Funzione TROVA in Excel

Chi lavora molto con Excel sa bene quanto le sue numerose funzioni siano utili. Molte di queste formule sono dedicate a processi di calcolo o analisi. Se, invece, si ha l’esigenza di facilitare il lavoro con grandi raccolte di dati, è consigliabile apprendere la funzione TROVA. Qual è la sintassi? Come si imposta la funzione? E qual è la differenza tra TROVA e TROVA.B?

Quando si lavora con grandi fogli di calcolo contenenti centinaia di celle, è facile perdere l’orientamento. Naturalmente anche Excel, come ogni altro prodotto Office, dispone di una funzione di ricerca integrata. Tuttavia, questa potrebbe non rispondere esattamente alle esigenze dell’utente. Questa funzione, infatti, cerca automaticamente in tutto il documento, senza possibilità di limitare l’area di ricerca. Cosa ancora più importante, i valori forniti come risultato non possono essere utilizzati in altre funzioni; il risultato della ricerca non può essere inoltrato, poiché la funzione di ricerca lavora solo in superficie.

Se, tuttavia, si desidera cercare all’interno di determinate celle e, inoltre, integrare la ricerca direttamente nel foglio di calcolo, si può utilizzare la funzione TROVA. Immettendo la parola o la frase, la funzione rileva in quale punto della stringa (ossia del testo nella cella) l’elemento cercato compare per la prima volta.

Con la funzione TROVA, Excel offre un elemento che può essere utilizzato per ulteriori elaborazioni. Combinate TROVA con altre funzioni per sfruttare appieno il potenziale di questa funzione. Potete ad esempio sapere se un determinato termine è presente oppure estrarre parti specifiche da una stringa.

La sintassi di TROVA non è particolarmente complessa. Nella forma standard è necessario inserire soltanto due argomenti: cosa cercate? E dove lo cercate?

La query di ricerca può inoltre essere ulteriormente specificata, indicando che la ricerca deve iniziare da un determinato carattere:

I parametri stanno ad indicare diverse informazioni:

• Testo da cercare: è la stringa che si desidera cercare. Il testo da cercare deve essere indicato tra virgolette. È anche possibile fare riferimento a una cella in cui è contenuto il testo. In ogni caso, la funzione distingue tra lettere maiuscole e minuscole.
• Testo: questo parametro definisce il testo in cui si vuole cercare. Nella maggior parte dei casi, qui indicherete una cella in cui si trova il testo. In linea generale, tuttavia, in questa posizione è anche possibile inserire direttamente il testo. Anche in questo caso è necessario utilizzare le virgolette.
• Primo_carattere: con un valore numerico stabilite a partire da quale carattere deve iniziare la ricerca del testo da cercare. L’indicazione di questo valore è facoltativa. Se non viene specificato alcun valore, la funzione fa partire la ricerca dalla prima posizione.

Il risultato della ricerca viene fornito da Excel sotto forma di numero. Il valore numerico indica in quale posizione inizia il testo da cercare – vale a dire la prima occorrenza da sinistra. Nel caso in cui il termine compaia altre volte all’interno della cella, la funzione TROVA, utilizzata da sola, non ne tiene conto. Per individuare ulteriori posizioni del testo cercato è necessario utilizzare un annidamento. Il valore fornito come risultato tiene conto di ogni singolo carattere e, quindi, anche degli spazi. Il numero indica la posizione del primo carattere del termine trovato. La prima lettera o il primo carattere della query di ricerca viene dunque conteggiato nel risultato.

Oltre alla funzione TROVA, Excel offre anche la funzione TROVA.B. Entrambe le funzioni forniscono lo stesso esito e sono assolutamente identiche anche nella sintassi. L’unica differenza consiste nel set di caratteri utilizzabile. TROVA funziona con le lingue basate sul cosiddetto set di caratteri a byte singolo (SBCS), tra le quali anche l’alfabeto latino (incluse le forme speciali). Se, invece, si utilizzano caratteri asiatici di regioni quali la Cina, il Giappone e la Corea (CJK), è necessario utilizzare la funzione TROVA.B, che utilizza le lingue basate sul set di caratteri a byte doppio (DBCS). Ogni carattere contiene due byte; il conteggio deve pertanto essere adattato in modo corrispondente.

Inizialmente, molti utenti non riescono a comprendere chiaramente lo scopo di questa funzione. Individuare la posizione di un termine all’interno di un testo può sembrare una funzione di scarsa utilità. Tuttavia, il vero potenziale di questa funzione si ottiene utilizzandola in combinazione con altre funzioni.

Per prima cosa pensiamo a come sia possibile rilevare non la prima, bensì la seconda, la terza o la n-sima occorrenza del termine da cercare.

Qui è possibile comprendere anche a cosa serve il terzo parametro opzionale. In questa formula, nella posizione primo_carattere inseriamo nuovamente la formula che dà come risultato la posizione della prima occorrenza. Questo valore più uno indica a sua volta la posizione in cui la funzione sovraordinata deve iniziare la ricerca. Se desiderate cercare anche una terza posizione, nidificate la funzione ancora una volta, e così via.

Con la funzione TROVA, Excel ha la possibilità, sulla base dell’indicazione della posizione, di formulare una proposizione logica: il termine cercato è presente o non è presente nel testo?

Le denominazioni degli articoli possono essere molto lunghe e difficili da interpretare, per questo potreste aver bisogno di estrarre determinati segmenti dalla stringa dei caratteri. A questo scopo Excel offre tre funzioni: SINISTRA, DESTRA e STRINGA.ESTRAI. Queste funzioni sono, di per sé, già molto interessanti; tuttavia, in combinazione con TROVA, le formule acquistano ancor più efficacia. Partiamo dal presupposto che le denominazioni dei vostri articoli seguano sempre un determinato modello, composto da lettere, numeri e trattini: ABCDE-A-12345-T. Ciò che volete fare è estrarre il segmento numerico contenuto all’interno della stringa.

Poiché, tuttavia, la stringa non possiede una lunghezza fissa, il risultato che volete ottenere non può essere raggiunto con le funzioni di estrazione semplici. Queste, infatti, si basano su un numero di caratteri prestabilito – condizione che, nel caso in esame, non può essere data. Grazie ai trattini, tuttavia, potete aiutarvi con la funzione TROVA. Questa, infatti, vi fornisce l’informazione sulla posizione di cui avete bisogno.

Poiché nella stringa sono contenuti più trattini, la funzione TROVA deve essere nidificata. In questo esempio ipotizziamo che la parte numerica sia sempre costituita da cinque caratteri:

Tuttavia, nel caso in cui la lunghezza della parte numerica non sia sempre uguale, è possibile ricorrere a un ulteriore annidamento delle funzioni TROVA. Poiché la sequenza desiderata termina con un trattino, è possibile cercare il trattino, determinando così la lunghezza.

La funzione TROVA può essere combinata efficacemente anche con la funzione SE. Desiderate eseguire un’azione se nella cella è presente una determinata stringa? La combinazione di SE e TROVA vi consente di farlo: se la stringa è presente, allora avviene questo, altrimenti quello. L’unico problema è che TROVA segnala un errore se la stringa non è presente. Per questo, è necessario utilizzare in aggiunta la funzione VAL.ERRORE.