Importare i contatti di Outlook: come trasferire le informazioni sugli indirizzi esistenti nella rubrica di Outlook
Anche ai tempi di Facebook e WhatsApp, le e-mail giocano ancora un ruolo importante. Soprattutto nel mondo degli affari, i messaggi elettronici continuano a essere un mezzo di comunicazione indispensabile e mailing list e newsletter sono ancora tra gli strumenti più semplici per contattare un vasto gruppo di utenti con il minimo sforzo possibile. In tutti i casi, il componente centrale del traffico e-mail è un client con una rubrica in cui possono essere memorizzati tutti i dati di contatto rilevanti.
Tra questi client di posta elettronica, Microsoft Outlook si mantiene ben saldo nell'elenco dei più popolari da più di due decenni, anche grazie alla libertà che concede nella gestione dei contatti. Grazie alla procedura integrata di importazione/esportazione, ad esempio, è possibile importare facilmente le liste di contatti esistenti in Outlook. Come funziona l’importazione degli indirizzi e quali passi sono necessari?
Importare i contatti di Outlook: quali sono i requisiti?
Ci sono diversi scenari in cui è utile o necessario importare contatti in Outlook: in genere, si dispone di liste esterne di contatti commerciali o privati che si desidera importare nella rubrica di Outlook. Tuttavia, è anche possibile importare i contatti che si erano precedentemente esportati da Outlook, magari perché volete creare un backup o passare a un'altra versione del programma. In quest’ultimo caso, l’elenco dei contatti esiste già nel formato di importazione richiesto CSV (i valori in questo file sono separati da appositi separatori). Se si dispone di un proprio elenco di contatti, ad esempio sotto forma di foglio di calcolo Excel, è necessario salvarlo in formato CSV prima di poterlo importare nella rubrica di Outlook.
Come salvare i fogli di calcolo come file CSV
Tutti i comuni fogli di calcolo come Microsoft Excel o OpenOffice o LibreOffice Calc offrono la possibilità di salvare cartelle di lavoro come file CSV. Per gli utenti di Excel, ad esempio, funziona come segue:
- In primo luogo, cliccate sul foglio di lavoro che contiene le informazioni di contatto che si desidera importare nella rubrica di Outlook. Quindi passate alla scheda “File” e fate clic su “Save as”
- Decidete dove salvare il file e aprite il menu nel campo “Save as Type” facendo clic sulla piccola icona a triangolo rivolta verso il basso.
- Individuate e selezionate la voce “CSV (Comma delimited)”. Infine premete su “Save”. Excel vi informerà che alcune delle caratteristiche della cartella di lavoro andranno perse a causa del passaggio al formato CSV. A questo punto non vi resta che accettare cliccando su OK.
Importare i contatti in Outlook: istruzioni guidate per i client per il desktop e per le applicazioni web
Se si dispone dei contatti desiderati in formato CSV, è possibile iniziare immediatamente a importarli nella rubrica di Outlook. Per fare questo non sono necessari software aggiuntivi di nessun tipo: la procedura guidata di importazione/esportazione illustrata sopra di Microsoft Outlook è integrata di default e supporta l’importazione senza strumenti esterni o plug-in. A seconda della versione corrente di Outlook o se si lavora con il client per il desktop o con la versione web, la procedura può variare leggermente. Qui sotto abbiamo riassunto per voi il processo di importazione nelle diverse edizioni di Outlook.
Come importare i contatti in Outlook 2016 e 2013
Gli utenti delle nuove versioni di Outlook possono trovare la procedura guidata di importazione/esportazione nel menu “File”. Il primo passo è quello di aprirlo tramite l’omonima scheda:
Nel menu che si apre a sinistra selezionate “Open & Export” dove si avvia la procedura guidata facendo clic su “Import/Export”.
Nel menu di avvio della procedura guidata di importazione/esportazione è possibile selezionare diverse azioni. L’azione “Import from another program or file” richiesta per l’importazione è già contrassegnata per impostazione predefinita, cosicché basta semplicemente premere il pulsante “Next”.
Anche nella successiva finestra di dialogo potete mantenere la scelta predefinita, ovvero che i valori debbano essere separati da segni di delimitazione, per poi approdare direttamente al successivo menu. Attraverso l’opzione “Browse” potete selezionare il luogo di archiviazione del file da importare:
Prima di cliccare su “Next”, avete la possibilità di scegliere tra tre varianti di importazione:
- Sostituzione dei duplicati attraverso elementi importati: se in Outlook uno dei contatti esiste già, le informazioni riguardanti questo contatto verranno scartate e sostituite dalle informazioni del file di importazione.
- Consentire la creazione di duplicati (opzione predefinita): se un contatto esiste già in Outlook, l’importazione/esportazione guidata crea una copia di questo contatto. In seguito, è possibile combinare le informazioni nella rubrica o rimuovere la versione desiderata.
- Non importare alcun duplicato: se un contatto esiste già in Outlook, le informazioni da importare riguardo a questo contatto verranno eliminate.
Indipendentemente dall’opzione che sceglierete, nel menu successivo vi verrà richiesto di selezionare una cartella di destinazione. Cercate “Contacts” e cliccate su “Next”.
Confermate l’operazione per iniziare il processo di importazione su Outlook.
Come importare contatti in Outlook sul Web
Anche in Outlook sul Web si possono importare nuovi contatti nella rubrica di Outlook: per farlo, accedete all’applicazione web e poi cliccate sull’icona con le persone che si trova in basso a sinistra nella barra degli strumenti:
Successivamente premete il pulsante “Manage” in alto a destra e scegliete la voce “Import contacts”.
Si apre poi il menu di importazione, nel quale è necessario specificare la fonte per importare i contatti. In alternativa a Outlook, è possibile utilizzare come punti di partenza Gmail, Yahoo Mail e Windows Live Mail. Quindi, se volete importare liste di contatti da uno di questi tre servizi e-mail, potete farlo da qui. Per il file CSV con cui stiamo lavorando in questo tutorial, abbiamo bisogno dell’opzione di importazione “Outlook 2010, 2013 or 2016”.
Ora cliccate sull’opzione di ricerca e selezionate il luogo di archiviazione nel quale si trova il file CSV con i nuovi dati dei contatti. Infine avviate la procedura di importazione cliccando su “Upload”.
Come importare i contatti in Outlook 2010
Anche Outlook 2010 ha una funzione per importare i contatti. Tuttavia, poiché l’interfaccia utente del client di posta elettronica Microsoft è cambiata nel corso degli anni, le modalità della procedura guidata di importazione/esportazione differiscono leggermente dalla procedura delle nuove versioni di Outlook. Le seguenti istruzioni passo per passo mostrano come importare i contatti nella versione 2010:
- Scegliete la scheda “File” e cliccate su “Open”. Cliccate poi sul pulsante “Import” per avviare la procedura guidata di importazione/esportazione.
- Nella lista di azioni cercate “Import from another program or file”, cliccate su questa opzione e confermate la selezione con “Next”.
- Specificate come tipo di file da importare sempre l’opzione dei valori separati da virgola e quindi la posizione in cui è memorizzato il file CSV. Come per l’importazione in Outlook 2013 e 2016, è anche possibile specificare in questo menu se è consentito o meno l’inserimento di doppi indirizzi.
- Selezionate la cartella di contatti alla quale desiderate aggiungere le nuove informazioni di indirizzo e avviate il processo.
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