Excel: come utilizzare la funzione CERCA?

Excel è lo strumento perfetto per gestire grandi quantitativi di dati. La creazione di tabelle molto grandi in questo software di Microsoft però è raramente l’obiettivo finale, è necessario anche poter lavorare con i valori inseriti. Se ci si mette ogni volta troppo tempo a trovare le voci e i valori corretti, allora il programma più che risolvere i problemi li crea. Fortunatamente Excel, oltre alle funzioni legate alla statistica e all’algebra, include anche le cosiddette funzioni di ricerca e riferimento, tra le quali risulta utile soprattutto la funzione CERCA.

Supponiamo che abbiate una tabella con almeno due colonne: per ogni voce nella prima colonna c’è un valore corrispondente nella stessa riga della seconda colonna. Se volete trovare il valore di una determinata voce, potete scorrere manualmente le righe o effettuare la ricerca tramite la funzione CERCA. Basta inserire il termine di ricerca nella formula, ed Excel vi indicherà il valore corrispondente. Oppure è possibile anche creare un formulario con un campo di ricerca. La cella si può poi integrare con il termine di ricerca semplicemente nella formula CERCA.

Questo utilizzo diretto della funzione è molto utile. CERCA è ancora più comodo se abbinato ad altre funzioni. Tramite la gerarchizzazione il termine di ricerca può essere estratto come risultato di un’altra funzione, oppure il valore ottenuto si può inserire direttamente in un’altra funzione per elaborarlo.

CERCA può essere impiegato in Excel in due versioni: come funzione vettoriale e come funzione di matrice. L’opzione funzione vettoriale sembra però essere la più usata.

• Criterio di ricerca: qui viene inserito il contenuto in riferimento al quale va effettuata la ricerca. È possibile indicare valori numerici, testo (tra virgolette), valori di verità, riferimenti di celle o altre formule.
• Vettore di ricerca: qui viene fissato in che celle la funzione deve effettuare la ricerca secondo il criterio indicato. Nella maggior parte dei casi si indica un intervallo di celle, è però anche consentito inserire i valori array (matriciali), tra parentesi graffe, direttamente nel parametro.
• Vettore dei risultati: nel vettore dei risultati opzionale va inserito il campo in cui si trova il valore corrispondente. Perciò è importante che questo parametro abbia le stesse dimensioni del vettore di ricerca, indipendentemente che venga inserito un intervallo di celle o un array. Se non compilate questo argomento, Excel equipara vettore dei risultati e vettore di ricerca.

Nella versione vettoriale potete inserire sempre solo una riga o una colonna come campo di ricerca o di risultato. I due vettori però non devono trovarsi direttamente l’uno accanto all’altro. Finché entrambi gli argomenti hanno le stesse dimensioni, i due campi possono trovarsi anche in posizioni molto distanti del foglio di lavoro.

La ricerca della funzione è sempre approssimativa. Ossia: non è necessario che il criterio di ricerca concordi esattamente con uno dei valori nel vettore di ricerca. Excel cercherà di trovare il valore immediatamente più piccolo. Ciò sarà però possibile solamente se avete prima ordinato l’elenco in ordine crescente. Se la tabella non è ordinata, la funzione fornisce dei risultati errati.

Microsoft sconsiglia di utilizzare CERCA come funzione di matrice, e di utilizzare invece CERCA.ORIZZ o CERCA.VERT.

In questo caso la funzione lavora non all’interno di una colonna o di una riga, bensì effettua la ricerca in un’area più ampia (una matrice).

Come già indicato, CERCA è realizzabile nel modo più semplice tramite modulo di ricerca. In questo modo potete effettuare ad esempio la ricerca in una colonna intera e così verrà visualizzato il valore corrispondente. Nell’esempio sottostante utilizziamo un elenco di inventario. Ogni gruppo di articoli ha una propria denominazione, per la quale vogliamo verificare la quantità a magazzino.

Nel campo di ricerca inserite il corrispondente numero di inventario e la funzione CERCA riporta il numero degli oggetti. La ricerca può essere effettuata in maniera dinamica per ogni numero di articolo.

La funzione CERCA può essere anche ben combinata con altre funzioni di Excel. Così è possibile ad esempio sommare i risultati di una ricerca o di più ricerche assieme.

La formula consente di sommare la quantità di due articoli diversi.

Ma tramite formula potete ottenere anche l’inserimento del criterio di ricerca. Nel nostro esempio le denominazioni degli articoli son sempre composte dalla combinazione di una lettera e un numero. Questi due elementi possono essere inseriti anche separatamente e poi uniti tramite la funzione CONCATENA. Visto che la prima parte delle denominazioni è data da una lettera tra tre possibili, vale la pena anche creare un menu a tendina.

Ora potrete utilizzare due campi di ricerca separati per verificare il numero di un gruppo di articoli.

La funzione CERCA ha anche un altro vantaggio che emerge quando si effettua una ricerca approssimativa e si lascia vuoto il vettore dei risultati. Così è possibile individuare il valore più vicino al valore cercato all’interno di una lista. Se si unisce questa procedura con la funzione Excel CONFRONTA Excel indica anche la relativa riga in cui si trova il valore.