L'utilizzo di un file server dovrebbe essere preso in considerazione da molte aziende per una serie di motivi: in primo luogo c'è il vantaggio della centralità, che assicura che ogni partecipante autorizzato alla rete possa accedere ai file forniti. In questo modo viene agevolato il lavoro di più utenti sullo stesso file: i conflitti tra le diverse versioni di un documento vengono praticamente eliminati, poiché alcune azioni come la modifica o l'eliminazione vengono bloccate agli altri utenti non appena un utente effettua l’accesso. Il tempo e lo sforzo sarebbero notevolmente più elevati, così come la probabilità di conflitti tra diverse versioni dei file, se gli utenti dovessero invece condividere i file desiderati dal proprio sistema o trasferirli su supporti rimovibili.
Un altro vantaggio decisivo dell'uso del file server è l’alleggerimentodelle risorse client: oltre ai documenti personali, tutti i file aziendali e i backup possono essere memorizzati sul file server, a seconda di come l'azienda vuole gestire l'archiviazione dei file. Inoltre, l'intero inventario dei file è automaticamente molto più facile da controllare con un’organizzazione adeguata, suddivisa tra directory, cartelle, ecc.
Se il file server è opportunamente configurato, i file possono essere recuperati anche da remoto, proprio come se fosse un servizio di archiviazione online. Tuttavia, a differenza di una soluzione cloud, il controllo sui file e la loro sicurezza rimane sempre nelle proprie mani, il che rappresenta un vantaggio significativo rispetto a soluzioni affidate a terzi.
I vantaggi del file server in sintesi:
- semplice organizzazione dell'intero inventario dei file
- elevata chiarezza
- accesso ai file semplificato
- collaborazione senza conflitti di versione
- alleggerimento dei computer client (possibilità di spazio di archiviazione quasi illimitato)
- possibilità di accesso remoto tramite WebDAV, (S)FTP o SCP
- protezione dei dati e sicurezza nelle proprie mani