Conferma di lettura in Outlook: come configurarla in Outlook

Se una mail inviata rimane senza risposta, ci si chiede immancabilmente se il messaggio elettronico sia mai arrivato a destinazione e sia stato letto. Permane così il dubbio se la disdetta dell’abbonamento al giornale o la cancellazione della prenotazione alberghiera siano effettivamente andate a buon fine. E forse l’offerta sottoposta al cliente non era poi così male, ma semplicemente non è mai stata presa in considerazione in quanto è finita nella cartella dello spam.

Per evitare questo tipo di problemi è possibile impostare nei client di posta elettronica come Outlook la conferma di lettura, che invita il destinatario a confermare la ricezione del messaggio. Se questi lo fa, riceverete un feedback corrispondente che metterà fine alle speculazioni sullo stato della relativa e-mail.

N.B.

Tenete presente che la conferma di lettura in Outlook e in altri programmi di posta elettronica non ha valore legale. Quindi in casi importanti, come una disdetta o una cancellazione, richiedete sempre in maniera esplicita una conferma scritta alla vostra richiesta.

In questo articolo viene descritto come utilizzare la conferma di lettura nel vostro client Outlook o in Outlook sul Web.

Impostare la conferma di lettura in Outlook: istruzioni

Se in Microsoft Outlook desiderate usufruire delle conferme di lettura, per ricevere una notifica alla ricezione dei vostri messaggi, avete sostanzialmente a disposizione due opzioni di impostazione: potete standardizzare la conferma di lettura, per cui essa viene richiesta automaticamente per tutte le mail inviate, oppure spedire soltanto messaggi selezionati con conferma di lettura.

Quest’ultima opzione è particolarmente utile se avete uno scambio regolare di mail con determinate persone (amici, colleghi, partner commerciali, ecc.). In tali circostanze una continua richiesta di conferma di lettura rischia infatti di irritare il destinatario, un’eventualità che sarebbe meglio evitare. Nelle seguenti istruzioni per le versioni desktop di Outlook 2016 e 2013 e per l’app Outlook sul Web apprenderete pertanto come impostare le conferme di lettura per tutti i vostri messaggi e anche come inserire le conferme di ricezione soltanto in messaggi di posta elettronica selezionati.

Conferma di lettura: Outlook 2016

È possibile impostare la richiesta di conferma di lettura in Outlook 2016, per tutto il traffico di corrispondenza, in pochi passaggi. La preferenza di impostazione corrispondente è disponibile nelle opzioni che possono essere aperte tramite l’omonima voce di menu nella scheda “File”:

Nel passaggio successivo selezionare la voce di menu “Mail” e spostarsi fino al gruppo “Cronologia”. Mettere un segno di spunta nella casella di controllo “Conferma di lettura, che attesta la visualizzazione del messaggio da parte del destinatario” e confermare la scelta con “OK”. Outlook 2016 richiederà dunque automaticamente una conferma di lettura per tutti i futuri messaggi inviati.

Se desiderate inserire la richiesta di conferma di lettura in una determinata e-mail, troverete l’impostazione corrispondente direttamente nella finestra del rispettivo messaggio. A tal fine andate alla scheda “Opzioni” e attivate nella rubrica “Cronologia” la voce “Richiedi conferma di lettura”:

A prescindere dall’opzione scelta per l’impostazione della conferma di lettura di Outlook, se il destinatario ha confermato la lettura del messaggio, riceverete la notifica sotto forma di un’e-mail dal seguente aspetto:

Conferma di lettura: Outlook 2013

Per impostare la conferma di lettura di Outlook nella versione del 2013, per tutto il traffico mail, come primo passo accedere al menu “Opzioni”, che può essere aperto tramite il pulsante omonimo nella scheda “File”. O in alternativa affidandosi alla scorciatoia da tastiera [Alt], [D] e [O].

Selezionare nel menu laterale di sinistra delle opzioni di Outlook la voce “Mail” e spostarsi successivamente verso il basso fino alla rubrica “Cronologia”. Mettere un segno di spunta alla voce “Conferma di lettura, che attesta la visualizzazione del messaggio da parte del destinatario” e salvare le modifiche con un clic su “Ok”.

Ora Outlook 2013 aggiunge automaticamente la richiesta di conferma di lettura a tutti i messaggi inviati. Se desiderate invece inviarla solo in occasione di determinati messaggi, potete effettuare l’impostazione direttamente durante la composizione di una nuova mail. Non appena avrete formulato il contenuto del vostro messaggio, cliccate su “Opzioni” all’interno della finestra dove avete appena redatto il vostro messaggio. Nella barra del menu ora visualizzata troverete alla voce “Cronologia” la funzione “Richiedi conferma di lettura”. Spuntatela per attivarla.

Naturalmente è possibile impostare la conferma di lettura individuale di Outlook anche prima della stesura del contenuto del messaggio.

In aggiunta alla conferma di lettura è possibile impostare in Outlook una conferma di recapito, che vi informa se una mail è stata trasmessa correttamente al server di posta del destinatario.

Conferma di lettura: Outlook sul Web

Contrariamente alle versioni desktop del client di posta elettronica, Outlook sul Web non offre di solito alcuna possibilità di impostare la conferma di lettura per tutti i messaggi. Se volete utilizzare questa funzione nell’app web dovete attivarla singolarmente per ogni mail desiderata. A tal fine, durante la stesura della mail, fate clic sul simbolo con i tre punti nella parte superiore della barra dei menu e selezionate nel menu a comparsa la voce “Visualizza opzioni messaggio…”.

Tutto ciò che dovete fare è spuntare “Richiedi conferma di lettura” dopo aver cliccato “Opzioni messaggio”.

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