OX App Suite

Software di col­la­bo­ra­zio­ne made in Germany: l’azienda tedesca Open-Xchange AG offre con la OX App Suite una soluzione per l'ufficio basata su cloud all’altezza di quella della con­cor­ren­za di Microsoft e Google. Cosa può fare questo software?

Come le altre due note soluzioni Software as a Service, ovvero Microsoft 365 di Microsoft e la Google Workspace di Google, l’OX App Suite è composta da diversi programmi che sem­pli­fi­ca­no le ope­ra­zio­ni quo­ti­dia­ne in ufficio: ela­bo­ra­zio­ne di testi, al­ter­na­ti­va a Outlook e un archivio cloud fanno parte del pacchetto.

Tuttavia l’OX App Suite, sotto forma di dashboard, offre un grande vantaggio. Qui vengono combinate tutte le singole ap­pli­ca­zio­ni e gli utenti hanno a di­spo­si­zio­ne le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti a colpo d’occhio: nuove e-mail, ap­pun­ta­men­ti imminenti, attività da svolgere, file im­por­tan­ti. Questo portale si può per­so­na­liz­za­re in modo rapido e semplice uti­liz­zan­do i widget. Ogni utente può mettere in evidenza le in­for­ma­zio­ni che ritiene im­por­tan­ti e na­scon­de­re quelle che non lo sono.

Nell’App Suite c’è anche un programma di posta elet­tro­ni­ca: con l’app di posta elet­tro­ni­ca, gli utenti possono ricevere, inviare e or­ga­niz­za­re i messaggi in modo semplice e veloce. Il grande vantaggio è che si possono gestire diversi account utente tramite un’unica in­ter­fac­cia. Le e-mail si possono ordinare in diverse cartelle o con­tras­se­gna­re come im­por­tan­ti. Un’ampia funzione di ricerca offre ulteriore supporto quando si tratta di caselle di posta elet­tro­ni­ca di grandi di­men­sio­ni.

OX Mail non viene ri­la­scia­to con un proprio server di posta, come accade ad esempio nel caso di Gmail: gli utenti o le aziende hanno invece la pos­si­bi­li­tà di integrare i propri account di posta esistenti.

L’e-mail Open-Xchange è anche mobile. L’in­ter­fac­cia web si può scalare bene anche su piccoli di­spo­si­ti­vi, inoltre è possibile uti­liz­za­re anche software ag­giun­ti­vi: le ap­pli­ca­zio­ni mobili sono di­spo­ni­bi­li per iOS e Android.

Per poter uti­liz­za­re in modo ef­fi­cien­te un programma di posta elet­tro­ni­ca, è ne­ces­sa­ria una rubrica fun­zio­na­le. L’App Suite offre OX Contacts per l’invio della posta, ma anche per altri scenari di ap­pli­ca­zio­ne. Il software consente agli utenti di creare, mo­di­fi­ca­re e gestire i contatti. Inoltre i contatti possono essere rag­grup­pa­ti per argomento e ri­la­scia­ti per altri utenti. Grazie alla funzione di sin­cro­niz­za­zio­ne, gli indirizzi più im­por­tan­ti sono sempre di­spo­ni­bi­li su ogni di­spo­si­ti­vo. Per fa­ci­li­ta­re il più possibile la creazione di nuove voci, i dati pro­ve­nien­ti da fonti adeguate possono essere tra­sfe­ri­ti di­ret­ta­men­te alla rubrica.

Per l’or­ga­niz­za­zio­ne di ap­pun­ta­men­ti, la Suite utilizza OX Calendar, un’or­ga­niz­za­zio­ne del ca­len­da­rio che consente di gestire con­tem­po­ra­nea­men­te calendari diversi. Ad esempio, si possono gestire sulla stessa in­ter­fac­cia gli ap­pun­ta­men­ti privati e aziendali, a cui hanno accesso anche altri colleghi. Il software sem­pli­fi­ca la pia­ni­fi­ca­zio­ne delle riunioni e l’invito dei par­te­ci­pan­ti.

OX Drive fornisce agli utenti del software Open-Xchange una soluzione di cloud storage di facile utilizzo. I file e le cartelle sono fa­cil­men­te tra­sfe­ri­bi­li nell’archivio. Da qui, i file possono essere spostati e strut­tu­ra­ti come noto dal disco rigido locale. È possibile con­di­vi­de­re singoli file o intere cartelle per la col­la­bo­ra­zio­ne con colleghi e partner com­mer­cia­li. Altri utenti possono accedere ai dati e vi­sua­liz­zar­li, sca­ri­car­li o mo­di­fi­car­li.

Per quanto riguarda i programmi di scrittura, Open-Xchange offre tre diverse ap­pli­ca­zio­ni in­di­vi­dua­li che nell’insieme coprono lo spettro di funzioni a tutti familiare. Con OX Text si possono scrivere o for­mat­ta­re lettere e altri tipi di testo. OX Pre­sen­ta­tion vi permette di creare pre­sen­ta­zio­ni vi­si­va­men­te ac­cat­ti­van­ti, proprio come ci si aspet­te­reb­be da Po­wer­Point. OX Spread­sheet è un programma di fogli di calcolo che fornisce tutte le funzioni ne­ces­sa­rie per i calcoli e la creazione di tabelle.

Gli utenti possono lavorare con diversi formati. Ad esempio, im­ma­gi­nia­mo che si ricevano file creati con Microsoft Office: anche questi documenti si possono aprire e mo­di­fi­ca­re con facilità. Poiché OX App Suite è un software di col­la­bo­ra­zio­ne, OX Documents offre na­tu­ral­men­te la pos­si­bi­li­tà di lavorare insieme: si possono con­di­vi­de­re documenti con altri utenti e lavorare insieme sul contenuto.

La suite Open-Xchange offre la stessa gamma di funzioni di altre soluzioni di col­la­bo­ra­zio­ne; tuttavia, i vantaggi derivano dal design aperto del software, che a sua volta si basa sul concetto open source del progetto. All’OX App Suite hanno lavorato gli svi­lup­pa­to­ri più diversi, tra cui alcuni dei pro­gram­ma­to­ri che hanno svi­lup­pa­to Ope­nOf­fi­ce.

Gli utenti pro­ba­bil­men­te noteranno l’approccio aperto so­prat­tut­to in OX Documents. A dif­fe­ren­za di altri fornitori, questo software non ha un proprio formato di file. Invece i file di Microsoft Office, Ope­nOf­fi­ce e Li­breOf­fi­ce si possono aprire e mo­di­fi­ca­re fa­cil­men­te senza alterare la for­mat­ta­zio­ne dei documenti. Inoltre è possibile col­la­bo­ra­re con altre persone su un documento senza dover uti­liz­za­re OX Documents.

Un ulteriore vantaggio, che ha a che fare almeno in­di­ret­ta­men­te con la community open source, riguarda la pro­te­zio­ne dei dati. Proprio le offerte di Microsoft e di Google sono state ri­pe­tu­ta­men­te criticate per la scarsa pro­te­zio­ne dei dati degli utenti. L’OX App Suite è invece pro­get­ta­ta per sod­di­sfa­re i requisiti dell’RGPD.

Gli svantaggi possono derivare dall’approccio basato su cloud. La suite non è pensata per l’in­stal­la­zio­ne su un PC domestico. So­prat­tut­to gli utenti tec­ni­ca­men­te meno esperti do­vreb­be­ro sempre scegliere una soluzione già in­stal­la­ta su un server. Anche le piccole e medie imprese (PMI) possono trovare troppo com­pli­ca­to in­stal­la­re e uti­liz­za­re la soluzione in una rete locale. Per questo si dovrebbe optare per l’offerta di un fornitore di hosting. Le aziende più grandi possono anche mettere a di­spo­si­zio­ne dei di­pen­den­ti l'OX App Suite tramite un proprio data center.

Così come le altre al­ter­na­ti­ve a Microsoft Office l’OX App Suite si rivolge ad aziende di tutte le di­men­sio­ni: tutti gli utenti possono lavorare con l’OX App Suite , a partire dai liberi pro­fes­sio­ni­sti fino alle grandi aziende in­ter­na­zio­na­li. Le funzioni del pacchetto software sono par­ti­co­lar­men­te utili se si desidera spostare i dati aziendali nel cloud. Da un lato, è possibile accedere ai file e alle in­for­ma­zio­ni da qualsiasi luogo e, dall’altro, è possibile lavorare insieme ad altri in modo semplice. Poiché documenti, rubriche e altri dati sono me­mo­riz­za­ti nel cloud, i file possono essere ra­pi­da­men­te condivisi con altri utenti.

Anche l’aspetto Software as a Service è van­tag­gio­so per questo gruppo di utenti: non è ne­ces­sa­rio con­fi­gu­ra­re per l’app il PC o il computer portatile di ogni singolo di­pen­den­te, né in­stal­la­re il software o ef­fet­tua­re la regolare ma­nu­ten­zio­ne. È suf­fi­cien­te un di­spo­si­ti­vo con un browser ag­gior­na­to e una con­nes­sio­ne a Internet stabile. Anche se si cambiano i di­spo­si­ti­vi, non è ne­ces­sa­rio in­stal­la­re nulla: grazie al­l'ar­chi­vio cloud, tutti i dati sono im­me­dia­ta­men­te di­spo­ni­bi­li. In questo modo potete ri­spar­mia­re tempo e denaro.