Metodi e supporti di ar­chi­via­zio­ne in sintesi

La nostra vita diventa sempre più digitale e la quantità di dati che pro­du­cia­mo e con­ser­via­mo su computer e cellulari è in costante aumento, che si tratti di documenti pro­fes­sio­na­li o personali o fo­to­gra­fie. Pro­teg­ge­re questi dati e pre­ve­nir­ne la perdita è diventato im­pe­ra­ti­vo. Per questo un regolare backup dei dati deve far parte di una sana routine digitale. In questo articolo vi pre­sen­tia­mo le diverse opzioni di­spo­ni­bi­li, sia in termini di metodi che di supporti di ar­chi­via­zio­ne dati.

Prima di ef­fet­tua­re qualunque backup è im­por­tan­te chiedersi quali sono i dati che devono ef­fet­ti­va­men­te essere ar­chi­via­ti. Il backup, infatti, a seconda del supporto uti­liz­za­to, richiede tempo, denaro e prezioso spazio di memoria. I dati che possono essere fa­cil­men­te ri­pri­sti­na­ti con un nuovo download (come un software) non do­vreb­be­ro quindi essere inclusi nel backup. Invece, dovreste avere una sola versione (attuale) di singoli file (foto, e-mail, contratti e altri documenti di testo...), e non mol­te­pli­ci con contenuti simili o identici.

Un secondo aspetto da con­si­de­ra­re è se il backup deve avvenire ma­nual­men­te o au­to­ma­ti­ca­men­te. Il metodo manuale conviene solo se dovete ar­chi­via­re precisi file singoli. Nel caso del backup au­to­ma­ti­co è possibile stabilire, tramite un software dedicato, quali file e cartelle devono essere ar­chi­via­ti, quando, quanto spesso e in quale posizione. Con questo metodo si riescono anche a impostare le pre­fe­ren­ze in termini di ri­don­dan­ze e controllo di versione: i dati già ar­chi­via­ti devono essere me­mo­riz­za­ti nuo­va­men­te in un’altra posizione, so­sti­tui­ti o esclusi da backup suc­ces­si­vi?

Nella maggior parte dei casi, l’im­po­sta­zio­ne del backup au­to­ma­ti­co è talmente intuitiva e semplice che anche gli utenti meno esperti possono ap­pro­fit­tar­ne. In altri articoli di ap­pro­fon­di­men­to, come quello sul backup in Windows 10 e quello relativo alla funzione di backup su Mac, scoprite inoltre come ef­fet­tua­re un backup au­to­ma­ti­co tramite il vostro sistema operativo.

Tra i supporti di ar­chi­via­zio­ne si sono ormai affermate diverse opzioni:

• L’ar­chi­via­zio­ne online o tramite cloud, un metodo di backup rapido ed economico, alla portata di tutti e fa­cil­men­te scalabile.
• Memorie esterne come hard disk, memorie di rete o nastri magnetici, in­di­pen­den­ti da Internet con il vantaggio di avere sempre il controllo sui propri dati.

In confronto, i supporti di ar­chi­via­zio­ne ottici, come CD, DVD, Blu-Ray o dischi BD-R HTL (High To Low) sono più costosi, offrono uno spazio limitato e non sono al­tret­tan­to durevoli. Da quando i dischi rigidi con grandi spazi di ar­chi­via­zio­ne sono diventati più ac­ces­si­bi­li, i supporti ottici vengono uti­liz­za­ti sempre meno.

L’ar­chi­via­zio­ne di dati in un cloud è ormai diventata una soluzione con­ve­nien­te ed economica. Una volta impostata, tutti i documenti, le foto e altri file vengono me­mo­riz­za­ti di­ret­ta­men­te su un server. Voi stessi decidete cosa deve essere salvato e quanto spesso; inoltre, potete decidere se collegare, oltre al vostro computer, anche altri di­spo­si­ti­vi come tablet e smart­pho­ne. Per la re­gi­stra­zio­ne, in genere, è suf­fi­cien­te un indirizzo e-mail.

Un tema scottante nell’ar­chi­via­zio­ne in un cloud è la pro­te­zio­ne dei dati. Dato che il vostro backup è sui server di un’azienda esterna, la re­spon­sa­bi­li­tà della pro­te­zio­ne dei vostri dati è nelle mani di terzi. Sce­glien­do provider con data center nell’UE andate sul sicuro, con­si­de­ran­do gli elevati standard applicati in materia di privacy.

Uti­liz­za­re hard disk esterni è diventato un metodo classico per ef­fet­tua­re un backup. Sono di­spo­ni­bi­li pra­ti­ca­men­te in qualunque di­men­sio­ne e fascia di prezzo e si collegano fa­cil­men­te al computer tramite un cavo USB. Una chiavetta USB, a seconda dello spazio che offre, può svolgere la stessa funzione.

Come i computer e altri di­spo­si­ti­vi tec­no­lo­gi­ci, anche gli hard disk hanno un ciclo di vita limitato. Con un utilizzo continuo, la durata è al massimo intorno ai dieci anni. Nel caso dell’ar­chi­via­zio­ne di dati è quindi im­por­tan­te ef­fet­tua­re un nuovo backup e so­sti­tui­re l’hard disk ogni due anni circa. Sarebbe ancora meglio se l’hard disk con­te­nen­te il backup venisse uti­liz­za­to raramente o non venisse uti­liz­za­to affatto. Con­ser­va­te l’hard disk in un luogo fresco e asciutto, evitate vi­bra­zio­ni, urti e l’influenza di campi magnetici. Con­ser­va­to in questo modo, un disco rigido esterno può durare anche per diversi decenni.

L’opzione un po’ più costosa, ma anche più sicura rispetto a un singolo disco rigido, è il Network Attached Storage (NAS): si tratta di una sorta di mi­ni­com­pu­ter, composto da almeno uno o pre­fe­ri­bil­men­te due o più dischi rigidi. Il NAS, collegato alla rete domestica o aziendale, crea re­go­lar­men­te un backup identico su diversi dischi rigidi. Se un disco rigido presenta un guasto, c’è sempre almeno un’altra copia dei dati. I vantaggi offerti da questo metodo rispetto all’ar­chi­via­zio­ne su un singolo hard disk non è solo l’af­fi­da­bi­li­tà maggiore (grazie al numero di copie salvate), ma anche la velocità di scrittura e le capacità superiori. Molti NAS offrono anche funzioni ag­giun­ti­ve, come lo streaming di musica e video e l’invio di e-mail tramite server.

Può sembrare un metodo antiquato, ma i nastri magnetici sono ancora un mezzo di ar­chi­via­zio­ne im­por­tan­te, so­prat­tut­to per le aziende. I nastri magnetici, che si pre­sen­ta­no so­li­ta­men­te sotto forma di cassette, hanno una capacità di ar­chi­via­zio­ne im­pa­reg­gia­bi­le e sono con­si­de­ra­ti estre­ma­men­te durevoli, motivo per cui sono par­ti­co­lar­men­te utili per grandi quantità di dati e ar­chi­via­zio­ni a lungo termine. Per garantire un’ar­chi­via­zio­ne del genere è, tuttavia, im­por­tan­te con­ser­va­re le cassette in un luogo asciutto e pulito e lontano da campi magnetici.

Dal momento che la creazione del backup richiede diverso tempo (velocità di scrittura lenta) e uno speciale di­spo­si­ti­vo di re­gi­stra­zio­ne (unità a nastro), questo metodo è ormai uti­liz­za­to solo da aziende che di­spon­go­no dei di­spo­si­ti­vi appositi. Dato che il mercato è re­la­ti­va­men­te piccolo, partire con questa opzione comporta dei costi elevati se non si è già at­trez­za­ti.

Le opzioni di­spo­ni­bi­li per l’ar­chi­via­zio­ne dei dati sono mol­te­pli­ci e si di­stin­guo­no so­prat­tut­to per la velocità di scrittura, i costi e le capacità di memoria. I metodi più gettonati per l’uso privato sono il cloud, l’hard disk e le chiavette USB. Piccole e medie imprese possono con­si­de­ra­re anche i NAS e i nastri magnetici.

Prima di scegliere, ri­flet­te­te sui seguenti punti:

• Qual è l’in­fra­strut­tu­ra esistente? Se avete già un disco rigido esterno o la vostra azienda utilizza ancora i nastri magnetici, non c’è motivo per cui non dobbiate uti­liz­za­re anche questi.
• Quanti dati dovete ar­chi­via­re? Il supporto scelto deve essere adatto alle vostre esigenze di spazio. Per grandi quantità di dati si prestano so­prat­tut­to le soluzioni scalabili in cloud.
• Per quanti di­spo­si­ti­vi/utenti devono essere creati backup? Il numero di di­spo­si­ti­vi è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te per gli utenti privati. Le soluzioni cloud più con­ve­nien­ti so­li­ta­men­te prevedono anche un limite di di­spo­si­ti­vi che possono essere collegati.
• Come devono essere gli standard di sicurezza? Questo aspetto è par­ti­co­lar­men­te rilevante per le aziende, i cui dati devono essere sempre criptati e protetti in con­for­mi­tà con le norme sulla pro­te­zio­ne dei dati. Anche la ri­don­dan­za geo­gra­fi­ca, ossia il mirroring dei dati in luoghi diversi, dovrebbe essere presa in con­si­de­ra­zio­ne nella scelta di un’opzione.
• Che budget avete? Ci sono soluzioni per tutte le tasche. Le opzioni con hardware proprio com­por­ta­no so­li­ta­men­te costi iniziali più elevati, mentre le soluzioni cloud generano costi ri­cor­ren­ti.

Arriviamo al punto finale, forse il più im­por­tan­te: come si ar­chi­via­no cor­ret­ta­men­te e in modo sicuro i dati? Di seguito alcuni preziosi consigli su come ef­fet­tua­re il backup:

1. Seguite la “regola del backup 3-2-1”: ar­chi­via­te sempre tre copie, in due posizioni diverse, di cui una su un supporto esterno.
2. Riducete la quantità di dati da ar­chi­via­re all’es­sen­zia­le: escludete versioni e set di dati duplicati, nonché programmi e documenti che possono essere re­cu­pe­ra­ti in ogni momento da un’altra fonte.
3. Uti­liz­za­te supporti scri­vi­bi­li una sola volta o ar­chi­via­te copie protette di sola lettura di documenti per evitare che durante un nuovo backup vengano so­vra­scrit­ti inav­ver­ti­ta­men­te i contenuti.
4. Evitate i formati “esotici”. Dato che i formati possono subire modifiche nel tempo o che in futuro potreste non disporre più dei programmi specifici per aprirli, uti­liz­za­te sempre formati standard. Alcuni esempi sono i formati PDF, JPG, MPEG, UDF…
5. Se criptate i dati ar­chi­via­ti, ricordate che dovrete con­ser­va­re in modo sicuro e nel lungo termine anche le relative password.
6. Impostate nomi univoci (inclusa la data) per i vostri backup per con­sen­tir­ne una con­sul­ta­zio­ne rapida.
7. Una volta com­ple­ta­to un backup, ve­ri­fi­ca­te che i file siano stati ar­chi­via­ti in modo completo e corretto.
8. Con­trol­la­te re­go­lar­men­te e so­sti­tui­te, se ne­ces­sa­rio, i supporti di ar­chi­via­zio­ne.