Creare e condividere cartelle di gruppo su Nextcloud: come funziona

Le cartelle di gruppo su Nextcloud sono directory configurate dagli amministratori e dalle amministratrici e condivise con tutti i membri di uno o più team. L’app più indicata per la loro gestione è “Team folders”. La funzione di condivisione integrata e l’app Teams offrono inoltre alternative interessanti per utilizzare file in condivisione.

Che cos’è una cartella di gruppo su Nextcloud?

La funzionalità Cartelle di gruppo ti permette di creare e condividere cartelle per team o specifici gruppi di utenti su Nextcloud. Tuttavia, la creazione di cartelle di gruppo su Nextcloud è riservata agli amministratori e alle amministratrici. Inoltre, gli amministratori e le amministratrici possono definire dettagliatamente i gruppi che hanno accesso alla cartella e chi è autorizzato a modificare, creare o eliminare i file. Questa funzionalità si rivela quindi particolarmente utile per la collaborazione in team fissi e gruppi gerarchici.

È anche possibile definire dei limiti di archiviazione per le cartelle di gruppo, le cosiddette quote, per garantire un utilizzo controllato dello spazio di archiviazione. Poiché le cartelle così configurate sono assegnate a un gruppo, i dati vengono conservati anche nel caso in cui singoli membri abbandonino il gruppo. Per accedere alle cartelle di gruppo è necessario un account Nextcloud. È comunque possibile condividerle con soggetti esterni grazie alla funzione di condivisione.

Team folders: l’app di Nextcloud per le cartelle di gruppo

Per creare e gestire le cartelle di gruppo ti consigliamo di utilizzare l’app “Team folders” (ex “Nextcloud Group folders”). Come tutte le app di Nextcloud, anche questa applicazione si installa e attiva tramite l’App Store integrato in questo software cloud. A tal fine, accedi con i permessi di amministratore e vai allo Store. Quindi digita “Team folders” nel campo di ricerca e installa il plugin facendo clic su “Download and enable” (scarica e attiva).

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Creare e condividere cartelle di gruppo su Nextcloud: istruzioni guidate

Le seguenti istruzioni guidate mostrano come creare e condividere cartelle di gruppo. Se desideri creare cartelle di gruppo su Nextcloud, procedi come segue:

1. Accedi all’account di gestione con permessi di amministratore tramite l’interfaccia web.
2. Fai clic sull’icona del tuo profilo, quindi sulla voce “Administration” o simili. Successivamente vai alla sezione “Group folders”.
3. Inserisci il nome della cartella di gruppo nel campo “Folder name” (a sinistra del simbolo più), quindi conferma l’inserimento facendo clic su “Create”.
4. La cartella appena creata viene visualizzata nell’elenco delle cartelle di gruppo.

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Una volta creata, la cartella su Nextcloud non è assegnata ad alcun gruppo, come indicato dalla voce None. Se desideri condividere la cartella di Nextcloud con un gruppo, procedi come segue:

1. Per modificare l’assegnazione al gruppo, fai clic sull’icona della matita.
2. Nell’elenco dei gruppi, seleziona il/i gruppo/i con cui desideri condividere la cartella.
3. Quindi imposta le autorizzazioni in base alle tue esigenze: scrittura (Write), condivisione (Share) ed eliminazione (Delete).
4. Infine ricarica l’interfaccia web nella finestra del browser. Il gruppo appena aggiunto viene quindi visualizzato nella sezione relativa all’assegnazione del gruppo.

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Quali sono le alternative alle cartelle di gruppo su Nextcloud?

Oltre alle directory di gruppo, Nextcloud dispone di altre opzioni per la condivisione di file o cartelle con altre persone. Una prima alternativa è la funzione di condivisione integrata di Nextcloud, che puoi utilizzare tramite l’icona di condivisione (si trova accanto ai file o alle cartelle). Da un punto di vista tecnico, tuttavia, questa condivisione è simile a un collegamento simbolico, che presenta due svantaggi:

1. Le condivisioni rimangono sempre di proprietà dell’utente che le condivide. Se la persona in questione lascia l’azienda o il suo account viene eliminato o bloccato, i contenuti condivisi non sono più accessibili agli altri utenti. Inoltre, i destinatari delle condivisioni non hanno alcuna possibilità di intervenire nel caso in cui vengano eliminati dati importanti.
2. Gli utenti possono spostare e rinominare le condivisioni: nel peggiore dei casi, può diventare difficile ritrovare il contenuto condiviso. Al contrario, le cartelle di gruppo su Nextcloud sono denominate in modo uniforme e archiviate nella stessa posizione per tutti gli utenti.

Un’ulteriore alternativa per l’organizzazione dei file tra gli utenti è l’app “Teams(ex “Circles”). Questa estensione, ora integrata per impostazione predefinita su Nextcloud, permette di condividere file e cartelle tra team autogestiti, senza che gli amministratori e le amministratrici debbano intervenire. In questo modo si rende possibile un’autogestione strutturata, motivo per cui l’app risulta particolarmente adatta a scenari o progetti privi di una gerarchia chiara. In generale, tutti gli utenti possono creare dei team. Tuttavia, questo metodo presenta gli stessi svantaggi della condivisione dei file di tipo tradizionale.