Microsoft Outlook non è soltanto uno dei più popolari software di posta elettronica, ma anche un programma che offre agli utenti diverse funzioni groupware per gestire contatti, attività e appuntamenti.
Numerose aziende utilizzano il calendario di Outlook per organizzare il lavoro dei dipendenti o programmare gli appuntamenti con i clienti. La possibilità di accedere al calendario dei colleghi facilita notevolmente la pianificazione degli impegni in azienda e non solo: la condivisione del calendario di Outlook rende più comoda anche la gestione dei meeting con partner commerciali e fornitori di servizi esterni.
Le funzioni di Outlook disponibili per la condivisione del calendario con amici, colleghi o partner commerciali dipendono dalla modalità di utilizzo del software, che può essere impiegato come applicazione stand-alone, come parte del servizio online di Office 365 o in combinazione con Exchange Server.
Mentre Microsoft Office 365, in qualità di servizio online e basato su cloud, mette a disposizione degli utenti varie app per ufficio, Outlook è un’applicazione desktop installata localmente. Gli utenti privati lo utilizzano principalmente come software di posta elettronica per la gestione di diversi account tramite un’unica interfaccia. Nelle aziende viene usato di norma come client per Microsoft Exchange Server, un archivio centralizzato per la gestione di posta elettronica, appuntamenti e attività.
In questo articolo vi mostriamo diverse opzioni di condivisione del calendario che Outlook mette a disposizione nella sua versione desktop e in quella di applicazione web con Office 365.
In questo articolo vi forniamo istruzioni passo passo per le versioni desktop di Outlook 2016, 2013, 2010 e 2007.
Se utilizzate la versione 2016 o 2013 di Outlook, avete a disposizione le seguenti opzioni per garantire ad altri l’accesso al vostro calendario:
Gli screenshot stati realizzati con Outlook 2013.
Indipendentemente dal fatto che utilizziate Outlook a casa o in azienda, l’applicazione desktop vi permette di inviare uno snapshot del calendario tramite posta elettronica. Procedete in questo modo:
La condivisione del calendario di Outlook non si limita alla visualizzazione standard presente in ogni profilo utente. Potete creare quanti calendari volete e condividerli con chi desiderate.
Cliccare su “Invia calendario tramite posta elettronica”: selezionate la scheda “Home” nella barra degli strumenti e cliccate su “Invia calendario tramite posta elettronica”.
Si aprono una finestra per l’invio di un nuovo messaggio e la finestra di dialogo “Invia calendario tramite posta elettronica”.
Selezionare il calendario: selezionate il calendario e l’intervallo di date che volete condividere.
Impostare il livello dei dettagli: selezionate uno dei tre livelli dei dettagli disponibili:
Dettagli limitati: gli elementi visualizzabili sono la diponibilità e l’oggetto degli elementi del calendario (es. appuntamenti).
Dettagli completi: la visualizzazione include tutte le informazioni presenti nel calendario.
Configurare le opzioni avanzate: cliccando su “Mostra“ potete includere nello snapshot del calendario gli elementi privati e gli allegati agli elementi del calendario, oltre che scegliere tra due layout di posta elettronica:
Se impostate un appuntamento su Outlook come privato, esso non verrà mostrato nel calendario condiviso a meno che non decidiate di includerlo selezionando la relativa opzione.
Dopo aver selezionato il calendario, l‘intervallo di date, il livello dei dettagli e le opzioni di visualizzazione cliccate su “OK”. Outlook inserirà uno snapshot del calendario desiderato in una nuova e-mail.
Inserire il destinatario e inviare l’e -mail: inserite l’indirizzo di posta elettronica del destinatario e aggiungete un messaggio personale se desiderate. Cliccate su “Invia” per condividere il calendario.
Ogni messaggio inviato tramite la funzione “Invia calendario tramite posta elettronica” contiene anche un file iCalendar (ICS) compatibile con i programmi per calendario più utilizzati. Tra i più famosi ricordiamo Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey e Novell GroupWise.
Se utilizzate l’applicazione desktop di Outlook con Exchange Server, il software permette la condivisione di calendari che si aggiornano automaticamente. Per effettuare la condivisione è sufficiente mandare un invito a utenti interni o esterni all’azienda: una volta accettato, i destinatari avranno il calendario a disposizione nella propria visualizzazione. In alternativa Outlook offre la possibilità di pubblicare il calendario su una pagina web.
Seguite questi passaggi per condividere il calendario Outlook con persone interne alla vostra azienda.
Inserire il destinatario e inviare l’invito alla condivisione: inserite l’indirizzo di posta elettronica della persona con cui volete condividere il calendario e inoltrate l’invito, aggiungendo se volete un messaggio.
Se desiderate l’autorizzazione per visualizzare la cartella Calendario del destinatario, selezionate la relativa opzione.
La persona che riceve l’e-mail di invito alla condivisione del calendario dovrà semplicemente cliccare su “Apri il calendario” per aggiungerlo alla propria lista di calendari.
Volete condividere il calendario con persone che non fanno parte della vostra azienda? Procedete pure allo stesso modo della condivisione con i colleghi, ma tenete presente che la condivisione di informazioni con utenti esterni è soggetta a restrizione in molte reti.
Le informazioni condivisibili con persone esterne all’azienda vengono definite dall’amministratore della vostra rete nelle impostazioni di autorizzazione. Qualora non sia possibile condividere i dettagli del calendario desiderati, Outlook mostrerà un messaggio di errore. In questo caso contattate il vostro amministratore di rete o scegliete un diverso livello dei dettagli.
Se avete condiviso il calendario con persone interne o esterne all’azienda, Outlook vi offre la possibilità di definire in ogni momento le informazioni da rendere disponibili a ciascuno dei destinatari. Procedete nel modo seguente:
Outlook apre la finestra di dialogo “Proprietà Calendario“.
Una possibilità ulteriore di condividere il calendario con persone esterne alla propria azienda è quella di pubblicarlo su una pagina web dedicata. La funzione “Pubblica online” di Outlook serve a questo. Tenete presente che per farlo è necessario un server che supporti il protocollo WebDAV. Procedete in questo modo per la pubblicazione.
Selezionate l’opzione “Pubblica su server WebDAV” che compare nel menu a tendina.
Alcune implementazioni di Outlook permettono di condividere il calendario all’interno della propria rete aziendale direttamente su Exchange Server.
Tutte le informazioni che pubblicate su una pagina web saranno visibili a chiunque conosca l’URL del sito.
Anche le versioni precedenti di Outlook permettono di condividere il calendario con altre persone.
Sebbene Microsoft sia solita rivisitare l’interfaccia dell’applicazione desktop ad ogni nuova release, la funzione “Condividi calendario” è disponibile in ogni versione a partire da Outlook 2007. Il requisito fondamentale è che il software sia usato in combinazione con Exchange Server. Di seguito trovate un sommario dei passaggi da compiere per condividere il calendario con Outlook 2007 e Outlook 2010.
In entrambe le versioni di Outlook l’invito alla condivisione contiene il calendario in formato ICS, che permette al destinatario di aggiungerlo alla propria lista di calendari su Outlook. Tenete presente che i file ICS sono compatibili con Outlook a partire dalla versione 2007.
Anche Outlook 2007 e 2010 permettono di configurare o disattivare le condivisioni dei calendari tramite la funzione “Autorizzazioni”.
Se utilizzate le funzioni di posta elettronica e calendario di Office 365 potete condividere facilmente il vostro calendario con Microsoft Exchange Server. Basta utilizzare la funzione “Condividi” dell’applicazione web Calendario.
Office 365 offre la possibilità di condividere il calendario con tutte le persone in possesso di un account Office 365. Tutti gli account sono raggruppati nella sezione “La mia organizzazione”. In questo modo Microsoft Exchange Server connette in modo sicuro gli account dello stesso dominio.
“Possono vedere quando sono occupato” (Solo disponibilità)
“Possono vedere titoli e luoghi” (Dettagli limitati)
Potete modificare la configurazione selezionata per ogni futura condivisione del calendario.
Il destinatario ha la possibilità di visualizzare il calendario condiviso online o di scaricarlo in formato ICS tramite un URL per aggiungerlo al proprio calendario di Outlook o di un altro programma di posta elettronica.
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