Guida al briefing perfetto

Quando si tratta di creare contenuti, come ad esempio testi ot­ti­miz­za­ti per i motori di ricerca (testi SEO), una co­mu­ni­ca­zio­ne chiara ed ef­fi­cien­te tra cliente e agenzia è es­sen­zia­le per una buona coo­pe­ra­zio­ne. L'in­ter­fac­cia di co­mu­ni­ca­zio­ne è spesso il co­sid­det­to briefing, che dà agli autori un’idea precisa di ciò che ci si aspetta da loro. Oltre al­l'ar­go­men­to e alle parole chiave de­si­de­ra­te, il briefing del­l'au­to­re si occupa anche del contenuto, dei ri­fe­ri­men­ti da inserire, dei file mul­ti­me­dia­li e di altri com­po­nen­ti del testo richiesto. Inoltre, il cliente può spe­ci­fi­ca­re lo stile generale del testo, ad esempio indicando il gruppo di ri­fe­ri­men­to.

Al fine di evitare equivoci tra cliente e autore, il contenuto de­si­de­ra­to del testo deve essere co­mu­ni­ca­to nella maniera più chiara possibile. È im­por­tan­te trovare il giusto equi­li­brio: se il briefing è troppo breve o troppo generico, questo può portare ad un prodotto che non soddisfa le aspet­ta­ti­ve del cliente. Tuttavia anche un briefing troppo lungo e det­ta­glia­to­può avere un effetto con­tro­pro­du­cen­te, limitando la libertà edi­to­ria­le degli autori.

Un buon briefing del­l'au­to­re deve essere scritto at­ten­ta­men­te e con cautela. Il cliente è obbligato a preparare un briefing il più preciso possibile, così come l'autore è obbligato a scrivere un testo che soddisfi i requisiti nel migliore dei modi. Qui di seguito vi spie­ghia­mo passo dopo passo come creare un buon briefing e vi mostriamo anche vari esempi pratici ai quali fare ri­fe­ri­men­to.

A seconda del tipo di testo, del cliente e delle esigenze, i briefing del­l'au­to­re possono avere un aspetto diverso. Alcuni sono possono essere completi e più complessi, altri piuttosto semplici. Mentre alcuni briefing for­ni­sco­no contenuti concreti, stile e linee guida formali e con­ten­go­no punti come i media da integrare o fonti da prendere in con­si­de­ra­zio­ne, altri si limitano a men­zio­na­re uni­ca­men­te pochi punti chiave. Tuttavia, tutti i briefing hanno alcuni punti es­sen­zia­li in comune, come l'ar­go­men­to, il contenuto e il tipo di testo. La seguente pa­no­ra­mi­ca elenca e spiega bre­ve­men­te tutti i possibili com­po­nen­ti di un briefing del­l'au­to­re. Abbiamo inserito tra parentesi i punti opzionali.

Una volta che avete preparato la struttura o fatto un elenco dei punti fon­da­men­ta­li, potete procedere con la redazione del briefing per l’autore. Sono da osservare le seguenti istru­zio­ni:

• Il principio KISS ("Keep It Short and Simple"): co­mu­ni­ca­re le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie di­ret­ta­men­te e senza ambiguità. Ideal­men­te, il briefing del­l'au­to­re è si comprende con facilità in pochi secondi.
• Uti­liz­za­re le in­ter­ru­zio­ni di riga o bul­let­point per separare i punti del briefing. Questo rende il briefing più chiaro. Si consiglia di evitare grandi blocchi di testo per rendere più facile per gli autori ottenere una rapida pa­no­ra­mi­ca del briefing e ri­spar­mia­re tempo.
• Il tono rende il testo più musicale già dal briefing del­l'au­to­re. Ag­giun­ge­re una "richiesta" una volta ogni tanto non causa problemi, ma bi­so­gne­reb­be evitare di uti­liz­za­re l’im­pe­ra­ti­vo: si rischia di suonare troppo au­to­ri­ta­ri, de­mo­ti­van­do l’autore.
• Molti autori sono più motivati ed ef­fi­cien­ti se viene loro concessa una certa libertà creativa di base. Questo rende ancora più im­por­tan­te non dettare troppo il testo de­si­de­ra­to. Pertanto, nominare solamente le spe­ci­fi­che davvero im­por­tan­ti per quanto riguarda il contenuto e la struttura. In ogni caso, il briefing del­l'au­to­re non dovrebbe mai essere visto come una guida vera e propria, ma piuttosto come una raccolta di linee guida.

Con il seguente modello potete con­cen­trar­vi sulle in­for­ma­zio­ni es­sen­zia­li del suo ordine e scriverlo sotto forma di punti all’interno del briefing.

Argomento:

Tipologia testuale:

Categoria:

In­ter­val­lo di parole:

Scadenza:

Contenuto:

Struttura:

File mul­ti­me­dia­li:

Stile:

Gruppo di ri­fe­ri­men­to:

Come esempio prendiamo il seguente ordine: il nostro autore deve scrivere un articolo in cui mette a confronto le migliori app di incontri. L'analisi SEO ha di­mo­stra­to che un formato "Top 10" risulta essere una scelta azzeccata. Riteniamo che uno screen­shot di ogni app offra al lettore un valore aggiunto. Nella nostra ricerca, scopriamo che i modelli di prezzo e il rapporto tra i due sessi sono molto im­por­tan­ti nelle app di incontri, per cui vorremmo che queste in­for­ma­zio­ni siano evi­den­zia­te nel nostro articolo. In base a queste idee più o meno sommarie, pre­pa­ria­mo il seguente briefing uti­liz­zan­do il modello di cui sopra:

Argomento: Top 10 app di incontri

Tipologia testuale: Guida in­for­ma­ti­va, Le 10 migliori opzioni

Categoria: Apps, Lifestyle

In­ter­val­lo di parole: 3.000–5.000

Scadenza: 30/04/2019

Contenuto: Questo articolo ha lo scopo di con­fron­ta­re le migliori ap­pli­ca­zio­ni di incontri e pre­sen­tar­le partendo dalla migliroe. A voi stabilire il po­si­zio­na­men­to al­l'in­ter­no della top 10.

Per le singole app si prega di af­fron­ta­re i seguenti punti: modello di prezzo, rapporto dei tra i sessi, metodo, match making, profilo personale.

Au­spi­ca­bi­le è anche che si spe­ci­fi­chi­no bre­ve­men­te i sistemi operativi com­pa­ti­bi­li per ogni ap­pli­ca­zio­ne e se si tratta di un’ap­pli­ca­zio­ne per desktop o web.

È inoltre possibile discutere le dif­fe­ren­ze regionali (ad esempio, alcune ap­pli­ca­zio­ni sembrano essere più popolari in alcune città piuttosto che in altre).

Struttura: H1: „Top 10 app di incontri“, seguono i paragrafi con po­si­zio­na­men­to e nome dell’app. Inserire una tabella rias­sun­ti­va alla fine dell’articolo.

File mul­ti­me­dia­li: Inserire uno screen­shot per ogni app

Stile: Informale, dare del tu

Gruppo di ri­fe­ri­men­to: Under 30

Anche se i briefing degli autori sono so­li­ta­men­te scritti sotto forma di liste di punti, i briefing scritti per esteso sono ancora molto popolari. Questi hanno il vantaggio di apparire un po' più personali di una pura enu­me­ra­zio­ne dei punti più salienti. A seconda del numero di spe­ci­fi­che, un testo continuo è anche più utile, ad esempio quando i dati chiave sono meno rigidi e l'autore gode quindi di una maggiore libertà.

Caro autore,

De­si­de­ria­mo un articolo sul tema delle ap­pli­ca­zio­ni di incontri. Le 10 migliori ap­pli­ca­zio­ni di incontri saranno se­le­zio­na­te e pre­sen­ta­te una dopo l'altra partendo dalla migliore. Sta a lei la selezione e la clas­si­fi­ca­zio­ne delle ap­pli­ca­zio­ni. La domanda generale a cui vogliamo trovare risposta è: qual è la migliore app di incontri?

Molto im­por­tan­te nel­l'ar­ti­co­lo è la questione dei costi. Quanto sono pratiche le app gratuite? Quanto costano invece le versioni a pagamento? Inoltre, ci sono spesso dif­fe­ren­ze regionali, per cui alcune ap­pli­ca­zio­ni sono più popolari in alcune città/paesi piuttosto che  in altre – anche questo tema va af­fron­ta­to. Sarebbe anche bello se potesse de­scri­ve­re le tre ca­rat­te­ri­sti­che prin­ci­pa­li e dotare ogni punto/app di uno screen­shot. Le app di incontri spesso dif­fe­ri­sco­no anche nella loro espe­rien­za utente a seconda del sesso, se sensato anche questa tematica può essere af­fron­ta­ta.

Poiché il nostro gruppo target sono so­prat­tut­to i giovani sotto i 30 anni, il tono dovrebbe essere rilassato e informale. Al lettore ci si può rivolgere con la seconda persona singolare e partire dal pre­sup­po­sto che sia single.

Ogni app deve avere il suo H2. Alla fine del­l'ar­ti­co­lo, si prega di ag­giun­ge­re una pa­no­ra­mi­ca completa in forma di tabella, in cui è possibile iden­ti­fi­ca­re ra­pi­da­men­te la voce di costo.

Ideal­men­te vorremmo l'ar­ti­co­lo pronto per la pub­bli­ca­zio­ne entro il 30 aprile. La lunghezza del­l'ar­ti­co­lo è di circa 3.000 parole. Na­tu­ral­men­te le seguenti parole chiave possono essere ripetute in base all’esigenza: "app di incontri", "le migliori app di incontri", "app per single".

Le auguriamo buon lavoro. Non esiti a con­tat­tar­ci per qualsiasi domanda.

Cordiali Saluti

Il suo com­mit­ten­te

Se avete scritto il briefing per il vostro autore, dovreste con­trol­lar­lo di nuovo e, se ritenuto ne­ces­sa­rio, farlo re­vi­sio­na­re da una seconda persona. I testi com­mis­sio­na­ti che non sod­di­sfa­no la vostra aspet­ta­ti­va sono spesso dovuti a un briefing fuor­vian­te o in­com­ple­to, ed è proprio per questo motivo che si do­vreb­be­ro evitare errori inutili, per sal­va­guar­da­re il proprio interesse. Un buon briefing del­l'au­to­re risparmia sia al­l'au­to­re che al cliente fru­stra­zio­ne e lunghe e di­spen­dio­se rie­la­bo­ra­zio­ni.

• Ve­ri­fi­ca­re che siano incluse tutte le istru­zio­ni più im­por­tan­ti. A volte aiuta tenere a mente le domande "W": Cosa, come, perché e per chi si scrive?
• D'altra parte, si dovrebbe valutare cri­ti­ca­men­te se le istru­zio­ni contenute sono tutte si­gni­fi­ca­ti­ve o rilevanti. Troppe istru­zio­ni possono avere un effetto de­ter­ren­te sul­l'au­to­re o limitarlo gra­ve­men­te.
• Fate il test: passate il briefing a un collega e chie­de­te­gli se ha capito l'in­ca­ri­co e sa esat­ta­men­te cosa deve fare. C'è qualche in­for­ma­zio­ne di difficile com­pren­sio­ne che potrebbe con­fon­der­lo? Manca qualche istru­zio­ne o il collega si sente so­praf­fat­to dalla ricchezza di in­for­ma­zio­ni inserite? In questo modo potete ottenere maggiore chiarezza sulle carenze qua­li­ta­ti­ve e quan­ti­ta­ti­ve del vostro briefing.
• Con­trol­la­te di nuovo anche l'elenco delle parole chiave. Le parole chiave sono tutte scritte cor­ret­ta­men­te e so­prat­tut­to rilevanti? Troppe spe­ci­fi­che di parole chiave possono anche limitare no­te­vol­men­te l'autore nel suo lavoro. È meglio stare tra le 3 e le 5 parole chiave, va­lu­tan­do­ne la necessità reale. Nel mondo SEO, la qualità è più im­por­tan­te della quantità.
• Con­fron­ta­te il vostro briefing con quelli uti­liz­za­ti in passato che hanno portato alla pub­bli­ca­zio­ne di articoli di successo e (o che al contrario sono stati respinti). Cosa ha fun­zio­na­to in passato, cosa invece no? So­prat­tut­to se l'autore da com­mis­sio­na­re ha già ricevuto die briefing da voi o dai vostri colleghi, potete orien­tar­vi su questi.

In ogni caso, è sempre utile parlare con l'autore o con il team di autori dei briefing. Se chiedete ai vostri co­py­w­ri­ter un feedback sui briefing pre­ce­den­ti, sarete in grado di scriverli in modo molto più efficace in futuro. Come regola generale, viene stabilita una struttura specifica di briefing, che dovrete cambiare par­zial­men­te di volta in volta, in base alle esigenze del caso. Il perfetto briefing del­l'au­to­re è il risultato di una buona co­mu­ni­ca­zio­ne tra il cliente e il team re­spon­sa­bi­le della redazione.

È meglio chiedere ad in­ter­val­li regolari al­l'au­to­re o al team di autori feedback sui seguenti punti:

• Le istru­zio­ni sono sempre facili da com­pren­de­re? Ogni autore è in grado di svolgere il proprio lavoro, con­sa­pe­vo­le di che cosa deve fare?
• Ci sono desideri specifici da parte degli autori riguardo ai briefing? Si de­si­de­ra­no più o meno in­for­ma­zio­ni?
• Se gli autori hanno delle critiche sulle istru­zio­ni, dovreste chiederne degli esempi concreti. Per far sì che in futuro i briefing siano sempre di successo, il modo migliore è quello di sapere quali errori sono stati commessi in passato.