Tutti i log di Dropbox in sintesi

In Dropbox trovate i log di eventi, attività, dispositivi collegati, tipi di browser e attività del team. Questi registri mostrano data e ora di accesso, tipi di accesso, modifiche e dati degli utenti. Sono quindi particolarmente pratici per motivi sia organizzativi sia di sicurezza.

Cosa sono i log di Dropbox?

Dropbox, così come le alternative a Dropbox Google Drive e iCloud, è una delle soluzioni più popolari per l’archiviazione cloud e il file hosting in tutto il mondo. Il servizio offre gratuitamente agli utenti uno spazio di archiviazione cloud di 2 GB. Rappresenta inoltre una pratica alternativa ai server FTP, permettendo di inviare fino a 100 MB con Dropbox Transfer. Con i piani a pagamento offre più spazio e funzioni.

Poiché per i servizi cloud sono molto importanti anche la sicurezza del cloud e il controllo degli accessi, Dropbox offre rapporti automatici sotto forma di file di log. Questi registri indicano le modifiche apportate ai file, gli eventi rilevanti per la sicurezza, i nuovi file caricati, i dispositivi collegati e molto altro. Agli utenti singoli che utilizzano Dropbox per il backup dei file, i log permettono di rilevare accessi sospetti. Gli utenti che invece utilizzano Dropbox in team o per scopi commerciali possono usarli a fini di organizzazione, monitoraggio, delega e analisi delle attività del gruppo.

Come trovare i log di Dropbox

Dropbox crea diversi file di log sulle vostre attività. Di seguito vi spieghiamo come trovarli e aprirli. La procedura da PC desktop o app per browser mobile è identica.

Log degli eventi

I file di log degli eventi elencano tutte le attività relative all’account Dropbox. Trovate i file di log degli eventi come indicato di seguito.

Primo passaggio: aprite il link dropbox.com/events ed eseguite l’accesso.

Secondo passaggio: nel menu “Eventi” visualizzate ora l’elenco di tutte le attività. Nella parte destra della schermata trovate “Tutti gli eventi” e, sotto, il calendario per cercare gli eventi di un determinato periodo di tempo.

Log delle attività

La funzione di log “Attività“ elenca tutte le attività relative ai file, alle cartelle o ai progetti dell’account Dropbox, tra cui informazioni e opzioni sulle operazioni seguenti:

• aggiunta
• modifica
• spostamento
• ridenominazione
• ripristino (della versione precedente)

Per richiamare le attività procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete all’account Dropbox.

Secondo passaggio: nel menu iniziale in basso a destra fate clic sull’opzione “Attività”.

Terzo passaggio: nell’area “Attività” selezionate “Filtro” per visualizzare informazioni sulle attività registrate. Potete utilizzare questa funzione per le cartelle oppure per i file e i progetti selezionati.

Quarto passaggio: se per un file è stata attivata l’opzione per visualizzare le informazioni degli osservatori, nell’anteprima del file potete vedere quali utenti con accesso di lettura o modifica hanno appena visualizzato o aperto un file.

Le informazioni visualizzate sulle attività non si riferiscono ai file che sono stati scaricati da Dropbox ed elaborati esternamente.

Log dei dispositivi collegati

I log dei dispositivi e dei browser collegati e/o da cui è stato eseguito l’accesso servono in particolare ai fini della sicurezza dell’account Dropbox. Permettono di controllare se gli accessi sono stati eseguiti solo da dispositivi autorizzati. Trovate i log nella scheda “Sicurezza” delle impostazioni del vostro profilo. Sono suddivisi nelle categorie seguenti.

• Browser web: informazioni su tipo di browser, posizione, ultimo accesso e indirizzo IP.
• Dispositivi/dispositivi mobili collegati con Paper: nomi dei dispositivi, posizione, momento in cui è stato eseguito l’ultimo accesso.
• Contatti per dispositivi mobili: informazioni sui contatti importati dei dispositivi mobili collegati.

Per richiamare le informazioni procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete al vostro account e fate clic sull’immagine del vostro profilo in alto a destra. Qui trovate l’opzione “Impostazioni”.

Secondo passaggio: selezionate la scheda “Sicurezza”.

Terzo passaggio: nella scheda “Sicurezza” trovate informazioni sui browser web che hanno attualmente eseguito l’accesso, i dispositivi collegati all’account Dropbox, i dispositivi connessi con Paper e i contatti per dispositivi mobili importati.

Quarto passaggio: se compaiono dispositivi, browser o contatti sconosciuti, controllate se sono già state apportate modifiche ai file.

Log di Dropbox Business nella dashboard statistiche

Utilizzando un account Dropbox Business avete a disposizione una dashboard statistiche per Dropbox Business. Si tratta di un prospetto di informazioni utili sulle attività correnti e passate del team e di collegamenti rapidi alle funzioni di amministrazione più importanti. Ad esempio, la ricerca di determinati membri (con nome ed e-mail), il numero di membri correnti, gli inviti, le licenze e i membri aggiunti di recente. Trovate inoltre un riepilogo delle attività del team, con dettagli su:

• file e cartelle condivise da membri in attesa e membri già entrati nel team
• file e cartelle condivise di membri eliminati
• cartelle del team attive e archiviate

Per visualizzare la dashboard statistiche procedete come segue.

Primo passaggio: accedete al vostro account Dropbox come amministratore.

Secondo passaggio: nel menu a sinistra selezionate la voce “Console amministratore”.

Terzo passaggio: sotto “Attività” visualizzate ora informazioni quali:

• membri attivi

• spazio di archiviazione

• link creati

• cartelle condivise attive

• dispositivi attivi

• dati da osservare Nella console amministratore sono inoltre disponibili le funzioni seguenti:

• cercare un membro del team

• visualizzare le statistiche del team

• invitare nuovi utenti

• ricordare gli inviti

• aggiungere licenze

• consultare i dati di utilizzo di un determinato periodo

• analizzare l’intensità delle attività del team

• visualizzare gli avvisi di sicurezza

• esaminare le condivisioni esterne

Le informazioni visualizzabili nella console amministratore comprendono le attività del team degli ultimi 28 giorni. Le attività documentate sono l’aggiunta, la modifica, la visualizzazione e la condivisione dei file. Sono inoltre disponibili informazioni sullo spazio di archiviazione occupato e, in presenza di almeno due membri, le cartelle e i link condivisi. Per eseguire una ricerca mirata potete filtrare i dati con criteri quali periodi, membri, file o attività. Andate su “Attività” e selezionate “Aggiungi attività”.

Rapporti sull’attività di Dropbox per gli amministratori

Dropbox offre agli amministratori la possibilità di creare ed esportare rapporti di attività. Procedete come indicato di seguito.

Primo passaggio: accedete all’account Dropbox come amministratore.

Secondo passaggio: andate a “Console amministratore” e “Attività”.

Terzo passaggio: filtrate i dati desiderati con gli appositi criteri.

Quarto passaggio: esportate il rapporto dei file di log con “Crea rapporto”.

I rapporti sono salvati in locale come file CSV. Li trovate nella cartella “Rapporti di Dropbox Business”. Non appena un rapporto è disponibile, ricevete una conferma tramite e-mail. A seconda dei criteri di filtro, il rapporto contiene informazioni su:

• data e ora delle attività
• utenti che hanno eseguito un’azione
• dettagli sull’attività documentata
• località da cui è stato eseguito l’accesso e relativo indirizzo IP
• applicazioni utilizzate e commenti
• accessi e password utilizzate
• richieste di file
• gruppi, membri, cartelle del team, norme del team e profili del team

Attività di condivisione dei file in Dropbox Business

Un’altra funzione a disposizione degli amministratori è rappresentata dai log dei file condivisi. Potete visualizzare informazioni sulle attività di condivisione e sui file condivisi dai membri all’interno o all’esterno dell’azienda. Di seguito la procedura per visualizzare i registri.

Primo passaggio: accedete a Dropbox come amministratore.

Secondo passaggio: andate nella “Console amministratore”, fate clic su “Attività” e selezionate il filtro “Condivisione“.

Terzo passaggio: per visualizzare le attività di condivisione recenti dei membri, nel menu a sinistra selezionate “Membri” e nella lista fate clic sul membro.

Quarto passaggio: per visualizzare tutte le azioni relative a un team, selezionate l’opzione “Crea rapporto completo”. Qui vedete tutte le attività di condivisione di determinati membri.

Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono registrati quando qualcuno:

• crea una cartella condivisa
• invita una persona in una cartella
• si unisce a una cartella
• rimuove una persona da una cartella
• modifica il ruolo di un’altra persona
• trasferisce la proprietà di una cartella a un’altra persona
• annulla la condivisione di una cartella
• modifica le autorizzazioni di condivisione di una cartella
• modifica le autorizzazioni di condivisione generali delle cartelle
• sposta una cartella condivisa da un Dropbox aziendale a un Dropbox personale

Sotto “Attività” trovate inoltre informazioni dettagliate sulle azioni relative ai file e ai link condivisi, alle richieste di file e agli eventi di condivisione di Paper.