la posizione del file smiley prima di inserirlo nella vostra e-mail premendo il pulsante “Inserisci”.
Gli smiley che avete importato attraverso le funzioni “Immagini” o “Immagini online”, nelle e-mail rimangono come file di immagine. In termini di dimensioni e disposizione, non si adattano automaticamente al testo, come nel caso degli smiley standard integrati su Outlook. Pertanto è necessario regolare manualmente le dimensioni e la posizione.
L’utilizzo degli smiley in Outlook 2013 è sostanzialmente simile a quello in Outlook 2016. Le circa 40 emoji disponibili, che sono esclusivamente in bianco e nero, possono essere integrate nei tre modi già menzionati, anche se ci sono piccole differenze rispetto alla versione successiva:
Opzione 1: inserimento di emoticon classiche
È possibile utilizzare gli smiley anche in Outlook 2013, digitando l’emoticon corrispondente. Tuttavia, il numero di emoticon convertite automaticamente in emoji dalla funzione “Correzione automatica” è relativamente piccolo. Nello specifico, ci sono le seguenti sei emoticon:
Opzione 2: inserimento delle emoji come simboli
Come il suo successore 2016, Microsoft Outlook 2013 consente di includere caratteri e simboli specifici, tra cui le emoji, nelle vostre e-mail, utilizzando la funzione “Simboli”. Per utilizzare questa opzione, aprite la scheda “Inserisci” quando scrivete il messaggio e selezionate “Simboli” e successivamente “Altri simboli”:
Nel menu seguente selezionate il font “Segoe UI Symbol” e il sottoinsieme “Caratteri estesi – Piano 1”, dopodiché Outlook passa automaticamente al set di caratteri esteso di questo font. Scorrete in basso nella lista per vedere le emoji disponibili in Outlook 2013. Per utilizzare questi smiley in un messaggio, cliccate sull’emoji desiderata e poi premete su “Inserisci”.
Opzione 3: creazione di scorciatoie da tastiera personalizzate per l’inserimento di smiley
Se volete risparmiare la fatica di usare il menu “Simboli” a lungo andare, create le vostre scorciatoie personali per inserire i vostri smiley preferiti su Outlook. Il primo passo è quello di aprire nuovamente il menu (“Inserisci” “Simboli” “Altri simboli”). Quindi selezionate lo smiley di vostra scelta e premete il pulsante “Correzione automatica”. Nel campo “Sostituisci” digitate lo shortcut desiderato, che potete confermare con il pulsante “Sostituisci”. Poi ripetete questo passaggio per tutte le emoji che volete utilizzare con una scorciatoia personalizzata.
È possibile ampliare a piacere il vostro arsenale di smiley di Outlook 2013: vi basta importare i file. Tuttavia, i file non vengono convertiti, cosicché gli smiley sono incorporati come immagini anche dopo l’importazione. A differenza delle emoticon e delle emoji, non si inseriscono automaticamente nell’immagine di testo. Pertanto, a volte sono necessarie delle regolazioni in altezza, larghezza e relativamente al posizionamento. È possibile integrare i file smiley sia dal disco rigido locale che dalla ricerca di immagini di Bing, per i quali è stata implementata un’interfaccia corrispondente.
In entrambi i casi, è necessario aprire la scheda “Inserisci”, poi cliccare su “Immagini” per importare un file salvato in locale o “Immagini online” per utilizzare la ricerca Bing:
Per importare immagini salvate in locale, è sufficiente specificare la posizione del file e fare clic su “Inserisci” per terminare. Per avviare la ricerca sul web, inserite i termini “Smiley” nel campo “Bing immagini” e cliccate sull’icona della lente d’ingrandimento. Quindi selezionate una o più immagini e importatele tramite “Inserisci”.
Gli smiley si possono utilizzare anche dall’applicazione web di Outlook. A differenza delle versioni desktop, tuttavia, l’applicazione non offre né una funzione "Simboli" né una funzione di correzione automatica: non è quindi possibile creare i propri shortcut in Outlook sul web. Tuttavia, l’applicazione web offre anche varie possibilità di utilizzare le 40 emoji disponibili.
Opzione 1: digitare le emoticon
Naturalmente è anche possibile inserire emoticon in Outlook sul web, che l’applicazione converte in parte automaticamente nelle emoji corrispondenti nonostante manchi la funzione di correzione automatica. Mentre si digita l’emoticon, l’applicazione Outlook suggerisce anche possibili emoji o altri simboli che è possibile aggiungere al testo con un clic:
Se le proposte non soddisfano le vostre aspettative, potete ovviamente rifiutarle: per fare questo, premete prima la barra spaziatrice. Il software di posta elettronica accetterà il primo suggerimento, ma è possibile annullarlo premendo il tastobackspace. Se poi si utilizza nuovamente il tasto spazio o il tasto invio, l’emoticon rimane invariata.
Opzione 2: aggiungere gli smiley tramite il pulsante “emoticon (emoji)”
A differenza delle edizioni per desktop, Outlook sul web è fondamentalmente molto meno funzionale, ma con il pulsante “emoticon (emoji)”, l’applicazione web offre una feature esclusiva che rende l’inserimento degli smiley un gioco da ragazzi. Questo pulsante, che si trova sotto forma di uno smiley sorridente direttamente sotto la finestra dei messaggi, apre un menu rapido che permette di aggiungere varie emoji alla vostra e-mail con un solo clic. Potete trovare gli smiley nella rubrica “Persone e facce”:
Anche in Outlook sul web si possono importare smiley propri come immagini. Invece l'applicazione web non consente la ricerca immagini su Bing.
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