I sistemi di gestione del magazzino permettono una visualizzazione informativa di tutti i processi legati alla gestione dell’assortimento. La gestione del magazzino costituisce un elemento fondamentale di un e-commerce in quanto è in questa fase che viene processata la transizione della merce, vale a dire la ricezione, la spedizione, il riordino e la raccolta. L’importanza di legare questo processo alla piattaforma online risiede nel fornire al potenziale cliente informazioni precise e accurate relative all’effettiva disponibilità di un prodotto e ai tempi di evasione di un ordine. Qui di seguito sono elencati i processi principali di quest’attività:
- Entrata della merce: la gestione e la presa in carico della merce nel momento in cui arriva in magazzino;
- Deposito della merce: tutte le attività di classificazione e suddivisione della merce secondo precise logiche aziendali;
- Prelievo e pianificazione: la scelta e l’organizzazione della merce al fine di evadere gli ordini;
- Smistamento ed esecuzione: la fase di suddivisione della merce in base alle spedizioni e il suo prelievo da parte dei veicoli che consegneranno il bene al cliente.
La situazione del magazzino è legata anche alla gestione di una serie di documenti per il carico e lo scarico dei prodotti che è importante avere sempre sotto controllo. Questi programmi funzionano infatti secondo una logica a interfacce, che permettono di tracciare tutta la merce in entrata, quella stoccata e quella uscente in modo chiaro e preciso, anche attraverso l’uso di codici a barre (questi ultimi utilizzati soprattutto per permettere il tracciamento di un bene durante la fase di evasione e spedizione).
In connessione con i sistemi di gestione del magazzino potrà capitarvi di imbattervi nei sistemi di gestione ERP (abbreviazione di “Enterprise Resource Planning”, letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa"). Queste sono utilizzate come strumenti di pianificazione delle risorse di un’azienda ma presentano molte più funzionalità e contengono alcuni moduli per la gestione del personale, di documenti e per le attività di controllo. Il fatto che molti sistemi di gestione ERP includano i tipici moduli di gestione del magazzino, li rende adatti anche all’utilizzo nel commercio online.