Creare e gestire una lista di distribuzione Outlook
Le liste di distribuzione Outlook e i gruppi di contatti vi consentono di inviare lo stesso messaggio a più persone, senza doverlo indirizzare ai singoli destinatari. Grazie alle istruzioni passo passo vi mostreremo come creare e gestire liste di distribuzione e gruppi di contatti con la app desktop Outlook o Outlook sul web.
App per il desktop Outlook
Nelle versioni attuali della app per il desktop Outlook, le liste di distribuzione vengono definite gruppi di contatti. Il processo di creazione dei gruppi di contatti è diverso a seconda della versione di Outlook utilizzata.
Configurare e modificare le liste di distribuzione con Outlook 2013 e 2016
Utilizzate la seguente procedura per creare gruppi di contatti con Outlook 2013 o 2016.
Primo passaggio: richiamate la gestione dei contatti della vostra applicazione Outlook facendo clic sul pulsante "Persone" nella barra di navigazione.
Quando utilizzate la barra di navigazione compatta appare un simbolo corrispondente per la rubrica "Persone".
Secondo passaggio: alla voce "Contatti personali" nella barra laterale destra selezionate la cartella nella quale desiderate salvare il nuovo gruppo di contatti. Di default compare la cartella "Contatti" creata automaticamente da Outlook durante l'installazione del programma.
Se necessario, create una nuova cartella di contatti.
Terzo passaggio: fate clic su "Nuovo gruppo di contatti". Il pulsante si trova sotto la scheda "Start" nel campo "Nuovo".
Outlook aprirà una nuova finestra "Gruppo di contatti".
Quarto passaggio: rinominate il nuovo gruppo di contatti.
Quinto passaggio: fate clic su "Aggiungi membri" e selezionate una delle tre opzioni seguenti:
- Dai contatti di Outlook
- Dalla rubrica
- Nuovo contatto di posta
Selezionando l'opzione "Dai contatti di Outlook" o "Dalla rubrica", Outlook aprirà la nuova finestra "Scegli membri". Al contrario, selezionando "Nuovo contatto di posta" si aprirà la finestra "Aggiungi nuovo membro".
Sesto passaggio: dalla rubrica selezionate le persone che desiderate aggiungere al gruppo di contatti. Contrassegnate il contatto corrispondente nella finestra di selezione e fate clic sul pulsante "Membro ->".
Aggiungete il gruppo di contatti o le persone che non sono attualmente salvati/e nella rubrica creando questi contatti.
Desiderate aggiungere le informazioni di contatto da altre applicazioni alla vostra rubrica di Outlook? Trovate una guida passo passo nel nostro articolo sull'importazione dei contatti di Outlook.
Utilizzate il pulsante "Rimuovi membri" per cancellare un contatto dall'elenco di distribuzione.
Settimo passaggio: fate clic su "Salva e chiudi" non appena tutti i contatti desiderati sono stati aggiunti al nuovo gruppo di contatti.
Il nuovo gruppo di contatti verrà visualizzato nella cartella dei contatti precedentemente selezionata nella barra laterale sinistra della finestra di Outlook.
Se desiderate applicare modifiche a un gruppo di contatti già esistente, selezionatelo e fate clic sul pulsante "Modifica" nella descrizione del contatto.
La modifica del gruppo di contatti viene eseguita analogamente alla creazione di nuovi gruppi di contatti nella finestra "Gruppo di contatti".
In alternativa, l'opzione "Modifica gruppo di contatti" si trova nel menu di scelta rapida, che viene aperto facendo clic con il tasto destro del mouse sul rispettivo gruppo di contatti.
Configurare e modificare le liste di distribuzione con Outlook 2010
Utilizzate la versione 2010 di Outlook? In questo caso, ricorrete alla seguente procedura per creare una nuova lista di distribuzione di Outlook.
Primo passaggio: selezionate la rubrica di Outlook "Contatti" e nella scheda "Start" fate clic su "Nuovo gruppo di contatti". Il pulsante si trova nel gruppo "Nuovo".
Outlook aprirà una nuova finestra.
Secondo passaggio: nel campo "Nome" inserite una denominazione a piacere per il nuovo gruppo di contatti.
Terzo passaggio: selezionate la scheda "Gruppo di contatti" e nel gruppo "Membri" fate clic sul pulsante "Aggiungi membri". Selezionate una delle tre opzioni seguenti:
- Dai contatti di Outlook
- Dalla rubrica
- Nuovo contatto di posta
Se desiderate aggiungere persone al vostro gruppo di contatti dalla rubrica o dalla cartella "Contatti", Outlook aprirà la finestra "Aggiungi membri".
Contrassegnate il contatto desiderato nella finestra di selezione e fate clic sul pulsante "Membro ->". Se necessario, utilizzate la funzione di ricerca. Ripetete la procedura per ciascuna persona che desiderate aggiungere alla lista di distribuzione di Outlook.
Se desiderate inserire nel gruppo di contatti persone che ancora non si trovano nella rubrica, utilizzate l'opzione "Nuovo contatto di posta" e inserite le informazioni di contatto necessarie nella finestra di dialogo "Aggiungi nuovo membro".
Quarto passaggio: dopo aver aggiunto al vostro gruppo di contatti tutte le persone desiderate, confermate la vostra selezione facendo clic su “OK”. La nuova lista di distribuzione verrà visualizzata con il nome di vostra scelta nella cartella "Contatti".
Outlook sul web
Configurare le liste di distribuzione con Outlook sul web
Outlook sul web, l'applicazione web del programma di posta elettronica preferito nell'ambito di Office 365, vi offre la possibilità di definire i gruppi di distribuzione con indirizzo di posta elettronica personalizzato. I messaggi inviati all'indirizzo di un gruppo di distribuzione vengono inoltrati automaticamente a tutti i membri del gruppo senza che li dobbiate indirizzare direttamente.
Primo passaggio: aprite il browser e accedete a Office 365 con i vostri dati utente.
Secondo passaggio: selezionate la web app di Outlook.
Terzo passaggio: fate clic sull'icona dell'ingranaggio nella barra menu e quindi su "E-mail" nella barra laterale destra alla voce "Impostazioni delle app personali".
Quarto passaggio: navigate sulla barra laterale sinistra nell'area "Generale" e andate a "Gruppi di distribuzione".
Quinto passaggio: fate clic sul segno di addizione alla voce "Gruppi di distribuzione di cui sono proprietario" per creare una nuova lista di distribuzione di Outlook.
La vostra web app di Outlook apre una nuova finestra del browser denominata "Nuovo gruppo di distribuzione".
Sesto passaggio: configurate il vostro gruppo di distribuzione. Inserite un nome visualizzato e un alias e specificate l'indirizzo e-mail con il quale poter inviare i messaggi alla lista di distribuzione. Nel campo "Note" potete formulare una descrizione della lista di distribuzione e della sua funzione. Mettete un segno di spunta su "Imposta questo gruppo come gruppo di sicurezza" se desiderate creare un gruppo chiuso.
Verrete registrati automaticamente come proprietari del gruppo.
I gruppi di sicurezza vengono gestiti dai proprietari del gruppo. Solo i proprietari possono aggiungere nuovi contatti o eliminare i membri.
Settimo passaggio: definite altri proprietari del gruppo che potranno esercitare i vostri stessi diritti sul gruppo. Fate clic sul segno di addizione per aggiungere persone dalla vostra rubrica come proprietari.
Ottavo passaggio: aggiungete i membri del gruppo al vostro gruppo di distribuzione. Fate clic sul segno di addizione e selezionate le persone desiderate dalla vostra rubrica.
Nono passaggio: definite le condizioni secondo le quali le persone possono aderire al vostro gruppo di distribuzione e come terminarne l'appartenenza.
Durante la creazione di un gruppo standard potete scegliere tra le seguenti opzioni:
Adesione
- Aperto: ciascun utente di Office 365 può aderire al vostro gruppo senza approvazione.
- Chiuso: solo i proprietari possono aggiungere membri al gruppo di distribuzione. Le richieste di adesione verranno negate automaticamente.
- Approvazione dei proprietari: solo i proprietari possono aggiungere membri al gruppo di distribuzione e approvare le richieste di adesione.
Uscita
- Aperto: i membri del vostro gruppo di distribuzione possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento senza autorizzazione.
- Chiuso: solo i proprietari del gruppo possono cancellare i membri dal gruppo.
I gruppi di sicurezza non possono essere creati come gruppi aperti.
Decimo passaggio: terminate la procedura di configurazione con un clic su "Salva".
Il nuovo gruppo di distribuzione viene visualizzato alla voce "Gruppi di distribuzione di cui sono proprietario". Se siete membro del gruppo come proprietario del gruppo stesso, troverete il gruppo alla voce "Gruppi di distribuzione a cui appartengo".
Modificare le liste di distribuzione con Outlook sul web
La modifica dei gruppi di distribuzione viene eseguita alla voce del menu delle impostazioni di Outlook omonima.
Primo passaggio: selezionate il gruppo di distribuzione desiderato nella schermata.
Secondo passaggio: fate clic sul simbolo della matita per modificare un gruppo di distribuzione. Se invece desiderate cancellare il gruppo di distribuzione selezionato, fate clic sul simbolo del cestino.
Outlook sul web apre una nuova finestra del browser in cui è possibile apportare le modifiche al gruppo di distribuzione.
Terzo passaggio: terminate la modifica della vostra lista di distribuzione di Outlook facendo clic su "Salva".
Tutte le modifiche verranno applicate con effetto immediato.
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