Come creare una regola di Outlook: istruzioni passo per passo
Ogni giorno vengono inviate più di 280 miliardi di e-mail, la maggior parte delle quali in un contesto professionale. Alla luce di tali cifre non sorprende che anche la casella di posta aziendale si riempia in fretta: ma non fatevi stressare. Se nella vostra casella di posta di Outlook si accumulano messaggi su messaggi che vi fanno perdere la visione d'insieme, potete ricorrere alle regole per le e-mail. Questa funzione automatica per i messaggi in entrata e in uscita impone un ordine alla vostra casella di posta in arrivo e vi tiene sempre al corrente, così non vi perdete nulla.
Imparate a configurare delle regole su Outlook con o senza l’aiuto di esempi grazie alle nostre istruzioni.
Creare una nuova regola di Outlook
Su Outlook è facile creare regole per le e-mail utilizzando scelte preimpostate. Per avviare l’Assistente Pianificazione seguite questi passaggi.
Passaggio 1: Da "Home" fate clic sul pulsante "Regole" nell'area "Sposta".
Passaggio 2: Selezionare l'opzione "Gestisci regole e notifiche". Outlook apre la finestra di dialogo "Regole e notifiche".
Passaggio 3: A partire dalla scheda “Regole e-mail” cliccate sul pulsante “Nuova regola” per attivare l’Assistente Pianificazione.
Con l’aiuto dell’Assistente Pianificazione potete creare regole di Outlook secondo le vostre esigenze e avete l’opzione, se lo desiderate, di scegliere un esempio.
Creare una regola di Outlook senza esempio
L’Assistente Pianificazione consente di creare regole e-mail personalizzate sulla base di moduli predefiniti.
Prima di tutto dovete sapere se impostare una regola per la posta in arrivo o in uscita.
Regole per la posta in arrivo
Le regole per la posta in arrivo si applicano ai messaggi ricevuti che soddisfano le condizioni definite dall'utente. Per creare una regola di posta in arrivo senza esempio procedete come segue.
Passaggio 1: alla voce "Crea regola senza modello" selezionate "Applica regola ai messaggi che ricevo" e fate clic su “Avanti”.
Passaggio 2: Outlook vi chiederà ora quale condizione desiderate allegare alla regola della posta in arrivo. L’Assistente Pianificazione fornisce le seguenti opzioni di selezione. Selezionatene almeno una:
- Il messaggio è stato inviato da una persona specifica o da un gruppo pubblico
- Il messaggio contiene alcune parole chiave nella riga dell'oggetto
- Il messaggio è stato inviato solo a voi
- Il messaggio contiene il vostro nome nel campo "A"
- Il messaggio è stato inviato con una certa priorità
- Il messaggio è stato contrassegnato con un certo livello di riservatezza
- Il messaggio è contrassegnato da un'azione specifica
- Il messaggio contiene il vostro nome nel campo "Cc"
- Il messaggio contiene il vostro nome nel campo "A" o "Cc"
- Il messaggio non contiene il vostro nome nel campo "A"
- Il messaggio è stato inviato a una persona specifica o a un gruppo pubblico
- Il messaggio contiene determinate parole nel testo
- Il messaggio contiene determinate parole nell'oggetto o nel testo
- Il messaggio contiene determinate parole nell'intestazione del messaggio
- Il messaggio contiene determinate parole nell'indirizzo del destinatario
- Il messaggio contiene determinate parole nell'indirizzo del mittente
- Il messaggio è stato assegnato a una categoria specifica
È possibile combinare diverse condizioni.
Passaggio 3: per modificare le condizioni selezionate in base alle vostre esigenze cliccate sui gruppi di parole evidenziati in blu nella descrizione della regola.
Cliccate su “Avanti”.
Passaggio 4: determinate ora cosa debba accadere ai messaggi di posta che soddisfano le condizioni impostate. È possibile scegliere tra le seguenti azioni:
- Spostare il messaggio in una cartella di destinazione specifica
- Assegnare il messaggio a una categoria specifica
- Eliminare il messaggio
- Cancellare il messaggio in modo permanente
- Spostare una copia del messaggio in una cartella di destinazione specifica
- Inoltrare il messaggio a una persona specifica o a un gruppo pubblico
- Inoltrare il messaggio come allegato a una persona o a un gruppo pubblico
- Reindirizzare il messaggio a una persona o a un gruppo pubblico
- Rispondere al messaggio con un messaggio specifico lato server
- Rispondere al messaggio con un esempio specifico
- Contrassegnare il messaggio per il monitoraggio
- Cancellare il contrassegno del messaggio
- Cancellare le categorie assegnate al messaggio
- Priorizzare il messaggio
- Stampare il messaggio
- Riprodurre un suono specifico quando arriva il messaggio
- Segnare il messaggio come letto
- Non applicare ulteriori regole
Anche in questo caso avete la possibilità di combinare più azioni l'una con l'altra.
Passaggio 5: modificate le azioni selezionate facendo clic sui gruppi di parole evidenziati in blu nella descrizione della regola.
Fate ora clic su “Avanti”.
Passaggio 6: definite le eccezioni, se necessario. A tal fine avete sempre a disposizione le stesse condizioni di cui sopra.
Vale anche qui la possibilità di combinare più condizioni insieme.
Passaggio 7: per configurare le condizioni per un’eccezione dovete cliccare sui gruppi di parole evidenziati in blu nella descrizione della regola.
Cliccate ora su “Avanti”.
Passaggio 8: Assegnate un nome alla nuova regola della posta in arrivo e specificate se applicare retroattivamente la regola a tutti i messaggi presenti nella cartella di Posta in arrivo.
Attivare la regola selezionando la casella di controllo corrispondente e facendo clic su "Fine".
La nuova regola della posta in arrivo viene ora visualizzata nella finestra di dialogo “Regole e notifiche”. Chiudere con un clic su "Applica".
Regole per la posta in uscita
Le regole per la posta in uscita si applicano a tutti i messaggi inviati che soddisfano le condizioni definite dall'utente. Per configurare una regola per la posta in uscita, seguite questi passaggi.
Passaggio 1: alla voce "Crea regola senza modello", selezionate "Applica regola ai messaggi che invio".
Fate clic su “Avanti” per avviare il processo di configurazione.
Schritt 2: definite le condizioni per le regole della posta in uscita. Outlook offre le seguenti opzioni tra cui scegliere:
- Il messaggio contiene determinate parole chiave nella riga dell'oggetto
- Il messaggio è stato inviato da un account specifico
- Al messaggio è stata assegnata una priorità specifica
- Il messaggio è stato inviato a una persona o gruppo specifico
- Il messaggio contiene determinate parole chiave nel testo
- Il messaggio contiene determinate parole chiave nell'oggetto o nel testo
- Il messaggio contiene determinate parole chiave nell'indirizzo del destinatario
- Il messaggio è stato assegnato a una categoria specifica
- Il messaggio contiene un allegato
- Il messaggio ha una certa dimensione (in kilobyte)
- Il messaggio utilizza un modulo specifico
- Il messaggio ha determinate proprietà del documento o del modulo
- Il messaggio è una richiesta di riunione o di aggiornamento
- Il messaggio è stato inviato da un feed RSS specifico
- Il messaggio è stato inviato da qualsiasi feed RSS
- Il messaggio corrisponde a uno specifico tipo di modulo
Se necessario, è possibile fare una combinazione di diverse condizioni.
Passaggio 3: modificare le condizioni selezionate facendo clic sui gruppi di parole evidenziati in blu nella descrizione della regola.
Fate clic su "Avanti".
Passaggio 4: specificate l'azione che Outlook deve eseguire con i messaggi che soddisfano le condizioni definite. Selezionate un numero a piacere delle seguenti opzioni:
- Assegnare il messaggio a una categoria
- Spostare una copia del messaggio in una cartella di destinazione specifica
- Etichettare il messaggio con un'azione specifica dopo un certo periodo di tempo
- Cancellare la categorizzazione del messaggio
- Contrassegnare il messaggio con una priorità specifica
- Contrassegnare il messaggio come riservato
- Richiedere una notifica quando il messaggio è stato letto
- Richiedere una notifica alla ricezione del messaggio
- Inviare una copia del messaggio a una persona specifica o ad un gruppo pubblico
- Inviare il messaggio con un certo ritardo
Passaggio 5: modificate le azioni selezionate nella descrizione delle regole e fate clic su "Avanti".
Passaggio 6: definite le eccezioni, se necessario. A tal fine, sono a vostra disposizione le stesse condizioni di cui al punto 2.
Passaggio 7: assegnate un nome alla regola e specificate se applicarla retroattivamente a tutti i messaggi nella cartella Posta in arrivo. Selezionate "Attiva questa regola" e completate il processo di configurazione facendo clic su "Fine".
La regola della posta in uscita viene ora visualizzata nella finestra di dialogo “Regole e notifiche”. Fate clic su "Applica" per chiudere la finestra.
Impostare le regole di Outlook con l’aiuto di esempi
Outlook offre modelli preconfigurati per le regole e-mail più comuni. È disponibile un totale di 8 esempi di regole nelle categorie "Tieni traccia" e "Tieniti aggiornato".
I processi di configurazione corrispondono essenzialmente alla procedura sopra descritta:
Passaggio 1: selezionate la regola desiderata.
Passaggio 2: adattate la descrizione delle regole in base alle vostre esigenze.
Passaggio 3: se necessario aggiungete ulteriori condizioni o definite eccezioni.
Passaggio 4: date un nome alla regola e completate la configurazione con "Fine".
Spostare i messaggi da uno specifico mittente a una cartella
Questo esempio è una regola della posta in arrivo che sposta tutti i messaggi da uno specifico mittente a una cartella di destinazione definita dall'utente.
Affinché lo spostamento automatico di un messaggio da un determinato mittente funzioni, il mittente deve essere già memorizzato nella vostra rubrica.
Per sapere come trasferire le informazioni sugli indirizzi nella rubrica di Outlook leggete il nostro articolo della Digital Guide “importare contatti di Outlook”.
Spostare i messaggi con determinate parole nell'oggetto in una cartella
Usate questo esempio per creare una regola di Outlook che sposti automaticamente i messaggi con parole chiave specificate nell'oggetto in una cartella di destinazione specifica.
Spostare i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una cartella
Selezionate questo esempio di regola per spostare automaticamente i messaggi indirizzati a uno dei vostri gruppi pubblici in una cartella della propria casella di posta elettronica selezionata.
Contrassegnare i messaggi di una persona specifica per il tracciamento
Questa regola della posta in arrivo assicura che i messaggi inviati da una persona o da un gruppo specificato dall'utente siano automaticamente contrassegnati per il tracciamento.
Le e-mail contrassegnate per il monitoraggio appariranno nella panoramica delle attività.
La funzione di tracciamento impedisce, per esempio, di dimenticare i messaggi a cui si desidera rispondere in seguito.
Spostare gli elementi RSS da un feed RSS specifico in una cartella
Utilizzate questo esempio di regola per ordinare i feed RSS sottoscritti. Gli elementi del feed RSS selezionato vengono spostati automaticamente in una cartella di destinazione di vostra scelta.
Se siete abbonati a un feed RSS, visualizzerete i titoli relativi nella finestra di dialogo.
Visualizzazione di un messaggio di una persona specifica nella finestra di notifica di un nuovo elemento
Ricorrete a questo esempio di regola per definire un testo che viene visualizzato nella finestra di notifica per i nuovi elementi quando vengono ricevuti messaggi da un mittente specifico.
Riprodurre un suono quando si ricevono messaggi da una persona specifica
Volete che Outlook riproduca diversi segnali acustici a seconda del mittente da cui ricevete messaggi? Allora questo esempio di regola è perfetto per voi.
Determinate una persona o un gruppo di persone dalla rubrica di Outlook e assegnate loro un file audio sul disco rigido.
Inviare una notifica al dispositivo mobile quando ricevete messaggi da una persona specifica
Con questo esempio di regola è possibile tenere traccia della propria casella di posta in arrivo anche da remoto. Ricevete la notifica di e-mail ricevuta da contatti selezionati tramite un dispositivo mobile.
Modificare una regola di Outlook esistente
È inoltre possibile modificare le regole di Outlook esistenti nella finestra di dialogo "Regole e notifiche". Procedete come segue:
Passaggio 1: selezionate la regola di Outlook che desiderate modificare.
Passaggio 2: fate clic su "Cambia regola" e selezionate "Modifica impostazioni regola ..." dal menu. Outlook aprirà ora l'e-mail selezionata nell’Assistente Pianificazione.
Passaggio 3: personalizzate la regola di Outlook nell’Assistente Pianificazione. Fate come quando si crea una nuova regola: ad esempio, aggiungete condizioni o eccezioni oppure modificate la descrizione della regola.
Passaggio 4: confermate le modifiche cliccando su "Fine".
Chiudete la finestra di dialogo "Regole e notifiche" facendo clic su "Applica".
Se desiderate eliminare una regola di Outlook creata, contrassegnatela e quindi fate clic su "Elimina". La regola viene eliminata non appena si accettano le modifiche nella finestra di dialogo "Regole e notifiche".
Altri consigli pratici per Outlook si trovano negli altri articoli della nostra Digital Guide sul popolare programma di posta elettronica di Microsoft.
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