RPA: processi lavorativi più efficienti grazie all’automazione

La Robotic Process Automation (RPA) aiuta le imprese a rendere più efficienti i processi lavorativi basandosi sul software. Il processo sfrutta i robot per aiutare a svolgere attività manuali in modo completamente automatizzato. Queste attività comprendono, ad esempio, determinati processi come le disdette di contratti e le procedure d’ordine.

Robotic Process Automation: i segreti di questa tecnologia

La Robotic Process Automation (in breve, RPA) descrive la gestione automatizzata dei processi lavorativi tramite l’utilizzo di robot software.

In questo settore dell’automazione, i robot utilizzati copiano le fasi di lavoro ripetitive svolte manualmente dalle persone e che spesso richiedono molto tempo, oltre a essere soggette a errori durante lo svolgimento. Esempi di questi lavori sono l’immissione o la trasmissione di dati nel back office.

A tal fine si utilizzano bot o robot software che sfruttano interfacce per l’accesso e l’utilizzo di componenti di sistema e che sono anche in grado di controllare il software applicativo. I robot riescono quindi a svolgere operazioni in modo simile a un operatore umano all’interno di un ambiente di processo.

Pertanto la RPA non si limita a ottimizzare le interazioni umane con l’interfaccia utente dei sistemi software, ma provvede anche a digitalizzare progressivamente questi percorsi interattivi. In pratica, questa tecnologia registra singole operazioni o anche interi processi trascrivendoli in singoli script software o intere catene di script.

La RPA combina diverse interfacce, ossia API, e le interazioni con l’interfaccia utente già esistente al fine di eseguire le operazioni ripetitive.

È possibile predisporre ed eseguire script di diversa lunghezza e durata di esecuzione. Il file di esecuzione vero e proprio è detto bot, che spiega tra l’altro il nome della tecnologia Robotic Process Automation.

La Robotic Process Automation e l’IA sono due settori diversi

Sempre più spesso si mettono sullo stesso piano la RPA e l’intelligenza artificiale (IA) o si fa erroneamente confusione fra le due. Tuttavia, queste due tecnologie differiscono in modo fondamentale e, nel migliore dei casi, si completano a vicenda. La differenza sta nei rispettivi campi di applicazione e nella loro implementazione pratica:

• L’IA è utilizzata sulla base dei dati.
• La RPA è un’applicazione basata sui processi.

I bot RPA seguono routine definite dai programmatori. Al contrario, l’intelligenza artificiale si basa sui dati già disponibili, ad esempio per ristrutturare modelli di dati già esistenti tramite l’apprendimento automatico o per riconoscere modelli all’interno di insiemi di dati non strutturati e per imparare da essi.

Se combinate tra loro, la Robotic Process Automation e l’IA traggono vantaggio l’una dall’altra, in quanto permettono di automatizzare completamente le operazioni presenti nelle routine RPA grazie all’utilizzo dell’IA e di realizzare anche attività più complesse. A sua volta, l’IA è in grado di sfruttare il lavoro dei bot, ad esempio per fare a meno di un’implementazione manuale.

Durante l’esecuzione delle applicazioni, la RPA lavora in autonomia per consentire lo svolgimento di attività in modo indipendente tramite sistemi software.

I vantaggi della RPA: i processi manuali diventano sempre più efficienti

La Robotic Process Automation serve innanzitutto a ottimizzare i processi già esistenti e a renderli più redditizi ed efficienti. La tecnologia punta a raggruppare i processi che consumano molte risorse nel back office attraverso l’esecuzione di bot in base a regole, al fine di liberare risorse per attività e progetti più complessi.

In questo modo si ottiene un migliore ritorno sull’investimento a lungo termine e si accelera la digitalizzazione delle imprese che implementano processi basati sulla RPA. Un’ulteriore conseguenza del maggiore grado di automazione è la riduzione del carico di lavoro del personale.

I singoli membri del personale riescono quindi ad aumentare la loro produttività, in quanto possono dedicarsi a lavori a maggiore valore aggiunto, ma non solo: anche la loro soddisfazione aumenta progressivamente. Inoltre è possibile assegnare il personale a compiti più complessi, ad esempio dove l’intervento umano è inevitabile.

I vantaggi della RPA all’interno e all’esterno dell’impresa

• Minore necessità di programmazione: per l’utilizzo della RPA non è indispensabile l’intervento degli sviluppatori. Le funzioni drag&drop facilitano la configurazione del software anche da parte del personale meno esperto.
• Minore tasso di errore: i bot operano sulla base di script per svolgere attività ripetitive all’interno dei sistemi. Nel lungo periodo, è quindi possibile eliminare le fonti di errore umano. In particolare, le operazioni che richiedono alta precisione (parola d’ordine: compliance sono le principali candidate all’uso della RPA.
• Migliori possibilità di controllo: la RPA permette di standardizzare attività di monitoraggio e verifica, ottimizzando gli script progressivamente e senza costi aggiuntivi.
• Mantenimento delle stesse funzionalità: l’uso della RPA non richiede sistemi supplementari e non comporta l’integrazione obbligatoria di un’API. Poiché i bot operano al livello di presentazione dei sistemi già esistenti, non impattano sui processi già presenti.
• Maggiore soddisfazione del cliente: i bot non sono vincolati a tempi di servizio e quindi possono gestire le richieste dei clienti anche nei ritagli di tempo. In questo modo le imprese sono in grado di dedicarsi al miglioramento della soddisfazione del cliente 24 ore su 24.
• Maggiore soddisfazione del personale: l’eliminazione di operazioni ad alta ripetitività permette al personale non soltanto di concentrarsi su altri compiti dal punto di vista dell’efficienza e della complessità, ma contribuisce anche a valorizzarne il lavoro e quindi ad aumentarne la soddisfazione.

Le imprese che prevedono di introdurre la Robotic Process Automation devono soddisfare una serie di requisiti fondamentali. Questa tecnologia, infatti, è in grado di dare un promettente contributo in termini di efficienza solo se si dispone di dati di alta qualità e in presenza di una consolidata gestione dei dati da parte dell’impresa stessa.

Esempi di Robotic Process Automation

Le attività RPA sono particolarmente adatte a riprodurre i processi standardizzati delle mansioni quotidiane. Tra queste attività vi sono applicazioni molto utilizzate in aziende commerciali e società di servizi ogni giorno. Alcuni esempi pratici sono:

• tutti i tipi di procedure d’ordine
• la gestione delle richieste dei clienti
• la creazione di documenti
• la gestione delle buste paga e la gestione generale dei dati nelle unità organizzative

La RPA offre enormi vantaggi in particolare nel contatto con i clienti. Pertanto, è questo uno dei campi in cui la RPA viene usata con particolare frequenza. Il motivo risiede anche nelle aumentate aspettative di molti clienti che oggi si attendono una gestione rapida, se non immediata, delle loro richieste.

Le conseguenze positive dell’automazione si notano direttamente nella riduzione dei tempi di risposta alle richieste dei clienti e nella ridotta tendenza a compiere errori nel corso della gestione delle lettere o delle e-mail ricevute dai clienti.

L’utilizzo della RPA è conveniente anche dal punto di vista dei costi, in quanto la riduzione del tasso di errore permette di eliminare i cicli di correzione. Inoltre, l’aumento della soddisfazione del cliente si ripercuote positivamente sulla fidelizzazione del cliente.

Invio automatizzato di moduli

Un esempio di processo standard nella gestione della clientela, che richiede al tempo stesso un notevole impegno manuale, è la disdetta di un contratto. La procedura è automatizzabile tramite RPA in modo che l’acquisizione della disdetta, la successiva verifica e il disbrigo della pratica avvengano in automatico.

In futuro, la compilazione e l’invio dei moduli standard per la conferma della disdetta non saranno più compito del personale, ma saranno operazioni svolte dai bot. In questo modo sarà possibile elaborare tutti i moduli necessari.

Elaborazione automatizzata degli ordini

Il disbrigo di un ordine richiede la creazione di una serie di documenti che costituiscono un insieme di documentazione standardizzata. Di norma si parte da una conferma d’ordine, seguita da una richiesta di pagamento. Successivamente si provvede alla creazione e alla stampa di una bolla di consegna e, infine, il cliente riceve una fattura.

Il processo di conferma d’ordine ben si adatta alla RPA, poiché la sequenza di processo dei documenti da redigere e i dati necessari sono standardizzati ed è quindi possibile strutturarli sotto forma di script richiamabili ripetutamente.

In conclusione: la RPA conviene alle imprese dotate di una gestione dei dati consolidata

Grazie alla Robotic Process Automation è possibile migliorare processi come la comunicazione con il cliente e ottenere quindi effetti positivi in termini di soddisfazione del cliente ed efficienza dei costi. Anche la soddisfazione e la fidelizzazione del personale sono importanti fattori di competitività per molte imprese. Sollevare i dipendenti dallo svolgimento di attività manuali che richiedono molto tempo per fargli svolgere compiti più complessi e interessanti può contribuire positivamente all’ambiente di lavoro e alla motivazione dei dipendenti.

La RPA non è però la soluzione a tutti i problemi. È necessario soddisfare requisiti fondamentali come un’adeguata qualità dei dati e avere dimestichezza con la gestione dei dati per riuscire a implementare l’automazione in modo efficiente ed efficace.