La vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore in Po­wer­Point: il segreto di pre­sen­ta­zio­ni di successo

Po­wer­Point è ormai parte in­te­gran­te del lavoro moderno d’ufficio e dif­fi­cil­men­te si potrà pensare di non uti­liz­zar­lo. Questo software di Microsoft è uti­liz­za­to in tutto il mondo per le pre­sen­ta­zio­ni più disparate ed è uno strumento che non si limita al semplice scor­ri­men­to di slide. La modalità di pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point contiene la vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore, che rende più semplice la vostra attività mo­stran­do­vi ulteriori in­for­ma­zio­ni durante la pre­sen­ta­zio­ne. In questo articolo vi spie­ghe­re­mo quali sono le sue ca­rat­te­ri­sti­che e come trarne il massimo vantaggio.

La vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore in Po­wer­Point è una modalità avanzata di cui usufruire nelle pre­sen­ta­zio­ni Po­wer­Point. In questa modalità di vi­sua­liz­za­zio­ne è possibile ad esempio vedere le proprie note così come l’anteprima della dia­po­si­ti­va suc­ces­si­va. Nessuna delle due è però visibile al pubblico sull’altro schermo. Così sarete fa­ci­li­ta­ti nella vostra pre­sen­ta­zio­ne e potrete con­cen­trar­vi su ciò che conta di più.

Per uti­liz­za­re la vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore durante una pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point avete bisogno di un secondo monitor. Nella maggior delle pre­sen­ta­zio­ni si utilizza un pro­iet­to­re, ma potrebbe trattarsi anche di un vero e proprio secondo schermo. Seguendo questi passaggi sarete certi che lo schermo sarà ri­co­no­sciu­to dal vostro computer:

1. Per prima cosa accendete il secondo schermo.
2. Collegate il secondo schermo al computer tramite cavo HDMI o altro cavo.
3. Ora accendete il computer.
4. Ef­fet­tua­te il login e aprite la pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point.
5. Cliccando sulla com­bi­na­zio­ne di tasti Windows + P avete accesso al controllo dello schermo. Se­le­zio­na­te quindi “Estendi”. Nel caso di di­spo­si­ti­vi Mac aprite le im­po­sta­zio­ni di sistema, cliccate su “Monitor”, se­le­zio­na­te la scheda “Di­spo­si­zio­ne” scorrendo il monitor de­si­de­ra­to nella posizione preferita come schermo primario o se­con­da­rio.
6. A questo punto attivate la vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore in Po­wer­Point.
7. Nella vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore cliccate su “Im­po­sta­zio­ni di vi­sua­liz­za­zio­ne” e se ne­ces­sa­rio “Inverti vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore e pre­sen­ta­zio­ne”, così voi vedrete la vi­sua­liz­za­zio­ne e il pubblico la pre­sen­ta­zio­ne.

La vi­sua­liz­za­zio­ne Relatore è strut­tu­ra­ta come segue:

1. Barra del menu: la barra contiene le funzioni “Mostra barra delle ap­pli­ca­zio­ni”, “Im­po­sta­zio­ni di vi­sua­liz­za­zio­ne” e “Fine pre­sen­ta­zio­ne”. Vedere la barra delle ap­pli­ca­zio­ni può essere utile se volete passare ra­pi­da­men­te da un programma all’altro durante la pre­sen­ta­zio­ne.
2. Timer e ora: il timer vi mostra quanto tempo è trascorso. Potete metterlo in pausa o azzerarlo. A destra viene vi­sua­liz­za­ta l’ora.
3. Dia­po­si­ti­va corrente: qui viene vi­sua­liz­za­ta la dia­po­si­ti­va attuale.
4. Puntatore ed evi­den­zia­to­re nelle dia­po­si­ti­ve: con il puntatore potete indicare degli elementi in una dia­po­si­ti­va. È possibile anche evi­den­zia­re de­ter­mi­na­ti passaggi sulla stessa.
5. Mostra tutte le dia­po­si­ti­ve: con questa opzione vi­sua­liz­za­te tutte le dia­po­si­ti­ve in maniera ordinata e ciò vi consente di rag­giun­ge­re ra­pi­da­men­te la dia­po­si­ti­va giusta.
6. Funzione “In­gran­di­sci”: con la lente d’in­gran­di­men­to è possibile in­gran­di­re l’area se­le­zio­na­ta sulla dia­po­si­ti­va.
7. Schermo nero: con questo pulsante si in­ter­rom­pe la pro­ie­zio­ne sul secondo schermo, che viene im­me­dia­ta­men­te oscurato.
8. Altre opzioni: qui si possono impostare ulteriori funzioni come “schermo bianco” (in al­ter­na­ti­va allo schermo nero) e altre utili opzioni.
9. Dia­po­si­ti­va suc­ces­si­va: in quest’area viene vi­sua­liz­za­ta la dia­po­si­ti­va suc­ces­si­va.
10. Note: Po­wer­Point consente per ogni dia­po­si­ti­va di inserire delle an­no­ta­zio­ni personali, che vi possono essere d’aiuto durante la pre­sen­ta­zio­ne.
11. Carattere: vi consente di aumentare o diminuire la di­men­sio­ne del carattere delle note.

Il giorno della vostra pre­sen­ta­zio­ne si avvicina e tutto dipende dalla giusta pre­pa­ra­zio­ne. Per il giorno dell’espo­si­zio­ne dovete essere certi che gli strumenti tecnici a vostra di­spo­si­zio­ne fun­zio­ni­no come de­si­de­ra­to. Per questo portate sempre con voi, oltre al vostro computer, anche una chiavetta USB con il file Po­wer­Point.

Salvate la pre­sen­ta­zio­ne nel formato .ppsx per garantire la massima com­pa­ti­bi­li­tà possibile. In questo modo la relazione si aprirà au­to­ma­ti­ca­men­te in modalità pre­sen­ta­zio­ne. Per sicurezza salvate la relazione anche come file .pdf. Così sarete certi che il layout sarà mantenuto invariato e che avrete un accesso garantito alle vostre dia­po­si­ti­ve. In questo modo però eventuali effetti di ani­ma­zio­ne impostati non sono più visibili e il pubblico vedrà solamente l’intera dia­po­si­ti­va.

Per con­clu­de­re, as­si­cu­ra­te­vi di avere rapido accesso al vostro file e mettete ordine nella chiavetta USB e sul vostro desktop. Può infatti accadere che nel corso della pre­sen­ta­zio­ne dobbiate cercare un file o riavviare Po­wer­Point. Se non oscurate il secondo schermo o non lo di­sat­ti­va­te, il pubblico vedrà quello che c’è sul vostro PC, un’even­tua­li­tà che sarebbe meglio evitare. Impostate perciò la relativa funzione (il­lu­stra­ta sopra).