Le migliori al­ter­na­ti­ve a Trello

Trello è un tool per il project ma­na­ge­ment intuitivo ed efficace che sem­pli­fi­ca la pia­ni­fi­ca­zio­ne e l’at­tua­zio­ne di progetti in ambito privato e pro­fes­sio­na­le. Lanciato nel 2011, ha con­qui­sta­to oltre 25 milioni di utenti. Trello si distingue per la sem­pli­ci­tà di design e funzioni e ge­ne­ral­men­te non richiede un periodo di ap­pren­di­men­to. Sfrutta il metodo Kanban per mostrare attività in corso, re­spon­sa­bi­li­tà e stato di avan­za­men­to del lavoro su una bacheca. Che si tratti di liste di impegni personali o di piani di progetti aziendali, ogni attività e il relativo stato di com­ple­ta­men­to saranno chia­ra­men­te visibili.

Ad ogni modo, quasi tutti i software pre­sen­ta­no pro e contro e ciò vale anche per questo strumento di gestione di progetti, poiché in alcuni casi esistono senza dubbio al­ter­na­ti­ve più adeguate. I vantaggi e gli svantaggi de­ter­mi­nan­ti dipendono dalle esigenze in­di­vi­dua­li e dai progetti specifici. In questo articolo vi sveliamo il motivo per cui potrebbe essere utile ricorrere a un’al­ter­na­ti­va a Trello e le opzioni che avete a di­spo­si­zio­ne.

Articolo ag­gior­na­to ad aprile 2021.

A un primo sguardo, gli strumenti di gestione dei progetti pre­sen­ta­ti nei prossimi paragrafi sono molto simili tra loro. La Kanban Board è un metodo di vi­sua­liz­za­zio­ne efficace e popolare offerto da tutti questi software. Ma mentre Trello si limita a questo, le al­ter­na­ti­ve che sug­ge­ria­mo vi mettono a di­spo­si­zio­ne un maggior numero di opzioni e co­sti­tui­sco­no pratiche soluzioni per i progetti più complessi e le esigenze in­di­vi­dua­li. Inoltre, le funzioni di alcune delle al­ter­na­ti­ve proposte vanno ben oltre la creazione di attività e offrono fun­zio­na­li­tà per il mo­ni­to­rag­gio dei costi, la gestione delle risorse o il Customer Re­la­tion­ship Ma­na­ge­ment (CRM).

La seguente tabella mostra un confronto delle al­ter­na­ti­ve a Trello descritte in questo articolo, con i relativi vantaggi e svantaggi che le ca­rat­te­riz­za­no.

Dati ag­gior­na­ti ad aprile 2021

Trello è uno degli strumenti di gestione di progetti at­tual­men­te più diffusi. Uno dei motivi prin­ci­pa­li alla base della sua po­po­la­ri­tà è la struttura chiara delle attività, che si pre­sen­ta­no or­ga­niz­za­te in bacheche, liste e schede:

• Bacheche: una bacheca cor­ri­spon­de a un progetto e può essere condivisa con i membri del team.
• Liste: nelle bacheche è possibile creare un numero a piacere di liste. Esempi comuni di liste includono “attività da svolgere”, “attività in corso” e “attività com­ple­ta­te”.
• Schede: ogni scheda è associata a una lista e contiene un’attività. Basta un clic per ag­giun­ge­re in­for­ma­zio­ni, commenti o allegati a una scheda.

Trello è strut­tu­ra­to in modo semplice e fa­cil­men­te com­pren­si­bi­le, ma al contempo offre funzioni complete che agevolano l’or­ga­niz­za­zio­ne dei progetti di un team. L’approccio visivo e intuitivo facilita il lavoro sul progetto e non occorre investire del tempo per imparare a usare questo strumento. Trello è di­spo­ni­bi­le su browser, come app per desktop e per di­spo­si­ti­vi mobili. Inoltre, grazie alla sin­cro­niz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca, tutti gli utenti avranno sempre accesso alla sua versione più ag­gior­na­ta.

Tuttavia, come accennato sopra, il software presenta anche degli svantaggi: sebbene la sua struttura semplice sia un vantaggio ir­ri­nun­cia­bi­le per molti utenti, diventa uno svan­tag­gio in caso di attività e progetti complessi. Infatti, questo tool per il project ma­na­ge­ment è limitato alla Kanban Board e non consente altri tipi di vi­sua­liz­za­zio­ne delle attività. Potrebbe essere utile con­si­de­ra­re un’al­ter­na­ti­va a Trello anche per progetti che coin­vol­go­no team numerosi e implicano una co­mu­ni­ca­zio­ne intensa. Inoltre, gli allegati sono soggetti a li­mi­ta­zio­ni, con un limite di upload di 10 MB per file nella versione gratuita e di 250 MB nella versione Pro.

Sia lo strumento di gestione di progetti Trello che le al­ter­na­ti­ve descritte in questo articolo offrono una versione gratuita che include tutte le funzioni prin­ci­pa­li di ciascun software. Ciò vi permette di testare i vari tool per il project ma­na­ge­ment e di prendere una decisione dopo esservi ade­gua­ta­men­te informati. Ov­via­men­te le versioni premium a pagamento di questi strumenti mettono a di­spo­si­zio­ne una gamma più ricca di fun­zio­na­li­tà. Di seguito vi pre­sen­tia­mo una pa­no­ra­mi­ca di sei al­ter­na­ti­ve a Trello per aiutarvi a scegliere quella che fa al caso vostro. Tutti i dati e le in­for­ma­zio­ni riportate sono ag­gior­na­ti ad aprile 2021.

Airtable è di­spo­ni­bi­le sul browser e come app per desktop e di­spo­si­ti­vi mobili già a partire dalla versione gratuita e consente di creare un numero il­li­mi­ta­to di tabelle. Le versioni a pagamento, al costo di 10 $ o 20 $ al mese per utente, offrono ulteriori funzioni e spazio di ar­chi­via­zio­ne ag­giun­ti­vo. Nella versione gratuita gli allegati sono limitati a un massimo di 2 GB, ma con i pacchetti ag­giun­ti­vi è possibile arrivare fino a 5 o 20 GB per file.

Le fun­zio­na­li­tà di Asana possono essere ampliate grazie all’in­te­gra­zio­ne di altri tool. Ad esempio, è possibile con­ver­ti­re le con­ver­sa­zio­ni di Microsoft Teams in azioni, con­di­vi­de­re temi da Adobe Creative Cloud o attivare le notifiche in Slack per le modifiche eseguite su Asana. La sin­cro­niz­za­zio­ne con altri tool offre molti vantaggi, so­prat­tut­to in caso di col­la­bo­ra­zio­ne tra più utenti, e rende il lavoro di gruppo più ef­fi­cien­te. Tuttavia, alcune in­te­gra­zio­ni, come Sa­le­sfor­ce o Tableau, e la creazione di più di 15 utenti sono ac­ces­si­bi­li solo con le versioni a pagamento.

Sebbene Asana non disponga di com­po­nen­ti ag­giun­ti­vi opzionali, questa al­ter­na­ti­va a Trello offre in compenso più funzioni, quali ad esempio la vi­sua­liz­za­zio­ne dello stato di avan­za­men­to del progetto e la de­fi­ni­zio­ne di un’in­ter­di­pen­den­za delle singole attività. Facendo un confronto, Trello spicca per la sua straor­di­na­ria chiarezza, ma Asana è una soluzione più adeguata per progetti con oltre 30 attività. Per cui, grazie alle sue modalità di vi­sua­liz­za­zio­ne, alle in­te­gra­zio­ni e alle funzioni che offre, è una valida al­ter­na­ti­va a Trello spe­cial­men­te per team numerosi e grandi progetti.

La versione gratuita di questa al­ter­na­ti­va a Trello presenta fun­zio­na­li­tà limitate e, sebbene sia possibile ag­giun­ge­re un numero il­li­mi­ta­to di membri del team di progetto, soltanto un utente avrà accesso a fun­zio­na­li­tà speciali, come la tabella degli orari di lavoro oppure l’accesso ai costi e alle fatture. Inoltre, il numero dei progetti è limitato a un massimo di dieci. Come per la maggior parte delle altre al­ter­na­ti­ve a Trello, se scegliete una versione a pagamento dovrete ac­qui­star­la per ogni utente. Questa soluzione potrebbe rivelarsi con­ve­nien­te per i team più grandi, qualora sia ne­ces­sa­rio combinare le funzioni di diversi programmi.

Tuttavia, questo tool non offre tutte le fun­zio­na­li­tà ne­ces­sa­rie, o quan­to­me­no utili, per la gestione dei progetti e per il lavoro in team. Quindi, per rendere il tutto più ef­fi­cien­te, ClickUp consente l’in­te­gra­zio­ne con altri tool, quali Basecamp, Todoist, Excel o Trello stesso. Nel caso dobbiate passare da uno strumento di gestione dei progetti a un altro, potrete fa­cil­men­te tra­sfe­ri­re i progetti esistenti da Trello a ClickUp.

Tenete conto che la versione gratuita presenta dei limiti, offrendo solo 100 MB di spazio di ar­chi­via­zio­ne. Rispetto alle altre al­ter­na­ti­ve a Trello il­lu­stra­te in questo articolo, la versione a pagamento è comunque più con­ve­nien­te. A soli 4,22 € al mese per utente avrete a di­spo­si­zio­ne uno spazio di ar­chi­via­zio­ne il­li­mi­ta­to, oltre che numerose in­te­gra­zio­ni, dashboard e opzioni di vi­sua­liz­za­zio­ne. A dif­fe­ren­za di Trello, questo tool è di­spo­ni­bi­le solo in inglese.

Una par­ti­co­la­ri­tà di Zenkit è il sistema CRM integrato che consente la creazione di un database dei clienti. In questo modo è possibile anche mo­ni­to­ra­re i canali di co­mu­ni­ca­zio­ne e calcolare im­por­tan­ti metriche relative ai clienti. Se volete passare da Asana o Trello a Zenkit, la sua funzione di im­por­ta­zio­ne integrata renderà la mi­gra­zio­ne più semplice che mai. In al­ter­na­ti­va, questo strumento offre anche la pos­si­bi­li­tà di tra­sfe­ri­re i progetti esistenti tramite la funzione di im­por­ta­zio­ne CSV.

La versione gratuita include 1 GB di spazio di ar­chi­via­zio­ne e un massimo di tre utenti. Per avere accesso a diagrammi di Gantt, ruoli utente, 50.000 elementi, design per­so­na­liz­za­ti e 6 GB di spazio di ar­chi­via­zio­ne, sarà ne­ces­sa­rio optare per la tariffa Plus, al costo di 9 € al mese per utente. Nella tariffa Business di 25 € sono comprese ulteriori funzioni, più 50 GB di memoria.

Con la versione gratuita potete creare fino a tre progetti con un numero il­li­mi­ta­to di utenti. La versione Pro ha un costo mensile di 8,25 €, in­di­pen­den­te­men­te dal numero di utenti, e permette di creare una quantità di progetti il­li­mi­ta­ta, mol­te­pli­ci liste di controllo, gruppi di progetti, sta­ti­sti­che e report. Se con­fron­ta­to con le altre al­ter­na­ti­ve a Trello, Mei­ster­ta­sk risulta par­ti­co­lar­men­te con­ve­nien­te quando viene uti­liz­za­to da team numerosi.