Le tabelle pivot: come rendere Excel ancora più intelligente

Non è per niente difficile creare una tabella pivot su Excel, una volta compreso su quali principi funziona. La base di una tabella pivot è sempre un insieme di dati basato su diverse colonne. Nella prima riga della colonna si trova la descrizione della rispettiva categoria. La tabella pivot ne ricava automaticamente le informazioni. Inoltre ha senso formattare la tabella come tale (con la funzione “formatta come tabella” e darle un nome, perché ciò in seguito renderà il lavoro più semplice, soprattutto nel caso di diversi set di dati.

Ci sono due modi per fare una tabella pivot su Excel: potete utilizzare la scheda “inserisci” per richiamare la funzione “tabella pivot” oppure attraverso gli strumenti della tabella, però soltanto dopo aver formattato il data set come tabella. A quel punto si può scegliere la funzione “Riepiloga con tabella pivot”. Si apre la stessa finestra in entrambi i casi, ma qui la tabella è già inserita. Inoltre nella maschera potete scegliere dove debba situarsi la nuova tabella pivot: all’interno di un foglio di calcolo esistente o in un nuovo documento.

Le tabelle pivot offrono numerose funzioni molto utili per la valutazione dei dati. Vi descriviamo con un esempio la versatilità di Pivot in Excel. Al momento abbiamo appena creato la tabella pivot, che illustra i dati riguardanti la vendita di un anno, nonché i nomi dei collaboratori e il tipo di merce venduta. Bisogna tener presente che si tratta di una semplice tabella, nella quale soltanto le colonne sono munite di dicitura, mentre le righe non ce l’hanno.

Il nuovo foglio di calcolo nel quale dovrebbero comparire i dati all’inizio è completamente vuoto, ma a sinistra c’è un riquadro di attività dal nome “Campi tabella pivot”: lì sono elencate tutte le categorie che avete stabilito per le colonne del data set. Inoltre ci sono anche quattro ambiti nei quali potete portare i campi della tabella pivot:

• Filtri
• Colonne
• Righe
• Valori

Attraverso la suddivisione dei campi in queste aree create la vera e propria tabella pivot. In generale conviene stabilire un campo per i nomi delle colonne e uno per quelli delle righe. Su “Filtri” specificate le categorie che volete considerare isolatamente. L’area più interessante è sicuramente “Valori”: i campi che vi inserite sono il vero focus della tabella.

Nel nostro esempio mettiamo i mesi nelle righe e i collaboratori nelle colonne. La tabella pivot analizza automaticamente le informazioni che ottiene dal data set e rileva la presenza dei dodici mesi e dei quattro diversi dipendenti. Nel filtro immettiamo entrambi i tipi di prodotto, in modo da filtrare i risultati della tabella per pacchetto A e pacchetto B.

Infine sotto “Valori” mettiamo le vendite. A questo punto Excel crea automaticamente la tabella: dalla tabella di origine a quattro colonne viene creata una tabella con la designazione di righe e colonne, i cui valori sono posti in relazione alla categoria.

Nel nostro caso Excel elabora in modo autonomo la quantità di vendite al mese e per dipendente. Al posto dell’originario valore in denaro, mettendo le vendite sotto “Valori” si ha direttamente il “numero delle vendite”. In questo modo i numeri, dati muti nella tabella iniziale, nel giusto contesto danno a colpo d’occhio importanti informazioni. Ad esempio possiamo vedere immediatamente che Laura in aprile ha effettuato due vendite, e anche i risultati generali sono calcolati autonomamente: in giugno ci sono state tre vendite, mentre in tutto l’anno 24.

Se invece vi interessa di più sapere a quanto ammontano le rispettive vendite più che quante vendite sono state effettuate, potete effettuare una variazione in modo semplice e veloce: cliccate sull’area “valori” sul campo “vendite” e andate su “impostazioni campo valore per”. Qui sotto “riepiloga campo valore per” da “conteggio” a “somma”. Come potete vedere, potete scegliere anche tante altre modalità di rappresentazione (basandosi sulle funzioni di Excel: somma, media, ecc.).

Per quanto riguarda i valori che si riferiscono denaro, ha sicuramente senso presentarli nella valuta corrispondente. Attraverso il pulsante “Formato numeri contabilità” si apre una finestra, nella quale potete formattare le celle (funzione presente anche in un normale foglio Excel) e scegliere diversi formati per i numeri, valute incluse.