Che cosa fare se la ricerca su Outlook non funziona più?

Il client di posta elettronica Outlook è un ausilio giornaliero nella routine privata e aziendale per la classificazione di messaggi e appuntamenti nel calendario di Outlook. La funzione di ricerca del programma è indispensabile soprattutto a chi riceve e deve rispondere ogni giorno a moltissime e-mail. Il vantaggio è che non è necessario spulciare ogni singola cartella, perché appare una selezione di messaggi contenenti la parola chiave cercata.

Prima di iniziare la ricerca, con pochi clic si imposta in quali cartelle o in quale periodo di tempo devono essere filtrati i messaggi. In questo modo si agevola il lavoro di utenti privati e aziendali, che riescono a comunicare più velocemente e a strutturare i messaggi in modo più chiaro. Ma che cosa succede se la ricerca di Outlook improvvisamente smette di funzionare? Quali problemi possono sorgere con la funzione di ricerca e come si possono affrontare? Ve lo spieghiamo nel nostro articolo.

La ricerca di Outlook non funziona più: problemi tipici

Non tutti i problemi con la funzione di ricerca di Outlook sono gli stessi. Quando la ricerca non funziona, le cause e l’entità del malfunzionamento possono essere diverse. Un utente non vede risultati e un altro non visualizza una parte delle e-mail nell’elenco dei messaggi.

I problemi che possono tipicamente sorgere utilizzando la funzione di ricerca sono:

  • l'utente non vede nessun risultato;
  • la ricerca non funziona del tutto;
  • il programma mostra solo le e-mail per un determinato arco di tempo;
  • mancano alcuni risultati.

Che cosa fare quando la ricerca di Outlook non funziona più?

Esistono diverse soluzioni per fronteggiare il problema, anche se non sempre tutte sono applicabili a uno specifico caso. Spesso è consigliabile provarne diverse per ottenere il risultato sperato.

Riavviare Outlook

A volte la soluzione più semplice è quella più efficace. Riavviate il programma, chiudendolo prima del tutto e riaprendolo da capo. Attenzione: in alcune circostanze non basta cliccare sulla “x” della finestra per chiudere Outlook, poiché continua a funzionare in background sebbene non sia più visibile.

Scoprite dalla Gestione attività se è questo il caso. Se l'icona di Outlook è ancora attiva, non avete terminato il programma. Controllate tra le icone visibili e quelle nascoste. Per chiudere definitivamente Outlook basta cliccare con il tasto destro del mouse sull'icona e selezionare “Termina attività”. In alternativa cliccate sul menu di Outlook sulla voce “File” poi “Esci”.

Terminare il programma tramite “Gestione attività”

Se Outlook non reagisce al vostro tentativo di chiuderlo, potete forzare la chiusura tramite “Gestione attività”. Per terminare il processo “OUTLOOK.EXE” bastano pochi passaggi:

  1. Digitate sulla tastiera la combinazione [CTRL] + [Alt] + [Canc], si aprirà un menu: selezionate ora la voce “Gestione attività”.
  2. All’interno di “Gestione attività sono elencate tutte le applicazioni al momento attive sul vostro PC. Selezionate Outlook e chiudetelo.
  3. “Gestione attività” riporta alla tab “Processi” tutti i processi in esecuzione, tra cui Outlook. Selezionate “OUTLOOK.EXE” per terminarlo cliccando su “Termina attività”.

Limitare la ricerca

Di tanto in tanto capita che Outlook venga sovraccaricato dalla grande quantità di informazioni ed e-mail salvate. Se in un momento simile avviate la ricerca su Outlook, spesso non succede niente. In questo caso è consigliabile limitare la ricerca. Se ad esempio utilizzate più account e-mail con Outlook, dovreste selezionare l'account interessato già prima di iniziare la ricerca.

Inoltre può anche aiutare la delimitazione a una determinata cartella, ad esempio alla sola “Posta inviata” o a una sottocartella contenuta nella posta in arrivo. Se la ricerca di Outlook continua a non funzionare, si consiglia di riavviare il PC.

Utilizzare lo strumento di riparazione

Se il problema non si risolve con un riavvio, avete la possibilità di riparare virtualmente il programma: andate nel pannello di controllo di Windows e scegliete la categoria “Programmi”. Ora avete l’opzione di disinstallare o cambiare il programma. Di solito per la riparazione è necessario selezionare l’intero pacchetto Microsoft Office, in cui è contenuto Outlook.

Cliccate su “Cambia” e poi su “Ripara”. Una volta terminata la riparazione, chiudete la finestra e riavviate Windows. Se la causa del problema viene identificata usando lo strumento di riparazione, la ricerca di Outlook dovrebbe riprendere a funzionare.

Verificare la presenza di aggiornamenti per Outlook

Assicuratevi che il vostro programma sia aggiornato. Gli aggiornamenti avvengono centralmente tramite Windows Update. Le versioni più datate del programma non sono più compatibili con gli aggiornamenti più recenti che il vostro sistema operativo Windows ha già eseguito in background. Perciò è importante che aggiorniate costantemente Outlook.

Verificate se si tratti di questo caso ricercando gli aggiornamenti disponibili. Su Windows 10 è possibile andando alla voce “Impostazioni” e selezionando la categoria “Aggiornamento e sicurezza”. Cliccate su “Opzioni avanzate” e poi su “Aggiornamenti per altri prodotti Microsoft”. Infine ritornate alla pagina precedente e avviate la ricerca di nuovi aggiornamenti, cliccando su “Verifica disponibilità aggiornamenti”. Se non ce ne sono, potete escludere questa dalle possibili cause.

Disattivare gli strumenti di ricerca sviluppati da terze parti

Alcuni fornitori hanno sviluppato componenti aggiuntivi da integrare su Outlook che a volte provocano problemi con la sua funzione di ricerca. Infatti anche le estensioni accedono al database del programma di modo che gli utenti, utilizzandoli, possano ricercare i messaggi. Per risolvere questa incongruenza, dovreste disattivare tutti gli strumenti di terze parti installati successivamente. Se si scopre che un determinato componente aggiuntivo è la causa dell’errore della ricerca di Outlook, essendo ora disattivato, dovrebbe rifunzionare.

Verificare l’indicizzazione di Outlook

Il client di posta elettronica Outlook dispone di un indice che si configura come un catalogo dati e che riunisce tutti i termini importanti delle e-mail archiviate. In questo modo gli utenti sono in grado di trovare i propri messaggi inserendo una parola chiave.

Se la ricerca su Outlook non funziona più, dipende spesso dal fatto che le impostazioni del programma sono errate e non vengono più registrati tutti i dati necessari. Per scoprire se è questo il vostro caso, dovete verificare le opzioni di indicizzazione. Procedete nel modo seguente:

  1. Su Outlook andate su “File” e aprite la tab “Opzioni”. Comparirà la finestra pop-up delle “Opzioni Outlook”.
  2. Selezionate “Sfoglia” o “Cerca”.
  3. Ora vedete sul lato destro il campo “Opzioni di indicizzazione”. Dopo averci cliccato sopra vi apparirà una finestra con tutti i percorsi indicizzati di Outlook.
  4. Controllate se “Microsoft Outlook” è in esecuzione. Se non è questo il caso, cliccate su “Modifica” e poi su “Percorsi indicizzati”.
  5. In seguito mettete un segno di spunta su “Microsoft Outlook”.
  6. Confermate la scelta con “OK”.

Riparare i file PST

Un file PST (“PST” sta per “Personal Store”) serve a Outlook come archivio per tutti gli elementi personali di un utente. Tra questi rientrano oltre alle e-mail anche appuntamenti, contatti e note. Il programma gestisce e salva tutti i dati nel file PST come se si trattasse di uno scompartimento virtuale. Outlook ha bisogno di almeno un file PST, ma può separare facilmente più file gli uni dagli altri. Se l’utente ad esempio distingue tra e-mail private e di lavoro, il programma crea due diversi file PST nell’indice.

Se pensate che uno di questi file sia danneggiato, avete bisogno di un tool per riparare la posta in arrivo. Outlook ha già integrato lo strumento scanpst.exe, che è in grado di riconoscere se i file PST sono danneggiati e li ripara. Nei passaggi seguenti vi illustriamo come riparare un file PST:

  1. Prima di tutto chiudete Outlook.
  2. Ora aprite la cartella C:\Program Files o C:\Program Files (x86). In una di queste si trova la cartella di Outlook.
  3. Inserite nel campo di ricerca di “Esplora risorse” “scanpst.exe” per trovare il file desiderato. Potete anche cercarlo manualmente nella cartella del programma.
  4. Aprite “scanpst.exe”.
  5. Ora vedete il campo in cui dovete inserire il nome del file da verificare. Se non conoscete il suo nome, avete la possibilità di cercare e selezionare il file richiesto cliccando su “Sfoglia”.
  6. Iniziate la verifica cliccando su “Avvia”.
  7. Se vengono riscontrati errori nel file, vi verranno mostrati. Con un clic su “Ripristina” iniziate la procedura di riparazione.
  8. Ora riavviate Outlook e verificate se la riparazione è andata a buon fine.

Cancellare l’intero indice e crearne uno nuovo

In alcuni casi anche scanpst.exe è inefficace e l’utente deve cancellare l’intero indice e crearne uno nuovo. Questo procedimento richiede un po’ di tempo e non è pensato come una soluzione veloce. Si consiglia quindi a chi ha bisogno del computer per lavorare di eseguirlo più tardi.

  1. Andate su Outlook alla voce “File” e aprite la tab “Opzioni”: si aprirà una finestra pop-up con le “Opzioni Outlook”.
  2. Selezionate “Sfoglia” o “Cerca”.
  3. Ora vedrete sul lato destro il campo “Opzioni di indicizzazione”. Cliccateci sopra: vi apparirà una finestra con tutti i percorsi indicizzati di Outlook.
  4. Selezionate “Avanzate” o “Opzioni avanzate”. Qui troverete la voce “Risoluzione problemi.”
  5. Ora cliccate sul pulsante “Ricrea”.
  6. Confermate con “OK”. Ora il programma creerà un nuovo indice. Il procedimento può durare un po’. Chiudete tutte le finestre aperte.

Apportare modifiche al registro

Tutti i PC Windows hanno un cosiddetto registry, conosciuto in italiano come “registro di sistema”, in cui sono salvati tutti i dati del sistema operativo in uso e i relativi programmi installati. I singoli programmi sanno tramite registro come devono reagire ai comandi. Inoltre qui sono annotate le istruzioni per i programmi che devono avviarsi automaticamente quando accendete il computer e i file aperti recentemente di un programma. In questo modo potete accedervi al prossimo riavvio del programma.

A volte nel registry si trovano errori o informazioni errate che impediscono di avviare o di lavorare correttamente con determinati programmi. Se la ricerca di Outlook non funziona, può dipendere anche da informazioni incorrette nel registro di sistema. Se non riuscite a eseguire una ricerca su Outlook, dopo che avete ripristinato l’indice avete la possibilità di forzare la pulizia dal registro.

N.B.

Si consiglia di far apportare modifiche al registro solo all’amministratore o a utenti esperti. Infatti chi pulisce il registro di sistema forza il ripristino di Outlook. In caso di errori possono sorgere altri problemi con il software. Inoltre si consiglia sempre di eseguire un backup prima di apportare qualsiasi modifica al registro.

Impostare Outlook manualmente dovrebbe essere l’ultima spiaggia prima di passare alla reinstallazione del programma. Cancellate le chiavi di registro di Outlook aprendo prima di tutto l’editor:

  1. Utilizzate la combinazione di tasti [Windows] + [R] per aprire la finestra di dialogo “Esegui”.
  2. Inserite qui “regedit”, cliccate su [Enter] e poi su “Sì”.
  3. Ora si aprirà il registry.

Selezionate nel database il relativo percorso della versione del software in uso. Per Outlook 2010 è HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook, mentre nelle versioni più recenti come Outlook 2013 e 2016 sostituite 14.0 con 15.0 o 16.0. Cancellate questa chiave di registro e riavviate il PC. Ora la ricerca su Outlook dovrebbe funzionare di nuovo perfettamente. Se non è così, potrebbe servire disinstallare il programma e reinstallarlo daccapo sul computer.

Reinstallare Outlook

Per disinstallare il programma procedete in maniera analoga al procedimento usato per la riparazione. Anche in questo caso per prima cosa aprite il pannello di controllo del computer per eliminare il programma, andate su “Programmi” e poi cliccate su “Disinstalla programma”. Selezionate su “Microsoft Office” la voce “Aggiungi/Rimuovi caratteristiche” e confermate cliccando su “Avanti”.

Apparirà un elenco dei singoli programmi del pacchetto Office. Cliccate sulla piccola freccia accanto a “Microsoft Outlook” e impostatelo su “Non disponibile”. Confermate la scelta con “Avanti” e fate attenzione a eventuali altre istruzioni mostrate al momento del processo di disinstallazione. Una volta terminata la disinstallazione, chiudete la finestra e riavviate il computer.

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