In un file PST (Personal Storage Table) vengono me­mo­riz­za­ti in locale e-mail, contatti, calendari e altre in­for­ma­zio­ni. Serve prin­ci­pal­men­te come file di backup per account POP o per l’ar­chi­via­zio­ne quando si desidera al­leg­ge­ri­re le caselle di posta. Ti mo­stre­re­mo come fun­zio­na­no i file PST, dove sono me­mo­riz­za­ti e come si dif­fe­ren­zia­no dai file OST.

Cos’è un file PST?

PST sta per Personal Storage Table (tabella di ar­chi­via­zio­ne personale). Un file PST è quindi un con­te­ni­to­re di dati personali che si può im­ma­gi­na­re come un misto tra una cas­sa­for­te e una cartella di file. Nel file PST, Outlook raccoglie i dati personali e sin­cro­niz­za­ti dell’utente e li memorizza come copia di backup sul computer. PST è un formato di file pro­prie­ta­rio di Microsoft, cioè è concesso in licenza da Microsoft e di solito può essere aperto solo con Outlook e un account Outlook cor­ri­spon­den­te.

Il ruolo dei file PST per gli utenti dipende prin­ci­pal­men­te dal tipo di account di Outlook:

  • Outlook con account POP (anche POP3): scarichi le e-mail di­ret­ta­men­te dal server di posta e le salvi in locale sul computer in formato PST.
  • Outlook con account IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com: i “dati originali” rimangono sul server di posta, mentre i file di dati di Outlook offline, i file OST, sono me­mo­riz­za­ti nella cache del di­spo­si­ti­vo. Per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta, IMAP utilizza dal 2013 il file OST.
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PST e OST a confronto

Ca­rat­te­ri­sti­ca File PST File OST
Posizione di ar­chi­via­zio­ne File locale sul PC, uti­liz­za­to prin­ci­pal­men­te con account POP Copia locale di una casella di posta del server (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)
Sin­cro­niz­za­zio­ne Le modifiche sono con­si­de­ra­te im­me­dia­ta­men­te originali, senza sin­cro­niz­za­zio­ne con il server Le modifiche offline vengono sin­cro­niz­za­te con il server alla prossima con­nes­sio­ne
Utilizzo Ar­chi­via­zio­ne, backup, espan­sio­ne dello spazio Accesso offline alla casella di posta del server
Di­pen­den­za dall’account Può essere aperto in­di­pen­den­te­men­te dal server Funziona solo con un account/profilo attivo
Rischio Perdita o dan­neg­gia­men­to = dati originali persi Rischio basso, poiché il server funge da “master”

Il vantaggio del formato PST è la sua di­men­sio­ne di ar­chi­via­zio­ne rispetto al volume di ar­chi­via­zio­ne si­gni­fi­ca­ti­va­men­te più piccolo delle caselle di posta. Con il file PST, si può quindi fare come si vuole:

Quali sono i vantaggi dei file PST?

I vantaggi decisivi di Outlook e dei file PST sono i seguenti:

  • Outlook sin­cro­niz­za vari dati quo­ti­dia­ni o aziendali e li unisce in un’unica in­ter­fac­cia.
  • Col­le­ga­men­ti tra aree spesso separate come caselle di posta, calendari e liste di contatti
  • Ar­chi­via­zio­ne delle e-mail, ad esempio separando tra privato e aziendale
  • Backup dei dati personali di Outlook sul PC
  • Espor­ta­zio­ne dei dati per al­leg­ge­ri­re la casella di posta o per il cambio di di­spo­si­ti­vo
N.B.

Nel nuovo Outlook per Windows il supporto PST è limitato: i file PST possono essere aperti, cercati e copiati, ma la modifica completa non è ancora possibile in tutti gli scenari.

Outlook facilita quindi agli utenti non solo l’accesso ai dati, ma rende anche possibile or­ga­niz­za­re la “memoria personale”, separare i file PST in privati e aziendali, e separarli dalle ap­pli­ca­zio­ni collegate o dalle al­ter­na­ti­ve a Outlook.

Ar­chi­via­re il file PST au­to­ma­ti­ca­men­te o ma­nual­men­te

I dati degli utenti vengono ar­chi­via­ti spostando i dati e le loro strutture di cartelle in file PST locali. Puoi decidere se mantenere i dati ar­chi­via­ti nella casella di posta o eli­mi­nar­li au­to­ma­ti­ca­men­te. Inoltre, puoi stabilire se eseguire l’ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca­men­te o ma­nual­men­te a in­ter­val­li regolari.

  • Ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca
  • File > Opzioni > Avanzate > Im­po­sta­zio­ni ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca
  • Impostare gli in­ter­val­li (ad esempio ogni x giorni/settimane/mesi)
  • Scegliere il percorso di ar­chi­via­zio­ne e stabilire quando eliminare i dati vecchi

  • Ar­chi­via­zio­ne manuale
  • File > Strumenti > Pulisci elementi vecchi
  • Se­le­zio­na­re l’ar­chi­via­zio­ne per data meno recente o cartella
  • Spostare i dati specifici in un file PST

Outlook: trovare il file PST

La posizione di un file PST dipende dalla versione di Outlook, dal tipo di account e dalle im­po­sta­zio­ni. I percorsi pre­de­fi­ni­ti tipici sono:

Versione di Outlook Posizione
Outlook 2013–2021/Microsoft 365 Documenti\File di Outlook
Windows 10/11 C:\Utenti<Nome>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Versioni pre­ce­den­ti (<2010) Documents and Settings\…\Microsoft\Outlook (storico)

È più semplice trovare i file PST di­ret­ta­men­te su Outlook:

  • File > Im­po­sta­zio­ni account > Im­po­sta­zio­ni account
  • Seleziona la scheda “File di dati”
  • Clicca su “Apri percorso del file”

Per trovare davvero tutti i file di backup, dovresti vi­sua­liz­za­re le cartelle e i file nascosti.

N.B.

Se non desideri ar­chi­via­re subito le e-mail, ma spesso invii o cancelli i messaggi fret­to­lo­sa­men­te, puoi usare Outlook per limitare i danni. Re­cu­pe­ra­re le e-mail can­cel­la­te su Outlook è facile.

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