Errori frequenti nella creazione di termini e condizioni

Le cosiddette scritte in piccolo che si trovano su numerosi siti web e qualsiasi negozio online professionale infastidiscono sia molti consumatori sia gli stessi proprietari dei negozi; ciononostante hanno più di una buona ragione per esserci. I termini e le condizioni generali (CG) mirano a semplificare l’elaborazione dei contratti e a proteggere legalmente acquirenti e venditori, standardizzando i processi, i diritti e i doveri per gli acquisti. Ma quali sono i termini e le condizioni e perché sono così importanti? E quali errori bisogna evitare nel redigerli?

I termini e le condizioni generali, abbreviati in CG, sono termini contrattuali standard che le parti contraenti, di solito il venditore, legalmente designato come “alienante”, e l’acquirente, stipulano. Una caratteristica importante dei termini e delle condizioni è che il contratto è introdotto unilateralmente dal venditore. Non viene quindi stipulato in modo personalizzato, ma di solito si applica a tutti gli acquisti che avvengono presso una determinata società. Se il venditore modifica i termini e le condizioni, le parti contraenti devono essere informate e accettare le modifiche prima che si possa concludere un nuovo contratto.

Al fine di rendere i termini e le condizioni legalmente vincolanti, il venditore deve informare espressamente l’altra parte contraente (acquirente) dei termini e delle condizioni. L’acquirente deve accettare i termini e le condizioni, cosa che di solito avviene tramite la necessaria conferma dei termini.

Quindi non è sufficiente che le condizioni si trovino sulla pagina del negozio: il venditore deve anche rendere attivamente consapevole il cliente di questi termini prima che firmi il contratto. Dove ciò risultasse difficile, per esempio in centri commerciali, al cinema o in un parcheggio, è sufficiente che i termini e le condizioni siano ben visibili. In tali casi, l’acquisto di un bene o l’uso di un edificio valgono come conferma dei termini e delle condizioni.

Chi è abituato a stipulare più contratti ogni giorno, in forma di vendite per esempio, è protetto dal diritto civile e da quello commerciale. Inoltre con i termini e le condizioni generali i venditori possono impostare i propri termini contrattuali senza doverli negoziare con i clienti. Clausole chiare portano a una maggiore certezza del diritto, dal momento che è chiaro fin dall’inizio chi ha quali diritti e doveri. Specialmente se i partner contrattuali non hanno un confronto diretto, come nel caso del trading online, le condizioni generali di vendita (CDV) sono importanti come base legale del contratto.

Il vantaggio dei termini e delle condizioni generali per un venditore è che le stesse condizioni si applicano ad ogni acquisto e a tutte le parti contraenti. Tuttavia un acquirente deve accettare i termini e le condizioni del venditore, prima di poter comprare presso di lui. Per i clienti ciò significa una lettura ingombrante di paragrafi o semplicemente un segno di spunta, nella speranza di non stare acconsentendo a niente di potenzialmente dannoso. È anche bene sapere che esistono requisiti legalmente vincolanti per quanto riguarda i contenuti.

Le condizioni contrattuali e di consegna che il cliente accetta prima dell’acquisto sono stabilite appunto dal venditore. Ciò però naturalmente non significa che quest’ultimo possa scrivere quello che voglia, perché ci sono delle linee guida riguardo a quali punti debbano essere presenti nei termini e nelle condizioni generali, tra cui figurano ad esempio indicazioni su chi sia responsabile per danni o chi è nell’onere della prova (anche per il danno dopo il ricevimento della merce).

Nei contratti tra venditori bisogna anche specificare anche il foro competente in caso di azioni legali. Inoltre il venditore deve soddisfare i requisiti di intellegibilità, il che significa che i termini e le condizioni generali devono essere formulate in modo da poter essere comprese anche da chi non ha dimestichezza con il campo giuridico.

Nei termini e condizioni generali bisogna menzionare:

• Informazioni sul venditore
• Campo di applicazione
• Contratto
• Scadenze
• Requisiti formali
• Limitazione di responsabilità
• Pagamento
• Consegna
• Garanzia
• Riserva di proprietà
• Informazioni sulle possibilità di archiviazione del contratto
• Per i clienti internazionali: informazioni sulle lingue disponibili

I termini e le condizioni generali devono sottostare a precise linee guida e limitazioni. Ad esempio non si può inserire un disclaimer generale per nuovi beni, cioè il venditore non può escludere le proprie responsabilità per prodotti nuovi difettosi o rovinati. Eventuali svantaggi per l’acquirente, ad esempio un periodo insolitamente breve per la restituzione della merce, devono essere formulati in modo chiaro e non possono essere menzionati alla fine o nascosti. In generale, tuttavia, i termini e le condizioni svantaggiosi o irragionevoli nei confronti dell’acquirente non hanno efficacia e vanno a carico del venditore.

I termini e le condizioni generali sono pienamente verificabili nel processo giudiziario. Ciò significa che si applicano sono le norme legali a decidere che una clausola nei termini e condizioni è inefficace e comporta uno svantaggio per l’acquirente. In questo modo viene garantito che i termini e le condizioni servano non soltanto al venditore, ma anche alla protezione dell’acquirente, dato che chiunque scriva clausole inefficaci nei suoi termini e condizioni rischia la propria protezione legale come venditore.

Di base conviene far redigere automaticamente online i termini e le condizioni o copiarli dalla concorrenza. I termini e le condizioni generate automaticamente spesso contengono normative troppo vaghe o non coprono i dettagli che sono rilevanti per uno specifico negozio online. Tuttavia ci sono anche servizi a pagamento (con la possibilità di prova prima dell’acquisto), come Iubenda. Ulteriori errori possono essere:

La doppia clausola scritta, ad esempio “Le variazioni a questo contratto necessitano la forma scritta e la rinuncia alla forma scritta deve essere anch’essa concordata per iscritto” non sono ammissibili. Gli accordi privati, a cui appartengono anche quelli in forma orale, godono della priorità rispetto ai termini e alle condizioni. I termini e le condizioni scritte sono quindi in questo caso nulli.

L’acquirente deve essere avvisato riguardo a quali lingue siano disponibili per la conclusione del contratto di acquisto.

Tali clausole regolano il foro competente e indicano il tribunale in cui devono essere presentate le controversie. Tuttavia gli accordi di giurisdizione sono inefficaci nei confronti dei consumatori, ma si applicano soltanto ai contratti stipulati tra commercianti.

La cosiddetta clausola da 40 euro, in base alla quale l’acquirente dovrebbe sostenere i costi di una restituzione quando si tratta di beni di valore inferiore a 40 euro, non è valida dal 2014. Invece, i legislatori forniscono solo dichiarazioni generali su chi pagherài costi di restituzione. A tal fine, basta una semplice frase come “l’acquirente si fa carico del costo di restituzione dei beni”. Se l’assunzione dei costi di restituzione non è regolamentata nei termini e nelle condizioni, è il venditore a dover accettare i costi di restituzione.

Una politica di cancellazione che non contiene alcuna intestazione (“politica di cancellazione”, “diritto di recesso”, “conseguenze della cancellazione”, ecc.) non è valida.

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