Notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to: modelli e tutto ciò che c’è da sapere

Il li­cen­zia­men­to o la fine di un rapporto di lavoro fanno parte della quo­ti­dia­ni­tà delle aziende private e delle isti­tu­zio­ni pubbliche. Tuttavia occorre con­si­de­ra­re alcuni aspetti a riguardo ed è per questo motivo che la notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to è molto im­por­tan­te. Perché mentre si possono deviare fa­cil­men­te le chiamate dal telefono personale di un di­pen­den­te, risulta più difficile fare lo stesso con un account di posta elet­tro­ni­ca.

Ci sono alcuni dettagli che dovete tenere presente durante l’im­po­sta­zio­ne e la for­mu­la­zio­ne di una notifica au­to­ma­ti­ca di assenza a seguito del li­cen­zia­men­to. Leggete i nostri consigli sull’argomento e uti­liz­za­te i nostri modelli, se al termine del vostro rapporto di lavoro volete creare una notifica di assenza per il vostro indirizzo e-mail personale o anche per un altro account di posta elet­tro­ni­ca.

Oggi la maggior parte della co­mu­ni­ca­zio­ne pro­fes­sio­na­le avviene tramite e-mail. Di con­se­guen­za in un account di posta elet­tro­ni­ca si trovano dati relativi a gran parte dei contatti di lavoro, che al termine di un rapporto di lavoro non do­vreb­be­ro andare persi. In par­ti­co­la­re, in caso di di­pen­den­ti che hanno molta cor­ri­spon­den­za con i clienti questi contatti sono estre­ma­men­te preziosi per l’azienda.

So­li­ta­men­te è possibile deviare senza problemi le chiamate dal telefono personale di un di­pen­den­te a quello di un nuovo referente. Tuttavia, l’account di posta elet­tro­ni­ca è soggetto alla pro­te­zio­ne dei dati e le nuove e-mail in arrivo non possono essere inoltrate fa­cil­men­te a un altro indirizzo e-mail. Se non viene impostato un messaggio di risposta au­to­ma­ti­ca le nuove richieste tramite e-mail rimangono nel peggiore dei casi senza risposta.

Al termine di un rapporto di lavoro non dovrebbe nemmeno essere sem­pli­ce­men­te can­cel­la­to l’account e-mail di un di­pen­den­te. Se ciò avvenisse, i mittenti delle e-mail in entrata ri­ce­ve­reb­be­ro soltanto un messaggio di errore per la mancata consegna della mail senza saperne il motivo.

Lo scopo della notifica di assenza al termine di un rapporto di lavoro è garantire che le e-mail in entrata possano essere prese in carico da qualcuno e ricevere risposta. Se un referente non lavora più per un’azienda, nella notifica di assenza è ne­ces­sa­rio indicare un nuovo contatto a cui ci si può rivolgere, spe­ci­fi­can­do l’indirizzo e-mail ed even­tual­men­te il numero di telefono. Nella notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to deve essere co­mu­ni­ca­to con chiarezza che il de­sti­na­ta­rio dell’e-mail non lavora più per l’azienda, quindi l’e-mail non verrà presa in carico da lui e nemmeno inoltrata ad altri colleghi.

Inoltre, è im­por­tan­te che la notifica di assenza rifletta il tono usato in azienda e sia formulata anche in modo sobrio e pro­fes­sio­na­le, elementi che ge­ne­ral­men­te valgono anche per una notifica di assenza perfetta.

Il li­cen­zia­men­to o la fine di un rapporto di lavoro possono essere pro­ble­ma­ti­ci. Tuttavia, in una notifica di assenza non si devono men­zio­na­re i motivi del li­cen­zia­men­to o mettere in cattiva luce gli ex di­pen­den­ti o l’azienda. Se volete preparare per­so­nal­men­te la vostra notifica di assenza al termine del rapporto di lavoro, evitate dunque di infierire ver­bal­men­te contro il vostro ex datore di lavoro.

Inoltre, è insolito indicare il nuovo datore di lavoro, l’indirizzo di posta elet­tro­ni­ca privato o del nuovo lavoro oppure il profilo in una rete pro­fes­sio­na­le come LinkedIn, a meno che non sia stato op­por­tu­na­men­te con­cor­da­to con il vostro pre­ce­den­te datore di lavoro. Le opzioni di contatto devono invece essere indicate nella vostra e-mail di saluto ai colleghi e ai clienti, che invierete in modo mirato al termine del vostro rapporto di lavoro.

La notifica au­to­ma­ti­ca di assenza a seguito del li­cen­zia­men­to può essere impostata dal titolare dell’account di posta elet­tro­ni­ca o da una terza persona che dispone dei diritti di accesso all’account e-mail dell’ex di­pen­den­te. Per entrambi i casi abbiamo preparato degli esempi di notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to:

Finora avete sempre lavorato e co­mu­ni­ca­to elet­tro­ni­ca­men­te con un account di posta elet­tro­ni­ca di lavoro? Prima della fine del rapporto di lavoro dovete pre­oc­cu­par­vi per tempo di trovare una soluzione privata come un indirizzo e-mail sicuro di IONOS, ad esempio per inviare can­di­da­tu­re o co­mu­ni­ca­re con po­ten­zia­li datori di lavoro.

Per accedere ovunque vogliate in modo semplice e sicuro, da diversi di­spo­si­ti­vi, ai vostri dati, documenti, elementi del ca­len­da­rio ed e‑mail, potete sfruttare le soluzioni Microsoft 365 o Google Workspace, offerti da IONOS in pratici pacchetti.