Aggiungere una casella di posta elettronica in Outlook: configurare l’accesso a caselle di posta aggiuntive
La posta elettronica è una componente basilare della comunicazione aziendale interna ed esterna. La frequenza di controllo della propria casella di posta elettronica nel processo lavorativo quotidiano e la frequenza di elaborazione del volume di posta dipende dal settore in cui opera l’azienda e dalla posizione da voi ricoperta all’interno di essa. Per chi lavora nelle risorse umane, ad esempio, dedicare regolarmente attenzione alla casella di posta elettronica è indispensabile, come lo è per chi lavora come contatto di riferimento per uno o più clienti importanti.
Se a causa di un numero eccessivo di messaggi, non riuscite a controllare e gestire in modo adeguato la vostra casella di posta elettronica, potrebbe essere una buona idea decidere di condividerne l’accesso con uno o più colleghi. Questi potranno così integrare la vostra cassetta postale nel loro account di posta elettronica, visualizzando i messaggi in arrivo e, con le dovute autorizzazioni, anche gestirli. In Microsoft Outlook, l’utilizzo della casella di posta elettronica condivisa funziona per tutti gli account memorizzati su un server di Exchange condiviso. Ma qual è la procedura per condividere la propria casella di posta nel client di posta elettronica di Microsoft? E come la si può aggiungere successivamente ad un’altra casella di posta di Outlook?
Perché aggiungere o condividere una casella di posta di Outlook
Possono esserci molteplici motivi per aggiungere una casella di posta elettronica al vostro account Outlook appartenente a un profilo diverso. Ad esempio, come spesso succede, un manager potrebbe avere bisogno di supporto nella gestione della propria casella di posta elettronica e quindi concedere i diritti di accesso ai suoi collaboratori. A seconda del livello di autorizzazione, questi possono ottenere il permesso di ricevere, ordinare o addirittura rispondere ai messaggi ricevuti. Un altro caso d’uso è la gestione condivisa di un account di supporto via e-mail: includendo diversi utenti in una casella di posta di Outlook appartenente a un account di supporto, l’elaborazione delle richieste può avvenire in modo più veloce ed efficace in quanto più persone hanno la facoltà di occuparsene.
In Outlook si possono condividere non soltanto semplici caselle di posta elettronica, ma anche appuntamenti con colleghi, clienti o partner commerciali tramite la condivisione del calendario di Outlook.
Inoltre, si possono aggiungere le caselle di posta di ex colleghi, almeno temporaneamente, ad account Outlook di persone che lavorano ancora nell’azienda. Questo risulta particolarmente utile se gli ex dipendenti hanno intrattenuto uno scambio regolare di e-mail con i clienti, in modo da lasciare provvisoriamente attivo il relativo account.
Come aggiungere una casella di posta elettronica in Outlook
Per poter aggiungere una casella di posta esterna nel vostro account Outlook è necessario prima di tutto fornire le autorizzazioni necessarie. È possibile condividere l’intera casella postale o solo singole cartelle nel caso in cui, ad esempio, si desideri condividere solo i messaggi provenienti da un cliente specifico. È inoltre possibile specificare se si desidera concedere l’autorizzazione di sola lettura o la possibilità di organizzare, rispondere o addirittura eliminare autonomamente le e-mail. Ad autorizzazione avvenuta, la casella di posta di Outlook può essere aggiunta e gestita nell’ambito dei diritti concessi.
Le caselle postali o le singole cartelle di posta elettronica condivise saranno disponibili dopo pochi minuti; potreste dunque dover aspettare un attimo prima di poterle visualizzare nella vostra casella di posta di Outlook.
Come condividere la casella di posta elettronica in Outlook
La condivisione della casella di posta di Outlook (o di una sottocartella) con altri utenti sul server di Exchange avviene in pochi passaggi.
Fate clic con il tasto destro del mouse sulla casella di posta in arrivo e selezionate “Proprietà” nel menu che appare (“Autorizzazioni” nella versione online di Outlook). Se non desiderate condividere l’intera casella di posta elettronica, ma solo alcune sottocartelle, selezionate queste ultime.
Aprite la scheda “Autorizzazioni” e fate clic sul pulsante “Aggiungi”. È quindi possibile cercare nell’elenco globale degli indirizzi l’account a cui aggiungere la casella di posta di Outlook:
Infine, definite le autorizzazioni dell’utente per la casella di posta condivisa. Con il livello di autorizzazione “Proprietario”, ad esempio, è possibile leggere, rispondere e anche cancellare tutte le e-mail. Si possono inoltre creare nuove cartelle e sottocartelle. Fate clic su “OK” per confermare le impostazioni effettuate.
Come aggiungere una casella di posta elettronica in Outlook 2016
Per condividere una casella di posta condivisa in Outlook 2016, accedete prima al client. Dopo aver avviato il software, aprite la scheda “File” e cliccate due volte sul pulsante “Impostazioni account”:
Fate clic nell’elenco sull’account di Outlook che intendete collegare alla casella di posta condivisa, quindi fate clic su “Cambia...”. In alternativa, è possibile avviare le impostazioni dell’account di Exchange facendo doppio clic sul rispettivo account:
Nel menu che segue cliccate su “Altre impostazioni” e selezionate “Impostazioni avanzate”. Premete “Aggiungi...”, inserite il nome della casella di posta elettronica condivisa e confermate l’importazione con “OK”:
Ora dovreste visualizzare la casella di posta elettronica nell’elenco delle caselle disponibili. Quindi salvate le modifiche cliccando su “OK” e poi su “Avanti”. Outlook vi informerà che il vostro account è stato aggiornato con successo.
È ora possibile visualizzare la casella di posta di Outlook aggiunta nel riquadro delle cartelle. Se la selezionate, il client elenca i messaggi che contiene direttamente nel vostro account.
Come aggiungere una casella di posta elettronica in Outlook 2013
Gli utenti di Outlook 2013 possono aggiungere caselle di posta condivise al proprio profilo Outlook attraverso le impostazioni dell’account. Queste possono essere aperte nella scheda “FILE” facendo clic sul pulsante “Impostazioni account” e facendo nuovamente clic nel menu a pop-up su “Impostazioni account”:
Nelle impostazioni dell’account selezionate l’account Outlook a cui desiderate aggiungere la casella di posta elettronica, quindi premete “Cambia...”. Nel menu che segue, fate clic su “Altre impostazioni...” per modificare le impostazioni di Microsoft Exchange per questo account. È possibile accedere alle impostazioni di Exchange anche facendo doppio clic sull’account corrispondente.
Nel passaggio successivo, selezionate “Impostazioni avanzate” e aggiungete la casella di posta elettronica desiderata tramite “Aggiungi”. A tale scopo, inserite il nome dell’utente o il suo indirizzo Exchange e confermate con “OK”. Non appena avete aggiunto la casella di posta condivisa, Outlook 2013 la visualizzerà nella finestra “Apri caselle di posta aggiuntive”.
Ora cliccate sui pulsanti “Consenti” e “OK” uno dopo l’altro e su “Avanti” e “Fine” nelle altre finestre per salvare la casella di posta di Outlook condivisa. Questa apparirà automaticamente nel vostro account nella visualizzazione delle cartelle del client. È possibile trovare le caselle postali di Outlook aggiunte nel riquadro delle cartelle sotto quelle del proprio account Outlook.
Outlook sul Web: come aggiungere la casella di posta elettronica nell’applicazione web di Outlook
È inoltre possibile aggiungere caselle di posta elettronica nell’applicazione web di Outlook che avete precedentemente condiviso con altri utenti. Per fare ciò, aprite per prima cosa il riquadro delle cartelle, se non l’avete già aperto, facendo clic su “Altro”:
Una volta aperto il riquadro delle cartelle, fate clic con il tasto destro del mouse sul vostro account Outlook, che sarà identificato con il vostro nome o l’indirizzo e-mail del vostro account Outlook. Nel menu che si apre, selezionate “Aggiungi cartella condivisa...”:
Inserite il nome o l’indirizzo e-mail della persona di cui intendete includere la casella di posta di Outlook e cliccate su “Aggiungi”:
Nel riquadro delle cartelle dovrebbe ora esserci anche una voce per la casella di posta di Outlook condivisa, al di sotto delle cartelle della vostra casella di posta:
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