Creare e con­di­vi­de­re cartelle di gruppo su Nextcloud: come funziona

Le cartelle di gruppo su Nextcloud sono directory con­fi­gu­ra­te dagli am­mi­ni­stra­to­ri e dalle am­mi­ni­stra­tri­ci e condivise con tutti i membri di uno o più team. L’app più indicata per la loro gestione è “Team folders”. La funzione di con­di­vi­sio­ne integrata e l’app Teams offrono inoltre al­ter­na­ti­ve in­te­res­san­ti per uti­liz­za­re file in con­di­vi­sio­ne.

Che cos’è una cartella di gruppo su Nextcloud?

La fun­zio­na­li­tà Cartelle di gruppo ti permette di creare e con­di­vi­de­re cartelle per team o specifici gruppi di utenti su Nextcloud. Tuttavia, la creazione di cartelle di gruppo su Nextcloud è riservata agli am­mi­ni­stra­to­ri e alle am­mi­ni­stra­tri­ci. Inoltre, gli am­mi­ni­stra­to­ri e le am­mi­ni­stra­tri­ci possono definire det­ta­glia­ta­men­te i gruppi che hanno accesso alla cartella e chi è au­to­riz­za­to a mo­di­fi­ca­re, creare o eliminare i file. Questa fun­zio­na­li­tà si rivela quindi par­ti­co­lar­men­te utile per la col­la­bo­ra­zio­ne in team fissi e gruppi ge­rar­chi­ci.

È anche possibile definire dei limiti di ar­chi­via­zio­ne per le cartelle di gruppo, le co­sid­det­te quote, per garantire un utilizzo con­trol­la­to dello spazio di ar­chi­via­zio­ne. Poiché le cartelle così con­fi­gu­ra­te sono assegnate a un gruppo, i dati vengono con­ser­va­ti anche nel caso in cui singoli membri ab­ban­do­ni­no il gruppo. Per accedere alle cartelle di gruppo è ne­ces­sa­rio un account Nextcloud. È comunque possibile con­di­vi­der­le con soggetti esterni grazie alla funzione di con­di­vi­sio­ne.

Team folders: l’app di Nextcloud per le cartelle di gruppo

Per creare e gestire le cartelle di gruppo ti con­si­glia­mo di uti­liz­za­re l’app “Team folders” (ex “Nextcloud Group folders”). Come tutte le app di Nextcloud, anche questa ap­pli­ca­zio­ne si installa e attiva tramite l’App Store integrato in questo software cloud. A tal fine, accedi con i permessi di am­mi­ni­stra­to­re e vai allo Store. Quindi digita “Team folders” nel campo di ricerca e installa il plugin facendo clic su “Download and enable” (scarica e attiva).

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Creare e con­di­vi­de­re cartelle di gruppo su Nextcloud: istru­zio­ni guidate

Le seguenti istru­zio­ni guidate mostrano come creare e con­di­vi­de­re cartelle di gruppo. Se desideri creare cartelle di gruppo su Nextcloud, procedi come segue:

1. Accedi all’account di gestione con permessi di am­mi­ni­stra­to­re tramite l’in­ter­fac­cia web.
2. Fai clic sull’icona del tuo profilo, quindi sulla voce “Ad­mi­ni­stra­tion” o simili. Suc­ces­si­va­men­te vai alla sezione “Group folders”.
3. Inserisci il nome della cartella di gruppo nel campo “Folder name” (a sinistra del simbolo più), quindi conferma l’in­se­ri­men­to facendo clic su “Create”.
4. La cartella appena creata viene vi­sua­liz­za­ta nell’elenco delle cartelle di gruppo.

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Una volta creata, la cartella su Nextcloud non è assegnata ad alcun gruppo, come indicato dalla voce None. Se desideri con­di­vi­de­re la cartella di Nextcloud con un gruppo, procedi come segue:

1. Per mo­di­fi­ca­re l’as­se­gna­zio­ne al gruppo, fai clic sull’icona della matita.
2. Nell’elenco dei gruppi, seleziona il/i gruppo/i con cui desideri con­di­vi­de­re la cartella.
3. Quindi imposta le au­to­riz­za­zio­ni in base alle tue esigenze: scrittura (Write), con­di­vi­sio­ne (Share) ed eli­mi­na­zio­ne (Delete).
4. Infine ricarica l’in­ter­fac­cia web nella finestra del browser. Il gruppo appena aggiunto viene quindi vi­sua­liz­za­to nella sezione relativa all’as­se­gna­zio­ne del gruppo.

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Quali sono le al­ter­na­ti­ve alle cartelle di gruppo su Nextcloud?

Oltre alle directory di gruppo, Nextcloud dispone di altre opzioni per la con­di­vi­sio­ne di file o cartelle con altre persone. Una prima al­ter­na­ti­va è la funzione di con­di­vi­sio­ne integrata di Nextcloud, che puoi uti­liz­za­re tramite l’icona di con­di­vi­sio­ne (si trova accanto ai file o alle cartelle). Da un punto di vista tecnico, tuttavia, questa con­di­vi­sio­ne è simile a un col­le­ga­men­to simbolico, che presenta due svantaggi:

1. Le con­di­vi­sio­ni rimangono sempre di proprietà dell’utente che le condivide. Se la persona in questione lascia l’azienda o il suo account viene eliminato o bloccato, i contenuti condivisi non sono più ac­ces­si­bi­li agli altri utenti. Inoltre, i de­sti­na­ta­ri delle con­di­vi­sio­ni non hanno alcuna pos­si­bi­li­tà di in­ter­ve­ni­re nel caso in cui vengano eliminati dati im­por­tan­ti.
2. Gli utenti possono spostare e ri­no­mi­na­re le con­di­vi­sio­ni: nel peggiore dei casi, può diventare difficile ritrovare il contenuto condiviso. Al contrario, le cartelle di gruppo su Nextcloud sono de­no­mi­na­te in modo uniforme e ar­chi­via­te nella stessa posizione per tutti gli utenti.

Un’ulteriore al­ter­na­ti­va per l’or­ga­niz­za­zio­ne dei file tra gli utenti è l’app “Teams(ex “Circles”). Questa esten­sio­ne, ora integrata per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta su Nextcloud, permette di con­di­vi­de­re file e cartelle tra team au­to­ge­sti­ti, senza che gli am­mi­ni­stra­to­ri e le am­mi­ni­stra­tri­ci debbano in­ter­ve­ni­re. In questo modo si rende possibile un’au­to­ge­stio­ne strut­tu­ra­ta, motivo per cui l’app risulta par­ti­co­lar­men­te adatta a scenari o progetti privi di una gerarchia chiara. In generale, tutti gli utenti possono creare dei team. Tuttavia, questo metodo presenta gli stessi svantaggi della con­di­vi­sio­ne dei file di tipo tra­di­zio­na­le.