Utilizzando un cloud, dati, programmi e capacità di calcolo sono trasferiti su spazi di archiviazione esterni rispetto alla postazione dell’utente. A tal fine sono messi a disposizione più server da remoto. Chi sfrutta le relative offerte cloud può affittare spazio di archiviazione e avvalersi della potenza di calcolo, riproducendo in linea di principio l’infrastruttura completa di un data center. In questo modo le aziende e gli utenti privati possono ad esempio utilizzare dei programmi direttamente con il browser, senza doverli installare a livello locale. Altri usano il cloud solo come memoria aggiuntiva. Il cloud computing è apprezzato anche per il lavoro in team: molti strumenti di collaborazione funzionano su base cloud.
L’accesso è possibile tramite un collegamento Internet cifrato. Ciascun utente si deve identificare in modo univoco per avere accesso a questo spazio di memoria. Il principio è simile a quello di una rete aziendale, tuttavia la normale distanza locale tra il computer sul posto di lavoro e il server è molto più grande.
La dimensione dello spazio di memoria, la capacità di calcolo e i software da utilizzare tra quelli del cloud provider sono stabiliti contrattualmente. In un secondo momento si possono facilmente aumentare le prestazioni, visto che l’azienda non deve investire in hardware aggiuntivi o software costosi con aggiornamenti regolari. Per gli utenti privati molti servizi sono fruibili anche gratuitamente.
Nel cloud l’utente salva i dati per poi richiamarli. Allo stesso modo è possibile usare i programmi applicativi (software) tramite cloud: si va dall’elaborazione testi, passando per le tabelle di calcolo fino a programmi complessi per la progettazione o di editor d’immagini. Il software prenotato da contratto è sempre aggiornato dal cloud provider.
Nel frattempo sono disponibili varie app con le quali i dati nel cloud sono sincronizzati tra vari dispositivi fissi o mobili, così che tutti coloro che hanno il diritto ad accedervi dispongono sempre della versione aggiornata di un file. Inoltre più persone con diritto di accesso di un progetto o di una società possono lavorare contemporaneamente con i dati nel cloud.
Una componente importante del cloud computing è la copia di sicurezza (backup). Le server farm più sicure sono dotate di memorie ridondanti, ma sono anche ben protette dal punto di vista fisico e termico. Così tutti i dati sono archiviati in un luogo ben sicuro e sono sempre a disposizione degli utenti.