Outlook: come inoltrare le e-mail in modo automatico

Con il programma di posta elettronica Microsoft Outlook, qualora lo si desiderasse, è possibile inoltrare automaticamente i messaggi in arrivo ad altri account di posta elettronica. In alternativa, potete anche impostare un reindirizzamento. È sufficiente configurare entrambe le funzioni direttamente tramite le regole della posta in arrivo nelle impostazioni dell’account.

Consiglio

Microsoft Outlook distingue tra inoltro e reindirizzamento delle e-mail. Per i messaggi inoltrati l’inoltro rimane trasparente per il destinatario del messaggio. Se desiderate rispondere a un messaggio inoltrato, Outlook seleziona automaticamente l’account che ha inoltrato il messaggio come destinatario ma non il mittente effettivo dell’e-mail. Al contrario, in caso di reindirizzamento, il destinatario del messaggio non può verificare che l’e-mail sia stata reindirizzata. Le e-mail reindirizzate danno l’impressione di provenire direttamente dal mittente del messaggio. Se si desidera rispondere a un’e-mail reindirizzata, la risposta verrà inviata direttamente al mittente del messaggio ma non all’account di posta elettronica che ha avviato il reindirizzamento.

I motivi per inoltrare le e-mail in entrata tramite Outlook sono molteplici:

  • La maggior parte degli utenti Internet ha più caselle di posta elettronica con diversi provider. Le regole della posta in arrivo automatiche consentono di unire le e-mail in una casella di posta centrale in base alle esigenze.
     
  • Nella vita lavorativa quotidiana, i messaggi in arrivo dai clienti sono spesso rilevanti on solo per il proprietario di un account di posta elettronica, ma anche per i colleghi o i superiori. Con l’inoltro automatico si garantisce che le informazioni importanti siano immediatamente disponibili a tutte le parti interessate.
     
  • l’inoltro di e-mail è utile anche in caso di assenza. Se i messaggi dei clienti o dei partner commerciali vengono ricevuti durante i periodi di vacanza, si consiglia di inviarli a un sostituto per il periodo di assenza.

Vi mostreremo come farlo utilizzando una guida illustrata passo per passo, sia per la vostra applicazione desktop di Outlook che per il servizio online di Outlook on the Web.

Configurare l’inoltro di e-mail per Outlook 2007, 2010, 2014 e 2016

Potete impostare un inoltro di posta elettronica nell’app desktop di Outlook con pochi clic. A seconda del sistema che state utilizzando, seguite le istruzioni per Windows o macOS.

N.B.

Le modalità di posta in arrivo personalizzate sono disponibili per le versioni di Outlook 2007, 2010, 2013 e 2016. La procedura è sempre la stessa. Illustriamo la configurazione di un inoltro di posta elettronica utilizzando l’esempio di un’installazione desktop di Outlook 2016.

Outlook per Windows

Passo 1: selezionate la scheda “Home” dalla barra dei menu e fate clic sul pulsante “Regole”.

Passo 2: selezionate l’opzione “Gestisci regole e avvisi” dal menu “Regole”.

Outlook aprirà la finestra “Regole e avvisi” con le tab “Regole posta elettronica” e “Gestione avvisi”.

Passo 3: selezionate la tab “Regole posta elettronica” e cliccate su “Nuova regola”. Così si aprirà la finestra “Creazione guidata regole”.

Passo 4: il rule wizard vi consente di utilizzare modelli di regole o di creare delle vostre regole. Per l’inoltro di e-mail, selezionate “Applica regola ai messaggi ricevuti” in “Crea nuova regola”.

Passo 5: innanzitutto definite per quali messaggi deve valere la regola, scegliendo una o più tra le opzioni offerte e sostituendo le parole sottolineate in blu con valori scelti da voi. Se non volete selezionare una condizione, saltate questo punto con un clic su “Avanti”. In questo caso la regola verrà applicata a tutti i messaggi in entrata.

Se desiderate collegare la regola per la posta in arrivo a una condizione, selezionate la checkbox corrispondente e cliccate sulla parola blu sottolineata per immettere il valore desiderato (ad esempio, un mittente).

Passo 6: definite infine un’azione che debba essere applicata a tutti i messaggi che soddisfano le condizioni espresse in precedenza. Per il semplice inoltro scegliete l’opzione “Inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico”, se invece preferite il reindirizzamento, selezionate “Reindirizza il messaggio a utenti o gruppo pubblico”.

Passo 7: specificate una persona o un gruppo a cui devono essere inoltrati i messaggi in arrivo. Cliccate sulle parole scritte nello sfondo blu e selezionate una persona o un gruppo di destinatari dalla vostra rubrica.

Passo 8: definite le eccezioni per le regole di posta in entrata.

Passo 9: date un nome alla regola configurata e specificate se la regola si debba applicare solo ai nuovi messaggi in arrivo o a tutte le e-mail già memorizzate nella casella di posta in arrivo. Completate il processo di configurazione facendo clic su “Fine”.

La nuova regola creata vi verrà mostrata nella finestra di dialogo “Regole e notifiche”.

Outlook per macOS

Passo 1: per inoltrare le e-mail con Outlook per macOS, scegliete nella lista del menu inizialmente la tab “Home”.

Passo 2: fate clic su “Rules” e selezionate “Edit rules”.

Passo 3: Su Mac, create regole client nelle categorie “Exchange”, IMAP” o “POP” e “Outgoing”. Selezionate “Exchange” e cliccate sul pulsante con il segno più (+) per aggiungere una nuova regola.

Si apre il setup per le regole per la posta in entrata.

Passo 4: configurate le regole desiderate per la posta in entrata. Se preferite optare per una regola semplice per l’inoltro, utilizzate le seguenti opzioni:

  • sotto “when a new message arrives” scegliete la voce “when all conditions are met” e “all messages”
  • sotto “do the following” selezionate “forward to”

Confermate queste regole cliccando su “OK”.

Un segno di spunta nel riquadro a fianco del nome della regola indica che la regola è attivata. Tutti i messaggi in entrata sono inoltrati ai contatti che avete selezionato.

Come impostare l’inoltro di posta elettronica con Outlook on the web

Outlook on the web (precedentemente Outlook Web Access, abbreviato in OWA) è un servizio di Microsoft che vi permette di accedere alle vostre caselle di posta Outlook da qualsiasi browser web. L’applicazione web è integrata nel servizio online Microsoft 365 e offre una gamma di funzioni simili a quelle dell’installazione desktop del programma di posta elettronica. Con Outlook on the web è inoltre possibile impostare in pochi passi l’inoltro di e-mail e altre regole della posta in arrivo.

Passo 1: accedete a Microsoft 365 e aprite la app “e-mail”.

Passo 2: cliccate sull’icona della rotella accanto al vostro nome utente pera accedere alle impostazioni di Microsoft 365.

Passo 3: scorrete verso il basso nel menu fino a “Your app settings” e cliccate su “Mail”. Nel browser apparirà una struttura del menu di navigazione. Selezionate la voce di menu “Inbox and sweep rules” sotto “Automatic processing”.

Passo 5: cliccate sul segno più (+) nell’area delle regole relativa alla posta in entrata e selezionate una nuova regola.

Passo 6: Specificate la regola.

Passo 7: se necessario, definite una condizione per la nuova regola per la posta in entrata. Selezionate l’opzione “Apply to all messages” se desiderate che la regola valga per tutte le e-mail in entrata. Se necessario, aggiungete ulteriori condizioni.

Passo 8: selezionate un’azione da applicare a tutte le e-mail che soddisfano la/e condizione/i precedentemente definita/e. Per una regola di inoltro, selezionate l’opzione “Forward message to…”. In alternativa, l’opzione “Redirect message to…” vi consente di impostare il reindirizzamento delle e-mail.

Selezionate dalla vostra lista di contatti l’indirizzo e-mail a cui dovranno essere inoltrate o reindirizzate le e-mail.

Se necessario, selezionate un’altra azione.

Passo 9: se pensate di averne bisogno, aggiungete le eccezioni alla vostra regola di reindirizzamento.

Passo 10: finite il set up cliccando su “OK” in cima alla pagina.

Le e-mail al vostro account di Outlook saranno ora automaticamente inoltrate all’indirizzo da voi specificato.

Consiglio

Un’alternativa all’inoltro delle e-mail tramtie Outlook è la notifica di assenza. In questo articolo potete imparare come impostare risposte automatiche per Outlook, e cosa considerare quando si scrive una notifica di assenza.


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