PEC per amministratori: obbligo, regole e consigli per il 2025

La PEC per gli amministratori di società è diventata un requisito imprescindibile nel 2025. Oltre a garantire trasparenza e tracciabilità nelle comunicazioni ufficiali, questo obbligo consente a imprese e amministratori di interagire in modo sicuro con la Pubblica Amministrazione. Di seguito vediamo nel dettaglio cosa prevede la normativa, chi è tenuto ad adeguarsi e quali consigli pratici seguire per restare in regola.

Cos’è l’obbligo di PEC per gli amministratori di società

Dal 2025, l’obbligo di PEC per gli amministratori di società è divenuto effettivo per tutte le imprese italiane, in seguito alle modifiche introdotte alla normativa sul domicilio digitale. La misura è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare dagli articoli 3-bis, 6-bis e 48, che definiscono il domicilio digitale come l’indirizzo elettronico presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o recapito certificato qualificato, valido ai fini delle comunicazioni aventi valore legale.

L’obbligo per imprese e professionisti è stato introdotto originariamente dall’art. 5 del Decreto-Legge 18 ottobre 2012, n. 179 (convertito con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221) e successivamente esteso, a partire dal 1° gennaio 2025, anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria dall’art. 1, comma 860, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025).

Secondo tale disposizione, ogni amministratore è tenuto a disporre di un indirizzo PEC personale, valido e attivo, da comunicare al Registro delle Imprese, per poter ricevere comunicazioni ufficiali da enti pubblici, Camere di Commercio, Agenzia delle Entrate o tribunali.

Questa disposizione, pienamente operativa nel 2025, rientra nel processo di digitalizzazione delle imprese italiane e punta a rendere le comunicazioni più rapide, sicure e tracciabili. La PEC si conferma così il canale digitale ufficiale riconosciuto dallo Stato, con valore legale equivalente a una raccomandata A/R.

Chi deve avere una PEC nel 2025

L’obbligo di PEC per gli amministratori di società riguarda:

• Gli amministratori unici di SRL e SPA
• I membri dei consigli di amministrazione
• Gli amministratori delegati
• I liquidatori e i soci accomandatari (nelle SAS e SNC)

Anche i professionisti iscritti ad albi (come commercialisti, notai o avvocati) devono continuare a mantenere una PEC personale attiva, indipendentemente dal ruolo societario.

Nel 2025 l’obbligo di PEC per gli amministratori si estende anche a chi ricopre più incarichi contemporaneamente in diverse società: in questo caso è sufficiente una sola casella PEC personale, purché sia intestata all’amministratore e comunicata per ciascun incarico al Registro delle Imprese.

Altre particolarità

Ci sono altri requisiti da tenere in considerazione:

• Gli amministratori neo-nominati devono disporre di una PEC personale attiva e comunicarla al Registro delle Imprese contestualmente al deposito dell’atto di nomina, così da garantire la validità dell’iscrizione. Se non viene fornita contestualmente, si hanno fino a 30 giorni per integrarla.
• Gli amministratori già in carica prima del 2025 hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per mettersi in regola, come stabilito dalla proroga Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 25 giugno 2025.
• L’indirizzo PEC deve essere univoco e personale: non può coincidere con quello della società o di altri amministratori.
• In caso di cessazione dall’incarico, l’amministratore deve garantire che la casella resti attiva per un periodo sufficiente a ricevere eventuali comunicazioni residue.

Queste disposizioni rientrano nel processo di digitalizzazione voluto dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT), che si pone l’obiettivo di rendere le comunicazioni legali più trasparenti e tracciabili, evitando ritardi o mancata consegna di atti ufficiali.

Gli amministratori hanno bisogno di una PEC personale?

Sì, in molti casi è consigliabile avere una PEC personale separata da quella aziendale. La PEC aziendale serve per le comunicazioni ufficiali della società (per esempio con fornitori, clienti o enti), mentre la PEC personale dell’amministratore è utile per ricevere atti legati alla sua responsabilità individuale, come notifiche giudiziarie, comunicazioni del Registro delle Imprese o del tribunale.

In caso di società con più amministratori, ogni soggetto deve poter essere contattato tramite una casella PEC individuale, anche se le comunicazioni ordinarie passano attraverso la PEC aziendale.

Si rischiano sanzioni se non si attiva la PEC?

La mancata attivazione della PEC per amministratori di società non è una semplice dimenticanza burocratica, ma una violazione che può avere conseguenze concrete. Se un amministratore non comunica la propria PEC personale al Registro delle Imprese, la Camera di Commercio può sospendere o rifiutare il deposito di pratiche societarie come nomine, modifiche o variazioni statutarie, bloccando così le operazioni aziendali fino alla regolarizzazione.

Oltre agli ostacoli amministrativi, sono previste sanzioni pecuniarie che variano a seconda della Camera di Commercio e della durata dell’inadempienza. L’impresa rischia inoltre di essere segnalata come “non conforme” nel Registro delle Imprese, con possibili ripercussioni sulla reputazione aziendale.

Un ulteriore aspetto critico riguarda le notifiche legali: anche se l’amministratore non ha attivato o controlla la propria PEC, le comunicazioni inviate all’indirizzo registrato sono considerate regolarmente consegnate. In pratica, si rischia di perdere comunicazioni ufficiali importanti o di non poter esercitare tempestivamente il diritto di difesa in caso di contenziosi.

Per evitare questi problemi, è quindi essenziale che ogni amministratore disponga di una casella PEC personale attiva, registrata e regolarmente monitorata, così da garantire la piena validità giuridica delle comunicazioni e la conformità dell’azienda alla normativa vigente.

Quale PEC meglio si adatta per le aziende

Quando si seleziona un servizio di PEC adeguato per amministratori e per la società, è importante valutare criteri come: affidabilità del provider, assistenza tecnica, spazio di archiviazione, integrazione con altri servizi digitali aziendali, facilità di gestione per più caselle se richieste.

Tra le soluzioni più apprezzate dalle imprese italiane c’è E-mail IONOS PEC, che combina sicurezza, spazio di archiviazione esteso e assistenza professionale.

È particolarmente adatta a:

• Amministratori di PMI e SRL che necessitano di più caselle gestibili da un’unica interfaccia
• Società con esigenze di archiviazione sicura e integrazione con servizi di hosting o dominio
• Chi desidera una PEC conforme al regolamento eIDAS e alle normative italiane sulla conservazione digitale.

Altri provider diffusi tra gli amministratori sono Aruba PEC, LegalMail, PosteCert e Register.it, ma è essenziale verificare sempre la compatibilità con il Registro delle Imprese e le specifiche di sicurezza. A seconda delle esigenze le aziende possono quindi valutare quale sia la PEC migliore per loro.

Checklist PEC per amministratori

Di seguito ti presentiamo una checklist da seguire per verificare l’adempimento dell’obbligo PEC per gli amministratori di società:

• Ho attivato una casella PEC personale (intestata a me come amministratore).
• Ho verificato che la casella sia funzionante e che riceva/trasmetta messaggi.
• Ho comunicato l’indirizzo PEC al Registro delle Imprese (o sto per farlo entro il 31 dicembre 2025).
• Ho verificato che l’indirizzo PEC non coincida con quello della società.
• Ho incluso l’indirizzo PEC nei documenti societari richiesti (atto di nomina, Registro delle Imprese).
• Mi assicuro di controllare regolarmente la casella PEC per non perdere comunicazioni ufficiali.
• Ho predisposto un’istruzione per la conservazione e backup dei messaggi PEC ricevuti (in caso di contenziosi o obblighi).
• In caso di cambio di indirizzo della PEC, mi impegno a comunicare tempestivamente la variazione al Registro delle Imprese.
• Conserverò la documentazione relativa all’attivazione della PEC, alla comunicazione al Registro e all’eventuale variazione.