Per una pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point incisiva vale no­to­ria­men­te la regola “less is more” che esprime la necessità di creare dia­po­si­ti­ve con il minor testo possibile affinché la co­mu­ni­ca­zio­ne sia efficace. Ciò favorisce la con­cen­tra­zio­ne dell’ascol­ta­to­re su ciò che si dice e si riduce il pericolo che quest’ultimo venga distratto dalle dia­po­si­ti­ve. Il relatore è anche meno tentato di leggere la pre­sen­ta­zio­ne.

Nel migliore dei casi, per sostenere un discorso libero i relatori imparano il contenuto a memoria. Microsoft offre una soluzione pratica come pro­me­mo­ria durante la pre­sen­ta­zio­ne: le note di Po­wer­Point. Le an­no­ta­zio­ni digitali aiutano a non di­men­ti­ca­re alcun contenuto. Na­tu­ral­men­te, le note rimangono in­vi­si­bi­li al pubblico. Vi spie­ghia­mo passo dopo passo come creare le note e come uti­liz­zar­le nella vostra pre­sen­ta­zio­ne.

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Come sfruttare al meglio le note di Po­wer­Point

Di solito i relatori uti­liz­za­no due schermi durante la pre­sen­ta­zio­ne. Un monitor viene uti­liz­za­to per eseguire il software di pre­sen­ta­zio­ne, mentre su un altro schermo viene pro­iet­ta­ta la pre­sen­ta­zio­ne al pubblico. Po­wer­Point vi consente quindi di vi­sua­liz­za­re diversi contenuti sui monitor. Mentre il pubblico vede solo la pre­sen­ta­zio­ne, il relatore può vi­sua­liz­za­re la pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point con le note. Di seguito vi mo­stre­re­mo come uti­liz­za­re questa pratica funzione.

Consiglio

Con le soluzioni Office Microsoft 365 di IONOS potete uti­liz­za­re programmi Office molto popolari quali Po­wer­Point, Excel e Word in un pacchetto su misura per la vostra azienda o per uso privato.

Passaggio 1: vi­sua­liz­za­re le note di Po­wer­Point

Nella fase di pre­pa­ra­zio­ne della vostra pre­sen­ta­zio­ne, create delle note in Po­wer­Point. Ve­ri­fi­ca­te se la funzione cor­ri­spon­den­te è già stata attivata. Andate nel menu alla scheda “Vi­sua­liz­za” per la vi­sua­liz­za­zio­ne di pre­sen­ta­zio­ne “Normale”. Sotto la dia­po­si­ti­va se­le­zio­na­ta dovrebbe apparire un riquadro grigio abilitato con il testo “Fare clic per inserire le note”. Se questo non è di­spo­ni­bi­le, clic­ca­te­ci sopra: se­le­zio­na­te il tasto “Note” nella barra di stato sotto la dia­po­si­ti­va o in al­ter­na­ti­va nella barra del menu cliccando con il tasto sinistro del mouse. Si aprirà così la sezione delle note, che potrete chiudere in qualsiasi momento clic­can­do­ci di nuovo sopra.

Immagine: Note di PowerPoint: riquadro delle note abilitato
È suf­fi­cien­te un clic per abilitare le note di Po­wer­Point.
Consiglio

Se l’opzione “Note” nella vostra barra di stato non è di­spo­ni­bi­le, cliccate con il tasto destro del mouse sul menu con­te­stua­le e cliccate su “Note”. Accanto all’opzione apparirà un segno di spunta e nella barra di stato apparirà il tasto Note.

Passaggio 2: inserire le note di Po­wer­Point

Nell’area vi­sua­liz­za­ta è ora possibile inserire le note di Po­wer­Point. Inserite le vostre os­ser­va­zio­ni sulla dia­po­si­ti­va nel campo cor­ri­spon­den­te. Le vedrete apparire nella vi­sua­liz­za­zio­ne relatore durante la vostra pre­sen­ta­zio­ne. Ripetete questo passaggio per ogni dia­po­si­ti­va.

Immagine: PowerPoint: inserire le note per una diapositiva d’esempio
Sotto la dia­po­si­ti­va è possibile inserire le note Po­wer­Point de­si­de­ra­te.

Un’altra pos­si­bi­li­tà per inserire le note in Po­wer­Point è quella di uti­liz­za­re la vi­sua­liz­za­zio­ne di pre­sen­ta­zio­ne “Pagina note”. Con questa modalità avete più spazio per le note e vi conviene uti­liz­zar­la se avete lunghi blocchi di testo da inserire.

Consiglio

Po­wer­Point offre diverse vi­sua­liz­za­zio­ni di pre­sen­ta­zio­ne con diversi vantaggi. La vi­sua­liz­za­zio­ne struttura è adatta, ad esempio, per creare una struttura chiara.

Per aprire la vi­sua­liz­za­zio­ne delle note, se­le­zio­na­te dal menu la scheda “Vi­sua­liz­za” e poi il pulsante “Pagina note”. Po­wer­Point vi­sua­liz­ze­rà quindi una dia­po­si­ti­va per pagina e le note cor­ri­spon­den­ti. Non è ne­ces­sa­rio passare alla vi­sua­liz­za­zio­ne normale per apportare modifiche, basta cliccare nell’area delle note cor­ri­spon­den­te ed ef­fet­tua­re le modifiche de­si­de­ra­te.

Immagine: Pagina note di PowerPoint: inserire le note di PowerPoint
La vi­sua­liz­za­zio­ne di pre­sen­ta­zio­ne “Pagina note” offre più spazio per le vostre os­ser­va­zio­ni.

Passaggio 3: vi­sua­liz­za­re le note di Po­wer­Point

Prima della pre­sen­ta­zio­ne, è ne­ces­sa­rio impostare il sistema operativo e il software di pre­sen­ta­zio­ne per vi­sua­liz­za­re le note di Po­wer­Point. Pertanto dovete impostare le diverse vi­sua­liz­za­zio­ni sui vostri schermi. Spesso l’opzione “Estendi desktop” appare au­to­ma­ti­ca­men­te dopo aver collegato il vi­deo­pro­iet­to­re o un secondo monitor. In questo caso, se­le­zio­na­te­li cliccando con il tasto sinistro del mouse. Se il vostro computer non lo mostra, premete con­tem­po­ra­nea­men­te i tasti [Windows] e [P] della vostra tastiera per vi­sua­liz­za­re un menu dove potete se­le­zio­na­re “Estendi desktop”.

È inoltre ne­ces­sa­rio attivare la co­sid­det­ta vi­sua­liz­za­zio­ne relatore. Questa vi­sua­liz­za­zio­ne è destinata al vostro monitor e mostra le dia­po­si­ti­ve insieme alle note di Po­wer­Point. Se avete Po­wer­Point 2003 o una versione più recente, il software di pre­sen­ta­zio­ne imposta au­to­ma­ti­ca­men­te questa vi­sua­liz­za­zio­ne di default. Se avete altre versioni seguite le istru­zio­ni al punto 4.

N.B.

Le com­pli­ca­zio­ni tecniche sono im­pre­ve­di­bi­li e par­ti­co­lar­men­te spia­ce­vo­li durante una pre­sen­ta­zio­ne. Po­wer­Point offre la pos­si­bi­li­tà di stampare le dia­po­si­ti­ve e le note con pochi clic per avere sempre le vostre note Po­wer­Point a portata di mano durante la pre­sen­ta­zio­ne.

Passaggio 4: attivare la vi­sua­liz­za­zio­ne relatore

Po­wer­Point offre due modi per attivare la vi­sua­liz­za­zio­ne relatore:

  • tramite menu: se­le­zio­na­te la scheda “Pre­sen­ta­zio­ne” nel menu e spuntate la casella di controllo “Vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore”.
  • Tramite la finestra di dialogo “Imposta pre­sen­ta­zio­ne”: cliccando con il tasto sinistro del mouse se­le­zio­na­te dal menu l’opzione “Imposta pre­sen­ta­zio­ne”. Nell’omonima finestra di dialogo che si apre inserite un segno di spunta nella casella “Usa vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore”. Con­fer­ma­te con “OK”.

Per vi­sua­liz­za­re solo le dia­po­si­ti­ve di pre­sen­ta­zio­ne su entrambi gli schermi durante la pre­sen­ta­zio­ne, di­sat­ti­va­te la vi­sua­liz­za­zio­ne relatore de­se­le­zio­nan­do la casella di controllo vi­sua­liz­za­ta.

Immagine: PowerPoint: Finestra di dialogo “Imposta presentazione”
Attivando la vi­sua­liz­za­zio­ne relatore vi­sua­liz­za­re­te le note Po­wer­Point durante la pre­sen­ta­zio­ne.

Passaggio 5: se­le­zio­na­re il monitor per la pro­ie­zio­ne delle dia­po­si­ti­ve

La vi­sua­liz­za­zio­ne relatore con le vostre note Po­wer­Point appare sullo schermo destinato al pubblico? Questa im­po­sta­zio­ne di default errata può essere ra­pi­da­men­te corretta. Anche in questo caso, Po­wer­Point offre due opzioni:

Nella vi­sua­liz­za­zio­ne relatore

Nella vi­sua­liz­za­zio­ne relatore, le due vi­sua­liz­za­zio­ni si possono scambiare ra­pi­da­men­te. Avviate la pre­sen­ta­zio­ne tramite il percorso del menu “Pre­sen­ta­zio­ne” > “Dall’inizio”:

Immagine: PowerPoint: avviare la presentazione
Avviando la pre­sen­ta­zio­ne dall’inizio aprite la vi­sua­liz­za­zio­ne relatore.

Quindi aprite il menu a tendina “Imposta vi­sua­liz­za­zio­ne” nella vi­sua­liz­za­zio­ne relatore e se­le­zio­na­te l’opzione “Inverti vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore e pre­sen­ta­zio­ne”.

Immagine: Inverti visualizzazione Relatore e presentazione in PowerPoint
Con un solo clic Po­wer­Point mostra le note sull’altro monitor.

Tramite la barra del menu

Uti­liz­za­te questa opzione per spe­ci­fi­ca­re lo schermo di vi­sua­liz­za­zio­ne della pre­sen­ta­zio­ne. Se­le­zio­na­te la scheda “Pre­sen­ta­zio­ne” dal menu, quindi aprite il menu a discesa nella sezione “Monitor”. Se­le­zio­na­te il monitor per la pre­sen­ta­zio­ne.

Immagine: Selezionate lo schermo di presentazione di PowerPoint
Se­le­zio­na­te lo schermo di vi­sua­liz­za­zio­ne della pre­sen­ta­zio­ne e quindi per il pubblico nella barra dei menu.
Consiglio

Un indice Po­wer­Point offre al vostro pubblico una pa­no­ra­mi­ca della vostra pre­sen­ta­zio­ne all’inizio della stessa. In un nostro articolo vi spie­ghia­mo come “Creare un indice in Po­wer­Point”.

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