Come aggiungere un nuovo account in Outlook

Outlook è tra i client di posta elettronica più amati. Una volta configurato, il programma di Microsoft offre la base perfetta per inviare, ricevere nonché gestire e-mail. A completamento del pacchetto viene proposto il calendario integrato, che ricorda gli appuntamenti e consente inoltre la facile organizzazione di meeting ed eventi. A ciò si aggiunge la possibilità, per gli utenti, di aggiungere a Outlook un numero qualsiasi di account di posta elettronica e accorparli in questo modo in un client, il che può essere ad esempio utile a una persona che utilizza diversi indirizzi e-mail per la comunicazione privata e professionale.

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Cosa dovete sapere sull’aggiunta di account a Outlook

Se volete utilizzare Outlook per gestire i vostri account di posta elettronica, la prima cosa da fare è quella di configurare un account. Le operazioni fondamentali da svolgere a tale file non si discostano da quelle necessarie per aggiungere un account in Outlook. Le uniche differenze riguardano le impostazioni di protocollo e indirizzo per il server della posta in arrivo e in uscita che il rispettivo fornitore di servizi internet, anche chiamato provider, utilizza come base per il servizio di posta elettronica. Alcuni provider di posta elettronica di terze parti come Gmail o Yahoo richiedono di modificare determinate impostazioni nei propri siti web prima di aggiungere gli account a Outlook, dal momento che altrimenti la connessione è bloccata.

Tra i vari tipi di account che potete aggiungere ad Outlook si annoverano, tra gli altri:

  • Yahoo
  • Gmail
  • iCloud
  • Microsoft 365
  • Exchange
  • IONOS
N.B.

Per aggiungere un nuovo account a Outlook, in genere avete bisogno della password dell’account di posta elettronica. Nel caso in cui, per un provider, abbiate configurato una procedura di registrazione come ad esempio un’autenticazione a due fattori, dovrete tenere a portata di mano anche il secondo dispositivo e generare, tramite le impostazioni dell’account da connettere, una password specifica per l’app per concludere la configurazione dell’account.

Tutorial: come aggiungere un nuovo account in Outlook

Quali sono le operazioni necessarie per la configurazione di nuovi account in Outlook dipende (come già menzionato) dal rispettivo fornitore di servizi Internet o dal rispettivo provider di posta. Dal momento che molti provider bloccano la possibilità di collegare un proprio account in Outlook oppure richiedono l’immissione di una password per app aggiuntiva, sono spesso necessarie ulteriori operazioni. Inoltre, la procedura da seguire per aggiungere un nuovo account in Outlook dipende anche dalla versione utilizzata del programma Microsoft (client desktop come nelle versioni 2019, 2016 o 2013 vs Outlook sul web). Infine avete la possibilità di scegliere tra configurazione automatica (non disponibile per tutti gli account di posta elettronica) e manuale.

Nei paragrafi seguenti troverete istruzioni dettagliate per le varie versioni di Outlook e vi verrà chiarita sia la configurazione manuale sia quella automatica.

Come funziona l’aggiunta automatica di un account nel client desktop di Outlook

A partire da Outlook 2010 esiste la possibilità di configurare account di posta elettronica in modo automatico. Se quindi utilizzate una versione del client desktop ancora precedente, questa variante non è disponibile. Le operazioni necessarie per la configurazione automatica si distinguono tra le singole versioni solo minimamente, il che viene considerato nella seguente guida:

In tutte le versioni la configurazione dell’account viene avviata aprendo la scheda “File”. Sulla pagina di menu “Informazioni” che successivamente si apre fate clic sul tasto “Aggiungi account”:

La finestra di dialogo successivamente visualizzata è stata leggermente modificata nelle versioni più recenti (Microsoft 365) in maniera tale che lì dobbiate indicare solo l’indirizzo dell’account da connettere e quindi premere il tasto “Connetti”. Nelle precedenti versioni fino al 2013 (in parte però anche nelle edizioni 2016), prima di proseguire la configurazione con “Avanti”, immettete la password associata all’account nonché un nome a piacere.

Se richiesta, immettete (di nuovo) la vostra password. Se la configurazione automatica dell’account è riuscita, riceverete una conferma corrispondente. Infine premete il tasto “Fine”.

N.B.

Se la configurazione automatica dell’account di posta elettronica non dovesse andare a buon fine, dovete controllare le impostazioni dell’account. A volte, l’account dispone di una protezione aggiuntiva come l’autenticazione a due fattori già menzionata, un’e-mail di sicurezza cui prima dovete rispondere o una funzione che blocca le applicazioni di terzi come il client di Outlook. In alcuni account generalmente l’aggiunta automatica a Outlook non funziona, e così si deve optare in ogni caso per la variante manuale.

Come funziona l’aggiunta manuale di un account nel client desktop di Outlook

Per la configurazione manuale di un account avete bisogno non solo dei vostri dati di registrazione ma anche dei dati del server di posta di arrivo e di uscita. La procedura è strutturata in modo sostanzialmente analogo in tutte le versioni; ci sono solo alcune differenze per quel che riguarda i tasti e la finestra di dialogo. Come nella configurazione automatica dell’account, come prima cosa aprite la scheda “File” e fate clic alla voce “Informazioni account” sul tasto “Aggiungi account”.

Nelle versioni più recenti selezionate la voce “Opzioni avanzate” e attivate la casella di controllo “Consenti la configurazione manuale dell’account” prima di premere il tasto “Connetti”.

Nella finestra di dialogo classica modificate invece la selezione in “Configurazione manuale o tipi di server aggiuntivi” o “Configura manualmente le impostazioni del server o i tipi di server aggiuntivi” (Outlook 2010) e fate clic su “Avanti”.

Alla voce “Scegliere il servizio di posta elettronica” fate clic su “POP o IMAP” ovvero su “Posta elettronicaInternet” e successivamente ancora su “Avanti”. A questo punto vi verranno chiesti i dati relativi all’indirizzo e al server che riceverete o avrete già ricevuto dal vostro provider di Internet o di posta elettronica. Per la configurazione dovrete indicare i dati seguenti:

Informazioni Significato Esempio
Nome nome visualizzato di libera scelta nome
Indirizzo posta elettronica indirizzo completo dell’account di posta elettronica che intendete aggiungere in Outlook ld@diggi-heroes.com
Tipo account selezione del protocollo di trasmissione – IMAP o POP3 IMAP
Server posta in arrivo indirizzo del server di posta in arrivo imap.ionos.it
Server posta in uscita (SMTP) indirizzo del server di posta in uscita smtp.ionos.it
Username username dell’account di posta elettronica (spesso l’indirizzo stesso) ld@diggi-heroes.com
Password password dell’account di posta elettronica (scelta al momento della configurazione dell’account) pAssw0rt1;-

Selezionate l’opzione “Richiesta accesso con autenticazione password di protezione (SPA)” solo se supportato dai server di posta del provider o richiesto esplicitamente dal provider.

Consiglio

Se siete incerti sulla scelta del protocollo di trasmissione, vi consigliamo di dare un’occhiata al nostro articolo sull’IMAP e il POP3.

Poiché il collegamento ai server di posta a tutt’oggi è ancora crittografato, prima di concludere la configurazione fate clic sul tasto “Altre impostazioni”, che trovate in basso a destra.

Richiamate la scheda “Server della posta in uscita” e attivate la casella “Autenticazione del server necessaria”. Mantenete l’opzione standard “Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo” e passate alla scheda “Avanzate”. A seconda che precedentemente abbiate immesso IMAP o POP3 come protocollo di trasmissione, effettuate ora le impostazioni seguenti prima di configurare la connessione crittografata tramite SSL o TLS per i collegamenti ai server di posta:

  Porta Tipo di connessione
Server posta in arrivo (IMAP) 993 SSL
Server posta in arrivo (IMAP) 143 TLS
Server posta in arrivo (POP3) 995 SSL
Server posta in uscita (SMTP) 465 SSL
Server posta in uscita (SMTP) 25 o 587 TLS o automatico

Salvate le modifiche con “OK” e quindi concludete l’aggiunta dell’account a Outlook tramite i tasti “Avanti” e “Fine”.

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Aggiungere un account in Outlook sul web: come funziona

Anche nella versione di Outlook sul web è possibile collegare diversi account di posta elettronica (fino a 20). Come il desktop client, anche Outlook sul web vi offre la possibilità di scegliere tra una configurazione automatica e una manuale. Entrambe le varianti possono essere avviate tramite il menu “Sincronizzare posta elettronica”, che è possibile richiamare nel modo seguente:

  1. Per aprire le impostazioni rapide, fate clic sull’iconadell’ingranaggio che si trova in alto a destra nella barra degli strumenti dell’applicazione web.
  2. Nelle impostazioni rapide selezionate la voce di menu “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook” che si trova in basso.
  3. Passate alla rubrica “Posta elettronica” e lì richiamate il menu “Sincronizzare posta elettronica”.

In “Aggiungi un account connesso”, Outlook vi offre due tasti, tramite i quali potete avviare la configurazione: se volete collegare il web client a un account Gmail, selezionate il tasto omonimo; altrimenti premete “Altri account di posta elettronica”.

Come nel desktop client di Outlook, a questo punto si apre una finestra di dialogo che vi consente di scegliere tra configurazione dell’account automatica e manuale. La prima si avvia digitando l’indirizzo e la password dell’account da connettere, nonché facoltativamente un nome da visualizzare scelto liberamente, e premendo “OK”.

Successivamente Outlook sul web genera automaticamente una nuova cartella per le e-mail di questo nuovo account. La seconda opzione si può scegliere in “Puoi scegliere dove verrà archiviato il messaggio di posta elettronica importato” in maniera tale che e-mail importate e future finiscano in una cartella già esistente.

Se volete configurare da soli l’account, lasciate vuoti i campi di indirizzo e password e mettete il segno di spunta in “Configura manualmente le impostazioni dell’account (account POP, IMAP o “Solo invio”)”. Premendo “OK” la finestra viene nuovamente caricata e, come già precedentemente illustrato, potrete conservare i dati singoli relativi al server di posta di arrivo e di uscita.

Come abilitare gli account per servizi di posta elettronica di Outlook, esempio: Gmail

All’inizio di questo articolo si è già menzionato che generalmente non è così semplice collegare un account di posta elettronica di provider quali Gmail, Yahoo o GMX in Outlook o in altri client di posta elettronica. Infatti, nella maggior parte dei casi, questi servizi bloccano l’accesso da parte di altre applicazioni per motivi di sicurezza. Di seguito vi mostreremo come disinserire questa funzione di sicurezza in Gmail per poter aggiungere il vostro account Gmail in Outlook.

N.B.

Poiché la procedura per la rimozione di questo blocco differisce a seconda del servizio, la seguente guida per il servizio di posta elettronica di Google è da intendersi solo a fini esemplificativi. In genere troverete le informazioni necessarie nei forum di assistenza dei vari provider.

Gmail vi attende subito con due impostazioni di sicurezza che impediscono il collegamento dell’account a Outlook: in primo luogo fondamentale è impedire l’“accesso app meno sicure” che è configurato in modo del tutto centrale nell’account di Google. Come prima cosa, quindi, è necessario aprire l’account di Google e togliere questo blocco nel modo seguente:

  1. Effettuate il login al vostro account di Google e fate clic sulla piccola icona del profilo (in alto a destra).
  2. Fate clic sul pulsante “Account Google”.
  3. Passate alla rubrica “Sicurezza”.
  4. Scorrete verso il basso fino ad arrivare alla voce “Accesso app meno sicure” e premete “Attiva accesso (sconsigliato)”.
  5. Spingete il cursore verso destra per consentire in futuro le app che Google classifica come meno sicure.

Non appena avete consentito l’accesso di app meno sicure, riceverete un’e-mail di notifica sul vostro account Gmail, che però non sarà ancora pronto per il collegamento. Per poter aggiungere l’account in Outlook, dovrete infatti attivare la trasmissione di e-mail tramite POP o IMAP, entrambe disattivate di default. A tal fine effettuate il login in Gmail e aprite le impostazioni premendo l’icona dell’ingranaggio, ove selezionerete la voce di menu omonima:

Nelle impostazioni, passate ora alla scheda “Inoltro e POP/IMAP”, dove potrete attivare, a scelta, il protocollo desiderato in “Scarica tramite POP” o “Accesso IMAP”. Inoltre avrete alcune altre possibilità di impostazione, ad esempio per stabilire che cosa fare delle copie dei messaggi nell’account Gmail. Alla fine fate clic su “Salva modifiche”:

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