Le tabelle di grandi di­men­sio­ni possono diventare ra­pi­da­men­te poco leggibili. Prima che l’os­ser­va­to­re possa trarne le in­for­ma­zio­ni fon­da­men­ta­li può passare molto tempo. I programmi di fogli di calcolo fa­ci­li­ta­no la visione d’insieme mettendo in evidenza de­ter­mi­na­ti valori definiti dall’utente. La for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le in Excel o i Fogli Google (Google Sheets) mettono au­to­ma­ti­ca­men­te in evidenza dei valori che cor­ri­spon­do­no a criteri pre­de­fi­ni­ti.

In una tabella vanno evi­den­zia­ti in rosso tutti i valori maggiori di 500? Vanno for­mat­ta­te solamente le celle che con­ten­go­no una data futura? In Fogli Google gli utenti grazie alla for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le possono definire tali criteri e il modo in cui le celle devono essere for­mat­ta­te quando si verifica tale criterio.

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Ambiti di ap­pli­ca­zio­ne della for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le in Fogli Google

I campi di ap­pli­ca­zio­ne sono vari tanto quanto i criteri di for­mat­ta­zio­ne di­spo­ni­bi­li. I contabili ad esempio possono uti­liz­za­re la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le per rendere più chiaro il prospetto dei guadagni e delle perdite, evi­den­zian­do in rosso tutti i valori negativi. I project manager possono for­mat­ta­re i propri prospetti di bilancio con criteri in base ai quali le nuove uscite per ciascuna posizione sono im­me­dia­ta­men­te evi­den­zia­te con un de­ter­mi­na­to colore se superano il budget.

La for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le aumenta la leg­gi­bi­li­tà di qualsiasi tabella di grandi di­men­sio­ni. L’evi­den­zia­zio­ne, di solito a colori, di de­ter­mi­na­ti elementi della tabella può essere basata su valori puri o regole e formule precise.

Valori come base

Il modo più semplice per mettere in risalto de­ter­mi­na­te in­for­ma­zio­ni è quello di comparare e mettere in relazione tra loro i valori di un in­ter­val­lo pre­de­fi­ni­to. L’opzione di for­mat­ta­zio­ne “Scala di colori” offre a tal fine una serie di im­po­sta­zio­ni pre­de­fi­ni­te, tramite le quali i valori maggiori sono vi­sua­liz­za­ti in un colore più intenso rispetto ai valori minori. Di default per questa mo­du­la­zio­ne sono assegnati i toni del verde, ma è possibile uti­liz­za­re im­po­sta­zio­ni di colore per­so­na­liz­za­te. Per impostare questa semplice for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le nel vostro progetto Fogli Google, procedete come segue:

  1. Se­le­zio­na­te l’in­ter­val­lo di valori de­si­de­ra­to.
  2. Fate clic con il tasto destro sull’in­ter­val­lo se­le­zio­na­to e scegliete la voce di menu “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”.
  3. Cliccate nel menu laterale a destra sulla voce “Scala di colori”. Mantenete la co­lo­ra­zio­ne verde per i valori della tabella o scegliete altri colori di riem­pi­men­to per le celle, poi se­le­zio­na­te “Fine”.
Immagine: Fogli Google: menu di formattazione della scala colore
Se ne­ces­sa­rio, stabilite una tonalità per­so­na­liz­za­ta di colore per il valore minimo e massimo ed even­tual­men­te per il valore medio.

Regole per la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le

Chi nelle tabelle di grandi di­men­sio­ni dei guadagni e delle perdite vuole subito capire quali mesi sono andati par­ti­co­lar­men­te bene o par­ti­co­lar­men­te male, può definire la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le sulla base di valori esatti. Nel seguente esempio la base di ela­bo­ra­zio­ne è una tabella con dodici mesi, a ciascuno dei quali sono assegnate le ri­spet­ti­ve entrate e uscite. I seguenti criteri vanno evi­den­zia­ti tramite colore: i guadagni sopra i 1.000 Euro devono essere evi­den­zia­ti au­to­ma­ti­ca­men­te in verde, le perdite au­to­ma­ti­ca­men­te in rosso.

  1. Se­le­zio­na­re l’in­ter­val­lo della tabella per il quale si vogliono definire i criteri, cliccare con il tasto destro del mouse su un punto a piacere nell’in­ter­val­lo evi­den­zia­to in blu e scegliere l’opzione “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”.
Immagine: Google Sheets: tabella con intervallo evidenziato
L’opzione “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” viene vi­sua­liz­za­ta dopo aver cliccato con il tasto destro sull’in­ter­val­lo evi­den­zia­to.
  1. Nella finestra di dialogo “Regole di for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” potete vedere per quale in­ter­val­lo sono applicati i criteri e la ri­spet­ti­va for­mat­ta­zio­ne. Cliccate sulla freccia di selezione nel campo “Formatta le celle se...” e se­le­zio­na­te “Maggiore di”. Nel campo sot­to­stan­te indicare “1000”. Tutti i valori nell’in­ter­val­lo se­le­zio­na­to che sono maggiori di 1000 sono au­to­ma­ti­ca­men­te evi­den­zia­ti in verde.
Immagine: Fogli Google: formattazione condizionale (regola)
I campi con valori che sod­di­sfa­no i criteri definiti sono for­mat­ta­ti au­to­ma­ti­ca­men­te in maniera cor­ri­spon­den­te in Google Sheets.
  1. Cliccando su “Aggiungi un’altra regola” è possibile inoltre includere il criterio che i valori che sono inferiori a 0 (quindi sono pari a una perdita), vanno evi­den­zia­ti in rosso. A tal fine ag­giun­ge­te un’altra regola e se­le­zio­na­te “Meno di”. Poi digitate “0” e se­le­zio­na­te il rosso come colore per la for­mat­ta­zio­ne. Cliccate su “Fine” per terminare la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le.
Immagine: Tabella dei Fogli Google con due regole di formattazione
I valori negativi si ri­co­no­sco­no subito. Anche i valori superiori a 1000 sono evi­den­zia­ti tramite colore. Se inserite nuovi valori nell’in­ter­val­lo definito, saranno for­mat­ta­ti au­to­ma­ti­ca­men­te in maniera cor­ri­spon­den­te alla regola pre­sta­bi­li­ta.
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For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le basata su formule

Oltre alla for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le con regole definite per de­ter­mi­na­ti valori, testi o dati è possibile anche inserire proprie formule come criterio per la for­mat­ta­zio­ne. Tramite la formula definita dall’utente vengono for­mat­ta­te solamente le celle e le voci che sod­di­sfa­no detta formula. Ciò può essere utile, ad esempio, quando i dati futuri devono essere evi­den­zia­ti in una tabella, come nel seguente esempio:

  1. Evi­den­zia­te nella tabella l’in­ter­val­lo a cui volete applicare la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le mediante formula. Cliccate con il tasto destro del mouse in una posizione a piacere sull’in­ter­val­lo evi­den­zia­to in blu e se­le­zio­na­te la voce “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”.
Immagine: Google Sheets: tabella con intervallo selezionato
L’opzione “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” è se­le­zio­na­bi­le per singole celle o per in­ter­val­li evi­den­zia­ti tramite tasto destro.
  1. Nella finestra delle im­po­sta­zio­ni per le “Regole di for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le” se­le­zio­na­te nel menu a tendina in “Formatta le celle se...” l’opzione “La formula per­so­na­liz­za­ta è”. Inserite la formula de­si­de­ra­ta (qui: „=B2>OGGI()“) nel campo designato e se­le­zio­na­te la cor­ri­spon­den­te for­mat­ta­zio­ne. In questo esempio tutti i dati relativi al futuro saranno evi­den­zia­ti in rosso:
Immagine: Regole per la formattazione condizionale in Fogli Google
La formula =B2>OGGI() ha come con­se­guen­za che a partire dalla cella B4 tutti i dati suc­ces­si­vi a “oggi” sono evi­den­zia­ti in rosso.
  1. Con­fer­ma­te la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le cliccando su “Fine”. Quando con il tasto destro si clicca su una delle celle della for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le ed è vi­sua­liz­za­ta la “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”, è possibile vedere tutte le for­mat­ta­zio­ni attive nella cella se­le­zio­na­ta. In caso di necessità è possibile inserire qui altre regole.
Immagine: Google Sheets: regole di formattazione attive per la cella selezionata
Tutte le for­mat­ta­zio­ni con­di­zio­na­li attive saranno vi­sua­liz­za­te. I ri­spet­ti­vi criteri e la for­mat­ta­zio­ne cor­ri­spon­den­te sono ri­co­no­sci­bi­li im­me­dia­ta­men­te. In questo caso il criterio è vi­sua­liz­za­to come una formula, l’area di ap­pli­ca­zio­ne viene spe­ci­fi­ca­ta e la for­mat­ta­zio­ne può essere ri­co­no­sciu­ta uti­liz­zan­do “123”.

Il seguente tutorial su YouTube fornisce ulteriori in­for­ma­zio­ni relative alla for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le in Fogli Google e in­te­res­san­ti esempi:

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Consiglio

I Fogli Google come foglio di calcolo di Google Workspace sono di­spo­ni­bi­li anche in un pratico pacchetto di IONOS, che include un account Gmail pro­fes­sio­na­le, spazio di ar­chi­via­zio­ne ag­giun­ti­vo e supporto Google prio­ri­ta­rio.

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