Come archiviare le e-mail in Outlook

Mantenete tutto sotto controllo, anche quando si tratta del vostro programma di posta elettronica! Gestite le vostre caselle di posta elettronica, il calendario e i contatti con Microsoft Outlook? Allora utilizzate il sistema di archiviazione di Outlook per mettere al sicuro messaggi, attività, promemoria o elementi del calendario in file archivio esterni. Così alleggerirete il vostro programma di posta elettronica, in modo che Outlook funzioni in modo stabile e snello.

Il programma offre due funzioni per l’archiviazione degli elementi Outlook:

  • archiviazione automatica di Outlook
  • archiviazione manuale di elementi di Outlook

La nostra descrizione passo passo corredata da immagini vi spiegherà come procedere.

Cosa sono gli elementi archiviati di Outlook?

Gli elementi archiviati di Outlook sono messaggi, bozze, attività, appunti o informazioni del calendario che superano i termini temporali predefiniti o da voi impostati e che sono stati spostati dal programma di posta elettronica in un file PST esterno (abbreviazione di: Personal Store).

Consiglio

In caso di necessità potete aprire in qualsiasi momento i file salvati localmente sul vostro disco fisso tramite il programma di posta elettronica, così da visualizzare gli elementi Outlook archiviati.

Archiviazione automatica di Outlook

In alternativa alla configurazione manuale delle impostazioni dell’archivio Outlook, avete a disposizione l’archiviazione automatica del programma di posta elettronica.

Per alcune cartelle di Outlook l’archiviazione automatica è attivata di default. Gli elementi di Outlook che superano il periodo temporale predefinito vengono spostati automaticamente in un file PST. Outlook, come impostazione standard, salva il file PST nel seguente percorso:

C:\Utente\ilsuonomeutente\Documenti\File di Outlook\archive.pst

La seguente tabella indica tutte le cartelle per le quali normalmente Outlook procede con l’archiviazione automatica e i termini di scadenza di ciascuna.

Posta in arrivo e bozze 6 mesi
Posta in uscita 3 mesi
Calendario 6 mesi
Attività 6 mesi
Diario 6 mesi
Elementi inviati 2 mesi
Elementi eliminati 2 mesi
Promemoria 6 mesi

Se non volete utilizzare l’archiviazione automatica procedere come segue per disattivare tale funzione:

Step 1: Aprite Outlook e richiamate la scheda “File”.

Step 2: Nella barra laterale a sinistra selezionate la voce menu “Opzioni”. Le opzioni Outlook si aprono in una nuova finestra.

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Step 3: Navigate nell’area “Avanzate” e cliccate sul tasto “Impostazioni archiviazione automatica” in archiviazione automatica.

Outlook apre la finestra di dialogo “Archiviazione automatica”.

Step 4: Disattivate l’opzione “Archiviazione automatica ogni n giorni” per interrompere l’archiviazione automatica di Outlook.

In alternativa potete adattare le impostazioni standard per l’archiviazione automatica di Outlook alle vostre esigenze personali.

  • Definite l’intervallo di archiviazione automatica.
  • Adattate i termini di scadenza standard per gli elementi di Outlook.
  • Stabilite se i vecchi elementi di Outlook vanno archiviati o cancellati definitivamente una volta giunti a scadenza.

Archiviare manualmente le cartelle di Outlook

Se volete archiviare in maniera mirata delle cartelle selezionate della vostra casella di posta, vi consigliamo di selezionarle manualmente e archiviarle in una cartella di archiviazione a scelta come file PST.

Procedete come segue per archiviare manualmente e-mail e altri elementi di Outlook.

Step 1: Aprite Outlook e richiamate la scheda “File”.

Step 2: Nella barra laterale a sinistra selezionate la voce menu “Informazioni”.

Step 3: Cliccate sul tasto “Strumenti di pulizia” e selezionate il punto “Archivia” dal menu a tendina.

Outlook apre la finestra di dialogo “Archivia”.

N.B.

Se utilizzate Microsoft in combinazione con un Exchange Server e la vostra organizzazione usa l’archivio online per Microsoft Exchange, può essere che non possiate visualizzare la funzione “Archivia” nella vostra applicazione Outlook Desktop. Lo stesso accade se la funzione viene disattivata dall’amministratore del vostro Exchange Server.

Step 4: Selezionate una delle due opzioni:

  • archiviare tutte le cartelle della vostra casella di posta elettronica secondo le impostazioni di archiviazione automatica
  • archiviare una cartella selezionata di Outlook incluse tutte le sottocartelle

Step 5: Indicate una data alla voce “Archivia elementi antecedenti”. Tutti gli elementi Outlook creati, inviati o ricevuti prima di questa data verranno archiviati.

Di default Outlook archivia i file PST nella cartella “File di Outlook” tra i “Documenti”. Se volete salvarli altrove cliccare sul pulsante “Sfoglia”.

Se si desidera inserire nell’archiviazione anche degli elementi per i quali è attivata l’opzione “Nessuna archiviazione automatica” spuntare la rispettiva casella.

Step 6: Chiudere la configurazione dell’archiviazione della posta elettronica di Outlook cliccando su “Ok”.

N.B.

L’archiviazione manuale di Outlook viene applicata solo una volta con le impostazioni indicate. Se si desidera archiviare regolarmente delle cartelle selezionate, si consiglia di configurare di conseguenza l’archiviazione automatica di Outlook.


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