Immaginate il seguente scenario: siete i gestori di una piccola azienda o di un’organizzazione i cui dipendenti comunicano tra loro e con una piccola cerchia di clienti principalmente via e-mail. Finché il volume dei singoli messaggi rimane relativamente basso, non è necessario che la corrispondenza venga gestita da un grande provider di posta elettronica.
La situazione cambia se la vostra azienda e il numero di e-mail crescono gradualmente. Per contrastare l’ondata quotidiana di spam la maggior parte dei provider di Internet e di posta elettronica limita il numero di messaggi che possono essere inviati ogni giorno. Bulk Mail, newsletter e e-mail automatiche transazionali, così come le conferme d'ordine inviate a migliaia di destinatari richiedono quindi una piattaforma di spedizione che sia accessibile, scalabile, affidabile e in grado di soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda in crescita.
Un’alternativa è quella di configurare un proprio server SMTP. Tuttavia, se si utilizza il proprio hardware per l’insieme di e-mail esterne all’azienda, le grandi quantità di dati potrebbero andare a discapito della larghezza di banda e interferire con la corrispondenza interna peer-to-peer. Un ulteriore svantaggio sono i costi di acquisizione e la grande mole di lavoro legata all’amministrazione dei server. Inoltre le e-mail provenienti da server SMTP esterni sono spesso classificate come spam. Lo stesso vale per quelle con IP dinamico.
A causa di queste restrizioni molte aziende preferiscono appoggiarsi ad un servizio di relay SMTP professionale, che gestisce un proprio server per l'inoltro delle e-mail. I pacchetti di posta di provider come mailjet, sendinblue o turboSMTP, specializzati nella gestione di grandi volumi di posta elettronica, sono scalabili nel loro modello di tariffazione a seconda del volume di messaggi e di solito hanno una reputazione impeccabile con i provider di Internet e di posta, in quanto lavorano a stretto contatto con loro. Dopo aver configurato il relativo servizio è possibile utilizzare come di consueto l'applicazione di posta elettronica (ad es. Microsoft Outlook) per inviare e ricevere messaggi.
Inoltre molti servizi di relay SMTP offrono un valore aggiunto come la funzione di reporting: il server SMTP del provider inserisce automaticamente un link tracker nel corpo di ogni e-mail grazie al quale è possibile raccogliere dati economicamente importanti come Open-, Click- e Bounce-Rate, il feedback sul processo di invio o sulla newsletter (ad esempio, reclami di spam o cancellazioni dalle mailing list). Se correttamente interpretate e utilizzate, queste informazioni possono servire come base per personalizzare e modificare le campagne di E-Mail Marketing.
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